Capítulo 7: Financiación de Gastos de Viaje y Transporte
PAGOS DE GASTOS DE VIAJE
Todos los viajes oficiales que realicen los postulantes y miembros de AmeriCorps*VISTA fuera del área del proyecto, al igual que el medio de transporte, deberán contar con la aprobación previa de la Oficina Estatal de la Corporación. Los viajes oficiales fuera del área del proyecto incluyen:
- El traslado del domicilio registrado al sitio del proyecto
- El traslado ida y vuelta desde el sitio del proyecto a los eventos y conferencias de entrenamiento patrocinados por la Corporación
- El traslado desde el sitio del proyecto hasta el domicilio registrado al finalizar el servicio
La Corporación cubrirá los gastos de los viajes oficiales sólo en el área continental de los Estados Unidos. No se incluyen los viajes de los miembros de AmeriCorps*VISTA que presten servicio o tengan su domicilio registrado en Alaska, Hawai, Puerto Rico, las Islas Vírgenes, Guam, o Samoa Estadounidense. Todos los miembros autorizados por la Corporación para reubicarse desde su domicilio registrado para prestar servicio en AmeriCorps*VISTA recibirán un reembolso por gastos de viaje y gastos de equipaje, tal como se describe en este capítulo. Todos los pagos de gastos de viaje están sujetos a cobro para compensar importes adeudados al gobierno federal (consulte el Capítulo 5).
VIAJES EN EMPRESAS DE TRANSPORTE COMERCIALES
Los postulantes o miembros de AmeriCorps*VISTA autorizados para viajar en avión, tren, autobús o barco recibirán un boleto prepago y es reembolsado (de ida y de vuelta desde el domicilio registrado al sitio de destino) para gastos de viaje varios, como taxis, aparcamiento, etc. Si los gastos exceden $75 de un solo viaje, un recibo o comprobación de gastos son requeridos. Se rembolsará a los miembros por los gastos reales realizados, al presentación de los recibos a la Oficina Estatal de la Corporación. La comprobación, por ejemplo, puede ser una notación de los costes para parquear cada día. Todos los viajes por empresas de transporte comerciales se realizarán a la tarifa más baja del mercado. En casos excepcionales, es posible que los miembros deban comprar sus propios boletos, que se reembolsarán a la tarifa de empresas de transporte comercial más baja del mercado.Los costos de millaje en los que incurran los miembros por el traslado entre su domicilio y la empresa de transporte comercial se reembolsarán a la tarifa federal aprobada para el reembolso de millaje.
VIAJES EN AUTOMÓVIL
Los miembros de AmeriCorps*VISTA que estén autorizados a conducir su propio automóvil (ida y vuelta desde su domicilio hasta el sitio de destino) serán reembolsados a la tarifa federal aprobada para el reembolso de millaje, más $10 por cada múltiplo entero de 100 millas. Esto cubre los gastos de estadía en el trayecto. Si el postulante o miembro es pasajero del vehículo o conduce el vehículo cuyo millaje cubre la organización patrocinadora, se pagará sólo $10 al postulante o miembro por cada múltiplo entero de 100 millas recorridas. El millaje se calcula de acuerdo con la guía de millaje estándar de Rand McNally. Las tarifas de reembolso para los miembros que conducen a Alaska pueden variar de acuerdo con la ubicación del proyecto, las rutas de viaje (autopista o ferry) y los acuerdos celebrados entre la organización patrocinadora y la Corporación.Si un postulante debe reubicarse y utiliza un vehículo privado para asistir a la Orientación Previa al Servicio, y el uso del automóvil para el proyecto no fue autorizado por la Corporación, el postulante recibirá el costo común de traslado por empresa de transporte o la tarifa federal aprobada para el reembolso de millaje, según la cantidad que sea menor.
VIAJES EN AUTOMÓVIL ALQUILADO
En ocasiones, la Corporación puede requerir que los miembros de AmeriCorps*VISTA alquilen un vehículo para trasladarse a una sesión de entrenamiento. Si usted cuenta con la autorización de la Corporación para alquilar un vehículo en este caso, está cubierto por la política gubernamental del Centro de Gestión de Tráfico Militar. Debe informar a la compañía de alquiler que usted desempeña actividades gubernamentales a fin de recibir la tarifa aplicable al gobierno.VIAJES EN MOTOCICLETA
Los miembros de AmeriCorps*VISTA que viajen con motivos oficiales en motocicleta o ciclomotor recibirán un reembolso a la tarifa federal de millaje vigente para dichos vehículos, más $10 por cada múltiplo entero de 100 millas recorridas.GASTOS DE HOSPEDAJE Y COMIDA
Se pueden autorizar gastos de estadía (pago diario para gastos de comida, alojamiento o varios), para conferencias o viajes de asesoramiento a los que deba asistir el miembro de AmeriCorps*VISTA durante el servicio. Se reembolsará a los miembros por los gastos reales que no superen la tarifa estándar para gastos de estadía que aplica el gobierno federal. El Director Estatal de la Corporación ajustará las tarifas en el caso de las ciudades con costo de vida elevado, en cada caso. Por ejemplo, si el miembro asiste a una conferencia en una instalación costosa y debe alojarse allí, se pueden autorizar gastos de estadía adicionales.REEMBOLSOS
Para solicitar el reembolso de cualquier gasto de viaje, salvo el viaje por cierre del servicio o los viajes relacionados con el servicio, debe completar la parte I del Comprobante de pago de AmeriCorps*VISTA, Formulario 531 (consulte el Anexo B). La Corporación completará la parte II del formulario y el Tesoro de los Estados Unidos depositará los fondos directamente en su cuenta.PAGO DE GASTOS DE VIAJE AL FIN DE SU SERVICIO
Al fin de su servicio, la Corporación pagará el viaje desde el sitio de su pago hasta su domicilio registrado. En el décimo mes de servicio, recibirá el Formulario de Planes Futuros o Solicitud de Desvinculación Anticipada de AmeriCorps*VISTA (consulte el Anexo B), donde usted indicará el medio de transporte para viajar de regreso a su domicilio. (Consulte el Capítulo 11 para obtener más información acerca del pago de gastos de viaje al fin de su servicio).
ENVÍO DE EQUIPAJE DENTRO DE ESTADOS UNIDOS CONTINENTAL
Si usted debe trasladarse por lo menos a 50 millas de su domicilio registrado para prestar el servicio, tiene autorizado un pago para equipaje para el envío de efectos personales entre su domicilio registrado y el sitio del proyecto, tanto al inicio de la misión como al fin del servicio (consulte la sección relativa al pago discrecional, en el Capítulo 5). Deberá notificar a la oficina estatal antes de su reubicación si tiene pensado enviar equipaje. Si se traslada a un sitio distinto de su domicilio registrado, el costo de envío no puede superar la cantidad del pago inicial.
En caso de una transferencia a un nuevo proyecto, se autoriza un pago para el envío entre dos sitios del proyecto.
Si completa el servicio, el envío de su equipaje se debe realizar dentro de los 30 días de la fecha de fin de su servicio. Para recibir un reembolso, debe presentar un Formulario de Comprobante de Pago de Voluntario con los recibos adjuntos a la Oficina Estatal de la Corporación dentro de los 30 días del envío de cualquier equipaje (consulte el Anexo B). Este vale del pago está además del vale que usted verificó en la orientación previa al servicio.
El pago para equipaje, que se basa en la distancia directa entre dos sitios, es de $25 cada 100 millas, redondeadas hacia abajo a las cien millas más próximas, hasta un máximo de $500. No se considera el peso del envío para determinar el reembolso. En todos los casos, debe proporcionar los recibos.
La Corporación deposita directamente el pago en la cuenta bancaria del miembro dentro de los 30 días de que el miembro presente los recibos.
ENVÍO DE EQUIPAJE FUERA DE ESTADOS UNIDOS CONTINENTAL
Al asignarse la misión, al finalizar el servicio o al momento del traslado, podrá solicitar un conocimiento de embarque del gobierno para cubrir el costo (hasta un máximo de $500) del envío de hasta 100 lb. por flete aéreo entre su domicilio registrado y el sitio del proyecto, o entre sitios del proyecto.
Debe solicitar un conocimiento de embarque del gobierno por escrito a la Oficina Estatal de la Corporación al menos tres semanas antes de que se realice el envío. Se deben indicar los domicilios de envío y retiro del equipaje.
TRANSPORTE EN RELACIÓN CON EL SERVICIO
El transporte puede ser fundamental para que un miembro de AmeriCorps*VISTA pueda desempeñar con eficiencia la tarea asignada en el proyecto. La organización patrocinadora es responsable de determinar las necesidades de transporte relacionadas con el servicio de los miembros. Como regla general, se espera que usted utilice el transporte público para el trabajo cuando esté disponible y preste un servicio adecuado.
Cuando no existe un servicio de transporte público, o éste no es adecuado, la organización patrocinadora es responsable de proporcionar vehículos para el transporte de los miembros mientras realizan la tarea asignada, o de prestar su asistencia al respecto. En algunos casos, AmeriCorps*VISTA puede asistir a la organización patrocinadora asignando fondos para el reembolso de millaje o para alquilar un vehículo. En estos casos, el patrocinador se pondrá de acuerdo con la Oficina Estatal de la Corporación.
Usted es responsable de cumplir con las reglas de la organización patrocinadora cuando conduce un vehículo del patrocinador, además de cumplir con todos los requisitos vigentes de AmeriCorps*VISTA.
Mientras desempeña sus tareas asignadas, no puede transportar pasajeros que no sean los que la autoridad supervisora considere directamente relacionados con el alcance de sus responsabilidades oficiales. Se dará por sentado que usted no está desempeñando responsabilidades oficiales cuando esté transportando a personas no autorizadas.
En caso de que se determine que usted realizaba actividades oficiales al transportar pasajeros no autorizados, los pasajeros no tendrán la cobertura del gobierno por lesiones personales, y es posible que usted sea responsable por cualquier lesión ocasionada a los pasajeros y esté sujeto a medidas administrativas apropiadas.
AUTORIZACIÓN DEL USO DE VEHÍCULOS
La organización patrocinadora o el supervisor debe completar el Formulario V-81, Uso de Vehículos/Transporte Público de AmeriCorps*VISTA, siempre que conduzca cualquiera de los medios de transporte en relación con el servicio que se detallan a continuación (consulte el Anexo B):
- Vehículo perteneciente a la organización patrocinadora o alquilado por ésta
- Vehículo perteneciente a un miembro o alquilado por éste
- Vehículo perteneciente a un tercero o alquilado por éste, y autorizado por el Director Estatal de la Corporación para uso de los miembros
- Transporte público
El Formulario V-81 es necesario para la cobertura de acuerdo con la Ley Federal de Demandas por Agravios, que permite la recuperación de los daños a favor del gobierno federal cuando sus empleados son negligentes dentro del alcance de su empleo. La organización patrocinadora debe enviar el Formulario V-81 completo a la Oficina Estatal de la Corporación antes de que el miembro use ningún vehículo.
LICENCIA Y SEGURO
Las organizaciones patrocinadoras y los miembros de AmeriCorps*VISTA son responsables de cumplir con todas las leyes relativas a la inscripción de vehículos, las licencias de los operadores y el seguro de todos los vehículos utilizados para uso oficial o no oficial por los miembros en el estado y la localidad donde presten servicio/residan. Usted está protegido por la Ley Federal de Demandas por Agravios (consulte el Capítulo 14) respecto de la responsabilidad contra terceros (por ejemplo, por daños o lesiones a terceros sólo durante el desempeño de funciones oficiales) y por la Ley de Compensaciones para Empleados Federales (consulte el Capítulo 14) por lesiones personales. Sin embargo, la Corporación no es responsable de ningún daño ocasionado al vehículo propio del miembro; por ende, es fundamental que éste tenga un seguro adecuado para su propio vehículo.VEHÍCULO DE TITULARIDAD PRIVADA
Si es necesario que usted cuente con un vehículo de su titularidad para desempeñar sus tareas asignadas, se debe obtener la autorización de la Oficina Estatal de la Corporación para usarlo en la prestación del servicio.
- El Memorandum de Acuerdo celebrado entre la Corporación y la organización patrocinadora especifica que la organización patrocinadora se hará cargo de los gastos relacionados con el proyecto. En concepto de tales gastos, el miembro recibirá un reembolso directamente de la organización patrocinadora.
- Antes de que los miembros reciban el reembolso por el transporte relacionado con el servicio, la Oficina Estatal de la Corporación debe autorizar por escrito que el miembro conduzca el vehículo para propósitos relacionados con la tarea asignada. Para solicitar dicha autorización, el miembro y el supervisor del proyecto deben enviar un Formulario V-81 a la Oficina Estatal de la Corporación.
- La Corporación o la organización patrocinadora deberá reembolsar a los miembros el millaje relacionado con el servicio aprobado a la tarifa fijada de acuerdo con la política de reembolso de la organización patrocinadora, pero que no supere la tarifa federal de reembolso de millaje.
- Si la Corporación reembolsa al miembro directamente por gastos de millaje relacionados con el servicio, el miembro debe completar un Formulario de Declaración de Millaje (consulte el Anexo B) al final de cada mes y enviarlo a la Oficina de la Corporación. El reembolso de la Corporación está sujeto al cobro en concepto de cantidades adeudadas al gobierno federal, si se aplican al miembro.
- Si la organización patrocinadora reembolsa al miembro los gastos de transporte relacionados con el servicio a través de un subsidio de la Corporación, el miembro debe presentar un Formulario de Declaración de Millaje ante la organización patrocinadora. La organización patrocinadora reembolsará al miembro dentro del mes.
- Si un miembro no está autorizado por la Corporación para conducir un vehículo durante el proyecto para desempeñar la tarea asignada, no se pueden usar los fondos de la Corporación para los costos operativos del vehículo.
VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN PATROCINADORA O ALQUILADOS
Se puede autorizar el uso de vehículos que pertenecen a una organización patrocinadora o alquilados por ésta para el transporte relacionado con el servicio, si son necesarios para desempeñar la tarea asignada.VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE OTRA PERSONA
Por lo general, no se autoriza el uso de un vehículo de propiedad de otra persona (aun cuando pertenezca a un familiar o a otro miembro) para el transporte relacionado con el proyecto oficial. Si surgen circunstancias poco habituales que requieran el uso de un vehículo de propiedad de otra persona, se debe obtener la autorización previa del Director Estatal de la Corporación.TRANSPORTE PÚBLICO
Las organizaciones patrocinadoras pueden pagar los gastos de transporte público relacionados con el servicio. Sin embargo, en casos excepcionales, la Corporación puede autorizar un pago para gastos de transporte público que se pagará directamente al miembro en forma mensual o a la organización patrocinadora a través de un subsidio de transporte. A fin de ser elegible para recibir dicho pago, usted y el supervisor de su proyecto deben enviar un Formulario V-81 completo a la Oficina Estatal de la Corporación para obtener su autorización.Por lo general, no se autoriza a los miembros de AmeriCorps*VISTA que trabajan en proyectos urbanos a conducir vehículos de propiedad privada para fines relacionados con la tarea asignada. Sin embargo, los Directores Estatales de la Corporación pueden hacer excepciones a esta política cuando consideren que las circunstancias justifican el uso de vehículos de propiedad privada.
ACCIDENTES
Si se produce un accidente mientras conduce un vehículo de propiedad privada en el desempeño de sus obligaciones en AmeriCorps*VISTA, y se producen lesiones a terceros o daños materiales como consecuencia del accidente mientras usted estaba al volante, el único recurso disponible para estas personas será la Ley Federal de Demandas por Agravios. Si usted sufre lesiones, puede ser elegible para recibir los beneficios de cobertura de gastos médicos conforme a la Ley de Compensaciones para Empleados Federales (consulte el Capítulo 8 para ver los procedimientos de reclamos). Sin embargo, la Corporación no es responsable de ningún daño causado a su propio vehículo. (Consulte el Capítulo 14 para obtener más información acerca de la Ley Federal de Demandas por Agravios y la Ley de Compensaciones para Empleados Federales).
Si se produce un accidente, usted debe llamar inmediatamente a la policía local, cumplir con los requerimientos locales y asegurarse de tomar las siguientes medidas, dentro de los dos días de ocurrido el accidente:
- Debe completar las secciones I-IX del Formulario SF-91, Informe del Operador sobre Accidentes Automovilísticos (consulte el Anexo B). Su supervisor debe completar la sección X, bloques 71–82c. Las secciones XI a XIII se deben completar sólo si se producen lesiones corporales o si existen víctimas fatales, o si los daños superan los $500.
- Cuando resulte apropiado, debe obtener los nombres y los domicilios de los testigos y, de ser posible, solicitar a cada testigo un Formulario SF-94, Declaración del Testigo (consulte el Anexo B). Cuando no haya testigos y, por lo tanto, no se pueda elaborar un SF-94, se debe incluir este dato en el informe del operador (SF-91), que debe contar con la certificación del supervisor.
- Debe asegurarse de que su supervisor prepare notas para los expedientes en caso de que usted presente un reclamo conforme a la Ley de Compensaciones de Empleados Federales después de completar el servicio.
En todos los casos en los que la legislación estatal exija que se elabore un informe policial oficial sobre la base del nivel de daños, se debe incluir una copia de dicho informe junto con los demás formularios mencionados. En todos los casos que involucren daños materiales (independientemente de que sean menores), se debe incluir una denuncia policial, en caso de existir, para adjuntar al Formulario SF-91. Si se produjo un accidente con lesiones personales, debe notificar a la Oficina del Director Jurídico o a vista@americorps.gov dentro de las 24 horas.
Se deben presentar un original y una copia de todos los informes indicados en las viñetas, al igual que la denuncia policial, de existir, a la Oficina Estatal de la Corporación, que reenviará el o los informes originales a la Oficina del Director Jurídico de la Corporación. El miembro, la organización patrocinadora y la Oficina Estatal de la Corporación deben retener las copias de todos los formularios presentados para su registro.
Todos los miembros y las organizaciones patrocinadoras tienen prohibido hacer declaraciones relativas a la responsabilidad final del gobierno federal sobre un reclamo particular a terceros. La Oficina del Director Jurídico de la Corporación y, cuando corresponda, el Departamento de Justicia, tomarán la decisión final respecto de si el accidente se produjo dentro del alcance de las actividades relacionadas con su proyecto, y del nivel de responsabilidad del gobierno. (El traslado de ida y vuelta desde su domicilio registrado al sitio del proyecto no está contemplado por la Ley de Compensaciones de Empleados Federales).
Se espera que los miembros y las organizaciones patrocinadoras presten su plena colaboración con la Oficina del Director Jurídico de la Corporación para obtener las pruebas y los materiales necesarios, o con el Departamento de Justicia o el Fiscal Federal en el caso de que se inicien acciones legales en relación con el accidente. Si se solicita, las organizaciones patrocinadoras, los supervisores y los miembros están autorizados a proporcionar copias a terceros del Formulario SF-95, Reclamo por Daño, lesiones o fallecimiento, y notificar que el reclamo se debe enviar a la Oficina del Director Jurídico de la Corporación o a la Oficina Estatal de la Corporación que tenga autoridad sobre el miembro (consulte el Anexo B).
Si se inicia una acción civil en un tribunal local contra usted o contra la organización patrocinadora como resultado de un accidente, o si le piden u ordenan que preste testimonio o declaración, debe notificar de inmediato a la Oficina Estatal de la Corporación, que notificará al Director Jurídico. Se deben enviar copias de todos los documentos legales a:
Corporation for National and Community Service
Office of General Counsel, 10th Floor
1201 New York Avenue, NW
Washington, DC 20525
La Corporación no se hace responsable de ninguna indemnización o contribución a la organización patrocinadora por daños incurridos por la organización patrocinadora.
