El formulario del informe financiero federal SF-425 reemplaza el de SF-269
ACF-PI-HS-11-01
ACF
Administration for Children and Families
U.S. DEPARTMENT
OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
1. Núm. ACF-PI-HS-11-01
2. Fecha de emisión: 4/19/2011
3. Oficina originaria: Office of Head Start
4. Palabras clave: Informes financieros SF-425; Informe financiero federal
INSTRUCCIÓN DEL PROGRAMA
A: Todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start
TEMA: El formulario del informe federal SF-425 reemplaza el de SF-269
INSTRUCCIÓN:
La Oficina de Gerencia y Presupuesto ha suspendido el uso del formulario SF-269 y el Departamento de Salud y Servicios Humanos se propone modificar las partes 74 y 92 del Título 45 del Código de Reglamentos Federales de modo que reflejen este cambio. De conformidad con este cambio, a partir de los periodos presupuestarios que terminen entre el primero de enero y el 31 de marzo de 2011, y en todos los periodos presupuestarios posteriores, la Administración para Niños y Familias (ACF) del Departamento de Salud y Servicios Humanos ha suspendido el uso del formulario SF-269 para la presentación de informes financieros ante HHS/ACF.
Los concesionarios deben usar el Informe Financiero Federal SF-425 para informar sobre los gastos ante ACF. No hay NINGÚN CAMBIO en cómo los concesionarios emplean actualmente el SF-425 para informar sobre las transacciones de efectivo. Esta Instrucción se refiere concretamente a las subvenciones financiadas por la Oficina Nacional de Head Start e incluye todas las subvenciones de Head Start y Early Head Start. Los formularios incorrectos se devolverán para que se vuelvan a enviar usando el SF-425.
A menos que reciban instrucciones distintas (por ejemplo, en los términos y condiciones o en una condición especial de una Adjudicación de Ayuda Financiera (FAA), todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start deben continuar presentando tres informes por cada FAA (número de subvención distinta, véase FAA, casilla 3) que hayan recibido y por cada periodo presupuestario (véase FAA, casilla 8). Por lo general, las adjudicaciones se realizan por un periodo presupuestario de 12 meses. Los concesionarios de Head Start y Early Head Start continuarán presentando informes en papel (un original y dos copias) ante la Oficina de Administración de Subvenciones (regional o nacional) respectiva, como sigue (véase el SF‐425, casilla 6):
- Un informe semestral
- Un informe anual
- Un informe final
En el sitio http://www.whitehouse.gov/omb/grants_forms encontrará versiones en formato de Adobe PDF y MS-Excel que podrá llenar por medios electrónicos, al igual que las instrucciones correspondientes.
De conformidad con las modificaciones a la política del Departamento, los informes semestral, anual y final solamente podrán presentarse en fechas específicas. Esas fechas serán 30 días después del final de cada trimestre del calendario, por tanto, pueden ser el 30 de abril, el 30 de julio, el 30 de octubre o el 30 de enero. Los informes semestrales y anuales son cumulativos, cubriendo ya sean 6 o 12 meses de gastos, respectivamente.
Los Informes Financieros Federales Finales del concesionario deberán presentarse en la fecha de presentación correspondiente al trimestre del calendario posterior al final de su periodo presupuestario, salvo en el caso de los concesionarios que tengan periodos presupuestarios que se inicien el primero de febrero, el primero de mayo, el primero de agosto y el primero de noviembre, quienes deberán presentar sus Informes Federales Finales en la fecha de presentación correspondiente al trimestre en el cual haya terminado el periodo presupuestario del concesionario.
Según la política actual, en ningún caso tendrá que presentarse el Informe Financiero Federal Final antes de que hayan transcurrido 90 días a partir del fin del periodo presupuestario respectivo.
A continuación hay una tabla que ayuda a entender esto. En la primera columna uno puede escoger el mes en el cual comienza el periodo de la adjudicación y seguir horizontalmente el renglón hasta determinar cuándo debe presentarse cada uno de los tres informes y el periodo que debe cubrir.
Observará que en algunos casos (por el motivo que se explicó antes) el Informe Anual y el Informe Final deberán presentarse en la misma fecha.
Presentación de los informes financieros estándar que exige Head Start
Presentación de Informes Semestrales
(Véase SF-425, casilla 6, en el que se exige: 1 informe semestral, 1 anual y 1 final)
Encuentre el mes en el que comienza el periodo presupuestario de Head Start en la primera columna y luego siga el renglón horizontalmente.
| Si el periodo presupuestario de HS o EHS empieza el: | Plazo del primer SF-425 FFR (semestral) es el siguiente: | Plazo para informes de costos cumulativos es el siguiente: | Plazo del segundo SF-425 FFR (semestral) es el siguiente: | Informes de costos cumulativos hasta esta fecha inclusive: | Plazo para SF-425 FFR FINAL es el siguiente: |
| 1 de enero | 30 de jul | 30 de jun | 30 de ene | 31 de dic | 30 de abr |
| 1 de febrero | 30 de oct | 31 de jul | 30 de abr | 31 de ene | 30 de abr* |
| 1 de marzo | 30 de oct | 31 de ago | 30 de abr | 28/29 feb | 30 de jul |
| 1 de abril | 30 de oct | 30 de sep | 30 de abr | 31 de mar | 30 de jul |
| 1 de mayo | 30 de ene | 31 de oct | 30 de jul | 30 de abr | 30 de jul* |
| 1 de junio | 30 de ene | 30 de nov | 30 de jul | 31 de mayo | 30 de oct |
| 1 de julio | 30 de ene | 31 de dic | 30 de jul | 30 de jun | 30 de oct |
| 1 de agosto | 30 de abr | 31 de ene | 30 de oct | 31 de jul | 30 de oct* |
| 1 de septiembre | 30 de abr | 28/29 feb | 30 de oct | 31 de ago | 30 de ene |
| 1 de octubre | 30 de abr | 31 de mar | 30 de oct | 30 de sept | 30 de ene |
| 1 de noviembre | 30 de jul | 30 de abr | 30 de ene | 31 de oct | 30 de ene* |
| 1 de diciembre | 39 de jul | 31 de mayo | 30 de ene | 30 de nov | 30 de abr |
* El plazo para el segundo y el informe final es el mismo.
Nota especial sobre los Informes financieros Federales Finales de Head Start y Early Head Start:
En la casilla 12 de los Informes Finales (únicamente) debe incluirse lo siguiente, para la totalidad del periodo presupuestario:
Monto total del reembolso del Departamento de Agricultura: $_______________
Gastos totales de desarrollo y administración: $_______________ (federales y no federales)
Si en el renglón ‘h’ se declara un saldo de recursos federales sin asignar, el concesionario deberá proporcionar un desglose de la totalidad de los gastos federales por cada ‘CAN NO.’ que aparezca en la casilla 25, Información Financiera, de la Adjudicación de Ayuda Financiera más reciente correspondiente al periodo presupuestario.
Rogamos dirija cualquier pregunta a su especialista en Administración de Subvenciones de la Oficina de Administración de Subvenciones Regional que le corresponda.
/ Yvette Sanchez Fuentes /
Yvette Sanchez Fuentes
Directora
Office of Head Start
Add Title from TEMA: line in the attached MS Word file here. ACF-PI-HS-11-XX. HHS/ACF/OHS. 2011. Español.
Descargo de responsabilidad sobre las traducciones al español
Como cortesía hacia nuestros lectores hispanohablantes, se han hecho todas las gestiones posibles para proveer una traducción fiel y de alta calidad de este documento. Si surgiera alguna pregunta sobre la precisión del mismo, el texto en inglés tiene carácter oficial y cualquier diferencia en la traducción no es vinculante ni tiene efecto legal.
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