Thầu Khoán Ðộc Lập (Tư Doanh) hay Nhân Viên?
Ðiều trọng yếu đối với chủ doanh thương là phải xác định chính xác những người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay thầu khoán độc lập.
Nói chung, quý vị phải tạm thu thuế lợi tức, khấu lưu và nộp thuế An Sinh Xã Hội và Medicare, và trang trải thuế thất nghiệp đánh trên lương bổng đã trả cho nhân viên. Thường thì quý vị không phải tạm thu hoặc nộp bất cứ loại thuế nào khi trả tiền cho thầu khoán độc lập.
Hãy Chọn Trường Hợp Áp Dụng cho Quý Vị: (Select the Scenario that Applies to You:)
- Tôi là thầu khoán độc lập hoặc chủ tư doanh
Nếu quý vị là chủ doanh thương hay thầu khoán chuyên cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác, thì nói chung được xem là người tư doanh. Muốn biết thêm thông tin về nghĩa vụ nộp thuế nếu quý vị tư doanh (là thầu khoán độc lập) thì nên đến Trung Tâm Phụ Trách Thuế Tư Doanh của chúng tôi. - Tôi thuê hoặc ký hợp đồng với người khác để họ cung cấp dịch vụ cho doanh thương của tôi
Nếu quý vị là chủ doanh thương có thuê hoặc ký hợp đồng với người khác để họ cung cấp dịch vụ, thì phải xác định xem người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay thầu khoán độc lập. Hãy đọc phần còn lại của trang này để tìm hiểu thêm về chủ đề đó và về trách nhiệm của quý vị.
Xác Ðịnh Xem Người Cung Cấp Dịch Vụ là Nhân Viên hay Thầu Khoán Ðộc Lập (Determining Whether the Individuals Providing Services are Employees or Independent Contractors)
Muốn xác định cách xử trí món tiền trả cho dịch vụ, trước hết quý vị phải biết mối quan hệ thương mại giữa bản thân và người thực hiện dịch vụ. Người thực hiện dịch vụ có thể là -
- Thầu khoán độc lập
- Nhân viên (nhân viên làm việc theo thông pháp)
- Nhân viên pháp định
- Người không là nhân viên pháp định
Muốn biết người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay thầu khoán độc lập thì phải cứu xét mọi thông tin chứng minh mức độ kiểm soát và tính độc lập của công viêc.
Quy Tắc của Thông Pháp
Các yếu tố chứng minh mức độ kiểm soát và độc lập sẽ nằm trong ba hạng loại:
- Hành Vi: Có phải hãng sẽ kiểm soát hoặc có quyền kiểm soát những gì nhân công làm và cung cách thực hiện điều đó?
- Tài Chánh: Có phải bên trả tiền sẽ kiểm soát khía cạnh tài chính trong công viêc của nhân công? (trong đó bao gồm những điều như: cách trả tiền cho nhân công, phí tổn có được bồi hoàn hay không, ai cung cấp dụng cụ/tiếp liệu, v.v...)
- Dạng Quan Hệ: Có văn bản hợp đồng hoặc quyền lợi dành cho nhân viên không (ví dụ như chương trình hưu bổng, bảo hiểm, nghỉ phép hưởng lương, v.v...)? Mối quan hệ này có tiếp tục không, và công việc thực hiện có là khía cạnh chánh của doanh thương không?
Các doanh nghiệp phải cân nhắc mọi yếu tố đó khi xác định xem người làm công là nhân viên hay thầu khoán độc lập. Một vài yếu tố có thể cho thấy người làm công là nhân viên, trong khi các yếu tố khác lại cho thấy người đó là thầu khoán độc lập. Không có những yếu tố “thần kỳ” hoặc định trước để “chỉ định” người làm công thành nhân viên hay thầu khoán độc lập, và không một yếu tố nào khi đứng riêng một mình xác định điều này. Ngoài ra, các yếu tố liên quan trong trường hợp này lại có thể không liên quan trong hoàn cảnh khác.
Ðiểm chánh yếu là phải xem kỹ toàn bộ mối quan hệ, tính đến mức độ hoặc chừng mực của quyền chỉ đạo và kiểm soát trực tiếp, và cuối cùng là phải ghi nhận mọi yếu tố được dùng để lấy quyết định.
Mẫu SS-8 (Form SS-8)
Sau khi xem xét ba hạng loại bằng chứng, nếu vẫn chưa rõ người làm công là nhân viên hay thầu khoán độc lập, thì có thể nộp Mẫu SS-8, Xác Ðịnh phân dạng Nhân Công cho Mục Ðích Tính Thuế Việc Làm và Tạm Thu Thuế Lợi Tức Liên Bang (PDF) lên IRS. Doanh thương hay nhân công đều có thể nộp mẫu này. IRS sẽ duyệt qua các yếu tố và hoàn cảnh rồi chánh thức xác định phân dạng của nhân công.
Nên lưu ý là có thể phải chờ ít nhất sáu tháng mới có kết quả xác định, nhưng doanh thương nào thường xuyên thuê mướn cùng một dạng nhân công để thực hiện dịch vụ riêng biệt đều nên nộp Mẫu SS-8 (PDF).
Nghĩa Vụ Nộp Thuế Việc Làm (Employment Tax Obligations)
Khi (doanh thương hoặc IRS) đã xác định xong, thì bước kế tiếp là nộp các biểu mẫu thích hợp và trả tiền thuế tương ứng.
Lầm Lẫn Khi Xếp Loại Nhân Viên (Misclassification of Employees)
Hậu Quả khi Khai Nhân Viên là Thầu Khoán Ðộc Lập (Consequences of Treating an Employee as an Independent Contractor)
Nếu quý vị xếp nhân viên vào loại thầu khoán độc lập mà không có căn cứ hợp lý, thì sẽ phải nộp thuế việc làm cho người đó (các điều khoản miễn giảm dưới đây, sẽ không áp dụng). Nên xem đoạn 3509 của Bộ Luật Thuế Vụ (Internal Revenue Code) để biết thêm thông tin.
Các Ðiều Khoản Miễn Giảm (Relief Provisions)
Nếu quý vị có căn cứ hợp lý để không khai người làm công là nhân viên, thì sẽ khỏi phải nộp thuế việc làm cho nhân công đó. Muốn được dạng miễn giảm này, quý vị phải nộp lên liên bang mọi tờ khai thông tin nhân công đúng với cách xếp loại đó. Quý vị (hoặc người tiền nhiệm) không được khai bất cứ nhân công nào giữ chức vụ gần như tương tợ là nhân viên trong bất cứ quãng thời gian nào bắt đầu sau năm 1977. Nên xem Ấn Phẩm 1976, Ðoạn 530 - Tiêu Chuẩn Miễn Giảm Thuế Việc Làm (PDF) để biết thêm thông tin.
Nhân Công Bị Xếp Loại Sai Vẫn Có Thể Khai Thuế An Sinh Xã Hội (Misclasified Workers Can File Social Security Tax Form)
Nhân công nào nghĩ là hãng sở xếp loại sai - vì khai họ là thầu khoán độc lập - đều có thể dùng Mẫu 8919 (Thuế An Sinh Xã Hội và Medicare Chưa Trích Thu trên Lương Bổng) để tính toán và trình báo phần tiền thuế An Sinh Xã Hội và Medicare chưa thu trên công xá của nhân viên. Nên xem toàn bộ bài viết Nhân Công Bị Xếp Loại Sai Cần Khai Thuế An Sinh Xã Hội theo Mẫu Mới để biết thêm thông tin.
Ðịnh Nghĩa Thầu Khoán Ðộc Lập (Independent Contractor Defined)
Nói chung những người làm việc trong ngành nghề, lĩnh vực hay hoạt động thương mại độc lập và cống hiến dịch vụ cho công chúng - chẳng hạn như bác sĩ, nha sĩ, thú y, luật sư, kế toán viên, nhà thầu, thầu phụ, tốc ký viên công cộng, hoặc người phụ trách đấu giá - đều là thầu khoán độc lập. Tuy nhiên, thật sự họ là thầu khoán độc lập hay nhân viên còn tùy vào nhiều yếu tố trong mỗi trường hợp. Quy tắc chung: nếu bên trả tiền chỉ có quyền kiểm soát hoặc chỉ đạo phần kết quả công việc - chớ không phải những gì sẽ thực hiện và cung cách thực hiện - thì người đó là thầu khoán độc lập. Thu nhập của thầu khoán độc lập phải chịuThuế Tư Doanh.
Nếu là thầu khoán độc lập thì quý vị tự làm chủ. Muốn biết mình có những nghĩa vụ nộp thuế nào thì nên đến Trung Tâm Phụ Trách Thuế Tư Doanh.
Quý vị không là thầu khoán độc lập nếu công vịệc dịch vụ thuộc quyền kiểm soát của hãng sở (những gì sẽ thực hiện và cách thực hiện). Ðiều này vẫn áp dụng ngay cả khi quý vị được tự do hành động. Vấn đề quan trọng là hãng sở có quyền hợp pháp để kiểm soát cụ thể chi tiết về cách thực hiện công việc.
Nếu có mối quan hệ hãng sở-nhân viên (bất kể quan hệ đó được gọi là gì), thì quý vị không phải là thầu khoán độc lập, và nói chung thu nhập của quý vị không chịu Thuế Medicare và An Sinh Xã Hội đối với Người Tư DoanhTuy nhiên, thu nhập của quý vị - trong diện nhân viên - có thể phải nộp Thuế Tư Doanh.
Nhân Viên (Nhân Viên Làm Việc Theo Thông Pháp) (Employee (Common-Law Employee))
Theo thông pháp (common-law), bất cứ người nào làm việc cho quý vị đều là nhân viên nếu quý vị có thể kiểm soát những gì sẽ thực hiện và cung cách thực hiện. Ðiều này vẫn đúng ngay cả khi quý vị cho nhân viên đó quyền tự do hành động. Vấn đề quan trọng là quý vị có quyền kiểm soát cụ thể chi tiết về cách làm việc
Thí dụ: Donna Lee là người bán hàng được Bob Blue - một nhà đại lý xe hơi - nhận vào làm toàn nhiệm. Cô làm việc 6 ngày một tuần, và có phiên trực tại phòng trưng bày của Bob vào một số ngày giờ đã định. Cô định giá xe cũ đem đổi, nhưng kết quả định giá còn phải chờ giám đốc bán hàng phê duyệt. Danh sách khách hàng tương lai vẫn thuộc quyền sở hữu của nhà đại lý. Cô phải mở rộng các đầu mối kinh doanh và trình báo kết quả cho giám đốc bán hàng. Nhờ vào kinh nghiệm của mình, cô chỉ cần trợ giúp tối thiểu trong hoạt động ký kết và lo liệu tài chánh khi mua bán, và trong những giai đoạn khác của công việc. Cô được trả huê hồng, và còn có thể được Bob tặng thưởng thêm. Bob cũng trang trải chi phí bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm nhân thọ tập thể có kỳ hạn cho Donna. Donna là nhân viên của Bob Blue.
Nhân Viên Pháp Ðịnh (Statutory Employees)
Nếu nhân công là thầu khoán độc lập theo thông pháp, thì họ vẫn có thể được xem như nhân viên theo pháp chế (nhân viên pháp định) - vì mục đích tính một vài loại thuế việc làm - nếu nhân công đó thuộc bất cứ một trong bốn hạng loại nào sau đây và đáp ứng ba điều kiện đã nêu tại đoạn Thuế An Sinh Xã Hội và Medicare ở dưới.
- Tài xế lái xe phân phối thức uống (không phải là sữa) hoặc thịt, rau cải, trái cây, hay các loại bánh nướng; hoặc thu gom và giao quần áo giặt ướt hay giặt khô - nếu tài xế đó là đại diện của quý vị hoặc được trả huê hồng.
- Ðại diện bán bảo hiểm nhân thọ toàn nhiệm có hoạt động thương mại chánh là bán bảo hiểm nhân thọ hay hợp đồng niên kim - hoặc cả hai - và thường chỉ làm việc cho một hãng bảo hiểm nhân thọ.
- Người làm việc tại nhà với những vật liệu hay hàng hóa do quý vị cung ứng và phải giao sản phẩm cho quý vị hoặc người được quý vị nêu tên, nếu quý vị cũng quy định các điều khoản thực hiện công việc.
- Người bán hàng toàn nhiệm thường phải đi xa hay ở trong phạm vi thành phố - người này đại diện cho quý vị và giao đến quý vị các đơn đặt hàng từ những nơi bán sỉ, bán lẻ, thầu khoán, hoặc từ người điều hành khách sạn, nhà hàng hay cơ sở khác tương tợ. Hàng hóa bán ra phải là vật phẩm dùng để bán lại, hoặc là tiếp liệu dùng cho hoạt động thương mại của người mua. Công việc thực hiện cho quý vị phải là hoạt động thương mại chánh của người bán hàng.
Nên tham khảo đoạn Người Bán Hàng (Salesperson) trong Ấn Phẩm 15-A, Hướng Dẫn Thuế Vụ Bổ Túc cho Hãng Sở (PDF) để biết thông tin phụ trội.
Thuế An Sinh Xã Hội và Medicare (Social Security and Medicare Taxes)
Cần tạm thu thuế An Sinh Xã Hội và Medicare từ lương bổng của nhân viên pháp định nếu đáp ứng cả ba điều kiện sau đây.
- Hợp đồng dịch vụ nói rõ hoặc ngụ ý là hầu như mọi dịch vụ đều do họ tự thực hiện.
- Họ không có khoản đầu tư đáng kể vào trang thiết bị và tài sản dùng để thực hiện dịch vụ (không phải là đầu tư vào phương tiện vận chuyển).
- Dịch vụ công việc được thực hiện thường xuyên cho cùng một người trả tiền.
Người Không Là Nhân Viên Pháp Ðịnh (Statutory Nonemployees)
Nói chung có hai dạng người không là nhân viên pháp định: người bán trực tiếp và người đại diện địa ốc (bất động sản) có môn bài. Họ được xem như tư doanh trong mọi trường hợp đánh thuế liên bang, kể cả thuế lợi tức và thuế việc làm, nếu:
- Hầu như mọi chi trả cho dịch vụ của họ - trên tư cách bên bán trực tiếp hoặc đại lý địa ốc - đều trực tiếp liên quan tới hoạt động bán hàng hay kết quả khác, chớ không phải với số giờ làm việc, và
- Họ thực hiện dịch vụ theo văn bản hợp đồng, trong đó quy định là họ không được xem như nhân viên vì mục đích đánh thuế liên bang.
Nên tham khảo thông tin ở đoạn Bên Bán Trực Tiếp (Direct Sellers) trong Ấn Phẩm 15-A, Hướng Dẫn Thuế Vụ Bổ Túc cho Hãng Sở (PDF) để biết thông tin phụ trội.
