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La ley federal requiere que usted, como patrono o empleador, les retenga los impuestos a los cheques de nómina de sus empleados. Cada vez que paga salarios, debe retener —es decir, descontar de los cheques de nómina de sus empleados— ciertas cantidades para pagar el impuesto federal sobre los ingresos y los impuestos del seguro social y del Medicare. De acuerdo con el sistema de la retención de impuestos, estos mismos que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas tributarias para pagar sus obligaciones tributarias correspondientes.
La ley federal también requiere que sólo el patrono o empleador pague toda obligación resultante de los impuestos del seguro social y del Medicare correspondientes al patrono o empleador. No se les retiene esta porción de los impuestos del seguro social y del Medicare a los empleados.
Se ha diseñado el Formulario 944(SP) para que los patronos o empleadores de los negocios más pequeños (aquellos que suelen tener una obligación tributaria anual para los impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido de $1,000 o menos) tengan que presentar y pagar dichos impuestos solamente una vez al año, en vez de tener que hacerlo cada trimestre. Estas instrucciones le darán algunos datos de fondo sobre el Formulario 944(SP). Le informarán sobre quién debe presentar el Formulario 944(SP), cómo se debe llenar línea por línea y cuándo y adónde se debe enviar.
Para más información acerca de los temas relacionados con los impuestos sobre la nómina y los requisitos para el depósito de los impuestos, vea la Treasury Decision 9239 (Decisión del Tesoro 9239) en la página 401 del Internal Revenue Bulletin 2006-6 (Boletín de Impuestos Internos 2006-6) en www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb06-06.pdf.
Si desea ver más información detallada acerca de los temas relacionados con los impuestos sobre la nómina, consulte la Pub. 15 (Circular E), en inglés, o visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/businesses, y pulse sobre el enlace “ Employment Taxes ” (Impuestos sobre la nómina).
Por regla general, si el IRS le ha informado que debe presentar el Formulario 944(SP), debe entonces presentar el Formulario 944(SP) en lugar del Formulario 941, en inglés, para declarar todas las siguientes cantidades:
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Salarios que haya pagado.
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Propinas que sus empleados hayan recibido.
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Impuestos federales sobre el ingreso que haya retenido.
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Impuestos al seguro social y al Medicare correspondientes tanto al patrono o empleador como al empleado.
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Ajustes a los impuestos del seguro social y del Medicare del año en curso debido a fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término.
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Ajustes a los impuestos sobre la nómina correspondientes a años anteriores (adjunte el Formulario 941c, en inglés). Si halla un error después del año 2008, tiene que utilizar el Formulario 944-X (SP) para hacer correcciones a un Formulario 944(SP) que presentó anteriormente.
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Pagos adelantados del crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés).
Tiene que presentar el Formulario 944(SP) para cada año aun cuando no tenga ningún impuesto que debe ser declarado (o si debe declarar impuestos superiores a $1,000), a no ser que el IRS le notifique que tiene que empezar a presentar el Formulario 941 debido a un cambio de sus requisitos para presentar (o presentó una declaración final —vea Si cierra su negocio..., más adelante). Vea además ¿Qué ocurre si no quiere presentar el Formulario 944(SP) para 2009?, en la página 3.
En febrero de 2008, el IRS le envió a los nuevos patronos o empleadores que reunen los requisitos una notificación por escrito que les informó que ellos deben presentar el Formulario 944(SP) si la obligación tributaria anual prevista por sus impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido será de $1,000 o menos. Si no respondió a esa notificación para el 1 de abril de 2008, indicando que no desea participar en el programa del Formulario 944(SP), entonces tiene que presentar el Formulario 944(SP) para 2008.
Si el IRS le notificó por escrito de que su requisito para la presentación ha sido cambiado después de que usted se comunicó con el IRS para participar en el programa del Formulario 944(SP), tendrá que presentar el Formulario 944(SP).
Los patronos o empleadores nuevos también podrán presentar el Formulario 944(SP) si reúnen los requisitos necesarios. Los patronos o empleadores nuevos que presentan el Formulario SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud de número de identificación patronal), en inglés, tienen que llenar la línea 13 del Formulario SS-4 para indicar el número máximo de empleados que esperan tener en los 12 meses siguientes y deben marcar el encasillado “Yes” (Sí) o el encasillado “No” en la línea 14 para indicar si esperan tener una obligación tributaria de los impuestos sobre la nómina de $1,000 o menos durante el año natural. Por lo general, si paga $4,000 o menos por concepto de salarios sujetos a los impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido durante el año natural, es probable que pague $1,000 o menos por concepto de los impuestos sobre la nómina. A los patronos o empleadores nuevos se les indica su obligación de presentar su declaración de los impuestos sobre la nómina cuando se les expide su número de identificación patronal.
Si el le notificó que debe presentar el Formulario 944(SP) para 2008, presente dicho formulario (y no los Formularios 941) aun si su obligación tributaria para 2008 excede de $1,000.
Tiene que presentar el Formulario 944(SP) si le han notificado de que tiene que hacerlo, a menos que le correspondan ciertas excepciones. Si el IRS le ha notificado de que debe presentar el Formulario 944(SP) y una excepción indicada en el tema a continuación le corresponde, tiene que comunicarse con el IRS por teléfono llamando al 1-800-829-4933 para saber qué formulario debe presentar. Para determinar si puede presentar el Formulario 941 trimestralmente para declarar sus impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto sobre el ingreso federal retenido del año natural 2009, tiene que comunicarse con el IRS para el 1 de abril de 2009, a no ser que usted sea un empleador o patrono nuevo. Vea Los patronos o empleadores nuevos, anteriormente. Puede cumplir con los requisitos para presentar el Formulario 941 trimestralmente en lugar del Formulario 944(SP) anualmente si cualquiera de las dos condiciones a continuación le corresponde:
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Usted concuerda en presentar su Formulario 941 trimestral por medios electrónicos.
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Usted anticipa que sus impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto sobre el ingreso federal retenidos serán superiores a $1,000.
Si se comunica con el IRS y éste determina que puede presentar los Formularios 941 en vez del Formulario 944(SP), recibirá una notificación por escrito de que se ha cambiado su requisito de presentar la declaración de impuestos.
Si cumple con una de las excepciones indicadas anteriormente para no presentar el Formulario 944(SP), puede optar por no tomar parte del programa para la presentación del Formulario 944(SP) en años posteriores. Puede hacer esto cuando se comunique con el sobre la presentación de su Formulario 944(SP) para el año 2009. Si el determina que puede presentar el Formulario 941, en inglés, en vez del Formulario 944(SP) para los años después de 2009, se le enviará una notificación por escrito indicando que su requisito de presentación ha cambiado.
Los siguientes patronos o empleadores no pueden presentar el Formulario 944(SP):
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Los patronos o empleadores que no han sido notificados. Si el IRS no le notifica para que presente el Formulario 944(SP), no presente dicho formulario. Puede llamar al IRS al 1-800-829-4933 para el 1 de abril de 2009 a fin de determinar si puede o no presentar el Formulario 944(SP) para el año natural 2009.
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Patronos o empleadores de empleados domésticos. Si emplea solamente a empleados domésticos, no presente el Formulario 944(SP). Para mayor información, vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía tributaria para patronos o empleadores de empleados domésticos), y el Anexo H (Formulario 1040), Household Employment Taxes (Impuestos sobre el trabajo de empleados domésticos), ambos en inglés.
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Patronos o empleadores de empleados agrícolas. Si emplea solamente a empleados agrícolas, no presente el Formulario 944(SP). Para mayor información, vea la Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía tributaria para patronos o empleadores agrícolas), y el Formulario 943, Employer's Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Declaración federal anual del patrono o empleador de empleados agrícolas), ambos en inglés.
Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo dueño deben cada uno presentar el Formulario 944(SP) o Formularios 941, el que le corresponda a su caso, para el año en el cual se celebró la transferencia. Declare únicamente los salarios que pagó.
Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor tiene que presentar una declaración para el año en el cual ocurrió la fusión y la otra empresa debe presentar una declaración final.
Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra, tal como un negocio de un solo dueño que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación (sociedad anónima), se considera este tipo de cambio como una transferencia. Si ocurre una transferencia, quizá necesite un nuevo EIN. Vea el apartado 1 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Adjunte una declaración que incluya todo lo siguiente:
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El nombre del dueño nuevo (o el nombre de la empresa nueva).
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Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima).
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La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia).
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La fecha en la cual se efectuó el cambio.
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El nombre del individuo que lleva los registros de la nómina y la dirección donde se guardarán tales registros.
Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que presentar una declaración final. Para informarle al IRS que el formulario para cierto año va a ser su declaración final, marque el encasillado de la Parte 3 en la página 2 del Formulario 944(SP) y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Adjunte además a su declaración un informe en el cual se indica el nombre del individuo que mantiene los registros para la nómina y la dirección donde se guardarán dichos registros.
Si participó en una fusión estatutaria o consolidación, o cumple con los requisitos para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una adquisición, debería, por lo general, presentar el Anexo D (Schedule D) del Formulario 941, Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de diferencias causadas por adquisiciones, fusiones estatutarias o consolidaciones), en inglés. Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) a fin de determinar si debe presentar el Anexo D (Formulario 941) y cuándo debe presentarlo.
Presente su Formulario 944(SP) para el 2 de febrero de 2009, es decir, después del final del año natural 2008. Si hizo depósitos para liquidar el saldo de su impuesto total adeudado a su debido tiempo, tendrá hasta el 10 de febrero de 2009 para presentar su Formulario 944(SP).
Presente el Formulario 944(SP) solamente una vez para cada año natural. Si presentó el Formulario 944(SP) por medios electrónicos, no presente dicho formulario en papel. Para más información sobre la presentación electrónica del Formulario 944(SP), vea Presentación y pago por medios electrónicos en la página 1.
Si recibimos su Formulario 944(SP) después de la fecha de vencimiento, lo trataremos como si lo hubiera presentado a su debido tiempo si el mismo fue enviado en un sobre que está rotulado con la dirección correcta, contiene suficiente franqueo y la fecha en el matasellos del Servicio Postal de los EE.UU. es, a más tardar, la fecha de vencimiento, o fue enviado por medio de uno de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS en, o antes de, la fecha de vencimiento para la presentación de la declaración. Si no cumple con estas pautas, consideraremos que el Formulario 944(SP) se presentó en la fecha en que realmente se recibió. Vea la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más información sobre los servicios de entrega privados aprobados por el IRS.
Si la fecha para presentar una declaración cae en un sábado, domingo o día feriado, puede presentar la declaración el próximo día laborable.
En la parte superior del Formulario 944(SP), asegúrese de que el nombre y dirección de su negocio estén correctos. Examine cuidadosamente su número de identificación patronal para asegurar de que es idéntico al número que le concedió el IRS a su negocio. Si la información aparece incorrectamente, táchela y escriba a máquina o en letra de molde la información correcta. Vea además Si cambia su nombre o dirección..., más adelante.
Si le paga a un profesional de impuestos (preparador remunerado) para que éste le llene el Formulario 944(SP), asegúrese de que dicha persona anote correctamente el nombre y número de identificación patronal del negocio de usted.
Escriba su número de identificación patronal, nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y número de identificación patronal en la parte superior de la segunda página. No use su propio número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés). Por lo general, anotará el nombre comercial (legal) que usó al solicitar su EIN en el Formulario SS-4. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.
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Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS donde normalmente presenta su declaración al no incluir un pago para informarle al IRS sobre todo cambio a su nombre. Obtenga la Pub. 1635, Understanding Your EIN (Información para entender su EIN), en inglés, para determinar si debe solicitar un nuevo EIN.
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Cambio de dirección. Llene y envíe el Formulario 8822, Change of Address (Cambio de dirección), en inglés, para informar todo cambio a su dirección.
Haga las anotaciones en el Formulario 944(SP) tal como se le indica a continuación para evitar problemas con el procesamiento:
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Use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación que escriba a máquina o con computadora para llenar el Formulario 944(SP).
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Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.
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Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero (excepto las líneas 1 y 9).
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Anote las cantidades negativas con un signo de menos (si es posible). De lo contrario, use paréntesis.
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Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos. Los contribuyentes que usan el Formulario 944(SP) con la información impresa por el IRS no tienen que anotar su nombre y EIN en la página 2.
Entréguele a cada empleado que reúna los requisitos una Notificación 797, Possible Federal Tax Refund Due to the Earned Income Credit (EIC) (Posible reembolso de impuestos federales debido al crédito por ingreso del trabajo (EIC)). Luego, cada empleado que reúna los requisitos que desea recibir pagos adelantados del crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés) debe entregarle un Formulario W-5(SP), Certificado del Pago por Adelantado del Crédito por Ingreso del Trabajo. Para mayor información, vea el apartado 10 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, y también la Pub. 596SP, Crédito por Ingreso del Trabajo, en español.
El IRS concilia las cantidades declaradas en su Formulario 944(SP) con las cantidades declaradas en los Formularios W-2 y totalizadas en su Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios y retención del impuesto), en inglés. Si las cantidades no concuerdan, el IRS puede comunicarse con usted para resolver tales discrepancias. Las cantidades que se concilian son:
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La retención del impuesto federal sobre el ingreso.
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Los salarios sujetos al impuesto del seguro social.
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Las propinas sujetas al impuesto del seguro social.
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Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
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Los pagos adelantados del crédito por ingreso del trabajo.
Vea el apartado 12 de la Pub. 15 (Circular E) para mayor información, así como las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941), ambas en inglés.
Si su obligación tributaria (impuesto que se debe pagar) para los impuestos del seguro social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido es menos de $2,500 para el año, puede pagarlos con su declaración. Para evitar una multa, debe pagar la cantidad en su totalidad y a su debido tiempo. No tiene que depositar sus impuestos. No obstante, puede optar por hacer depósitos de dichos impuestos aun cuando su impuesto por pagar sea menos de $2,500. Si su obligación tributaria para dichos impuestos es de $2,500 o más, por lo general, se le requiere depositar estos impuestos en vez de pagarlos cuando presenta su Formulario 944(SP). Vea el diagrama Requisitos para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) que deben hacer depósitos de impuestos federales, más adelante. Si no deposita los impuestos cuando se le requiere hacerlo, puede estar sujeto a multas e intereses.
El límite de $2,500 al cual se tienen que hacer los depósitos de impuestos federales es distinto a la cantidad de la obligación tributaria anual ($1,000 o menos) que permite al patrono o empleador participar en el Employer's Annual Federal Tax Program (Programa anual del impuesto federal del patrono o empleador) y, a su vez, presentar el Formulario 944(SP). Los contribuyentes que reunen los requisitos para presentar el Formulario 944(SP) cuyos negocios crecen durante el año quizás pueden estar obligados a hacer depósitos de impuestos federales (vea el diagrama, a continuación), pero aún presentarán el Formulario 944(SP) para el año.
| Requisitos para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) que deben hacer depósitos de impuestos federales | |
| Si su obligación tributaria es: | Su requisito para hacer depósitos es: |
| Menos de $2,500 para el año | No se requiere ningún depósito. Puede pagar los impuestos al presentar su declaración. Si no está seguro de si su obligación tributaria para el año va a ser menos de $2,500, haga sus depósitos según las reglas de depósito, explicadas a continuación. |
| $2,500 o más para el año, pero menos de $2,500 para el trimestre | Puede hacer sus depósitos para el último día del mes después del fin de un trimestre. Sin embargo, si su obligación tributaria para el cuarto trimestre es menos de $2,500, puede pagarla al presentar su Formulario 944(SP). |
| $2,500 o más para el trimestre | Debe hacer depósitos mensuales o bisemanales, dependiendo de su itinerario de depósitos. Sin embargo, si se le acumulan $100,000 o más por concepto de impuesto en cualquier día, debe depositar el impuesto para el siguiente día bancario. Vea el apartado 11 de la Pub. 15, en inglés. |
Nota:
La fecha en que haga sus depósitos depende de su itinerario de depósitos, el cual es mensual o bisemanal, dependiendo de la cantidad de su obligación tributaria durante el período retroactivo. El período retroactivo para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) es distinto a dicho período para los contribuyentes que presentan el Formulario 941, por lo tanto su itinerario de depósitos puede haber cambiado. Para mayor información, vea el apartado 11 de la Pub. 15 (Circular E).
Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo siguiente:
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Deposita los impuestos cuando se debe hacerlo, usando el sistema EFTPS si se le requiere hacerlo.
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Presenta su Formulario 944(SP) a su debido tiempo.
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Declara correctamente su obligación tributaria en la Parte 2 de su Formulario 944(SP).
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Entrega cheques válidos para pagar sus impuestos.
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Entrega Formularios W-2 correctos a sus empleados.
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Presenta los Formularios W-3 y las Copias A de los Formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) a su debido tiempo y sin errores.
Se cobran multas e intereses sobre los impuestos pagados fuera de plazo y sobre las declaraciones presentadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Utilice el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar una reducción de las multas e intereses impuestos sobre usted. No solicite una reducción de las multas e intereses mediante el Formulario 944(SP), Formulario 944-X (SP) o el Formulario 941c, en inglés.
Le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan los impuestos del seguro social y del y el impuesto federal sobre el ingreso que se debieron haber retenido o pagado. Esta multa es la cantidad íntegra de los impuestos no pagados al fondo fiduciario. Puede imponerse cuando los impuestos no pagados no se le pueden cobrar al patrono o empleador. La multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a toda persona que el considere responsable de cobrar, tener cuenta de, y pagar esos impuestos y que dejan de hacerlo intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más información.
La dirección a la cual enviará su declaración de impuestos depende de si se incluye o no se incluye un pago al presentar su formulario.
| Si vive en . . . | Sin incluir un pago . . . |
Al incluir un pago . . . |
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|---|---|---|---|
| Dirección especial de envío para las organizaciones exentas; entidades de los gobiernos federal, estatal y local; y entidades del gobierno de una tribu indígena; sin importar su localidad | Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 105118 Atlanta, GA 30348-5118 |
|
| Connecticut Delaware District of Columbia Georgia Illinois Indiana Kentucky Maine Maryland Massachusetts Michigan New Hampshire |
New Jersey New York North Carolina Ohio Pennsylvania Rhode Island South Carolina Tennessee Vermont Virginia West Virginia Wisconsin |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Cincinnati, OH 45999-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 804522 Cincinnati, OH 45280-4522 |
| Alabama Alaska Arizona Arkansas California Colorado Florida Hawaii Idaho Iowa Kansas Louisiana Minnesota Mississippi |
Missouri Montana Nebraska Nevada New Mexico North Dakota Oklahoma Oregon South Dakota Texas Utah Washington Wyoming |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 105118 Atlanta, GA 30348-5118 |
| Sin residencia legal ni lugar principal de negocios en ningún estado | Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
Internal Revenue Service P.O. Box 105273 Atlanta, GA 30348-5273 |
|
La dirección en la cual presenta o envía sus pagos de impuestos puede ser distinta de la dirección en la cual presentaba y enviaba sus pagos de impuestos sobre la nómina en años anteriores. Si usa un sobre facilitado por el , asegúrese de usar sólo las etiquetas y el sobre que venían con el juego de declaraciones de impuestos. No envíe el Formulario 944(SP) ni ningún pago a la Administración del Seguro Social , por sus siglas en inglés). Los servicios de entrega privados no pueden entregar correspondencia a los apartados postales.
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