Table of Contents
- Antes de que comience
- ¿Qué hay de nuevo?
- Recordatorio
- ¿Quién debe radicar el Anexo H-PR?
- ¿Tiene un empleado doméstico?
- ¿Quién debe radicar el Formulario499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR?
- ¿Tiene un número de identificaciónpatronal (EIN)?
- ¿Puede trabajar legalmente su empleado en Puerto Rico?
- ¿Qué ocurre con las contribuciones al fondo de desempleo estatal de Puerto Rico?
- Cuándo y dónde radicar
- Cómo completar el Anexo H-PR, el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR
- Información que también debe saber
- Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites
- Ejemplo de cómo completar el Formulario 499R-2/W-2PR, el Formulario W-3PR y el Anexo H-PR
Si tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención de 2008 para su empleado doméstico, deberá radicar además el Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención, junto con el Original del (de los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Se le anima a radicar sus Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR por medios electrónicos. Visite el sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/employer, para leer sobre la radicación por medios electrónicos.
Tendrá que radicar el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) si contesta
“Sí”
a cualquiera de las preguntas de las líneas
A o B.
Si contrató a una persona para que le hiciera trabajo doméstico y controlaba lo que el empleado tenía que hacer y cómo se hacía, entonces se considera que esa persona fue su empleado doméstico. Esto es así aun cuando le haya otorgado al empleado cierta autonomía al desempeñar su trabajo. Lo más importante es que usted haya tenido el derecho de controlar los pormenores de cómo se debía cumplir el trabajo.
Ejemplo.
Usted le pagó a Bruni Rivera por cuidar a su niño y hacer trabajo doméstico ligero cuatro días a la semana en la casa de usted. Bruni seguía sus instrucciones específicas acerca de sus deberes domésticos y sobre el cuidado de su hijo. Usted le provee a Bruni el equipo doméstico y los materiales necesarios que necesita para hacer su trabajo. Bruni es su empleada doméstica.
Se define el trabajo doméstico como el trabajo hecho en su residencia o en sus alrededores. Algunos ejemplos de trabajadores que hacen trabajo doméstico son:
| Niñeras | Ama de llaves |
| Guardián (celador) | Nodriza (institutriz) |
| Personal de limpieza | Enfermeras privadas |
| Choferes | Jardineros |
| Profesionales de la salud (auxiliares) |
Si un trabajador es su empleado, no importa si trabaja a tiempo completo o parcial, o si lo contrató a través de una agencia o de una lista provista por una agencia o asociación. Tampoco importa si los salarios pagados se basan en trabajo realizado por hora, por día o a destajo.
Ejemplo.
Contrató a Juan del Pueblo para que le cortara la grama. Juan tiene su propio negocio mediante el cual ofrece servicios para cortar la grama al público en general. Juan contrata a los ayudantes que necesita y dispone de sus propias herramientas y materiales. Ni Juan ni sus ayudantes son empleados domésticos suyos.
Deberá radicar un Formulario 499R-2/W-2PR por cada empleado doméstico al cual durante 2008 le haya pagado en efectivo $1,600 o más en salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al Medicare. Para saber si estos salarios están sujetos a estas contribuciones, vea las instrucciones para completar las líneas 1 y 3 del Anexo H-PR en la página 4. Si los salarios no están sujetos a tales contribuciones pero usted retuvo contribuciones estatales sobre los mismos de un empleado doméstico, deberá también radicar el Formulario 499R-2/W-2PR para ese empleado.
Si radica uno o más Formularios 499R-2/W-2PR, deberá radicar también el Formulario W-3PR.
Si no tiene un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), obtenga el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Las Instrucciones para el Formulario SS-4PR explican cómo puede obtener el EIN por Internet, teléfono, en cuatro días comerciales por fax o en aproximadamente 4 semanas si lo solicita por correo. Consulte ¿Cómo puedo obtener formularios y publicaciones? en la página 6 para más detalles sobre cómo obtener formularios y publicaciones, incluyendo el Formulario SS-4PR. No use su número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) en lugar de su EIN.
Es ilegal emplear a una persona extranjera si la misma no está autorizada para trabajar legalmente en Puerto Rico. Cuando contrata a un empleado doméstico para que éste trabaje para usted con regularidad, tanto usted como el empleado deberán completar parte del Formulario I-9, Employment Eligibility Verification (Verificación de elegibilidad para el empleo), del United States Citizenship and Immigration Services (Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos o USCIS, por sus siglas en inglés), anteriormente llamado el Immigration and Naturalization Service (Servicio de Inmigración y Naturalización o INS, por sus siglas en inglés). El Formulario I-9 está disponible en español para uso exclusivo en Puerto Rico y puede encontrarlo en el sitio web www.uscis.gov/files/form/I-9Spanish.pdf. Deberá verificar que el empleado sea ciudadano de los Estados Unidos de América o es un extranjero que esté autorizado a trabajar y, además, deberá mantener dicho formulario en los récords de usted. Puede obtener del USCIS el formulario y el USCIS Handbook for Employers (Manual del USCIS para patronos), en inglés, llamando al 1-800-870-3676 o visitando el sitio web del USCIS, www.uscis.gov.
Si tuvo un empleado doméstico en 2008, es probable que tenga que pagar contribuciones al fondo de desempleo estatal para 2008. Para saber si tiene que hacerlo, comuníquese con el Negociado de Seguridad de Empleo de Puerto Rico al 787-754-5818 inmediatamente. Debe también averiguar si necesita pagar o retener otras contribuciones estatales sobre el empleo o si debe estar cubierto por un seguro de compensación de obreros.
Consulte el Appendix (Apéndice) de la Pub. 926, en inglés, para obtener una lista completa de información que le ayudará a comunicarse con las agencias estatales para el desempleo.
Si radica el Formulario 1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia (Incluyendo el Crédito Tributario Adicional por Hijos para Residentes Bona fide de Puerto Rico), de 2008, adjunte el Anexo H-PR a su planilla. Envíe el Formulario 1040-PR y el Anexo H-PR a la dirección indicada en su paquete de formularios contributivos.
Si no está obligado a radicar el Formulario 1040-PR para el año 2008 (por ejemplo, debido a que su ingreso total no llega al límite mínimo en dólares para tener que radicarlo), deberá radicar el Anexo H-PR para el 15 de abril de 2009. Complete el Anexo H-PR e inclúyalo en el sobre con su cheque o giro. No envíe dinero en efectivo. Envíe el Anexo H-PR completado por correo a:
Department of the Treasury
Internal Revenue Service Center
Austin, TX 73301-0215
Haga su cheque o giro a la orden del “United States Treasury” (Tesoro de los EE.UU.) por la cantidad total de sus contribuciones sobre la nómina adeudadas por tener empleados domésticos. Escriba su nombre, dirección, número de seguro social, número de teléfono durante el día y “2008 Schedule H-PR” (Anexo H-PR de 2008) en su cheque o giro. Los patronos de empleados domésticos de una organización exenta de pagar contribuciones (tal como una iglesia) pueden radicar el Anexo H-PR por sí solo.
Para el 2 de febrero de 2009, deberá darle las Copias B y C del Formulario 499R-2/W-2PR a cada empleado. Cumplirá con este requisito si el formulario está debidamente rotulado, si es enviado y si el matasellos ha sido imprimido a más tardar el 2 de febrero de 2009.
Para el 2 de febrero de 2009, envíe todas las Copias A de sus Formularios 499R-2/W-2PR junto con el Formulario
499 R-3, Estado de Conciliación, al Departamento de Hacienda.
Para el 2 de marzo de 2009 (31 de marzo de 2009 si radica electrónicamente), envíe el Original de todos sus Formularios 499R-2/W-2PR,
junto con el Formulario
W-3PR a:
Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Para usar correo certificado, el código postal que debe anotar es 18769-0002. Si utiliza una empresa de entregas que no sea el Servicio Postal de los Estados Unidos, añada “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código postal al “18702-7997” .
Si radica los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR electrónicamente, no envíe dichos formularios en papel a la Administración del Seguro Social.
Para mayor información, visite el sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/employer/whereto.htm, en inglés.
Nota:
Comuníquese con su departamento estatal, municipal o local para saber si tiene que enviar la Copia 1 del Formulario 499R-2/W-2PR y adónde debe enviarla.
Si le informaron de que un empleado suyo recibió pagos estatales de un plan para individuos incapacitados, vea la página 6.
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Su cónyuge.
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Su hijo que tenía menos de 21 años de edad.
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Sus padres. (Pero vea Excepción para los padres, a continuación).
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Su empleado que tenía menos de 18 años de edad en cualquier momento de 2008. Si el empleado no era estudiante, vea Excepción para los empleados menores de 18 años, más adelante.
Incluya los salarios en efectivo que les pagó a sus padres por trabajar en su casa o en sus alrededores si tanto el punto 1 como el 2 a continuación le corresponden:
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Su hijo que vivió con usted tenía menos de 18 años de edad o padecía de una condición física o mental que requería la atención personal de un adulto por lo menos durante 4 semanas continuas de un trimestre natural.
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Usted estaba divorciado y no se ha vuelto a casar, era viudo o estaba casado y vivía con una persona cuya condición física o mental no le permitía cuidar de su hijo durante ese período de 4 semanas.
Las contribuciones al seguro social y al Medicare se usan para pagar los beneficios de jubilación, por incapacidad y médico-hospitalarios que reciben los trabajadores y sus familias. Tanto usted como su empleado pagan partes iguales de las contribuciones al seguro social y al Medicare.
La tasa de contribución al seguro social es del 6.2%, tanto para usted como para su empleado. La tasa de contribución al Medicare es del 1.45%, tanto para usted como para su empleado. Para 2008, el límite sobre los salarios sujetos a la contribución al seguro social es de $102,000. No hay límite sobre los salarios sujetos a la contribución Medicare. Si no le dedujo la parte de la contribución correspondiente al empleado de su salario, entonces deberá usted mismo pagar la porción que le corresponde al empleado, además de la parte que le corresponde a usted (un total del 12.4% para el seguro social y un total del 2.9% para el Medicare). Vea Formulario 499R-2/W-2PR y Formulario W-3PR, en la página 5, para más información.
Si le paga a un empleado doméstico salarios en efectivo ascendentes a $1,600 o más en 2008, tiene que declarar y pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare. El requisito se aplica a salarios en efectivo pagados en 2008, sin importar cuándo los salarios fueron devengados. Vea la Pub. 926, en inglés, para más información o visite el sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/espanol/10921.html, en español.
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Sí. Complete la Parte II del Anexo H-PR. |
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No. Siga las instrucciones a continuación. |
La contribución federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) junto con los sistemas de desempleo estatales, provee pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido su empleo. La mayoría de los patronos pagan ambas contribuciones, la contribución FUTA y la contribución estatal para el desempleo.
La tasa de la contribución FUTA es el 6.2%. Pero vea Crédito por contribuciones pagadas a su estado, a continuación. No deduzca la contribución FUTA de los salarios que le pague a su empleado. Debe pagarla de los fondos suyos.
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Todo pago deducido o deducible del salario pagado a su empleado;
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Multas, intereses o contribuciones administrativas especiales que no están incluidas en la tasa de contribución que el estado le dio a usted; y
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Aportaciones voluntarias que pagó para obtener una tasa de experiencia más baja.
Si pagó todas las contribuciones del desempleo estatal de 2008 para la fecha de vencimiento de su planilla (sin incluir extensiones o prórrogas), marque el encasillado “Sí” en la línea 11. Marque el encasillado “No” si no pagó todas sus contribuciones estatales para la fecha de vencimiento de su planilla.
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Su cónyuge.
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Su hijo menor de 21 años de edad.
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Su(s) padre(s).
Complete las líneas 18 a la 25 sólo si marcó el encasillado “ No ” en las líneas 10, 11 ó 12.
Anote los salarios tributables por los cuales tiene que pagar contribuciones al fondo de desempleo del estado que aparece en la columna (a). Si la tasa de experiencia es del cero por ciento (0%), anote la cantidad de salarios sobre la cual hubiera tenido que pagar contribuciones si esta tasa de experiencia no hubiera sido concedida.
Anote el total de contribuciones (definidas anteriormente) que pagó al Negociado de Seguridad del Empleo correspondiente a 2008 para el 15 de abril de 2009. Los contribuyentes que radican en base al año fiscal deberán anotar el total de contribuciones correspondiente a 2008 que pagaron al Negociado de Seguridad del Empleo para la fecha de vencimiento de su planilla (sin incluir extensiones o prórrogas). Si reclama créditos en exceso como aportaciones a la contribución estatal para el desempleo, adjunte una copia de la carta que recibió del Negociado de Seguridad del Empleo.
Si radica el Formulario 499R-2/W-2PR, también tiene que radicar el Formulario W-3PR.
Los encabezamientos de los encasillados le indican qué clase de información deberá anotar. Los Formularios
499R-2/W-2PR y W-3PR completados en el ejemplo de la página 7 muestran cómo se hacen las anotaciones.
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Anote la cantidad total que pagó por el empleado en los encasillados 18 y 20. (No incluya la parte de estas contribuciones que le corresponde a usted).
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Sume las cantidades de los encasillados 17, 18 y 20. (Sin embargo, si la cantidad del encasillado 19 es mayor que la cantidad del encasillado 18, sume las cantidades de los encasillados 18, 19 y 20).
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Anote el resultado en el encasillado 7 del Formulario 499R-2/W-2PR.
Marque una “ X ” en el encasillado Doméstico del recuadro a, Clase de pagador, del Formulario W-3PR.
Para más información sobre la radicación electrónica de los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR, visite el sitio web Business Services Online (Servicios en línea para las empresas) de la SSA, www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm, en inglés.
Tiene que mantener copias del Anexo H-PR y los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y W-4(SP) durante un período de 4 años después de la fecha de vencimiento para radicar el Anexo H-PR o la fecha en que se pagaron las contribuciones, la que sea más tarde. Si tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, mantenga también un récord con el nombre y el SSN de cada empleado. Cada día de pago, deberá mantener un récord en el que consten las fechas y las cantidades de:
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Los pagos de salarios tanto en efectivo como en especie.
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Toda contribución al seguro social retenida correspondiente al empleado.
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Toda contribución al Medicare retenida correspondiente al empleado.
No use el Anexo H-PR si optó por declarar las contribuciones sobre la nómina de sus empleados domésticos junto con las de los otros empleados suyos en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, en el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas, o en el Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono. Si decide declarar de esta manera, asegúrese de incluir los salarios de sus empleados domésticos en el Formulario 940-PR, Planilla para la Declaración Federal Anual del Patrono de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA).
Ciertos pagos del plan estatal para individuos incapacitados efectuados a empleados domésticos son tratados como salarios sujetos a la contribución al seguro social y a la contribución al Medicare. Si su empleado recibió pagos de esa clase de plan estatal, el estado (Hacienda) le proporcionará un comprobante anual que le indicará el importe total de los pagos y las contribuciones al seguro social y al Medicare. Si el estado le retuvo las contribuciones al seguro social y al Medicare sobre esos pagos, reste la cantidad de dichas contribuciones retenidas por el estado de la cantidad de la línea 8. Escriba “Incapacidad” y anote la cantidad del ajuste en la línea de puntos junto a la línea 8. Vea el comprobante emitido por el estado (Hacienda) para más información.
Si necesita corregir un Anexo H-PR que ha radicado anteriormente junto con el Formulario 1040-PR, radique un Formulario 1040-PR corregido y adjunte un Anexo H-PR corregido. En la parte superior de su Anexo H-PR corregido y también del Formulario 1040-PR, escriba “CORREGIDO” en negrita y con tinta oscura seguido por la fecha en que descubrió el error.
Si necesita corregir un Anexo H-PR autónomo (por sí solo), radique otro Anexo H-PR autónomo con la información corregida. En la parte superior de su Anexo H-PR corregido, escriba “CORREGIDO” en negrita y con tinta oscura seguido por la fecha en que descubrió el error.
Si adeuda contribuciones, pague el saldo completo con su Formulario 1040-PR corregido o con el Anexo H-PR autónomo. Si pagó contribución en exceso en un Anexo H-PR previamente radicado, tendrá que certificar que le devolvió o reembolsó al empleado la parte que le corresponde a dicho empleado de las contribuciones al seguro social y al Medicare. Vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva del patrono de empleados domésticos), en inglés, para más información.
Si desea ajustar los salarios de un empleado sujetos a la contribución al seguro social o al Medicare de un año anterior, debe radicar también el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, junto con el Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos.
Puede obtener los formularios y publicaciones del IRS mencionados en estas instrucciones, visitando el sitio web del IRS, www.irs.gov/espanol, o llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
Solicitamos la información requerida en este formulario para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos internos de los Estados Unidos. Usted está obligado a darnos esta información. La necesitamos para asegurarnos de que usted está cumpliendo con dichas leyes y también para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. Si no nos da la información que le solicitamos o si nos da información falsa o fraudulenta, puede estar sujeto a multas.
No está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un formulario o sus instrucciones deberán ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley contributiva federal.
El Subtítulo C, Employment Taxes (Contribuciones por razón del empleo) del Código Federal de Rentas Internas, impone dichas contribuciones y requiere que el patrono se las retenga a sus empleados. Se usa este formulario para declarar la cantidad de contribuciones que usted debe. La sección 6011 requiere que provea la información solicitada si le corresponde la contribución. La sección 6109 requiere que usted y el preparador remunerado incluyan sus números de identificación.
Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, conforme a la sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a terceros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar su información contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, posesiones y estados libres asociados con los Estados Unidos a fin de ayudarlos en la aplicación de sus respectivas leyes contributivas. Podemos también divulgar esta información a otros países si los mismos tienen un tratado tributario con los EE.UU., a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes penales federales no contributivas o a las agencias federales encargadas de hacer cumplir la ley y a agencias de inteligencia para combatir el terrorismo.
Los promedios de tiempo requerido para completar y radicar este formulario variarán dependiendo de las circunstancias individuales. Los promedios de tiempo estimado están aprobados bajo el número de control 1545-0090 de la OMB y son los siguientes: Mantener los récords, 1 h, 38 min.; Aprender acerca de la ley o sobre este formulario, 1 h, 1min.; Preparar este formulario, 1 h, 9 min.; Copiar, organizar y enviar este formulario al IRS, 34 min.
Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de estos estimados de tiempo o si desea hacer alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor, envíenoslos. Puede escribirnos a: Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a esta dirección. En vez de eso, vea Cuándo y dónde radicar en la página 2.
El 7 de febrero de 2008, Hilda del Valle empleó a Juana Peña para que limpiara su casa todos los miércoles. Hilda no tuvo ningún empleado doméstico en 2007 y no tuvo ningún otro empleado doméstico además de Juana en 2008.
Hilda le pagó a Juana $50 todos los miércoles por haber trabajado ese día. Hilda decidió no retenerle a Juana la parte correspondiente de las contribuciones al seguro social y al Medicare del salario que le pagaba a Juana. En vez de hacer eso, Hilda paga de sus fondos personales la parte correspondiente a Juana.
Juana trabajó para Hilda el resto del año (un total de 46 semanas). A continuación aparece parte de la información que Hilda va a necesitar para completar el Anexo H-PR, el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 PR.
| Total de salarios pagados en efectivo a Juana | $2,300.00 |
||
| ($50 x 46 semanas) | |||
| Parte de la contribución que le corresponde a Juana: | |||
| Al seguro social | $142.60 | ||
| ($2,300 x 6.2% (.062)) | |||
| Al Medicare | $33.35 | ||
| ($2,300 x 1.45% (.0145)) | |||
| Total de salarios en efectivo pagados a Juana durante cada trimestre natural: | |||
| 1er trimestre | $350.00 ($50 x 7 semanas) | ||
| 2do trimestre | $650.00 ($50 x 13 semanas) | ||
| 3er trimestre | $650.00 ($50 x 13 semanas) | ||
| 4to trimestre | $650.00 ($50 x 13 semanas) | ||
| Cantidad incluida en el encasillado 7 del Formulario 499R-2/W-2PR y el encasillado 1 del Formulario W-3PR: | |||
| Salarios en efectivo | $2,300.00 | ||
| Parte pagada por Hilda de la contribución del seguro social correspondiente a Juana | 142.60 |
||
| Parte pagada por Hilda de la contribución del Medicare correspondiente a Juana | 33.35 | ||
| Total | $2,475.95 | ||
Debido a que Hilda pagó menos de $1,000 por trimestre a empleados domésticos durante 2007 (no tuvo empleados) y 2008 (vea anteriormente), ella no está sujeta a la contribución FUTA.
Form 499 R-2/W-2 PR
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Escriba a maquinilla o use letra de molde en tinta negra, si es posible.
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Escriba todas las cantidades monetarias sin el signo de dólar ($) ni la coma, pero sí escriba el punto decimal (por ejemplo, 2475.95, no $2,475.95).
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No redondee las cantidades, escriba la porción de centavos en la cantidad.
Anejo H-PR
Formulario W-3PR
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