Marque la casilla en la línea 1 si está corrigiendo cantidades declaradas de menos o cantidades declaradas en exceso y le gustaría usar el proceso de ajuste para corregir los errores.

Si corrige ambas cantidades (las cantidades declaradas de menos y las cantidades declaradas en exceso) en este formulario, tiene que marcar esta casilla. Si marca esta casilla, toda cantidad negativa indicada en la línea 17 se aplicará como un crédito (depósito contributivo) en su Formulario 941-PR o Formulario 944-PR para el período en el cual usted está radicando este formulario. Consulte Ejemplo: Usted quiere que se le aplique la contribución pagada en exceso como crédito en el Formulario 941-PR, anteriormente.

No marque la casilla en la línea 1 si corrige cantidades declaradas en exceso y el período de prescripción para hacer cambios al Formulario 941-PR vencerá dentro de 90 días de la fecha en que radicó el Formulario 941-X (PR). En vez de esto, marque la casilla en la línea 2. Consulte la sección ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)? en la página 3.

Marque la casilla en la línea 2 para usar el proceso de reclamación si corrige sólo cantidades declaradas en exceso y está reclamando un reembolso o reducción de la cantidad negativa (crédito) indicada en la línea 17. No marque esta casilla si corrige ALGUNA cantidad declarada de menos en este formulario.

Tiene que marcar la casilla en la línea 2 si tiene un crédito y el período de prescripción para hacer cambios al Formulario 941-PR vence dentro de 90 días de la fecha en que radicó el Formulario 941-X (PR). Consulte la sección ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)? en la página 3.

El IRS normalmente procesa las reclamaciones poco después de que son radicadas. El IRS le notificará si su reclamación es denegada, aceptada tal como se radicó o se escoge para ser revisada. Consulte la Pub. 556, Examination of Returns, Appeal Rights, and Claims for Refund (Revisión de planillas, sus derechos de apelación y las reclamaciones de reembolso), en inglés, para saber más información sobre este tema.

A menos que el IRS corrija el Formulario 941-X (PR) durante el procesamiento de dicho formulario o usted adeude otras contribuciones, multas o intereses, el IRS le reembolsará la cantidad indicada en la línea 17 más todos los intereses que le correspondan.

Tiene que completar todas las certificaciones que le corresponden marcando las casillas apropiadas. Si todas sus correcciones conciernen a cantidades declaradas de menos, complete sólo la línea 3; omita las líneas 4 y 5 y siga a la Parte 3. Si sus correcciones conciernen a cantidades declaradas en exceso, usted tiene el deber de asegurar que se protejan los derechos de sus empleados de recuperar las contribuciones al seguro social y al Medicare pagadas en exceso que usted retuvo. Las certificaciones en las líneas 4 y 5 están dirigidas a los requisitos para (a) pagarles o reintegrarles a sus empleados la recaudación en exceso de la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social y al Medicare o (b) obtener la autorización de sus empleados para que usted radique una reclamación en nombre de ellos.

Marque la casilla en la línea 3 para certificar que radicó o radicará los Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, tal como se requiera, que indiquen las cantidades correctas de salarios y contribuciones de sus empleados. Consulte las instrucciones para el Formulario 499R-2/W-2PR, las Instrucciones para el Formulario W-3PR, las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR y las Instrucciones para el Formulario W-3c PR, para obtener información detallada sobre los requisitos de radicación.

Tiene que marcar la casilla en la línea 3 para certificar que ha radicado los Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR aun si sus correcciones en el Formulario 941-X (PR) no cambian las cantidades indicadas en dichos formularios. Por ejemplo, si su única corrección al Formulario 941-X (PR) tiene que ver con ajustes contributivos declarados incorrectamente (consulte las instrucciones para la línea 11), marque la casilla en la línea 3 para certificar que ya ha radicado todos los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR requeridos.

Si declaró las contribuciones federales al seguro social o al Medicare en exceso y marcó la casilla en la línea 1, marque la casilla correspondiente en la línea 4. Quizá necesite marcar más de una casilla. Si obtuvo declaraciones por escrito de algunos empleados pero no pudo encontrar a sus empleados u obtener la cooperación de los que quedaban, marque todas las casillas que le correspondan. Provea un resumen en la línea 20 de la cantidad de las correcciones para los empleados que le dieron declaraciones por escrito y para los empleados que no lo hicieron.

Si está radicando una reclamación por reembolso o reducción (descuento) de las contribuciones al seguro social o al Medicare y marcó la casilla en la línea 2, marque la casilla correspondiente en la línea 5. Quizá necesite marcar más de una casilla. Si obtuvo declaraciones o autorizaciones por escrito de algunos empleados pero no pudo localizar u obtener la cooperación de los empleados restantes, marque todas las casillas que correspondan. Provea un resumen en la línea 20 del monto de las correcciones para los empleados que le dieron las declaraciones o autorizaciones y para los empleados que no lo hicieron.

Indique en las columnas 1 y 2 de las líneas 8 a 10 las cantidades para todos sus empleados, no solo para aquellos empleados cuyas cantidades está corrigiendo.

Si la corrección que declara en la columna 4 incluye cantidades declaradas de menos y cantidades declaradas en exceso (consulte las instrucciones para la línea 18), provea detalles para cada error en la línea 20.

Debido a que circunstancias especiales les corresponden a las líneas 11 a 14, lea las instrucciones para cada línea con sumo cuidado antes de anotar cantidades en las columnas.

Si previamente había ajustado o enmendado el Formulario 941-PR por medio del Formulario 941cPR, Formulario 941-X (PR), Formulario 843, un Formulario 941-PR “enmendado”, radicando un Formulario 941-PR “suplementario”, o debido a un cambio como resultado de una revisión hecha por el indique cantidades en la columna 2 que incluyan esas correcciones previamente declaradas.

Si está corrigiendo los salarios sujetos a la contribución al seguro social que declaró en la columna 1 de la línea 5a del Formulario 941-PR, anote la cantidad corregida total en la columna 1. En la columna 2, anote la cantidad que declaró originalmente o la cantidad según se corrigió anteriormente. En la columna 3, anote la diferencia entre las columnas 1 y 2.

Multiplique la cantidad en la columna 3 por .124 (tasa contributiva del 12.4%) y anote el resultado en la columna 4.

Si corrige las propinas sujetas a la contribución al seguro social que declaró en la columna 1 de la línea 5b del Formulario 941-PR, anote el total de la cantidad corregida en la columna 1. En la columna 2, anote la cantidad que usted declaró originalmente o la cantidad tal como la corrigió anteriormente. En la columna 3, anote la diferencia entre las columnas 1 y 2.

Multiplique la cantidad en la columna 3 por .124 (tasa de la contribución del 12.4%) y declare el resultado en la columna 4.

Si corrige los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare que declaró en la columna 1 de la línea 5c del Formulario 941-PR, anote el total de la cantidad corregida en la columna 1. En la columna 2, anote la cantidad que declaró originalmente o la cantidad tal como la corrigió anteriormente. En la columna 3, anote la diferencia entre las columnas 1 y 2.

Multiplique la cantidad en la columna 3 por .029 (tasa de la contribución del 2.9%) y anote el resultado en la columna 4.

No anote ninguna cantidad en la línea 11 a menos que necesite corregir algún ajuste declarado en las líneas 7a a 7c de un Formulario 941-PR que radicó anteriormente.

Use la línea 11 para corregir todo ajuste indicado en las líneas 7a a 7c. Sume las cantidades corregidas en las líneas 7a a 7c. Anote ese total en la columna 1.

Sume las cantidades declaradas originalmente o cantidades previamente ajustadas de las líneas 7a a 7c. Anote ese total en la columna 2. En la columna 3, anote la diferencia entre las columnas 1 y 2.

Quizá necesite declarar números negativos en una columna. Asegúrese de que la diferencia que anote en la columna 3 represente con exactitud los cambios a los ajustes que fueron originalmente declarados o previamente corregidos en las líneas 7a a 7c del Formulario 941-PR.

Copie la cantidad de la columna 3 en la columna 4. Incluya todo signo de menos que aparece en la columna 3.

En la línea 20, describa lo que usted declaró erróneamente en el Formulario 941-PR. Indique si su ajuste es por fracciones de centavos, compensación por enfermedad pagada por terceros, propinas o seguro temporal de vida colectivo a término fijo.

Asegúrese de explicar en la línea 20 las razones por las que hizo esta corrección.

No use la línea 11 para declarar correcciones hechas a cantidades declaradas en las líneas 7e y 7g de los Formularios 941-PR de años anteriores a 2009.

En ciertas circunstancias, la sección 3509 establece tasas especiales para la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social y al Medicare cuando los trabajadores son reclasificados como empleados. La tasa correspondiente dependerá de si usted haya radicado las planillas informativas que se requieren. Un patrono no puede recuperar ninguna contribución pagada bajo esta disposición de los empleados. La parte completa del empleador de las contribuciones al seguro social y al Medicare tienen que pagarse en toda situación de reclasificación.

Los contribuyentes en Puerto Rico no deben completar la línea 12. En las líneas 13 y 14, anote sólo las correcciones hechas a salarios que son el resultado de la reclasificación de ciertos trabajadores como empleados cuando las tasas conforme a la sección 3509 se usan para calcular las contribuciones.

A diferencia de otras líneas en el Formulario 941-X (PR), anote en la columna 1 sólo los salarios corregidos relacionados con la reclasificación de trabajadores, no la cantidad pagada a TODOS los empleados. Anote la cantidad de salarios declarados correspondiente a los empleados reclasificados (si existe) en la columna 2. Para obtener la cantidad para la columna 4, use las tasas conforme a la sección 3509 que le correspondan. La corrección contributiva en la columna 4 será una cifra positiva si aumentó la cantidad de salarios que había declarado anteriormente. Consulte las instrucciones para la línea 19 para obtener más información.

Si declaró erróneamente contribuciones relacionadas con la reclasificación de trabajadores en la línea 7g en un Formulario 941-PR expedido antes de 2009, puede corregir la cantidad usando las líneas 13 y 14 del Formulario 941-X (PR). Asegúrese de completar todas las columnas y de dar una explicación detallada en la línea 20.

Combine las cantidades de la columna 4 en las líneas 8 a 14.

Anote el total de la línea 15 en la línea 17.

No use un cupón de depósito de la contribución federal (Formulario 8109 o Formulario 8109-B, ambos en inglés) para hacer un pago con el Formulario
941-X (PR).

No tiene que pagar si el saldo que adeuda es menos de $1.

Marque la casilla en la línea 18 si cualquier corrección que anotó en la columna 3 de las líneas 8 a 14 refleja cantidades declaradas de menos y cantidades declaradas en exceso.

Marque la casilla en la línea 19 si reclasificó a algún empleado como contratista independiente o como “trabajador que no es empleado” (trabajador que no está en nómina). También marque esta casilla si el IRS (o usted) determinó que los trabajadores que usted trató como contratistas independientes o trabajadores que no son empleados deberían estar clasificados como empleados. En la línea 20 provea una razón detallada que explique por qué reclasificó a un trabajador y, si usó tasas conforme a la sección 3509 en las líneas 13 y 14, para todo trabajador que fue reclasificado como empleado, explique porqué le corresponden las tasas conforme a la sección 3509 y cuáles tasas usó.

Si no puede usar las tasas conforme a la sección 3509 (por ejemplo, debido a que los trabajadores que usted trató como trabajadores que no son empleados eran, de hecho, empleados estatutarios determinados), radique un Formulario 941-PR por cada trimestre atrasado. Anote (Empleados clasificados erróneamente) en tinta oscura en la parte superior de la página 1 de cada Formulario 941-PR. Complete el Formulario 941-PR consultando las Instrucciones para el Formulario 941-PR. Adjunte el Formulario 941-X (PR) a cada Formulario 941-PR. Complete la parte superior del Formulario 941-X (PR), incluyendo la fecha en que descubrió el error y provea una explicación detallada en la línea 20.

Los reglamentos del Tesoro requieren que usted explique en detalle los fundamentos y hechos en los cuales se basa cada corrección. En la línea 20, describa en detalle cada corrección que anotó en la columna 4 en las líneas 8 a 14. Si necesita más espacio, adjunte hojas adicionales y anote su nombre, EIN, trimestre y año natural en la parte superior de cada hoja.

Usted tiene que describir los hechos que causaron que declarara salarios de menos o en exceso. El dar explicaciones tales como “salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare fueron sobrestimados” o “Se descubrieron errores administrativos o de nómina” no es suficiente y puede causar demoras al tramitar su Formulario 941-X (PR) ya que el IRS puede necesitar una explicación más completa.

La siguiente lista contiene la información que el IRS requiere en la explicación para cada error que corrige:

Usted puede declarar la información en un párrafo. El párrafo a continuación es un ejemplo:

“La diferencia de $1,000 que aparece en la columna 3 de las líneas 8 y 10 fue descubierta durante una revisión interna de la nómina el 15 de mayo de 2009. Descubrimos que $1,000 en salarios de un empleado fueron incluidos dos veces. Esta corrección elimina los salarios declarados que nunca fueron pagados.”

Para las correcciones que aparecen en las líneas 13 y 14, explique por qué la corrección era necesaria y adjunte toda notificación que ha recibido del IRS.

Usted tiene que completar esta sección si le pagaron por preparar el Formulario 941-X (PR) y no es empleado de la entidad que radica la planilla. Firme en el espacio provisto. Déle la planilla a ser radicada ante el IRS al patrono e incluya una copia de la planilla para los archivos del patrono. Los preparadores remunerados tienen que firmar el Formulario 941-X (PR) de su puño y letra.

Si usted es preparador remunerado, anote su SSN o su número de identificación contributiva del preparador (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una firma o empresa, anote el nombre y el EIN de la firma. Puede solicitar un PTIN por medio del Formulario W-7P, Application for Preparer Tax Identification Number (Solicitud de número de identificación contributiva de preparador de planillas), en inglés. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la firma preparadora de contribuciones.

Por regla general, no se le requiere completar esta sección si está radicando la planilla en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés, válido y archivado ante el IRS. No obstante, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente ofreció asesoría legal, por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de las contribuciones federales.