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La ley federal requiere que usted, como patrono, les retenga las contribuciones a los cheques de salario de sus empleados. Cada vez que paga salarios, debe retener —es decir, descontar de los cheques de salario de sus empleados— ciertas cantidades para pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare. De acuerdo con el sistema de la retención de contribuciones, éstas mismas que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas del seguro social para pagar sus obligaciones contributivas correspondientes.
La ley federal también requiere que sólo el patrono pague toda obligación resultante de las contribuciones al seguro social y al Medicare correspondientes al patrono. No se les retiene esta porción de las contribuciones al seguro social y al Medicare a los empleados.
El Formulario 944-PR ha sido diseñado para que los patronos de los negocios más pequeños (por regla general, los que suelen tener una obligación contributiva anual para las contribuciones al seguro social y al Medicare de $1,000 o menos) tengan que radicar y pagar dichas contribuciones solamente una vez al año, en vez de tener que hacerlo cada trimestre. Estas instrucciones le darán algunos datos de fondo sobre el Formulario 944-PR. Le informarán quién debe radicar el formulario, cómo se debe llenar línea por línea y cuándo y dónde se debe enviar. Si desea recibir más información detallada acerca de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina, consulte la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, o visite nuestro sitio web www.irs.gov y escriba “Employment Tax” (contribución sobre la nómina) en el encasillado que dice “Search” (Buscar).
Para más información sobre la radicación anual de las contribuciones sobre la nómina y los requisitos para el depósito de las contribuciones, vea la Treasury Decision 9239 (Decisión del Tesoro 9239). Puede encontrar dicha decisión en la página 401 del Internal Revenue Bulletin 2006-6 (Boletín de Rentas Internas 2006-6) en www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb06-06.pdf.
Si tiene algún comentario o sugerencia que ayude a que el Formulario 944-PR o sus instrucciones sean más sencillas, nos gustaría recibirlas. Nos puede escribir a la dirección indicada en el Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites al dorso del Formulario 944-V(PR), Comprobante de Pago.
Por regla general, si el IRS le ha notificado que debe radicar el Formulario 944-PR, debe entonces radicarlo para declarar todas las siguientes cantidades:
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Salarios que usted haya pagado.
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Propinas que sus empleados hayan recibido.
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Contribuciones al seguro social y al Medicare correspondientes tanto al patrono como al empleado.
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Ajustes a las contribuciones al seguro social y al Medicare del año en curso debido a fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término.
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Ajustes a las contribuciones sobre la nómina correspondientes a años anteriores (adjunte el Formulario 941cPR). Si encuentra un error después del año 2008, tiene que utilizar el Formulario
944-X (PR) para hacerle correcciones a un Formulario 944-PR que fue radicado anteriormente.
Tiene que radicar el Formulario 944-PR para cada año aun cuando no tenga ninguna contribución que debe ser declarada (o si debe declarar contribuciones superiores a $1,000), a no ser que el IRS le notifique que tiene que empezar a radicar el Formulario 941-PR debido a un cambio de sus requisitos para radicar (o radicó una planilla final —vea Si cierra su negocio..., más adelante). También vea ¿Qué ocurre si no quiere radicar el Formulario 944-PR para 2009?, en esta página.
En febrero de 2008, el IRS le envió a los patronos elegibles una notificación por escrito que les informó que deben radicar el Formulario 944-PR si se esperaba que su obligación contributiva anual por concepto de las contribuciones al seguro social y al Medicare sería de $1,000 o menos. Si usted no respondió a esa notificación para el 1 de abril de 2008, indicando que no quería participar en el programa del Formulario 944-PR, entonces tiene que radicar el Formulario 944-PR para 2008.
Si el IRS le notificó por escrito de que su requisito para la radicación ha sido cambiado después de que usted se comunicó con el IRS para participar en el programa del Formulario 944-PR, tendrá que radicar el Formulario 944-PR.
Los patronos nuevos también son elegibles para radicar el Formulario 944-PR si reúnen los requisitos necesarios. Los patronos nuevos que radican el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), tienen que llenar la línea 13 del Formulario SS-4PR indicando el número máximo de empleados que esperan tener en los 12 meses siguientes y deben marcar el encasillado Sí o el encasillado No en la línea 14 para indicar si esperan tener una obligación de contribuciones sobre la nómina de $1,000 o menos en el año natural. Por lo general, si paga $6,536 o menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare, es probable que pague $1,000 o menos por concepto de contribuciones sobre la nómina. Se les informará a los patronos nuevos de su requisito de radicación patronal cuando se les expida su EIN.
Si el le notificó que debe radicar el Formulario 944-PR para 2008 (y no los Formularios 941-PR), radíquelo aun si su obligación contributiva para 2008 excede de $1,000.
Tiene que radicar el Formulario 944-PR si le han notificado de que tiene que hacerlo, a menos que reúna ciertas excepciones. Si el IRS le ha notificado de que debe radicar el Formulario 944-PR y una excepción indicada en el tema a continuación le corresponde, tiene que comunicarse con el IRS por teléfono llamando al 1-800-829-4933 para obtener información acerca de qué formulario debe radicar. Para determinar si puede radicar el Formulario 941-PR trimestral para declarar sus contribuciones al seguro social y al Medicare para el año natural de 2009, debe comunicarse con el IRS a más tardar el 1 de abril de 2009, a menos que sea patrono nuevo. Vea Los patronos nuevos..., anteriormente. Quizás pueda ser elegible para radicar el Formulario 941-PR trimestral, en lugar del Formulario 944-PR anual, si cualquiera de las siguientes situaciones le corresponde:
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Usted accede a radicar electrónicamente sus Formularios 941-PR trimestrales.
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Anticipa que su obligación para el año 2009 correspondiente a las contribuciones al seguro social y al Medicare excederá de $1,000.
Si se comunica con el IRS y éste determina que usted puede radicar los Formularios 941-PR en vez del Formulario 944-PR, recibirá una notificación por escrito de que su requisito de radicar una planilla de contribución ha cambiado.
Si cumple con una de las excepciones indicadas anteriormente, puede optar por no participar en el programa del Formulario 944-PR en años posteriores. Puede hacer esto cuando se comunica con el en referencia a la radicación de su Formulario 944-PR para el año 2009. Si el determina que puede presentar el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944-PR para los años después de 2009, se le enviará una notificación por escrito indicando que su requisito de presentación ha cambiado.
Los siguientes patronos no pueden radicar el Formulario 944-PR:
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Los patronos que no han sido notificados. Si el IRS no le notifica para que radique el Formulario 944-PR, no radique dicho formulario. Puede llamar al IRS al 1-800-829-4933 a más tardar el 1 de abril de 2009 para determinar si puede o no radicar el Formulario 944-PR para el año natural 2009.
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Patronos de empleados domésticos. Si emplea solamente a empleados domésticos, no radique el Formulario 944-PR. Para mayor información, vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos o empleadores de empleados domésticos), en inglés, y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos.
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Patronos de empleados agrícolas. Si emplea solamente a empleados agrícolas, no radique el Formulario 944-PR. Para mayor información, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, y el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas.
Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo dueño deben cada uno radicar un Formulario 944-PR o Formularios 941-PR, lo que corresponda a su caso, para el año en el cual se celebró la transferencia. Declare únicamente los salarios que usted mismo pagó.
Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor tiene que radicar una planilla para el año en el cual ocurrió la fusión y la otra empresa tiene que radicar una planilla final.
Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra, tal como un negocio de un solo dueño que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación (sociedad anónima), se considera este tipo de cambio como una transferencia. Vea el apartado 1 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Asegúrese de incluir una declaración que incluya lo siguiente:
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Nombre del dueño nuevo (o el nombre de la empresa nueva).
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Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima).
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La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia).
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La fecha en la cual se efectuó el cambio.
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El nombre del individuo que lleva los récords de la nómina y la dirección donde se guardarán tales récords.
Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS que el formulario para cierto año va a ser su planilla final, marque el encasillado de la Parte 3 en la página 2 del Formulario 944-PR y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Adjunte además a su planilla una declaración en la cual se indica el nombre del individuo que conservará los récords para la nómina y la dirección donde se guardarán dichos récords.
Radique su Formulario 944-PR a más tardar el 2 de febrero de 2009, es decir, después del final del año natural 2008. Radique su primer Formulario 944-PR para el año en que pagó salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare si el IRS le ha notificado que tiene que radicar el Formulario 944-PR para ese año. Si hizo depósitos para liquidar el saldo de su contribución total adeudada a más tardar el 31 de enero de 2009, tendrá 10 días naturales adicionales a partir de dicha fecha para radicar su Formulario 944-PR.
Si recibimos su Formulario 944-PR después de la fecha de vencimiento, trataremos su planilla como si la hubiese radicado a tiempo si el sobre en el cual envió su planilla está rotulado con la dirección correcta, contiene suficiente franqueo y la fecha en el matasellos del Servicio Postal estadounidense es, a más tardar, la fecha de vencimiento, o la planilla fue enviada por medio de un servicio de entregas privado aprobado por el IRS a más tardar en la fecha de vencimiento de la planilla. Si no sigue estas pautas, consideraremos a su Formulario 944-PR como radicado en el momento en que en verdad lo recibimos. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para más información sobre los servicios de entregas privados aprobados por el IRS.
Si la fecha de vencimiento cae un sábado, domingo o día festivo legal, puede radicar su planilla el próximo día laborable.
Si usa un Formulario 944-PR que contiene el nombre y dirección de su negocio ya impresos en la parte superior del formulario, asegúrese de que esta información esté correcta. Examine cuidadosamente su EIN para asegurar que es idéntico al EIN que le concedió el IRS a su negocio. Si la información es incorrecta, táchela y escriba a maquinilla o en letra de molde la información correcta. Vea además Si cambia su nombre o dirección..., más adelante.
Si le paga a un profesional (preparador) de planillas de contribución para que éste le llene el Formulario 944-PR, asegúrese de que dicha persona use el nombre y EIN del negocio de usted exactamente como aparecen impresos en la planilla que le enviamos.
Si no usa un Formulario 944-PR con la información ya impresa, escriba a mano o a maquinilla su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN aquí y en la parte superior de la segunda página. No use su número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés). Por lo general, anotará el nombre comercial (legal) que usó al solicitar su EIN en el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.
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Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS (a la dirección donde normalmente radicaría su Formulario 944−PR al no incluir un pago) para informarle al IRS sobre todo cambio a su nombre. Obtenga la Pub. 1635, Understanding Your EIN (Información para entender su EIN), en inglés, para determinar si debe solicitar otro EIN.
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Cambio de dirección. Llene y envíe el Formulario 8822, Change of Address (Cambio de dirección), en inglés, para informar todo cambio a su dirección.
Anote las partidas en el Formulario 944-PR tal como se muestra a continuación para evitar problemas con el procesamiento:
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Use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación que haga a maquinilla o con computadora para llenar el Formulario 944-PR.
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Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.
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Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero (excepto la línea 7).
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Anote las cantidades negativas con un signo de menos (si es posible). De otra manera, use paréntesis.
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Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos. Los contribuyentes que usan el Formulario 944-PR con la información impresa por el IRS no tienen que anotar su nombre y EIN en la página 2.
El IRS concilia las cantidades declaradas en su Formulario 944-PR con las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Formulario W-3PR, Transmisión de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) se comuniquen con usted. Las cantidades que se concilian son:
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Salarios sujetos a la contribución al seguro social.
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Propinas sujetas a la contribución al seguro social.
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Salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.
Si su obligación (cantidad que se debe pagar) para las contribuciones al seguro social y al Medicare es menos de $2,500 para el año, puede pagarla cuando radica su planilla a su debido tiempo. No tiene que depositar dichas contribuciones. No obstante esto, puede elegir hacer depósitos de dichas contribuciones aun cuando su contribución por pagar sea menos de $2,500. Si su obligación para dichas contribuciones es de $2,500 o más, vea el diagrama Requisitos para los Contribuyentes que Radican el Formulario 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales, en esta página. Si no deposita las contribuciones cuando se le requiere hacerlo, puede estar sujeto a multas e intereses.
El límite de $2,500 al cual se deben hacer los depósitos de contribuciones federales es distinto a la cantidad de la obligación contributiva anual ($1,000 o menos) que permite al patrono participar en el Employer's Annual Federal Tax Program (Programa Anual de la Contribución Federal del Patrono) y, a su vez, radicar el Formulario 944-PR. Los contribuyentes designados que radican el Formulario 944-PR bajo este programa cuyos negocios crecen durante el año quizás estarán obligados a hacer depósitos de las contribuciones federales (vea el diagrama, a continuación), pero aún radicarán el Formulario 944-PR para el año.
| Requisitos para los Contribuyentes que Radican el Formulario 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales | |
| Si su Obligación Contributiva es: | Su Requisito para Hacer Depósitos es: |
| Menos de $2,500 para el año | No se requiere ningún depósito. Puede pagar la obligación al radicar su planilla. Si no está seguro si su obligación contributiva para el año va a ser menos de $2,500, haga sus depósitos según las reglas de depósito, explicadas después. |
| $2,500 o más para el año, pero menos de $2,500 para el trimestre | Haga sus depósitos para el último día del mes después del fin de un trimestre. Sin embargo, si su obligación contributiva para el cuarto trimestre es menos de $2,500, puede pagarla al radicar el Formulario 944-PR. |
| $2,500 o más para el trimestre | Debe hacer depósitos mensuales o bisemanales, dependiendo de su itinerario de depósitos. Sin embargo, si se le acumulan $100,000 o más por concepto de contribución en cualquier día, debe depositar la contribución para el siguiente día bancario. Vea el apartado 11 de la Pub. 179. |
Nota:
Cuándo le corresponde hacer sus depósitos depende de su itinerario de depósitos, que es mensualmente o bisemanalmente, dependiendo de la cantidad de su obligación contributiva durante el período retroactivo. El período retroactivo para las personas que radican el Formulario 944-PR es diferente a dicho período para las personas que radican el Formulario 941-PR, por lo tanto su itinerario de depósitos puede haber cambiado. Para más información, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).
Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo siguiente:
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Deposita o paga las contribuciones cuando se debe hacerlo, usando el EFTPS si se le requiere hacerlo.
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Radica su Formulario 944-PR debidamente completado a su debido tiempo.
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Declara correctamente su obligación contributiva en la Parte 2 del Formulario 944-PR.
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Somete cheques valederos para pagar sus contribuciones.
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Entrega los Formularios 499R-2/W-2PR correctos a sus empleados.
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Radica los Originales de los mismos ante la SSA a su debido tiempo y sin errores.
Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR), para más detalles.
Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar una reducción o eliminación de multas e intereses impuestos sobre usted. No solicite una reducción o eliminación de multas e intereses mediante el Formulario 944-PR, 944-X (PR) o el Formulario 941cPR.
Le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al seguro social y al que se debieron haber retenido o pagado. Esta multa es la cantidad íntegra de las contribuciones no pagadas al fondo fiduciario. Puede imponerse cuando las contribuciones no pagadas no se pueden recaudar o cobrar al patrono. La multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a toda persona que el considere responsable de cobrar, tener cuenta de, y pagar esas contribuciones y que dejan de hacerlo intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más información.
| Formulario 944-PR enviado con un pago |
Formulario 944-PR enviado sin un pago |
|---|---|
| Internal Revenue Service P.O. Box 105273 Atlanta, GA 30348-5273 |
Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
La dirección en la cual usted radicaba o pagaba la contribución en años anteriores puede haber cambiado. Si usa un sobre facilitado por el asegúrese de usar sólo las etiquetas y sobre que venían con este juego de formularios de contribución. No envíe el Formulario 944-PR ni ningún pago a la . Los servicios de entregas privados no pueden entregar artículos de correo a los apartados postales.
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