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Cómo escoger a un auditor externo
ACF-IM-HS-12-01

MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN

A: Todos los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

TEMA: Cómo escoger a un auditor externo

INFORMACIÓN:

La Circular A-133 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) es aplicable a las auditorías de las entidades estatales, locales y de las organizaciones sin fines de lucro. ¹ La mayoría de los concesionarios y agencias delegadas que gastan $500,000 o más de las adjudicaciones federales en un año fiscal, inclusive los fondos recibidos directamente del gobierno federal para otros programas, deben tener una auditoría única. ² Auditoría única significa una auditoría que incluye los estados de cuenta financieros de la entidad en cuestión y de las adjudicaciones federales, como se describe en la Circular de la OMB A-133 §_.500 y cubre la operación íntegra del concesionario.

Los concesionarios que gastan las adjudicaciones federales bajo un solo programa federal son normalmente elegibles para una auditoría específica al programa. Esto se refiere a una auditoría de un programa federal como se dispone en la Circular de la OMB A-133 §_.200(c) y §_.235.³

Head Start reconoce que una auditoría de alta calidad tiene como consecuencia beneficios inmediatos y a largo plazo para la agencia concesionaria. Las auditorías eficaces proveen orientación para las mejoras que se necesitan en las operaciones de administración del programa y fiscales ya existentes. Las auditorías completas y oportunas demuestran la responsabilidad del concesionario y promueven la confianza a largo plazo del público en el compromiso de Head Start con la integridad fiscal. El concesionario (o entidad que recibe la auditoría) es responsable por cerciorarse de que las auditorías de la Circular de la OMB A-133 sean realizadas y presentadas puntualmente. Véase Circular de la OMB A-133 §_.300(e).

Un auditor es un contador público o bien un organismo del gobierno federal estatal o local que hace auditorías que cumplen los estándares generales que se especifican en las normas gubernamentales (GAGAS, por sus siglas en inglés). El término "auditor" no incluye a los auditores internos de las organizaciones sin fines de lucro.⁴ Ver el Circular de la OMB A-133 §_.105.

Los factores que se deben considerar a la hora de evaluar propuestas para los servicios de auditoría incluyen el grado de respuesta a la petición para la propuesta, experiencia en el sector, disponibilidad del personal con cualificaciones profesionales y habilidades técnicas, resultados de las revisiones externas de la calidad y, el precio. Ver Circular de la OMB A-133 §_.305(d). El cuerpo directivo debe aprobar la selección del auditor financiero, excepto cuando este ha sido asignado conforme a la ley estatal o local. Véase la Ley de Head Start §642(c)(1)(E)(iv)(VII)(cc). Los auditores contratados para llevar a cabo auditorías deben ser capaces de cumplir todas las normas profesionales de auditorías que sean aplicables.⁵

La sección _.305(a) de la Circular de la OMB A-133 describe los procesos que se deben utilizar para contratar a un auditor. Los concesionarios deben seguir los procedimientos habituales para las adquisiciones, a la hora de seleccionar a un auditor. Tales procesos deben cumplir los requisitos aplicables de 45 CFR §74.44 ó de 92 CFR §92.36. Siempre que sea posible, los concesionarios deben hacer gestiones positivas para utilizar empresas pequeñas, las que sean propiedad de minorías y empresas a cargo de mujeres cuando busquen servicios de auditorías. A continuación se provee orientación para ayudar a los concesionarios a que el proceso de seleccionar a un auditor sea eficaz:

Paso 1: Planee con esmero. Tenga claro lo que hay que hacer y cuándo hacerlo. Cuando se planea contratar a un auditor externo se requiere tiempo y atención. Defina las expectativas para la auditoría, inclusive la entidad que tenga que recibirla, el alcance de la misma y la capacidad de abordar los requisitos de Head Start para las auditorías⁶, preferencia en experiencia con Head Start, cómo se evaluarán las propuestas, así como las expectativas para el plazo de tiempo. Considere consultar con los miembros del cuerpo directivo de la agencia que tengan la experiencia y pericia en administración fiscal o contabilidad para ayudar a contratar a un auditor.

Paso 2: Comunique los requisitos para la auditoría y solicite propuestas. Se requiere una competición libre y abierta cuando se soliciten los servicios de auditoría. Las expectativas que se desarrollen en la planificación debe ser comunicadas claramente en la solicitud para licitaciones y propuestas por parte de la agencia. Cerciórese de incluir el periodo a auditar, una declaración clara de que la auditoría resultante debe cumplir con los requisitos de Head Start⁷, y las expectativas mínimas, tales como la licencia adecuada, cumplimiento de normas de independencia, un registro de trabajo responsable, y el cumplimiento de los requisitos para su revisión por pares y la continuación de la educación profesional.

Paso 3: Evalúe las propuestas para seleccionar al auditor. Una vez que el periodo de la propuesta ha cerrado, es importante que se utilice un proceso uniforme para evaluar las propuestas. Este proceso debe proporcionar un marco sistemático para la selección de un auditor sobre la base de las necesidades y expectativas definidas en el proceso de planificación, y comunicadas en el proceso de adquisición. Después de que se cumplan unas normas mínimas, las propuestas deben ser evaluadas más a fondo para determinar la extensión de la comprensión de los requisitos de auditoría, un buen planteamiento técnico con plazos realistas, experiencia en el sector y cualificación de la organización de auditoría, y la suficiente experiencia y formación del personal clave que se ha asignado a la auditoría. Una vez que las propuestas han sido evaluadas, considere el precio para seleccionar la propuesta más ventajosa para la organización.

Paso 4: Las expectativas para los documentos. Un acuerdo por escrito entre el auditor y la agencia puede evitar problemas y aclarar cuestiones importantes, tales como plazos para el trabajo que se va a realizar, el costo final, las condiciones de pago, y cualquier otro servicio de apoyo que deba prestar el auditor, como la presentación de la auditoría al cuerpo directivo y el seguimiento de la notificación de las medidas que tomará el organismo para corregir las conclusiones. La solicitud por escrito de las propuestas de auditoría y la respuesta del auditor seleccionado deberán incorporarse en el acuerdo por escrito.

Paso 5: Garantice que se haga una auditoría completa y en el tiempo acordado. Una supervisión minuciosa del progreso de la auditoría asegura que la agencia reciba el tipo y la calidad de los servicios de auditoría acordados. Una auditoría crea una relación de trabajo entre la agencia y el auditor con el objetivo común de llevar a cabo una auditoría de alta calidad y en el tiempo acordado. Es importante vigilar los plazos, recibir informes periódicos sobre la marcha, y celebrar reuniones periódicas para discutir temas que necesitan ser resueltos. Reúnase con el auditor cuando se complete la auditoría para discutir el borrador del informe y asegurarse de que haya un entendimiento claro del informe y sus conclusiones.

CITAS: Ley de Head Start §642; 45 CFR Parte 74; 45 CFR Parte 92; Circular de la OMB A-133; Apéndice A; Circular de la OMB A-133 Suplemento sobre el cumplimiento.

Rogamos dirija cualquier pregunta sobre este Memorándum de Información a la Oficina Regional de la Oficina Nacional de Head Start.

/ Yvette Sanchez Fuentes /

Yvette Sanchez Fuentes
Directora
Oficina Nacional de Head Start

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¹ Los concesionarios que sean organizaciones comerciales (inclusive los hospitales con fines de lucro) deben revisar los requisitos para las auditorías en: 45 CFR §74.26(c)-(d).

² Los gobiernos estatales, locales y las organizaciones sin fines de lucro que gastan menos de $500,000 de las adjudicaciones federales en un año fiscal están exentos de los requisitos de auditoría federal para ese año, excepto como se dispone en la Circular de la OMB A-133 §_.215(a), pero los archivos deben estar disponibles para ser revisados o auditados por los funcionarios correspondientes de la agencia federal, la entidad de paso y la Government Accountability Office (GAO, por sus siglas en inglés). Véase la Circular de la OMB A-133 §_.200(d).

³ Aplicable solo cuando el concesionario gasta las adjudicaciones federales conforme a un solo programa federal (excluyendo R & D) y cumple las condiciones adicionales descritas en §_.200(c).

⁴ El auditor que prepara la propuesta de costos indirectos del concesionario o el plan de asignación de costos no puede realizar también la auditoría del concesionario, según la Circular de la OMB A-133, si los costos indirectos recuperados por el concesionario (o entidad que recibe la auditoría) durante el año anterior superaron 1 millón de dólares. Véase la Circular de la OMB A-133 §_.305(b).

⁵ Los estándares de contabilidad normalmente incluyen la Circular de la OMB A-133, la Circular de la OMB A-133 Suplemento del cumplimiento, los estándares de contabilidad aceptados generalmente por el gobierno (GAGAS) y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

⁶ Los requisitos específicos del programa Head Start se hallan en la Circular de la OMB A-133, Suplemento de cumplimiento, §93.600 de marzo de 2011.

⁷ Ibid.