Agencia para Sustancias Tóxicas y el Registro de Enfermedades (ATSDR)
Fundamentos de principios y prácticas para la comunicación de riesgo para la salud
Presentación de información en reuniones públicas
Lo que usted haga y cómo lo haga afectará la percepción que su audiencia tenga de usted, de su organización y
de la información que usted está proporcionando. Prepárese y haga una presentación eficaz.
Conozca a su audiencia
- Prevea diversos intereses, preocupaciones y preguntas.
- Considere estos factores en su preparación.
Prepare su presentación
- Elabore una introducción vigorosa.
- Desarrolle un máximo de tres mensajes claves.
- Reúna sus datos de apoyo.
- Prepare los elementos audiovisuales.
- Practique.
Prepárese para contestar preguntas
- Anticipe preguntas que pudieran surgir y prepare sus contestaciones.
- Practique algunas preguntas y respuestas.
Una presentación con una apertura vigorosa, marca el tono de la reunión y es crucial en el intento de ganarse la confianza y establecer
credibilidad. Sus elementos incluyen lo siguiente:
I. Introducción
Una exposición de preocupación personal.
Una exposición del compromiso y la intención de la organización.
Una declaración del propósito y un plan para la reunión.
Recuerde que la identificación con el público es un factor vital para ganarse su confianza y credibilidad, y que esto lo determinará su
audiencia en los primeros 30 segundos. Incluya lo siguiente en su introducción:
Exposición de preocupación personal
Ejemplo: |
"Puedo ver, por el número de personas aquí reunidas, que ustedes están tan preocupados por este asunto como
yo lo estoy". |
Exposición de intención de la organización
Ejemplo: |
"Nosotros tenemos la obligación de proteger al medio ambiente y al público. En _____________ hemos estado involucrados
con esta comunidad por mucho tiempo y queremos trabajar con ella en este asunto". |
Exposición del propósito y plan para la reunión. (No use la misma exposición en cada reunión.)
Ejemplo: |
"Esta noche, nos gustaría compartir con ustedes durante unos 15 minutos los resultados del informe; después nos gustaría
abrir un foro para preguntas y respuestas, aclaración de dudas y discusión. Estaremos a sus órdenes después
de la reunión, para las personas que deseen información adicional o continuar la discusión". |
II. Mensajes claves y datos de apoyo
Un máximo de tres puntos para que el público los recuerde.
Información para apoyar los mensajes claves.
Los mensajes claves son puntos que a usted le interesa que el público recuerde después de la reunión. Deben enfocarse hacia
asuntos centrales y ser concisos.
Ejemplo: |
"Hemos realizado pruebas extensas en los pozos del área y encontramos que el agua cumple con todas las normas de seguridad
para el consumo humano". |
Para desarrollar sus mensajes claves:
- Piense en varias ideas
- Piense libremente y anote toda la información que desee comunicar.
- Escoja los mensajes claves
- Identifique las ideas más importantes. Repita el proceso hasta que su lista se reduzca a tres temas.
- Identifique los datos de apoyo
- Es posible que alguna otra información que usted haya anotado le sirva de apoyo a sus mensajes claves; organícela para
que la aproveche.
III. Conclusión
Síntesis de lo expuesto.
- Repita al pie de la letra sus mensajes claves.
- Haga una exposición de acción futura: ¿Qué va a hacer su organización sobre este asunto a corto y a largo
plazo?.
Las ayudas audiovisuales pueden lograr que sus mensajes sean más fáciles de entender. Es más probable que las personas
recuerden algún punto si establecen una asociación visual con las palabras. Para orientación adicional al preparar presentaciones
de calidad, se recomienda el libro Effective Business and Technical Presentation (Morrisey y Secrest, 1987).
Ejemplos de ayuda |
- Gráficas
- Ilustraciones
- Diagramas
- Glosarios
- Mapas
- Videos/películas
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- Diapositivas de 35 mm
- Visitas personales
- Carteles
- Fotografías
- Ejemplos
- Hojas pre-impresas
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Factores |
Capacidad del salón |
Obstáculos visuales |
Número de personas |
Iluminación |
Arreglo de los Asientos |
Enchufes eléctricos |
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Para hacer |
Organización, enfoque, pruebas y arreglo anticipado del equipo.
Designe a alguien para que le ayude con las luces.
Deje el equipo intacto hasta que el público se retire. |
Equipo y materiales |
Focos/bombillos adicionales |
Transparencias en blanco |
Adaptador eléctrico para 3 orificios |
Carrusel de diapositivas |
Extensión eléctrica |
Transparencias |
Cinta para ductos |
Marcadores/Gis Tiza |
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Otros elementos |
Números telefónicos del personal |
Notas recordatorias |
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Ayudas visuales eficaces que: |
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- ilustren el concepto clave
|
- presenten los hechos con precisión
|
- apoyen únicamente una idea principal
|
- incluyan frases cortas o palabras claves
|
- cuando sea posible, utilicen ilustraciones o gráficas en lugar de palabras
|
- tengan subrayados los puntos importantes con un color contrastante
|
- contengan un máximo de 6 palabras por renglón y 10 renglones por gráfica
|
- hayan sido preparados cuidadosamente—ítidos, claros y ordenados
|
Al planificar, practicar y llevar a cabo una presentación, considere los siguientes aspectos de la comunicación verbal y no verbal.
Volumen
La intensidad de su voz refleja la confianza en usted mismo, su capacidad y sinceridad. Observe a su audiencia para evaluar las reacciones.
Acomódese al ambiente que le rodea.
Enunciación/Pronunciación
Hable clara y correctamente. Tenga cuidado con el uso de palabras desconocidas. Defina los términos según sea necesario.
Velocidad/ritmo/rtTono
Varíe su ritmo. Hable lentamente para destacar mensajes importantes; haga pausas para dar mayor énfasis, y varíe el tono
de su voz y el largo de las oraciones. Evite repetir palabras tales como "okay", "no", "este", "¿verdad?", "pues … ",
etc.
Expresiones faciales/contacto visual
El contacto visual es sumamente importante. Su boca, ojos, frente y cejas también sirven para comunicarse.
Postura
La postura comunica actitud. Trate de mantener una postura derecha, con las piernas un poco separadas.
Gestos
Los gestos pueden realzar o estropear su comunicación. Tenga cuidado con los suyos y asegúrese de que sean apropiados.
Ropa/apariencia
Vístase como su audiencia esperaría verlo en su lugar de trabajo, o quizás un poco menos formal.
Distracciones
Evite gestos repetitivos tales como aclarar la garganta constantemente, mirar el reloj, jugar con las llaves o monedas y caminar constantemente
de un lado a otro.
Al explicar datos sobre riesgos, podría compararse un cifra de riesgo con otra cifra de otro riesgo Recuerde:
- Las comparaciones pueden ayudar a poner el riesgo en perspectiva.
- Los beneficios no deben utilizarse para justificar el riesgo.
- Las comparaciones irrelevantes o engañosas pueden perjudicar la confianza y la credibilidad.
Guías para comparaciones sobre riesgos
Primera categoría (más aceptable)
- del mismo riesgo en dos situaciones diferentes
- con un estándar
- con diferentes cálculos acerca del mismo riesgo
Segunda categoría (menos deseable)
- del riesgo de hacer algo contra el de no hacerlo
- de soluciones alternativas al mismo problema
- con el mismo riesgo experimentado en otros lugares
Tercera categoría (aún menos deseable)
- del riesgo promedio con el riesgo máximo a determinada hora, tiempo o lugar
- del riesgo de una fuente de un efecto adverso con el riesgo de todas las fuentes del mismo efecto
Cuarta categoría (apenas aceptable)
- con costo; o una relación costo/riesgo con otra
- de riesgo con beneficio
- de riesgo ocupacional con riesgo ambiental
- con otros riesgos de la misma fuente
- con otras causas específicas de la misma enfermedad, afección o lesión
Quinta categoría (rara vez aceptable - ¡Úsese con extremada cautela!)
- de riesgos no relacionados (Ejemplos: fumar, conducir un vehículo, rayos atmosféricos)
Recuerde los factores que influyen la percepción del riesgo en las personas; mientras menos importancia se le adjudique a estos factores
en una comparación, más ineficaz será dicha comparación.
PROYECTO: |
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FECHA: |
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HORA: |
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LUGAR: |
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AUDIENCIAS |
Nombres |
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Preocupaciones |
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INTRODUCCIÓN |
Exposición de interés personal |
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Exposición de compromiso de la organización |
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Propósito y plan para la reunión |
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MENSAJES CLAVES |
Contenido |
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Datos de apoyo |
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CONCLUSIÓN |
Síntesis |
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PREGUNTAS Y RESPUESTAS |
Preguntas esperadas o previsibles |
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Respuestas |
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MATERIALES PARA LA PRESENTACIÓN |
Audiovisuales |
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Hojas pre-impresas |
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