Division of Longshore and Harbor Workers' Compensation (DLHWC)
Preguntas Frecuentes sobre Presentación de Documentos/Reclamaciones y Comunicación con la OWCP
- ¿Cómo me pongo en contacto con mi Representante de Reclamaciones?
- ¿Por qué no puedo ponerme en contacto con la OWCP por correo electrónico?
- ¿Por qué los emploeados de la OWCP no hablarán con mi cónyuge ni mi familia sobre mi reclamación?
- ¿Existe una manera de obtener comunicaciones de la OWCP al respecto de novedades y cambios significativos relacionados con la Ley de Trabajadores Marítimos y sus extensiones?
- ¿Dónde debo presentar los documentos de un caso?
- ¿Necesito enviar varias copias de los formularios?
- Si no utilizo SEAPortal, ¿cómo debo presentar los documentos al sitio de Recepción de Correo Central para obtener el procesamiento más eficiente?
- ¿Dónde presento los cheques?
- ¿Puedo enviar correspondencia a las oficinas de distrito individuales?
- ¿Puedo presentar un disco con los documentos para incluirlo en el caso?
- ¿Dónde presento fotos y/o evidencia física?
- ¿Puedo contactar al sitio de Recepción de Correo Central en Jacksonville para determinar si mi documento ha sido recibido en el caso?
- ¿Qué formulario(s) se deben presentar para crear un caso?
- ¿Dónde puedo obtener un formulario de Trabajador Marítimo?
- ¿A dónde debo enviar nuevos informes de lesiones/fallecimientos?
- ¿Cómo se deben presentar los documentos ante el sitio de Creación de Casos Central para obtener el procesamiento más eficiente?
- ¿Debo presentar solo el formulario de creación de casos mismo ante el sitio de Creación de Casos Central? ¿Qué sucede si hay documentos adjuntos?
- ¿Cómo se crean y asignan los casos a las oficinas de distrito individuales?
- ¿Cómo puedo saber qué oficina de distrito individual tiene competencia sobre un caso una vez que es creado?
- ¿Puedo ponerme en contacto con el sitio de Creación de Casos Central en la ciudad de Nueva York para revisar el estado de la creación del caso?
- ¿Qué sucede con mi expediente del caso si me mudo?
- ¿Cómo obtengo una copia de mi caso de OWCP?
- ¿Cómo puedo obtener una copia del caso de OWCP de otra persona?
- ¿Quién tiene el derecho de revisar mi caso de OWCP?
1. ¿Cómo me pongo en contacto con mi Representante de Reclamaciones?
Usted puede llamar a la Oficina de Distrito encargada de su caso para hablar con su Representante de Reclamaciones. Puede encontrar la información de contacto de la oficina en la sección Contáctenos en nuestro sitio web. Consulte las Preguntas Frecuentes 18 y 19 para obtener más información sobre cómo determinar dónde se encuentra un caso.
También puede presentar una pregunta por escrito. Consulte la Pregunta Frecuente 5.
2. ¿Por qué no puedo ponerme en contacto con la OWCP por correo electrónico?
Como parte de sus pólizas, la Oficina de Programas de Compensación para Trabajadores (OWCP) no discute ni atiende las reclamaciones realizadas por correo electrónico. Esto es con el objeto de proteger su privacidad. Usted debe ponerse en contacto con la Oficina de Distrito que lleva su caso por teléfono con preguntas relacionadas con reclamos específicos. Alternativamente, usted puede presentar una solicitud por escrito a su Representante de Reclamaciones. Consulte la Pregunta Frecuente 5.
3. ¿Por qué los emploeados de la OWCP no hablarán con mi cónyuge ni mi familia sobre mi reclamación?
La Ley de Privacidad impide a la OWCP revelar cualquier información relativa a una reclamación sin una autorización firmada por escrito del empleado lesionado, incluso si la persona que solicita la información es un cónyuge u otro familiar. Usted puede presentar una autorización firmada a su Representante de Reclamaciones. Consulte la Pregunta Frecuente 5.
Sí. Usted puede inscribirse para recibir comunicaciones por correo electrónico. Consulte el enlace Suscripción a comunicaciones por Correo Electrónico en nuestro sitio web.
5. ¿Dónde debo presentar los documentos de un caso?
Si ya tiene un número de case de la OWCP, puede utilizar una pagina electrónica llamada SEAPortal para mandar documentos electrónicamente . La pagina SEAPortal se encuentra en https://seaportal.dol-esa.gov/portal/
- SEAPortal es una aplicación web que permite a cualquier grupo de interés con acceso a Internet mandar documentos (en formato PDF o TIF) directamente a un caso. Los usuarios no tienen que registrarse ni inscribirse para utilizar el SEAPortal. Usted solo necesita el número de caso de la OWCP junto con el apellido, la fecha de nacimiento y fecha de accidente del trabajador que se lastimó.
- SEAPortal ofrece importantes ventajas sobre otros medios de presentación de documentos a la OWCP, tales como entrega en el mismo día a la persona del OWCP encargada de su caso, y la eliminación de costos asociados con métodos tradicionales (como el precio de utilizar el correo).
- Los documentos enviados por el SEAPortal se entregan al examinador de la OWCP dentro de cuatro (4) horas de su envio y usted tiene la posibilidad de localizar el documento con un número que se genera a través del sitio web.
- Si envía un documento a través de'l SEAPortal, no envíe una copia impresa del documento.
- Para obtener más información sobre SEAPortal, consulte las preguntas frecuentes (FAQ) en el sitio SEAPortal
Alternativamente, los documentos del caso se pueden enviar a la siguiente dirección: U. S. Department of Labor, Office of Workers' Compensation Programs, Division of Longshore and Harbor Workers' Compensation, 400 West Bay Street, Suite 63A, Box 28, Jacksonville, FL 32202. Esta es la dirección central de todas nuestras Oficinas de Distrito. Aunque la dirección esta en Jacksonville, este sitio examina toda la correspondencia de todos los casos existentes en todas las oficinas. Su correspondencia se marca electrónicamente para que el examinador de su caso lo mire en la oficina local donde esta su caso. Consulte la Pregunta Frecuente 7.
Si aún no se ha asignado ningún número de caso de la OWCP, se debe enviar el formulario de reclamación (LS-201, LS-202, LS-203 or LS-262) a nuestro sitio de Creación de Casos Central. Ver Pregunta Frecuente 15.
6. ¿Necesito enviar varias copias de los formularios?
No. Presente una sola copia de un documento. No es necesario presentar más de una copia. Presente solo una solicitud LS-18, LS-203, LS-206, LS-207, LS-208, sección 8(f) y 8(i), etc.
Para facilitar el procesamiento eficiente y oportuno de los documentos, cumpla con lo siguiente:
- Indique el número de caso de la OWCP en cada página del documento.
- Utilice papel tamaño carta estándar (8 1/2 x 11), sin rótulos ni etiquetas extensivas.
- Si un documento es más pequeño que el papel de tamaño estándar, por ejemplo, recibos de venta con receta, tarjetas de cambio de dirección, etc., cópielo o péguelo en el papel tamaño carta.
- No haga referencia a los nombres y los números de caso de los diversos trabajadores lesionados en un solo documento; dichos documentos no se pueden colocar en un expediente sin redacción manual de la información privada de las otras personas.
- Evite el uso de papel de color y tinta de color.
- Complete todos los campos en los formularios y asegúrese de que los formularios sean legibles (y se puedan leer).
Nota: Los documentos de carácter urgente, tales como solicitudes de conferencias, acuerdos 8(i), solicitudes 8(f), deben estar claramente rotulados. Rotule dichas solicitudes en negrita en la primera página del documento.
8. ¿Dónde presento los cheques?
Todos los cheques pagaderos al Departamento de Trabajo - División de Compensación para Trabajadores Marítimos y Portuarios (DLHWC, por sus siglas en inglés) se deben enviar al Jefe de la DLHWC, División de Gestión Financiera, Seguros y Evaluaciones, Washington, DC. Todos los cheques deben indicar el nombre y el número de caso de OWCP del trabajador lesionado. Si el cheque es en respuesta a una carta de la Oficina de Distrito, se debe incluir una carta de remisión explicando el propósito del cheque.
U. S. Department of Labor
Office of Workers' Compensation Programs
Division of Longshore and Harbor Workers' Compensation
200 Constitution Avenue, Room C-4319
Washington, DC 20210
9. ¿Puedo enviar correspondencia a las oficinas de distrito individuales?
La correspondencia específica del caso no se debe enviar a las oficinas de distrito directamente. Toda correspondencia se debe presentar a través de SEAPortal o enviar al sitio de Recepción de Correo Central en Jacksonville.
Sin embargo, puede enviar correspondencia general y no específica de un caso directamente a la oficina de distrito, a la atención del Director de Distrito. Algunos ejemplos pueden ser: consultas jurisdiccionales, solicitudes de visita a una oficina, etc.
10. ¿Puedo presentar un disco con los documentos para incluirlo en el caso?
No. Los documentos se deben presentar electrónicamente a través de SEAPortal o en papel al sitio de Recepción de Correo Central.
11. ¿Dónde presento fotos y/o evidencia física?
Las fotos y evidencia física se pueden enviar al sitio de Recepción de Correo Central al igual que otro correo. Deben contener el nombre y número del caso. Una vez recibidas, se marca el caso electrónicamente para documentar la recepción, y las fotos o evidencia física se enviarán a la Oficina del Distrito correspondiente para su caso.
No. El personal de reclamaciones en la Oficina de Distrito de Jacksonville no le puede proporcionar información relativa a un documento en particular, a menos que, por supuesto, Jacksonville sea la Oficina de Distrito correspondiente.
13. ¿Qué formulario(s) se deben presentar para crear un caso?
Cualquiera de los siguientes formularios (con los adjuntos correspondientes) se podrán presentar para la creación de un caso:
LS-201 (Aviso de Lesiones o Fallecimiento de Empleados)
LS-202 (Primer Reporte de Lesión o Enfermedad Ocupacional del Empleador)
LS-203 (Reclamación de Compensación del Empleado)
LS-262 (Reclamación de Beneficios por Fallecimiento)
14. ¿Dónde puedo obtener un formulario de Trabajador Marítimo?
Puede encontrar la mayoría de los formularios de Trabajadores Marítimos en la sección Formularios en nuestro sitio web.
Los formularios también están disponibles en cualquier oficina de distrito de Trabajadores Marítimos. Para solicitar un formulario o para obtener más información y ayuda sobre cómo completar los formularios, póngase en contacto con la oficina de distrito donde se administra su reclamación. Puede encontrar información de contacto de la oficina en la sección Contáctenos en nuestro sitio web.
15. ¿A dónde debo enviar nuevos informes de lesiones/fallecimientos?
Si usted no tiene un número de expediente de OWCP y está presentando una nueva reclamación, el formulario de reclamación LS-201, LS-202, LS-203 or LS-262) debe ser enviado a la Oficina de Distrito de DLHWC de la Ciudad de Nueva York, que se designa como el sitio de Creación de Casos Central para todo el programa. Este sitio crea casos para todos los nuevos casos de lesiones, independientemente del lugar de la lesión o la dirección particular del reclamante. Una vez creado el caso, éste es visible electrónicamente por parte de la Oficina de Distrito con competencia para el caso.
U. S. Department of Labor
Office of Workers' Compensation Programs
Division of Longshore and Harbor Workers' Compensation
201 Varick Street, Room 740
Post Office Box 249
New York, NY 10014-0249
Para facilitar el procesamiento eficiente y oportuno de los documentos, cumpla con lo siguiente:
- Utilice papel tamaño carta estándar (8 1/2 x 11), sin rótulos ni etiquetas extensivas.
- Si un documento es más pequeño que el papel de tamaño estándar, por ejemplo, un recibo de venta con receta, cópielo o péguelo en papel tamaño carta.
- No haga referencia a los nombres de los diversos trabajadores lesionados en un solo documento; dichos documentos no se pueden colocar en un expediente sin redacción manual de la información personalmente identificable de las otras personas (PII, por sus siglas en inglés).
- Evite el uso de papel de color y tinta de color.
- Complete todos los campos en los formularios y asegúrese de que los formularios sean legibles.
Si tiene documentos adjuntos para presentar con el formulario de creación de casos, por ejemplo un Aviso de Representación o pruebas médicas, estos documentos se deben presentar junto con el formulario de creación de casos. Sin embargo, después de la presentación inicial, usted debe esperar para recibir un número de caso y luego presentar la documentación adicional, con el número de caso, a través de SEAPortal o el sitio de Recepción de Correo Central.
18. ¿Cómo se crean y asignan los casos a las oficinas de distrito individuales?
Los casos se crean y se asignan en función del lugar de la lesión o el fallecimiento y la dirección particular del empleado. El prefijo del número de caso coincide con la Oficina de Distrito correspondiente. Por ejemplo, si un trabajador lesionado se lesiona y vive en Texas, el caso cae dentro de la jurisdicción de la Oficina de Distrito de Houston, por lo que al caso se le asignará el prefijo 08 en el número de caso de OWCP.
Las oficinas de distrito de la DLHWC están ubicadas en Boston (01), Nueva York (02), Norfolk (05), Jacksonville (06), Nueva Orleans (07), Houston (08), San Francisco/Honolulu (13), Seattle (14) y Long Beach (18). Puede encontrar información de contacto de la oficina en la sección Contáctenos de nuestro sitio web.
Cuando se crea un caso, los avisos estándar se envían al trabajador lesionado y al empleador/transportista que incluyen el número de caso y la oficina de distrito asignada que tratará el caso. Además, el prefijo de número de caso de la OWCP como se mencionó anteriormente en la Pregunta Frecuente 18 ayudará a identificar la oficina de distrito correspondiente.
No. El personal de reclamaciones en la Oficina de Distrito de la ciudad de Nueva York no puede proporcionarle el estado de un caso particular que se está creando. Los nuevos casos se crean generalmente dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de los formularios mencionados anteriormente en la Pregunta Frecuente 13. Si el caso no se ha creado dentro de ese marco de tiempo, consulte con la Oficina de Distrito que debería tener competencia sobre el caso para obtener instrucciones.
21. ¿Qué sucede con mi expediente del caso si me mudo?
Si se muda a un estado que está bajo la jurisdicción de una oficina de distrito diferente, su caso de OWCP se puede transferir a la oficina más cercana a su hogar. Usted debe presentar su nueva dirección e información de contacto a la OWCP y pedir que se transfiera su expediente del caso. Asegúrese de proporcionar un número de teléfono de contacto durante el día en caso de que necesitemos ponernos en contacto con usted. Consulte la Pregunta Frecuente 5 para obtener información sobre la forma de presentar la documentación ante la OWCP.
22. ¿Cómo obtengo una copia de mi caso de OWCP?
Los casos de OWCP están protegidos por la Ley de Confidencialidad de Información de 1974, Título 5, sección 552a del Código de los Estados Unidos (la Ley de Confidencialidad de Información). Usted puede solicitar una copia de su caso (o cualquier información de su caso) mediante la presentación de una solicitud por escrito. La OWCP proporcionará una copia del de su caso de forma gratuita, pero debe pagar un cargo de copiado si desea copias adicionales. Consulte la Pregunta Frecuente 5 para obtener información sobre cómo presentar una solicitud escrita a la OWCP.
23. ¿Cómo puedo obtener una copia del caso de OWCP de otra persona?
La Ley de Confidencialidad de Información prohíbe la divulgación del contenido de los expedientes de casos de OWCP a cualquier persona que no sea parte de la reclamación sin un consentimiento específico por escrito del empleado lesionado que presentó la reclamación, o una orden judicial.
24. ¿Quién tiene el derecho de revisar mi caso de OWCP?
Usted, su empleador, la compañía de seguros de compensación para trabajadores del empleador, representantes autorizados tales como su abogado o el abogado del empleador, y los funcionarios del Departamento de Trabajo todos tienen acceso a su caso de la OWCP a los fines de administrar su reclamo.