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ACF
Administration for Children and Families
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U.S. DEPARTMENT
OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
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1. Núm. ACF-IM-HS-06-06 |
2. Fecha de emisión: 10/23/2006 |
| 3. Oficina originaria: Office of Head Start |
| 4. Protocolo de revisión del PRISM |
MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN
PARA:
Los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start
TEMA: Supervisión del PRISM para el Año Fiscal 2007
INFORMACIÓN:
En el Año Fiscal (AF) 2006,
Office of Head Start (OHS) centralizó todas las revisiones en
terreno del primer año y trienales. Este fue un paso
importante para mejorar y fortalecer el proceso de monitoreo o
supervisión, y tuvo como consecuencia muchos cambios que
impactaron a los concesionarios, al personal federal y a los
miembros de los equipos de revisión. OHS asumió el control de
todas las revisiones de primer año y trienales, inclusive el horario
de éstas, las asignaciones de los jefes del equipo federal (FTLs)
fuera de su región, el aumento de la supervisión y evaluación de los
examinadores, la implementación de un nuevo sistema de informes en
línea, la creación de una revisión de garantía de calidad para todos
los informes y la emisión de todos los informes trienales y de
primer año. Dos cambios que han impactado directamente a los
concesionarios fue la emisión de informes de supervisión que fueron
basados solo en los informes de excepción y una notificación de 30
días por adelantado
de sus fechas de revisión.
Aunque los cambios que tuvieron lugar debido a la
centralización de la supervisión de Head Start, ocasionaron algunas
interrupciones, los resultados finales, de tener mayor coherencia,
mejoraron considerablemente el proceso de supervisión haciéndola mas
transparente. En el AF 2007, sobre estos cimientos
sólidos de calidad, responsabilidad, coherencia y objetividad, OHS
implementará más mejoras que llevarán a la transparencia universal,
aumento de claridad, exactitud y asegurará coherencia en las
actividades anteriores a la planificación y en las revisiones en
terreno.
Mejoras para el AF 2007
En el
Año Fiscal 2007, OHS presenta un protocolo integrado para la
supervisión. Éste consta de una serie de preguntas acerca del
cumplimiento de las normas que cubren todas las áreas de servicio
del programa y sistemas de administración. Cada pregunta está
vinculada directamente con un reglamento; por lo tanto, cualquier
actividad de revisión, inclusive las entrevistas, observaciones o
revisión de documentos están relacionados con un requisito de
rendimiento, claramente definido. Exigir a los equipos
de revisión a que se adhieran a una serie uniforme y definida de
preguntas acerca del cumplimiento de los reglamentos aumenta el
enfoque, la eficiencia, la equidad y la extensión del alcance de la
revisión. Este protocolo integrado estará en línea en: http://www.headstartreviews.com
el 24 de octubre de 2006. OHS no planea diseminar por separado
copias impresas de este instrumento de revisión.
Comenzando en el AF 2007, los concesionarios tendrán
la oportunidad de informarnos, antes de tener lugar la revisión,
sobre quién sería la persona “adecuada” con quien discutir cada área
del protocolo. A menudo, los concesionarios han dicho que el
equipo no habló con la persona correcta que contestara a su
pregunta. OHS quiere tener la certeza que los concesionarios
tengan la oportunidad de asegurar que la información que se les
brinde provenga del personal que tenga mayor conocimiento sobre el
tema concreto que se discuta.
Otra mejora consiste de que los concesionarios no se
les exigirá que programen sus reuniones mensuales del Consejo de
Políticas y del consejo para que tengan lugar durante la revisión en
terreno. OHS reconoce que la expectativa anterior de que tales
reuniones se programen para coincidir con la semana de la revisión
era difícil, dado que la notificación para la revisión era con 30
días de antelación. Aunque ya no requerimos que se programen
reuniones formales del consejo y del Consejo de Políticas durante la
semana de la revisión, sí esperamos que los miembros de dichos
cuerpos estén libres para reunirse con el equipo de revisión durante
esa semana.
Según los comentarios de los concesionarios, OHS
pondrá más énfasis en la etapa de planificación anterior a la visita
en terreno. Esto requerirá conversaciones múltiples con el FTL
(jefe del equipo federal) y peticiones adicionales de los documentos
antes de la visita. Nuestra meta en el transcurso del AF 07 es
maximizar la eficiencia de las revisiones de supervisión
aprovechando al máximo la etapa de planificación preliminar.
Esperamos que ello causará que el equipo de revisión esté mejor
informado antes del comienzo del trabajo en terreno y permitirá que
haya más tiempo programado y dirigido a las entrevistas y
observaciones. Esto, a su vez, debería mejorar nuestro
entendimiento de cómo los programas entregan realmente sus servicios
a los niños a las familias. Reconocemos la necesidad de que se
reduzca el tiempo entre la conclusión de la revisión en terreno y la
emisión del informe al concesionario y haremos todo lo posible por
mejorar esto en el AF 07.
OHS continúa su compromiso en la comunicación
continua con los concesionarios y los comentarios por parte de
estos.
Si tuvieran alguna preocupación durante la
revisión, se les alienta a que notifiquen inmediatamente al FTL para
que se puedan resolver rápidamente. Si quisieran comunicarse
directamente con OHS, puede hacerlo a: OHShelp@acf.hhs.gov.
OHS programará cuatro seminarios en línea
(“webinar”) con antelación en cada trimestre para que los
concesionarios que estén recibiendo su revisión en dicho trimestre
tengan oportunidad de tener información por parte del OHS antes de
su fecha de revisión. Ustedes recibirán notificación de la
fecha exacta de dicho seminario “webinar” para su
programa.
Le rogamos que dirija cualquier pregunta acerca de
este asunto a su Oficina Regional
Atentamente,
Director
Office of Head
Start
