Table of Contents
- ¿Cuál es el propósito del Formulario 941-X (PR)?
- ¿Dónde puede obtener ayuda?
- ¿Cuándo debe radicar el Formulario941-X (PR)?
- ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)?
- Adónde deberá enviar la planilla
- Cómo se debe completar el Formulario941-X (PR)
- Use un Formulario 941-X (PR) para cada trimestre que corrija
- Número de identificación patronal, nombre y dirección
- Planilla que está corrigiendo
- ¿Tiene que hacer una anotación en cada línea?
- Cómo debe declarar una cantidad negativa
- Cómo se deben hacer anotaciones en el Formulario 941-X (PR)
- ¿Y las multas e intereses?
- Reseña del nuevo proceso
Use el Formulario 941-X (PR) para corregir errores en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente. Use el Formulario 941-X (PR) para corregir:
-
salarios, propinas y otra remuneración;
-
salarios sujetos a la contribución al seguro social;
-
propinas sujetas a la contribución al seguro social y
-
salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.
Si no radicó un Formulario 941-PR para uno o más trimestres, no use el Formulario 941-X (PR). En vez de eso, radique el Formulario 941-PR por cada uno de esos trimestres. Consulte también el tema titulado ¿Cuándo debe radicar el Formulario 941-X (PR)? en la página 2.
Sin embargo, si no radicó el Formulario 941-PR debido a que trató (clasificó) incorrectamente a empleados como si fueran contratistas independientes o trabajadores que no son empleados (nonemployees) y ahora los reclasifica como empleados, consulte las instrucciones para la línea 19 en la página 8.
Usted tiene requisitos adicionales con los que debe cumplir cuando radica el Formulario 941-X (PR), tal como la certificación de que ha radicado (o radicará) todos los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR que le correspondan a su caso. Para las correcciones de las contribuciones al seguro social y al Medicare declaradas en exceso, tiene que hacer toda certificación que le corresponda a su caso.
Asegúrese de dar una explicación detallada en la línea 20 para cada corrección que indique en el Formulario 941-X (PR).
Para obtener ayuda para la radicación del Formulario
941-X (PR) o para obtener respuestas a sus preguntas sobre las contribuciones federales sobre la nómina y las correcciones
relacionadas con las contribuciones, puede:
-
llamar gratuitamente al IRS al 1-800-829-4933 (los usuarios con impedimentos auditivos deben usar el sistema TTY/TDD y llamar al 1-800-829-4059);
-
visitar el sitio web www.irs.gov/businesses del IRS y pulsar sobre la pestaña “Employment Taxes” (Contribuciones sobre la nómina) u
-
obtener un ejemplar de la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva para Patronos Puertorriqueños, en español.
Vea también Cómo obtener formularios y publicaciones del IRS en la página 9.
Radique el Formulario 941-X (PR) cuando descubra un error en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente.
Sin embargo, si los únicos errores del Formulario 941-PR están relacionados con el número de empleados que recibieron salarios o con las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 941-PR o en el Anexo B (Formulario 941-PR), no radique el Formulario 941-X (PR). Para más información sobre la corrección de las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 941-PR o en el Anexo B (Formulario 941-PR), consulte las Instrucciones para el Anexo B (Formulario 941-PR).
| Si descubre el error en... | El Formulario 941-X (PR) vence el... |
| 1. enero, febrero, marzo | 30 de abril |
| 2. abril, mayo, junio | 31 de julio |
| 3. julio, agosto, septiembre | 31 de octubre |
| 4. octubre, noviembre, diciembre | 31 de enero |
| Las fechas indicadas en esta tabla corresponden sólo a las correcciones hechas debido a cantidades declaradas de menos. Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día feriado legal, puede radicar el Formulario 941-X (PR) el próximo día laborable. | |
Ejemplo: Usted adeuda contribuciones.
El 11 de febrero de 2009, descubre que declaró $10,000 de menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2008. Radique el Formulario 941-X (PR) y pague la cantidad que adeuda para el 30 de abril de 2009 porque descubrió el error en el primer trimestre de 2009 y el 30 de abril de 2009 es la fecha de vencimiento para ese trimestre. Si radica el Formulario 941-X (PR) antes del 30 de abril, pague la cantidad que adeuda cuando radique.
Ejemplo: Usted quiere que se le aplique su crédito al Formulario 941-PR.
El 31 de enero de 2007, radicó su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2006 y pagó las contribuciones correspondientes. El 2 de enero de 2010, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2006. Radica su Formulario 941-X (PR) el 12 de enero de 2010. El IRS tramitará su crédito como si fuera un depósito contributivo efectuado el 1 de enero de 2010. Cuando radique el Formulario 941-PR correspondiente al primer trimestre de 2010, incluya la cantidad de la línea 17 del Formulario 941-X (PR) en la línea 11 de su Formulario 941-PR para el primer trimestre.
Si descubrió un error el 31 de diciembre de 2008 o antes, pero no lo declaró como ajuste a una línea en el Formulario 941-PR de un trimestre que termine antes de 2009 y no radicó una reclamación de reembolso (Formulario 843, en inglés), puede usar el Formulario 941-X (PR) para corregir el error. Radique el Formulario 941-X (PR) para el trimestre en que cometió el error.
Por lo general, puede corregir las contribuciones declaradas en exceso en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente si radica el Formulario 941-X (PR) dentro de un plazo de 3 años a partir de la fecha en que radicó el Formulario 941-PR o 2 años a partir de la fecha en la que pagó la contribución declarada en el Formulario 941-PR, lo que ocurra por último. Puede corregir contribuciones declaradas de menos en un Formulario 941-PR radicado anteriormente si radica el Formulario 941-X (PR) dentro de 3 años de la fecha en que el Formulario 941-PR fue radicado. A cada uno de estos plazos se le llama “plazo de prescripción”. Para propósitos del plazo de prescripción, los Formularios 941-PR que usted radicó para el año natural se consideran radicados el 15 de abril del próximo año natural si se radican antes de esa fecha.
Ejemplo.
Usted radicó el Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2007 el 27 de enero de 2008 y los pagos fueron hechos a tiempo. El IRS tramita su planilla como si hubiera sido radicada el 15 de abril de 2008. El 20 de enero de 2011, usted descubre que declaró $350 en exceso por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare en ese formulario. Para corregir el error, tiene que radicar el Formulario 941-X (PR) para el 15 de abril de 2011, fecha en que finaliza el plazo de prescripción, y usa el proceso de reclamación.
Si radica el Formulario 941-X (PR) para corregir cantidades declaradas en exceso en los últimos 90 días del plazo de prescripción
(después del 15 de enero de 2011, en el caso del Ejemplo anterior), tiene que usar el proceso de reclamación. No puede usar el proceso de ajuste. Si también corrige cantidades declaradas
de menos, tiene que usar el proceso de ajuste para radicar otro Formulario
941-X (PR) para corregir sólo las cantidades declaradas de menos y pagar toda contribución adeudada.
Envíe su Formulario 941-X (PR) al Centro del Servicio de Rentas Internas que se le indica a continuación:
| Si envía el Formulario 941-X (PR) |
ENTONCES use esta dirección |
|---|---|
| Dirección especial para la radicación por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; entidades gubernamentales tribales; sin consideración de su ubicación. . . . |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005 |
| Desde Puerto Rico. . . . | Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
Use un Formulario 941-X (PR) por separado para cada Formulario 941-PR que corrija. Por ejemplo, si encontró errores en sus Formularios 941-PR del tercer y cuarto trimestre de 2008, radique el Formulario 941-X (PR) para corregir el Formulario 941-PR del tercer trimestre de 2008. Radique un segundo Formulario 941-X (PR) para corregir el Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2008.
Anote su número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN en la parte superior de las páginas 2 y 3, y en todo documento adjunto. Si su dirección ha cambiado desde que radicó el Formulario 941-PR, anote la información corregida y el IRS actualizará su dirección en sus registros.
Marque la casilla para el Formulario 941-PR que aparece en el encasillado en la parte derecha superior de la página 1 del Formulario 941-X (PR). Luego marque la casilla para indicar el trimestre (sólo uno) que está corrigiendo. Anote el año natural que le corresponde al Formulario 941-PR que está corrigiendo. Anote el trimestre y el año natural en las páginas 2 y 3, y en todo documento adjunto.
Tiene que facilitar toda la información solicitada en la parte superior de la página 1 del Formulario 941-X (PR). Tiene que marcar una casilla (pero no las dos) en la Parte 1. Tiene que marcar la casilla en la línea 3 y toda casilla que le corresponda en las líneas 4 y 5. En la Parte 3, si no le corresponde alguna línea, déjela en blanco. Complete las Partes 4 y 5 tal como se le indica.
El Formulario 941-X (PR) usa números negativos para indicar las reducciones en contribuciones (créditos) y números positivos para indicar contribuciones adicionales (cantidades que usted adeuda).
Al declarar una cantidad negativa en las columnas 3 y 4, use un signo de menos en vez de usar paréntesis. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si está completando la planilla en su computadora y el programa de computadora (software) sólo le permite usar paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlas.
Usted puede ayudar al IRS a tramitar el Formulario 941-X (PR) con mayor diligencia y exactitud si sigue las siguientes pautas:
-
Escriba a maquinilla o en letra de molde.
-
Use la fuente Courier (si es posible) para toda anotación hecha a maquinilla o por computadora.
-
Omita los signos de dólar. Puede usar comas y decimales, si así lo prefiere. Anote las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que aparece impreso y la cantidad de centavos a la derecha de dicho punto.
-
Siempre anote la cantidad de centavos. No redondee las cifras (cantidades) a dólares enteros.
-
Complete las tres páginas y firme el Formulario 941-X (PR) en la página 3.
-
Engrape las páginas en conjunto en la esquina izquierda superior.
Por lo general, la corrección que hace debido a una cantidad declarada de menos no estará sujeta a una multa por no pagar, multa por no depositar o intereses si usted:
-
radica a tiempo (para la fecha de vencimiento del trimestre en que descubrió el error);
-
paga la cantidad indicada en la línea 17 cuando radica el Formulario 941-X (PR);
-
anota la fecha en que descubrió el error y
-
explica en detalle las razones y los hechos en que se basa para hacer la corrección.
Ninguna corrección cumplirá con los requisitos del trato libre de intereses si (a) las cantidades declaradas de menos están relacionadas con un tema que surgió durante una revisión de un período anterior, (b) usted a sabiendas declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina, (c) recibió una notificación y solicitud de pago después de una tasación impositiva o (d) usted recibió una Carta 3523, Notice of Determination of Worker Classification (Determinación de la Clasificación de un Trabajador), en inglés.
Los nuevos procesos para hacer ajustes al Formulario 941-PR o para radicar una reclamación de reembolso se explican en términos generales a continuación.
Si declaró contribución de menos en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente, marque la casilla en la línea 1 y pague toda cantidad adicional que adeuda cuando radica el Formulario 941-X (PR). Para más detalles sobre cómo efectuar un pago, vea las instrucciones para la línea 17 en la página 8.
Ejemplo: Usted declaró contribuciones sobre la nómina de menos.
El 20 de junio de 2009, descubrió un error que resulta en contribuciones adicionales en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2008. Radique el Formulario 941-X (PR) para el 31 de julio de 2009 y pague la cantidad que adeuda cuando radique. Consulte el tema ¿Cuándo debe radicar el Formulario 941-X (PR)? en la página 2. No adjunte el Formulario 941-X (PR) a su Formulario 941-PR del segundo trimestre de 2009.
Si declaró contribuciones en exceso en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente puede optar por:
-
usar el proceso de ajuste. Marque la casilla en la línea 1 para que se le aplique todo crédito (cantidad negativa) de la línea 17 del Formulario 941-PR para el trimestre en que radica el Formulario 941-X (PR) o
-
usar el proceso de reclamación. Marque la casilla en la línea 2 para radicar una reclamación en el Formulario 941-X (PR) solicitando el reembolso o reducción de la cantidad indicada en la línea 17.
Para asegurar que el tenga el tiempo suficiente para tramitar un crédito por un ajuste hecho por declarar en exceso en el trimestre en el cual radica el Formulario 941-X (PR), se le recomienda radicar en los 2 primeros meses del trimestre un Formulario 941-X (PR) que corrige la cantidad declarada en exceso. Por ejemplo, si descubre una cantidad declarada en exceso en marzo, junio, septiembre o diciembre, quizás quiera radicar el Formulario 941-X (PR) en los 2 primeros meses del siguiente trimestre. (No obstante, tienen que quedar 90 días en el período de prescripción cuando radique el Formulario 941-X (PR)). Consulte la Precaución en la página 3. Esto debería asegurar que el tenga suficiente tiempo para tramitar el Formulario 941-X (PR), de manera que el crédito sea cargado antes de que usted radique el Formulario 941-PR a fin de evitar que el le envíe erróneamente una notificación de saldo adeudado. Lea el ejemplo a continuación. (Si en la actualidad radica el Formulario 944-PR en vez del Formulario 941-PR y reclamará un crédito en el Formulario 944-PR, radique el Formulario 941-X (PR) antes de diciembre).
Ejemplo: Usted quiere que se le aplique la contribución pagada en exceso como crédito en el Formulario 941-PR.
El 22 de junio de 2009, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2008 y quiere optar por el proceso de ajuste. Para permitir que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar el crédito, radica el Formulario 941-X (PR) el 1 de julio de 2009.
| More Online Instructions |