Topic 758 - Form 941 – Employer's Quarterly Federal Tax Return and Form 944 – Employer's Annual Federal Tax Return Nói chung, quý vị phải nộp Mẫu Đơn 941, Tờ Khai Thuế Liên Bang MỖI TAM CÁ NGUYỆT của Hãng Sở, hoặc Mẫu Đơn 944, Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG NĂM của Hãng Sở, để tường trình các khoản lương bổng mình đã trả và tiền tip mà nhân viên đã báo cáo, kể cả thuế lao động (đã khấu lưu thuế lợi tức liên bang, thuế An Sinh Xã Hội và Medicare cùng với phần góp của quý vị vào thuế An Sinh Xã Hội và Medicare). Chỉ những chủ tiểu thương nào đã được IRS thông báo là phải đệ nộp Mẫu Đơn 944 mới được nộp biểu mẫu này. Muốn tường trình lương bổng và thuế ở nhân viên nông trại, quý vị phải nộp Mẫu Đơn 943, Tờ Khai Thuế Hàng Năm của Hãng Sở - đối với Nhân Viên Canh Nông. Nên xem Chủ Đề 760 để biết các quy định về việc báo cáo và nộp tiền (dành cho hãng sở nông nghiệp). Để biết thông tin về khai thuế điện tử, xin xem Mẫu Đơn khai thuế điện tử 940, 941, 943, 944 hay 945 dành cho Doanh Nghiệp Nhỏ. Mẫu Đơn 941 Quý vị phải nộp một Mẫu Đơn 941 riêng cho mỗi tam cá nguyệt (tam cá nguyệt đầu tiên là từ tháng Giêng đến hết tháng Ba, tam cá nguyệt thứ nhì là từ tháng Tư đến hết tháng Sáu, tam cá nguyệt thứ ba là từ tháng Bảy đến hết tháng Chín, tam cá nguyệt thứ tư là từ tháng Mười đến hết tháng Chạp) Nói chung Mẫu Đơn 941 đáo hạn vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau thời điểm cuối tam cá nguyệt. Thí dụ: quý vị phải nộp Mẫu Đơn 941 với thời hạn chót là ngày 30 tháng Tư - đối với lương bổng đã trả trong tam cá nguyệt đầu tiên (tháng Giêng đến hết tháng Ba). Nếu ngày đáo hạn đệ nộp là Thứ Bảy, Chủ Nhật, hoặc ngày lễ hợp pháp, thì quý vị có thể nộp tờ khai vào ngày làm việc kế tiếp. Thuật ngữ "ngày lễ hợp pháp" nghĩa là bất cứ ngày nghỉ lễ nào đúng theo pháp luật tại Quận Columbia. Muốn biết danh sách những ngày lễ hợp pháp thì nên xem Chương 11 của Ấn Bản 15 (Thông Tư E), Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở. Mẫu Đơn 944 Một vài hãng sở với biên chế nhỏ, kể cả sở làm của chánh phủ, có thể nộp tờ khai hàng năm là Mẫu Đơn 944 thay vì Mẫu Đơn 941 mỗi quý, nếu quý vị đủ điều kiện và có ghi đúng cách trên Mẫu Đơn SS-4, Đơn Xin Mã Số Hãng Sở). Mẫu Đơn 944 dành cho hãng sở nào có khoản thuế lao động hàng năm là $1,000 hoặc ít hơn. Nói chung Mẫu Đơn 944 đáo hạn vào ngày 31 tháng Giêng của năm kế tiếp. Mục đích của Mẫu Đơn 944 là giảm thiểu trọng trách khai thuế của hãng sở cỡ nhỏ bằng cách cho phép họ đệ nộp một tờ khai mỗi năm, và trong đa số trường hợp - trả cả thuế lao động chung với tờ khai. Hãng sở nào có thể hội đủ tiêu chuẩn nộp Mẫu Đơn 944 vì thuế lao động ước tính hàng năm là $1,000 hoặc ít hơn và muốn nộp mẫu này, nhưng không ghi điều này trên Mẫu Đơn SS-4 thì phải liên lạc với IRS để xin đệ nộp Mẫu Đơn 944. Và chỉ khi nào có thông báo tương ứng của IRS thì họ mới được phép nộp Mẫu Đơn 944. Hãng sở nào phải nộp Mẫu Đơn 944 nhưng lại muốn nộp Mẫu Đơn 941 thì phải liên lạc với IRS để xin nộp Mẫu Đơn 941 hàng quý và được chấp nhận làm vậy. Muốn biết thêm thông tin thì nên xem Hướng Dẫn cho Mẫu Đơn 944. Hãng sở nào cần phải nộp Mẫu Đơn 944 nhưng công việc kinh doanh đã tăng trưởng thêm trong năm và có khoản thuế lao động vượt quá ngưỡng $1,000 thì vẫn phải nộp Mẫu Đơn 944 cho năm đó. Khi IRS chưa thông báo là phải chuyển sang dùng Mẫu Đơn 941 thì hãng sở nào vượt quá ngưỡng hội đủ tiêu chuẩn vẫn không được sử dụng mẫu đơn đó. Muốn biết thông tin về yêu cầu đệ nộp Mẫu Đơn 941 mỗi tam cá nguyệt hoặc Mẫu Đơn 944 hàng năm để báo cáo thuế An Sinh Xã Hội, Medicare, và thuế lợi tức liên bang đã khấu lưu, xin tham chiếu Hướng Dẫn cho Mẫu Đơn 944 (Form 944 Instructions) và Hướng Dẫn cho Mẫu Đơn 941 (Form 941 Instructions). Ký Gởi Tiền Thuế Nếu dùng Mẫu Đơn 941 hoặc Mẫu Đơn 944 thì nói chung hãng sở phải ký gởi tiền thuế lao động thay vì nộp thuế. Muốn biết các quy định về việc ký thác thì nên tham khảo Ấn Bản 15 hoặc Chủ Đề 757. Nếu quý vị đã kịp thời ký gởi toàn bộ tiền thuế thì có thêm mười ngày nữa (sau ngày đáo hạn đã định) để nộp tờ khai. Điều Chỉnh và Sửa Đổi - Trong một số trường hợp, quý vị phải điều chỉnh số tiền tường trình (dưới dạng thuế An Sinh Xã Hội và Medicare) để biết chính xác đúng khoản thuế cần nộp. Thí dụ: tổng tiền thuế An Sinh Xã Hội và Medicare trên Mẫu Đơn 941 hay Mẫu Đơn 944 có thể khác chút ít so với tổng tiền ghi trong hồ sơ biên chế - do phần xu lẻ thêm vào hoặc bớt đi khi làm tròn mỗi lần tính lương cho mỗi nhân viên. Có thể cộng hay trừ sai lệch này ở dòng điều chỉnh phần xu lẻ. Cũng có thể dùng dòng điều chỉnh để tường trình khoản thuế An Sinh Xã Hội và Medicare mà quý vị không thể thu từ tiền tip của nhân viên, hoặc để báo cáo tiền nghỉ bệnh hưởng lương đã được đệ tam nhân (chẳng hạn như hãng bảo hiểm) khấu lưu thuế An Sinh Xã Hội và Medicare. Nếu muốn sửa lỗi trên Mẫu Đơn 941 hay Mẫu Đơn 944 đã nộp trước đó thì tương ứng hãy dùng Mẫu Đơn 941X, Yêu Cầu Hoàn Tiền hoặc Tờ Khai Thuế Liên Bang MỖI TAM CÁ NGUYỆT Đã Điều Chỉnh của Hãng Sở, hoặc Mẫu Đơn 944X,Yêu Cầu Hoàn Tiền hoặc Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG NĂM Đã Điều Chỉnh của Hãng Sở. Tính Toán Tiền Thuế - Tiền khấu lưu thuế lợi tức liên bang và thuế An Sinh Xã Hội & Medicare được cộng chung với nhau trên Mẫu Đơn 941 và Mẫu Đơn 944. Tổng số tiền thuần sẽ là khoản thuế lao động phải nộp trong tam cá nguyệt (Mẫu Đơn 941) hoặc trong năm (Mẫu Đơn 944). Nếu con số này là $2,500 hoặc hơn nữa thì hãy điền đầy đủ phần tiền thuế mỗi tháng tại Phần 2 của Mẫu Đơn 941 và Mẫu Đơn 944, nếu quý vị ký gởi tiền hàng tháng. Nếu quý vị nộp Mẫu Đơn 941 và trang trải hai lần mỗi tuần thì báo cáo tiền thuế của mình trên Mẫu Đơn 941, Bản Khai B, Tường Trình Nợ Thuế của Người Ký Gởi Hai Lần Mỗi Tuần. Nếu quý vị nộp Mẫu Đơn 944 và trang trải hai lần mỗi tuần thì báo cáo tiền thuế của mình trên Mẫu Đơn 945-A, Hồ Sơ về Trách Nhiệm Nộp Thuế Liên Bang Hàng Năm. Mục đích của Phần 2 trong Mẫu Đơn 941, Phần 2 trong Mẫu Đơn 944, Bản Khai B (Mẫu Đơn 941), và Mẫu Đơn 945-A là trình bày trách nhiệm trả thuế theo lần chi trả đó. IRS sử dụng thông tin này để xem quý vị có kịp thời ký thác khoản thuế lao động hay không. Thời Biểu Ký Gởi – Đối với người ký gởi hàng tháng: phải ghi rõ tổng tiền thuế An Sinh Xã Hội, Medicare và tiền khấu lưu thuế lợi tức liên bang trong mỗi tháng vào Phần 2 của Mẫu Đơn 941 hoặc Phần 2 của Mẫu Đơn 944. Đối với người trang trải hai lần mỗi tuần: phải ghi rõ tổng tiền thuế An Sinh Xã Hội, Medicare và tiền khấu lưu thuế lợi tức liên bang trong mỗi ngày vào Bản Khai B (Mẫu Đơn 941) hoặc Mẫu Đơn 945-A. Quý vị phải nộp thuế lao động khi trả lương cho nhân viên chớ không nộp vào lúc kết thúc thời kỳ chi trả. Thí dụ: nếu thời kỳ chi trả kết thúc ngày 24 tháng Chín nhưng vào ngày 1 tháng Mười quý vị mới trang trải tiền công cho nhân viên, thì lương bổng được tường trình trong tam cá nguyệt thứ tư, là lúc quý vị thật sự trả lương và chịu trách nhiệm nộp thuế, chớ không phải tam cá nguyệt thứ ba - là lúc kết thúc thời kỳ chi trả. Tiền Phạt – Điều cực kỳ quan trọng là phải điền đúng và đầy đủ vào Phần 2 của Mẫu Đơn 941 hay Mẫu Đơn 944, Bản Khai B của Mẫu Đơn 941 và Mẫu Đơn 945-A, nếu không thì có thể xem như quý vị chưa kịp ký gởi tiền thuế khi đáo hạn. Tiền phạt ký thác trễ nằm trong khoảng 2% tới 15%, tùy vào mức độ nộp trễ. Nói chung quý vị phải kịp ký gởi tiền thuế và không được để nợ đáo hạn trên Mẫu Đơn 941 và Mẫu Đơn 944, trừ khi hội đủ tiêu chuẩn nộp thuế chung với tờ khai. Nếu lẽ ra phải ký thác tiền thuế nhưng quý vị lại nộp chung với tờ khai thì sẽ bị phạt. Nên xem Chủ Đề 757 và Ấn Bản 15 để biết các quy định về việc ký gởi và trả tiền thuế chung với tờ khai. Cần nhớ ký tên và đề ngày trên Mẫu Đơn 941 hoặc Mẫu Đơn 944 trước khi gởi qua thư tín. Thông Tin Thêm Nên xem Ấn Bản 15 (Thông Tư E), Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở, để biết thêm thông tin về các quy định đệ nộp Mẫu Đơn 941 và Mẫu Đơn 944.
