Procedimientos para Procesar Solicitudes de Adaptación Razonable de Solicitantes de Trabajo y Empleados con Discapacidades DOT

Me da mucho gusto anunciar la implementación de los Procedimientos del Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT) para el Procesamiento de Solicitudes de Adaptación Razonable por parte de los Solicitantes de Trabajo y Empleados con Discapacidades del DOT (Orden DOT 1011.1). La promulgación de esta orden es crucial para que el Departamento se convierta en un empleador modelo para personas con discapacidades.

Esto le permite al DOT cumplir con sus obligaciones bajo la Orden Ejecutiva 13164, lo que requiere que todas las agencias Federales desarrollen procedimientos escritos eficaces para el procesamiento de solicitudes de adaptación razonable. Además, le ayudará al Departamento a cumplir con los requisitos de adaptación razonable bajo la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973, según las enmiendas. Adicionalmente, esta orden facilitará la implementación de importantes iniciativas para aumentar las oportunidades laborales para personas con discapacidades en el Departamento.

Yo espero que los administradores y los empleados del Departamento cumplan enteramente con los requisitos de esta orden. La integración total de las personas con discapacidades a la fuerza de trabajo del DOT es una de mis máximas prioridades. La utilización de herramientas tales como los procedimientos del DOT para el procesamiento razonable de las solicitudes de adaptación ayudará al Departamento a lograr esta importante meta.

ÍNDICE

CAPÍTULO 1. GENERAL   1

CAPÍTULO 2. INICIACIÓN DE LA SOLICITUD DE ADAPTACIÓN RAZONABLE   5

CAPÍTULO 3. FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE EE.UU. AUTORIZADOS PARA MANEJAR LAS SOLICITUDES DE ADAPTACION RAZONABLE   6

CAPÍTULO 4. PROCESAMIENTO DE LAS ADAPTACIONES RAZONABLES   7

CAPÍTULO 5. PLAZOS PARA PROCESAR SOLICITUDES Y PROPORCIONAR ADAPTACIONES RAZONABLES   10

CAPÍTULO 6. INFOMRACIÓN MÉDICA   12

CAPÍTULO 7. DECISIONES DE LAS SOLICITUDES DE ADAPTACIÓN RAZONABLE   14

CAPÍTULO 8. RESOLUCIÓN DE DISPUTAS RELACIONADA CON UNA SOLICITUD DENEGADA DE ADAPTACIÓN RAZONABLE   15

CAPÍTULO 9. INFORMACIÓN Y ELABORACIÓN DE INFORMES   16

CAPÍTULO 10. INFOMRACIÓN ADICIONAL   17

CAPÍTULO 11. REFERENCIAS   17

CAPÍTULO 1. GENERAL

1-1. PROPÓSITO: Esta Orden implementa la Orden Ejecutiva 13164, que requiere que todas las agencias federales establezcan procedimientos escritos para procesar las solicitudes de adaptación razonable de sus empleados y solicitantes de trabajo con discapacidades. Además, ayuda al Departamento de Transporte de EE.UU. (el Departamento) a cumplir con su obligación de proporcionar adaptaciones razonables de conformidad con la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de1973, según las enmiendas. La Orden pretende proporcionar un marco de trabajo con el cual el Departamento procesará las solicitudes de adaptación razonable. Esta Orden no pretende incluir o volver a escribir todas las leyes y regulaciones, Órdenes Ejecutivas, directivas, enunciados de políticas o precedentes legales vinculantes vigentes que establecen los requisitos substanciales que rigen dichas solicitudes o que pueden afectar el procesamiento de dichas solicitudes, y que deberían implementarse de manera consistente con dichas autoridades. Consulte el Capítulo 11, más adelante.

1-2. ALCANCE: Los procedimientos escritos incluidos en esta orden aplican a todos los componentes organizacionales del Departamento y a todas las solicitudes de adaptación razonable que se hayan realizado por o en nombre de los empleados del DOT con discapacidades y los solicitantes e trabajo con discapacidades. Para los propósitos de esta Orden, el término “Administraciones Operativas” (OA) se refiere a las Administraciones Operativas del Departamento, la Oficina del Secretario (OST), la Oficina del Inspector General (OIG), la Oficina de Estadísticas de Transporte y el Centro de Servicios Administrativos de Transporte (TASC). El concepto de adaptación razonable abarca todos los aspectos laborales, que incluyen el reclutamiento, capacitación, asenso, traslado, asignaciones rotativas y asignaciones de desarrollo, así como los beneficios y privilegios laborales. Las Administraciones Operativas pueden complementar estos procedimientos con procedimientos escritos ajustados a sus necesidades específicas, siempre que dichos procedimientos sean consistentes con los requisitos y marco de trabajo establecidos en esta Orden.

1-3. DEFINICIONES: Esta Orden hace referencia a los términos legales que son cruciales para comprender las responsabilidades del Departamento. Las siguientes definiciones se toman de la Americans with Disabilities Act [Ley de estadounidenses con Discapacidades], Título I, Manual de Asistencia Técnica y de otros documentos con directrices de la Equal Employment Opportunity Commission [Comisión de Igualdad de Oportunidades Laborales] de Estados Unidos (EEOC). Éstas se proporcionan únicamente para la conveniencia del lector; deben consultarse los estatutos, regulaciones, Órdenes Ejecutivas, directivas, enunciados de políticas y precedentes legales vinculantes vigentes.

a. Persona con una discapacidad: Una persona que tiene un impedimento físico o mental que limita substancialmente una o más actividades cotidianas importantes; que tiene un registro de dicho impedimento; o que se considera que tiene dicho impedimento.

b. Impedimento físico o mental: Cualquier afección o trastorno psicológico, desfiguración cosmética o pérdida anatómica que afecte a uno o más de los siguientes sistemas corporales: neurológico; musculoesquelético; órganos que pertenecen a los cinco sentidos; cardiovascular; reproductor; digestivo; genitourinario; hematológico y linfático; dermatológico; o endocrino; o cualquier trastorno mental o psicológico, como el retraso mental, síndrome orgánico cerebral, afección mental o psicológica y problemas específicos del aprendizaje. 

c. Actividades cotidianas importantes: Funciones relacionadas con el cuidado personal, con la realización de tareas manuales, y con actividades como caminar, ver, oír, hablar, respirar, aprender y trabajar.

d. Adaptación razonable: Cualquier cambio en el entorno laboral o en la manera de hacer las cosas que implique la igualdad de oportunidades laborales para las personas con discapacidades.

Algunos ejemplos de adaptación razonable incluyen:

·        preparación de las instalaciones existentes de manera que estén accesibles y puedan utilizarlas los empleados y solicitantes de trabajo que tengan una discapacidad;

·        reestructuración del trabajo;

·        modificación de horarios laborales;

·        traslado a un puesto vacante;

·        adquisición o modificación del equipo o dispositivos;

·        ajuste o modificación de exámenes, materiales de capacitación o políticas;

·        provisión de lectores o intérpretes calificados.

e. Dificultad excesiva: Cualquier acción que requiera un esfuerzo o gasto significativo. Si una adaptación razonable en particular representa una dificultad excesiva, no es obligatorio que el Departamento realice una adaptación específica. La determinación de las dificultades excesivas siempre debe realizarse en base a cada caso en particular, ya que se deben considerar factores que incluyen la naturaleza y costo de la adaptación que se necesita y el impacto de la adaptación en las operaciones de la agencia. Es el Secretario o la persona que éste designe quien decidirá que no se proporcionará una adaptación, ya que hacerlo representaría una dificultad excesiva.

f. Persona calificada con una discapacidad: Una persona que tiene una discapacidad que (1) satisface las aptitudes, experiencia, educación y otros requisitos laborales relacionados con el puesto, y (2) puede realizar las funciones esenciales del puesto, con o sin adaptaciones razonables.

g. Funciones esenciales: Aquellas obligaciones laborales que son fundamentales para el puesto que la persona desempeña o desea desempeñar y que debe desempeñar para poder hacer su trabajo. Una función puede ser "esencial" si, entre otras cosas: el puesto existe específicamente para realizar esa función; si son pocos los empleados que podrían realizar la función; o si la función es especializada y la persona fue contratada en base a su habilidad para realizarla. La determinación de las funciones esenciales de un puesto se decide en base al caso en particular y refleja el desempeño real del trabajo. No es simplemente los componentes de una descripción genérica del puesto.

1-4. RESPONSABILIDADES:

a. La Oficina Departamentalde Derechos Civiles (DOCR). La DOCR proporcionará una directriz de la política y supervisará el cumplimiento de esta Orden. La DOCR y las oficinas de derechos civiles de cada OA brindarán asesoría profesional y servicios de consultoría a las OA sobre asuntos relacionados con la adaptación razonable.

b. Administraciones Operativas (OA). Cada OA debe establecer e implementar dentro de la organización políticas y procedimientos eficaces y razonables de adaptación, que sean consistentes con esta Orden, y deberá asegurarse de que los empleados y administradores estén conscientes de esta Orden y de todas las demás políticas y procedimientos vigentes y de que comprendan sus obligaciones con respecto a las mismas. Cada OA, a través de los encargados designados para tomar decisiones, tiene la responsabilidad final de aceptar, procesar y determinar si debe conceder o denegar las solicitudes de adaptaciones razonables de sus empleados y de las personas que están solicitando trabajo en esa OA. Dichas acciones deben realizarse en conformidad con el marco de trabajo establecido en esta Orden, que incluye plazos vigentes. Las OA son responsables de la capacitación de los administradores y supervisores para el reconocimiento de las solicitudes de adaptaciones razonables y para su manejo adecuado en conformidad con los procedimientos prescritos.

c. Oficinas de Recursos Humanos(RRHH). La Oficina Departamental de Administración de Recursos Humanos, así como las oficinas de RRHH dentro de cada OA, son responsables de proporcionar asesoría y orientación a los supervisores, administradores y empleados dentro de sus respectivas organizaciones en lo que respecta a solicitudes de adaptación razonable y temas relacionados, y de tratar, junto con los funcionarios que han sido seleccionados, si corresponde, las solicitudes de adaptación razonable relacionadas con las acciones de reclutamiento. A menos que los procedimientos vigentes de la OA indiquen lo contrario, la oficina de RRHH dentro de cada OA servirá de oficina encargada de la toma de decisiones relacionadas con las solicitudes de adaptación razonable de los solicitantes de trabajo con discapacidades. Las oficinas de RRHH también ayudarán a los encargados de la toma de decisiones a ubicar los puestos vacantes adecuados para los empleados que tienen discapacidades que han solicitado un traslado como una adaptación razonable.

d. Oficinas jurídicas. La Oficina del Abogado General del Departamento, así como las oficinas jurídicas de cada OA, son responsables de proporcionar asesoría y orientación a los supervisores, administradores y entidades (como el Disability Resource Center [Centro de Recursos para la Discapacidad]) dentro de sus respectivas organizaciones sobre los aspectos legales del proceso de adaptación, tales como la determinación de si una persona es o no es una persona calificada con una discapacidad, tal y como lo define la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación].

e. El Disability Resource Center (DRC). El DRC, bajo el patrocinio de la DOCR, a través del Departamento, sirve de recurso para ayudar a los supervisores, administradores, empleados y solicitantes de trabajo con los asuntos relacionados con las solicitudes de adaptación razonable. Los servicios del DRC incluyen proporcionar: información y recursos sobre los requisitos para las adaptaciones para el trabajo; asistencia en la realización de las evaluaciones de necesidades del trabajo; asesoría sobre la selección del equipo o la obtención de servicios necesarios para las adaptaciones, y asistencia para ubicar los recursos de capacitación. En muchos casos, EL DRC también proporciona financiamiento para adaptaciones razonables y costos relacionados, como es el caso de la capacitación. A pesar de que el personal del DRC proporcionará asistencia técnica en lo que respecta a las leyes vigentes del proceso de adaptación razonable, el DRC no brinda asesoría legal. La asesoría legal debe obtenerse a través de la Oficina del Abogado General del Departamento y/o la oficial jurídica de la OA correspondiente.

El DRC proporciona adaptaciones razonables que incluyen, pero no se limitan a tecnología asistencial, equipo de computación y mobiliario de oficina accesible, así como servicios de interpretación de lenguaje de señas. Adicionalmente, el DRC realiza los arreglos para la capacitación relacionada con las adaptaciones proporcionadas por el centro. Por ejemplo, un empleado que utiliza software de reconocimiento de voz que fue adquirido por el DRC necesitará recibir una extensa capacitación sobre cómo utilizar mejor este programa.

El DRC no proporciona financiamiento para las adaptaciones razonables que requieren la modificación de las instalaciones.

f. Administradores del Programa para Discapacidad. Los DPM brindan asesoría y asistencia a los supervisores, administradores y empleados para todo lo relacionado con la adaptación razonable y otros asuntos relacionados con la discapacidad; mantienen y presentan informes completos y oportunos, según se requiere, y facilitan la capacitación administrativa.

g. Supervisores/Encargados de la Toma de Decisiones. Los supervisores/encargados de la toma de decisiones son responsables de aceptar, procesar y determinar si se van a conceder o denegar las solicitudes de adaptación razonable a los empleados del DOT y los solicitantes de trabajo que tienen discapacidades, tal y como lo establece esta Orden. Por lo general, se asume que el encargado de la toma de decisiones es el supervisor directo de un empleado, a menos que la OA a donde pertenece el empleado haya designado a otra persona para que sea el encargado de la toma de decisiones, tal y como lo menciona el Capítulo 3, más adelante. Se presume que el administrador de RRHH en jefe a cargo de llenar una vacante es el encargado de la toma de decisiones para las solicitudes de adaptación realizadas por los solicitantes del trabajo, a menos que la OA haya designado a otra persona para que sea el encargado de la toma de decisiones. El supervisor/encargado de la toma de decisiones es responsable de llevar a cabo el proceso complete de adaptación razonable, tal y como lo establece el Capítulo 4, más adelante, con la ayuda de las oficinas, DPM y/o DRC correspondientes de RRHH, asesoría jurídica o derechos civiles.

h. Empleados/Solicitantes. Para ser elegible para una adaptación razonable, en general, una persona con una discapacidad debe estar calificada para realizar las funciones esenciales del puesto, con o sin la adaptación razonable, y la solicitud de adaptación no debe representar una dificultad excesiva para el Departamento. Un empleado con una discapacidad que necesita una adaptación razonable debe comunicar sus necesidades a su supervisor inmediato, a otro supervisor en la cadena de mando del empleado, al DPM correspondiente, al representante de la oficina de RRHH correspondiente o al DRC. Los solicitantes pueden dirigir sus solicitudes de adaptación durante el proceso de contratación a cualquier empleado del DOT con el que se haya comunicado el solicitante en conexión oficial con el proceso de solicitud. Se le puede requerir a una persona con una discapacidad que demuestre, a través de documentación medica u otra documentación, que él o ella tiene una discapacidad y la manera en que esta discapacidad afecta las funciones esenciales del trabajo, la habilidad para participar en el proceso de solicitud del trabajo o la habilidad para disfrutar de los beneficios y privilegios laborales.

1-5. DISTRIBUCIÓN: Todos los empleados actuales del DOT deben recibir una notificación de esta Orden y cualesquiera revisiones substanciales posteriores. Dicha notificación debe incluir información del lugar donde se pueden obtener las copias de la Orden. Todos los empleados nuevos del DOT recibirán un pequeño resumen escrito de esta Orden y de cualesquiera procedimientos relacionados que haya desarrolla la OA correspondiente, como parte del proceso de orientación para los nuevos empleados. Las copias completas de esta Orden se publicarán en los sitios de Intranet e Internet del DOT y estarán disponibles, contra solicitud, en el DRC y en todas las oficinas de RRHH y de derechos civiles. Las copias deberán estar disponibles en formatos alternativos contra solicitud.

CAPÍTULO 2. INICIACIÓN DE LA SOLICITUD DE ADAPTACIÓN RAZONABLE

2-1. INTRODUCCIÓN: Una solicitud de adaptación razonable es una declaración de que una persona necesita un ajuste o cambio en su trabajo, en el proceso de solicitud o en un beneficio o privilegio laboral debido a una razón relacionada con un impedimento físico o mental. No se requiere que la solicitud incluya palabras especiales, tales como “adaptación razonable”, “discapacidad” o “Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación]”.

2-2. INICIO DE UNA SOLICITUD: Un empleadoo solicitante de trabajo puede iniciar una solicitud de adaptación razonable por la vía oral o escrita. Para propósitos de esta Orden, la comunicación oral incluye la comunicación a través de un intérprete de lenguaje por señas, a través de la vía telefónica o a través de TTY (que incluye servicios de retransmisión); la comunicación escrita incluye la comunicación vía correo electrónico. Un empleado o solicitante de trabajo también puede solicitar una adaptación razonable a través de un familiar, profesional de la salud u otro representante designado.

2-3. LUGAR PARA DIRIGIR LAS SOLICITUDES: Para minimizar los retrasos, los empleados deben dirigir sus solicitudes de adaptaciones razonables al encargado de la toma de decisiones designado para procesar y tomar decisiones sobre las solicitudes de adaptación razonable en la OA del empleado, de conformidad con la Sección 3-2, que aparece más adelante, o al supervisor inmediato del empleado, si no se ha designado a un encargado de la toma de decisiones. Además del encargado de la toma de decisiones designado y del supervisor inmediato del empleado, las solicitudes pueden dirigirse a otro supervisor que forme parte de la cadena de mando del empleado, al DPM correspondiente, a un representante de la oficina de RRHH correspondiente, al DRC o a otro funcionario designado del DOT. Las solicitudes dirigidas a cualquier otra persona que no sea el encargado de la toma de decisiones designado o el supervisor directo del empleado deben dirigirse al encargado de la toma de decisiones para esa OA y, por lo tanto, pueden experimentar cierto retraso.

Los solicitantes pueden dirigir las solicitudes de adaptación durante el proceso de contratación a cualquier empleado del DOT con el que se haya comunicado el solicitante en conexión oficial con el proceso de solicitud. Si se hacen las solicitudes a empleados del DOT que no son parte del personal de RRHH que está manejando la vacante, la solicitud se enviará al encargado de la toma de decisiones designado.

2-4. MOMENTO PARA REALIZAR LAS SOLICITUDES: Una persona con una discapacidad puede solicitar una adaptación razonable cuando lo desee, incluso si no ha revelado previamente la existencia de una discapacidad.

2-5. POLÍTICA DE SOLICITUD ESCRITA: Para que el DOT mantenga registros precisos de las solicitudes, los empleados y solicitantes que buscan una adaptación razonable deben darle seguimiento a su solicitud verbal al confirmar dicha solicitud por escrito. A menos que se indique lo contrario, los empleados deben dirigir la confirmación escrita al encargado de la toma de decisiones, el supervisor inmediato del empleado o el DRC. El Especialista de RRHH que está a cargo de la vacante les indicará a los solicitantes a dónde dirigir la confirmación escrita. Las partes responsables de procesar las solicitudes no necesitan esperar la confirmación escrita para considerar una solicitud. Si una persona con una discapacidad requiere asistencia con el requisito de la solicitud escrita, el miembro del personal que recibe la solicitud le brindará asistencia o hará los arreglos para que reciba la misma. Si una adaptación razonable se requiere de forma recurrente (por ejemplo, intérpretes de lenguaje de señas), por lo general únicamente se requiere una solicitud escrita la primera vez que se solicitan los servicios.

2-6. LA SOLICITUD INICIA EL PROCESO: El proceso de adaptación razonable y todos los plazos establecidos en esta Orden inician al momento en que la persona apropiada recibe una solicitud de adaptación, según lo establece la Sección 2-3, anterior, ya sea por escrito o en forma verbal, y no debe retrasarse por el hecho de que la confirmación escrita esté pendiente. Las solicitudes orales deben considerarse recibidas en el momento en que se realizan. Las solicitudes escritas deben considerarse recibidas cuando la persona apropiada o la persona que ésta designe las reciba. Si se hace una solicitud a alguien que no sea la persona designada en la Sección 2-3, los plazos comienzan a correr en el momento en que la persona designada recibe la solicitud.

CAPÍTULO 3. FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE EE.UU. AUTORIZADOS PARA MANEJAR LAS SOLICITUDES DE ADAPTACION RAZONABLE

3-1. ENCARGADOS DE LA TOMA DE DECISIONES: A la persona responsable de tomar la decisión para una solicitud de adaptación razonable se le denomina “encargado de la toma de decisiones”. Las decisiones de las solicitudes de adaptación razonable siempre se tomarán en la OA donde trabaja el empleado solicitante, por la persona o personas que el jefe de esa OA designó. Por lo general, las decisiones deben tomarse en el nivel organizacional más bajo posible dentro de la OA. Si la OA no ha designado a un encargado de la toma de decisiones, esta labor la hará el supervisor inmediato del empleado o el supervisor con más bajo nivel organizacional de la cadena de mando del empleado, que tenga la autoridad para autorizar una adaptación. Las decisiones de las adaptaciones razonables para los solicitantes de trabajo debe tomarlas la persona o personas que el jefe de esa OA designó. Si la OA no ha designado a un encargado de la toma de decisiones, el Administrador de RRHH en jefe a cargo de la vacante será el encargado de la toma de decisiones.

3-2. RESPONSABILIDAD PARA DESIGNAR SUPLENTES: Cuando un encargado de la toma de decisiones no puede hacerse cargo de las solicitudes de adaptación razonable dentro de los plazos vigentes, entonces debe asegurarse de que se designe a un suplente apropiado para hacerse cargo de las solicitudes de adaptación en su ausencia. Los plazos establecidos no se suspenderán debido a la falta de disponibilidad del encargado principal de la toma de decisiones.

3-3. REMISIÓN DE LAS SOLICITUDES INICIALES: Para asegurarse de que las solicitudes se procesen oportunamente, cualquier persona que reciba una solicitud de adaptación razonable, incluyendo a las personas designadas para recibir solicitudes de acuerdo con la Sección 2-3, anterior, deberán remitir la solicitud al encargado de la toma de decisiones apropiado tan pronto como sea posible, pero generalmente dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la fecha de recepción de la solicitud. Se deben hacer los esfuerzos necesarios para impedir que exista algún retraso durante esta parte del proceso. El DRC, los DPM y las oficinas de RRHH de la OA ayudarán a identificar al encargado de la toma de decisiones que corresponde.

3-4. CONSIDERACIÓN DE LAS OBLIGACIONES DE RELACIONES LABORALES: Si el empleado que solicita la adaptación está asignado a un grupo de negociación representado por un sindicato, el encargado de la toma de decisiones debe comunicarse con la oficina de relaciones laborales de dicho empleado para determinar si existe alguna obligación de relaciones laborales que deba cumplirse.

CAPÍTULO 4. PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES DE ADAPTACIÓN

4-1. GENERAL: El proceso de adaptación razonable debe ser un proceso interactivo y de cooperación que involucra a la persona que solicita la adaptación, a la persona responsable de tomar las decisiones de las adaptaciones y a otro personal apropiado. Las decisiones para las solicitudes de adaptación deben hacerse en base a cada caso en particular, y no deben basarse en los estereotipos de varias discapacidades.

4-2. RESPONSABILIDAD DE LAS DECISIONES: Cada OA, a través de sus encargados de la toma de decisiones designados, es responsable de aceptar, procesar y determinar si se van a conceder o rechazar las solicitudes de adaptación razonable de sus empleados y de los solicitantes de trabajos en dicha OA. El Secretario de Transporte, o la persona que éste designe, deberá aprobar cualquier decisión que deniega una adaptación cuando la base de la negativa es una dificultad excesiva. Consulte la Sección 7-2, a continuación.

Los encargados de la toma de decisiones son finalmente responsables de todos los aspectos del proceso de adaptación. Esto incluye, pero no se limita a determinar y documentar que el empleado solicitante o solicitante de trabajo es una persona calificada con una discapacidad, identificar y documentar las funciones esenciales del trabajo de esa persona, determinar si la adaptación razonable es necesaria para que el empleado solicitante realice las funciones esenciales del trabajo o disfrute beneficios y privilegios laborales equitativos, identificar, ubicar y adquirir las adaptaciones adecuadas, hacer los arreglos en las instalaciones, capacitar, dar el seguimiento necesario, solicitar y mantener la documentación necesaria y cumplir con todos los requisitos de la elaboración de informes.

Debido a la importancia de estas determinaciones y al hecho de que una decisión correcta puede requerir la aplicación de conceptos legales complejos, se les recomienda a todos los encargados de la toma de decisiones que consulten a sus respectiva oficinas de RRHH, jurídicas y de derechos civiles, DPM y/o DRC, para asegurarse de que el proceso utilizado y las decisiones tomadas cumplan con esta Orden y con todos los estatutos, regulaciones, documentos con directrices y derecho consuetudinario vigentes.

4-3. SERVICIOS DISPONIBLES EN EL DISABILITY RESOURCE CENTER: Para ayudar a las OA con la obligación de proporcionar adaptaciones razonables a los empleados y solicitantes de trabajo con discapacidades y para asegurar resultados equitativos en todo el Departamento, se estableció el Disability Resource Center [Centro de Recursos para la Discapacidad], con el patrocinio de la Oficina Departamental de Derechos Civiles.

El DRC proporcionará la siguiente información y/o servicios contra solicitud: información y recursos sobre los requisitos para las adaptaciones para el trabajo; asistencia en la realización de las evaluaciones de necesidades del trabajo; asesoría sobre la selección del equipo o la obtención de servicios necesarios para las adaptaciones, y asistencia para ubicar recursos de capacitación. En muchos casos, el DRC también proporciona financiamiento para adaptaciones razonables y costos relacionados. Consulte la Sección 4-4, a continuación.

Aunque el personal del DRC proporcionará asistencia técnica sobre las leyes que aplican al proceso de adaptación razonable, el DRC no proporciona asesoría jurídica. La asesoría jurídica debe obtenerse a través de la Oficina del Abogado General del Departamento y/o la oficina jurídica de la OA correspondiente. Además, aunque el DRC puede brindar asesoría y/o recomendaciones, la responsabilidad final de las decisiones de las solicitudes de adaptaciones pertenece a la OA correspondiente.

4-4. PROCESAMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE ADAPTACIÓN CON LA ASISTENCIA DEL DRC: Un encargado de la toma de decisiones puede solicitar que el DRC brinde asistencia o realice de manera independiente algunos o todos los aspectos del proceso de adaptación en su nombre. En dichos casos, el DRC se mantendrá en contacto constante con el encargado de la toma de decisiones, así como con otras oficinas apropiadas. Sin embargo, sin importar hasta qué grado esté involucrado el DRC en el proceso de adaptación, el encargado de la toma de decisiones todavía será responsable de todas las determinaciones y decisiones finales. Si el encargado de la toma de decisiones no está de acuerdo con alguna recomendación del DRC, tomará su propia determinación.

En la mayoría de los casos relacionados con productos y/o servicios, el DRC adquirirá la adaptación y, de ser necesario, financiará la capacitación relacionada con dicha adaptación y se hará cargo de otros costos relacionados. Sin embargo, el DRC únicamente puede financiar adaptaciones que cumplan con todos los requisitos legales vigentes y, por lo tanto, se debe concurrir con el resultado del proceso de adaptación cuando se solicite el financiamiento del DRC. Si el encargado de la toma de decisiones decide conceder una solicitud cuando el DRC recomienda que ésta debe denegarse, o si el encargado de la toma de decisiones aprueba adaptaciones adicionales a las que el DRC considera que se requieren según la ley vigente, el pago de tales adaptaciones y de todos los costos relacionados correrán por cuenta de la OA. Por lo tanto, se recomienda que las OA involucren al DRC en el proceso de adaptación lo antes posible, al inicio del mismo.

El DRC no proporciona financiamiento para (1) adaptaciones razonables que requieren modificaciones de edificios o instalaciones, y (2) el suministro de servicios o equipo generalmente necesario para proporcionar o mejorar el acceso a los programas y/o actividades del Departamento, en lugar de proporcionar adaptaciones razonables a empleados o solicitantes de trabajo (por ejemplo, uso público de TTY).

4-5. NOTIFICACIONES REQUERIDAS: Al momento de recibir una solicitud de adaptación razonable, ya sea de manera directa o a través de un tercero, el encargado de la toma de decisiones debe ponerse en contacto con la parte solicitante tan pronto como le sea posible, pero generalmente dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la fecha en que recibe la solicitud, para informarle a la parte solicitante que es el encargado de la toma de decisiones, para explicar la manera en que se manejará la solicitud y para comenzar el proceso interactivo descrito en la Sección 4-6 que aparece a continuación. Se harán todos los esfuerzos necesarios para impedir cualquier retraso durante esta parte del proceso. El encargado de la toma de decisiones puede consultarle al DRC en cualquier momento de la duración del proceso. Sin embargo, si el encargado de la toma de decisiones anticipa que se le solicitará al DRC que proporcione equipo y/o servicios y que de alguna otra manera participe de manera significativa en el proceso de adaptación, se debe informar al DRC lo antes posible, preferiblemente dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha en que se recibió la solicitud.

Si el DRC recibe una solicitud directamente de un empleado, solicitante de trabajo o representante designado del DOT, el DRC, después de contactar a la parte solicitante, le notificará al encargado de la toma de decisiones correspondiente (o al supervisor del empleado, si no se sabe quién es el encargado de la toma de decisiones) que se ha recibido una solicitud de adaptación. Tan pronto como sea posible, pero sin que pasen más de dos (2) días hábiles a partir de la fecha en que se recibió la solicitud, el DRC deberá enviar una copia de la solicitud al encargado de la toma de decisiones (o al supervisor del empleado, si corresponde). El encargado de la toma de decisiones decidirá qué tanta asistencia desea recibir del DRC y, tan pronto como sea posible, después de haber tomado esa determinación, pero sin que pasen dos (2) días hábiles a partir de la fecha en que reciba la solicitud del DRC, deberá informarle a la parte solicitante que es el encargado de la toma de decisiones, explicarle cómo se manejará la solicitud e iniciar el proceso interactivo.

4-6. DISCUSIÓN DE LA SOLICTUD: La persona que solicita la adaptación y el encargado de la toma decisiones (y el supervisor de la parte solicitante, si éste no es el encargado de la toma de decisiones) deben participar en un proceso interactivo para determinar si se requiere alguna adaptación. Se les recomienda a los encargados de la toma de decisiones que incluyan en este proceso a los representantes de las oficinas correspondientes de RRHH, jurídica y de derechos civiles y/o al DRC. El proceso interactivo debe incluir una discusión de todos los asuntos pertinentes, incluyendo pero no limitándose a si el empleado que solicita una adaptación razonable es una persona calificada con una discapacidad, la identificación de las funciones esenciales del trabajo del empleado y si es necesaria una adaptación que permita que un empleado calificado realice las funciones esenciales de su trabajo, y de ser así, qué adaptación o adaptaciones son las apropiadas y no presentan una dificultad excesiva. La meta de este proceso es garantizar que todas las partes comprendan la manera en que se procesará la solicitud, para garantizar que exista una oportunidad para intercambiar toda la información pertinente y para proporcionarle a la parte solicitante una oportunidad para proponer y discutir las adaptaciones potenciales.

4-7. SOLICITUDES DE TERCEROS: Cuando un tercero realiza una solicitud de adaptación en nombre de un solicitante o empleado, de ser posible, el encargado de la toma de decisiones deberá confirmar la solicitud con el solicitante o empleado antes de proceder. Cuando existan circunstancias (como una hospitalización debido a una enfermedad grave) que impidan que se confirme la solicitud, el encargado de la toma de decisiones debe comenzar a procesar la solicitud del tercero antes de obtener dicha confirmación. Sin embargo, tan pronto como sea razonablemente posible y antes de la propia entrega de una adaptación, el encargado de la toma de decisiones deberá obtener la confirmación del empleado o solicitante de trabajo de que sí desea una adaptación razonable. En general, cuando se trata de solicitudes de terceros, los encargados de la toma de decisiones deben asegurarse de que no se violen los derechos de privacidad de los empleados y solicitantes de trabajo del DOT. Consulte la Sección 6-4, a continuación.

4-8. TRASLADO: Cuando se responde a una solicitud de traslado, aplican las siguientes consideraciones:

a. Por lo general, el traslado debe considerarse como un último recurso. Éste se considerará únicamente cuando un empleado no pueda realizar las funciones esenciales de su puesto actual y no sea posible hacer ninguna adaptación a ese puesto, o si la única adaptación eficaz le representaría una dificultad excesiva al Departamento. El traslado no está disponible como adaptación para los solicitantes de trabajo. Éste no puede requerirse cuando el Departamento puede demostrar que le representaría una dificultad excesiva realizarlo. Como sucede con otras formas de adaptación razonable, un empleado tiene derecho a una adaptación razonable, que puede o no ser la adaptación de su elección. En el caso de múltiples vacantes, aunque nada impide que el Departamento ofrezca varias oportunidades de traslado, el Departamento únicamente está obligado a ofrecer una oportunidad de traslado como una forma de adaptación. Un empleado debe poseer las calificaciones necesarias para el nuevo puesto, con o sin una adaptación razonable.

b. Al considerar si existen puestos disponibles para el traslado, el encargado de la toma de decisiones deberá trabajar tanto con el empleado como con el personal en la oficina de RRHH correspondiente para identificar todos los puestos vacantes dentro de la OA del empleado para los que éste esté calificado, con o sin una adaptación razonable. Para este propósito, el término “puestos vacantes” deberá incluir los puestos que estén vacantes actualmente y los puestos que la OA tenga la intención de llenar, así como los puestos que el encargado de la toma de decisiones o RRHH sepan que van a estar vacantes en los próximos sesenta (60) días calendario.

c. La búsqueda inicial debe enfocarse en los puestos que están dentro de la OA actual del empleado y que sean equivalentes al trabajo actual del empleado en lo que respecta a salario, grado, potencial de asenso, estatus, beneficios, ubicación geográfica y otros factores pertinentes. Si se encuentra un puesto equivalente, se le debe ofrecer tal puesto al empleado, pero no se le puede requerir que compita para tal puesto.

d. Si no existe ningún puesto vacante de nivel equivalente (o ningún puesto que vaya a estar vacante en el futuro próximo) dentro de la misma área de desplazamiento del puesto actual del empleado, el encargado de la toma de decisiones debe consultarle esto al empleado para determinar si éste está dispuesto a aceptar el puesto vacante que está fuera de su área de desplazamiento actual. De ser así, la búsqueda deberá expandirse a otras regiones geográficas donde la OA del empleado pueda tener puestos vacantes. En general, como sucede con otros traslados no requeridos por la administración, no se requiere que el Departamento pague los gastos de reubicación.

e. Si fracasa la búsqueda de un puesto equivalente dentro de la OA del empleado y éste no está dispuesto a considerar un puesto equivalente fuera de su área de desplazamiento local (o no se puede localizar un puesto como ese), el encargado de la toma de decisiones deberá consultar con el empleado para determinar si éste está dispuesto a aceptar un puesto en otras partes del Departamento. De ser así, la búsqueda deberá expandirse para buscar un puesto equivalente dentro de todo el Departamento, a menos que hacerlo representara una dificultad excesiva, en cuyo caso la búsqueda deberá expandirse en la medida de lo posible sin que esto represente una dificultad excesiva. Los jefes del Human Resources Council [Consejo de Recursos Humanos] (Consejo de RRH) y Civil Rights Directors Leadership Council [Consejo de Liderazgo de los Directores de Derechos Humanos] (Consejo de CR) del Departamento nombrarán a un comité especial que desarrollará los procedimientos recomendados para realizar búsquedas de puestos y traslados en todo el Departamento. El comité debe estar establecido y en funciones dentro de los siguientes treinta (30) días a partir de la fecha de esta orden. El comité entregará los procedimientos de búsqueda en todo el Departamento al Consejo de RRHH y al Consejo de CR dentro de los siguientes treinta (30) días a partir de la fecha en que inició dicho trabajo. Dichos procedimientos deberán permitir que la OA pueda brindar oportunidades más amplias de traslado (por ejemplo, que los gastos de reubicación corran por cuenta de la OA) pero que no brinde oportunidades de traslado que sean menos amplias.

f. Si fracasa la búsqueda expandida de un puesto equivalente, la OA debe considerar un puesto vacante de nivel inferior al puesto para el que está calificada la persona. Antes de asignar un puesto de nivel inferior (no equivalente) al empleado, el encargado de la toma de decisiones debe consultarle al empleado para determinar qué factores son los que éste considera más importantes.

CAPÍTULO 5. PLAZOS PARA PROCESAR SOLICITUDES Y PROPORCIONAR ADAPTACIONES RAZONABLES

5-1. PLAZO PARA PROCESAR SOLICITUDES: Las solicitudes de adaptaciones deben procesarse, y las adaptaciones, si corresponde, proporcionarse, dentro de un plazo tan corto como sea razonablemente posible. El plazo necesario para procesar una solicitud variará dependiendo de la naturaleza de la adaptación solicitada, la necesidad de apoyar la información y otros factores. Sin embargo, en ausencia de la necesidad de apoyo de la información médica y/o la existencia de otras circunstancias atenuantes, una solicitud de adaptación razonable debe procesarse y la adaptación, al ser otorgada, debe proporcionarse dentro de los veinticinco (25) días hábiles posteriores a las fecha de recepción de la solicitud por parte del encargado de la toma de decisiones o de la parte designada para recibir dichas solicitudes en la Sección 2-3, anterior. Cada parte que participa en el procesamiento de una solicitud deberá documentar el tiempo utilizado para completar cada paso del proceso.

5-2. AGILIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO: Las circunstancias pueden garantizar la agilización de la toma de decisiones en ciertos casos. Los ejemplos de las situaciones que requieren que las adaptaciones razonables se proporcionen dentro de un plazo más corto incluyen:

a. Solicitantes de Trabajo. En base al cronograma para recibir solicitudes, realizar entrevistas, tomar pruebas y tomar decisiones de contratación, puede existir la necesidad de agilizar una solicitud de adaptación razonable para asegurarse de que un solicitante con una discapacidad tenga la misma oportunidad de solicitar un empleo. La oficina de RRHH correspondiente, el funcionario que realiza la selección y/o el DRC deben tomar una determinación rápidamente y, si corresponde, proporcionar una adaptación razonable.

b. Empleados. En base a la naturaleza de la solicitud, un empleado puede requerir una adaptación razonable para una actividad relacionada con el trabajo que ocurrirá dentro de un corto período de tiempo. Por ejemplo, un empleado puede necesitar un intérprete de lenguaje de señas para una reunión programada dentro de cinco (5) días. (Sin embargo, los empleados deben avisar tantas veces como sea posible cuando se trata de una actividad que ocurre regularmente). Adicionalmente, la solicitud de adaptación de un empleado puede incluir tanto artículos fáciles de obtener como adaptaciones más complejas. Por ejemplo, un empleado con destrezas limitadas puede necesitar algo tan sencillo como un ratón de seguimiento y al mismo tiempo necesitar también adaptaciones complejas de informática, tales como un software de reconocimiento de voz. Las adaptaciones fáciles de obtener que son necesarias para mejorar la productividad y eficacia del empleado deben proporcionársele al empleado tan pronto como sea razonablemente posible, y no deben retrasarse por estar pendiente la realización de la solicitud.

5-3. DOCUMENTACIÓN MÉDICA Y CIRCUNSTANCIAS ATENUANTES: Si las circunstancias impiden que un encargado de la toma de decisiones tome una decisión o implemente la adaptación dentro del plazo requerido, el tiempo completo de procesamiento puede ampliarse. El tiempo de procesamiento puede extenderse únicamente cuando es estrictamente necesario debido a circunstancias que no están bajo el control del encargado de la toma de decisiones. Los siguientes son ejemplos de circunstancias atenuantes:

a. Existe una solicitud inicial o de seguimiento para información médica que está pendiente.

b. La compra del equipo puede demorarse más tiempo debido a los requisitos bajo la Regulación de Adquisiciones Federales.

c. El pedido del equipo debe estar atrasado o existen otros retrasos relacionados con el proveedor que no están bajo el control del Departamento.

d. Es necesario que el empleado que tiene una discapacidad intente trabajar con el equipo antes de comprarlo, para asegurarse que éste sea efectivo.

e. La necesidad de que el Secretario o la persona que éste designe apruebe un reclamo de dificultad excesiva hecho por el encargado de la toma de decisiones.

5-4. NOTIFICACIÓN A LA PERSONA DE QUE HABRÁ UN RETRASO EN LA SOLICITUD DE PROCESAMIENTO: Cuando existen circunstancias atenuantes, el encargado de la toma de decisiones debe notificar por escrito a la persona la razón del retraso y la fecha aproximada en que se espera una decisión o la provisión de la adaptación razonable. Los desarrollos adicionales también deben comunicarse inmediatamente por escrito a la persona.

5-5. MEDIDAS TEMPORALES: Si existe un retraso para proporcionar una adaptación razonable, el encargado de la toma de decisiones debe considerar si se pueden tomar medidas temporales para ayudar al empleado. Cualquier adaptación ofrecida de manera temporal debe presentarse por escrito al empleado y debe indicar claramente la naturaleza temporal de la solución y la fecha de implementación anticipada de la adaptación permanente.

CAPÍTULO 6. INFORMACIÓN MÉDICA

6-1. SOLICITUD DE INFORMACIÓN/DOCUMENTACIÓN: Si un empleado o solicitante solicita una adaptación razonable, el encargado de la toma de decisiones tiene derecho a obtener suficiente información/documentación para determinar si la persona tiene una discapacidad, tal y como se define en la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] y si requiere una adaptación razonable. Cuando la discapacidad y/o la necesidad de la adaptación no son obvias y no se conocen, el encargado de la toma de decisiones puede requerir que la persona que está solicitando la adaptación proporcione información/documentación razonable sobre el impedimento funcional en cuestión y la adaptación solicitada. Cuando sea apropiado, la información médica y la documentación también puede requerirlas el DRC.

Si la información médica presentada no es suficiente, el encargado de la toma de decisiones puede solicitar información/documentación complementaria. Cuando solicitan información adicional, se recomienda que los encargados de la toma de decisiones expliquen a la parte solicitante la razón por la que la documentación no es suficiente y que indiquen cuál es la información adicional que necesitan. No presentar correctamente la información/documentación puede resultar en la denegación de la solicitud de adaptación razonable.

6-2. TIPOS ESPECÍFICOS DE INFORMACIÓN/DOCUMENTACIÓN MÉDICA: Cuando las condiciones descritas en la Sección 6-1 anterior existen, el encargado de la toma de decisiones o el DRC puede solicitar información/documentación como la siguiente, que es pertinente para la decisión de la adaptación razonable:

a. la naturaleza, gravedad y duración del impedimento;

b. una o más actividades cuya realización limita el impedimento;

c. la medida o grado en que el impedimento limita una actividad;

d. la razón por la que una persona requiere una adaptación razonable o la adaptación razonable específica solicitada, y/o

e. la manera en que la adaptación razonable ayudará a la persona a solicitar un trabajo, a realizar las funciones esenciales de un trabajo o a disfrutar de un beneficio laboral.

El encargado de la toma de decisiones puede obtener información relacionada con la naturaleza y magnitud de la discapacidad de la persona y las limitaciones funcionales que esto implica directamente para la persona. De manera alternativa, el encargado de la toma de decisiones puede requerir que la información/documentación provenga de un profesional apropiado, tal como un médico, un consejero vocacional, un terapeuta físico u otra persona con experiencia reconocida con respecto a la condición de la persona. Cuando corresponda, el encargado de la toma de decisiones debe proporcionar al profesional la información que describe la naturaleza del trabajo, las funciones esenciales que debe realizar la persona y otra información pertinente. Una OA puede solicitar que la información médica la revise un experto en medicina seleccionado por la OA, que debe cubrir los gastos correspondientes.

6-3. DOCUMENTACIÓN MÉDICA INCOMPLETA: Si una persona no le proporciona al encargado de la toma de decisiones información/documentación suficiente para determinar que un empleado o solicitante tiene una discapacidad que requiere una adaptación razonable, y el encargado de la toma de decisiones ha explicado que la misma no está completa, ha identificado la información/documentación necesaria, le ha dado la oportunidad a la persona de proporcionar la información/documentación identificada y ha puesto sobre aviso a la persona de que no proporcionar la documentación identificada puede ocasionar la denegación de la solicitud de adaptación, entonces el encargado de la toma de decisiones puede denegar la solicitud de adaptación.

Alternativamente, el encargado de la toma de decisiones puede pedirle a la persona que firme una liberación de responsabilidad médica que le permita al encargado de la toma de decisiones presentar una lista de preguntas específicas que aborden dicha insuficiencia al médico o profesional del cuidado de la salud de la persona y/o que permitan que el encargado de la toma de decisiones o el médico o profesional del cuidado de la salud seleccionado por el Departamento se ponga en contacto y haga consultas. El encargado de la toma de decisiones también puede ofrecer, y en ciertas circunstancias requerir que la persona tenga la oportunidad de someterse a un examen independiente practicado por un profesional del cuidado de la salud seleccionado por la OA. En esta opción, la OA es responsable de pagar por el examen.

6-4. CONFIDENCIALIDAD Y DIVULGACIÓN: La ley requiere que la información/documentación médica relacionada con el proceso de adaptación razonable se mantenga confidencial. Para estos propósitos, confidencialidad significa que esta información/documentación debe mantenerse en carpetas separadas y lejos de los archivos personales de una persona. En general, las personas que tienen derecho y acceso a dicha información/documentación para tomar una decisión de adaptación (que incluyen al personal apropiado de RRHH, jurídico, de Derechos Civiles, a los Administradores del Disability Program [Programa de Discapacidad], al personal del DRC y al personal médico) no deben divulgarla, con las siguientes excepciones:

a. La información sobre adaptaciones necesarias y/o restricciones para el trabajo puede divulgarse a los supervisores o administradores que necesitan conocerla;

b. La información sobre tratamiento de emergencias que podría requerirse puede divulgarse al personal de primeros auxilios y de seguridad;

c. La información de investigación puede divulgarse a los funcionarios gubernamentales que realizan actividades de cumplimiento bajo la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación];

d. Bajo circunstancias limitadas, se puede divulgar información a las oficinas encargadas de la compensación del trabajador o a las compañías aseguradoras, Consulte 29 C.F.R. Parte 1630 Apéndice Secciones 1630.14(b), 1630.16(f);

e. El personal de RRHH, DRC, derechos civiles y otro personal relacionado con los asuntos de igualdad de oportunidades laborales pueden recibir información para actualizar los registros y para evaluar e informar sobre la manera en que el DOT procesa las solicitudes de adaptación razonable, y

f. Se puede requerir información sobre asistencia necesaria durante una evacuación de emergencia y proporcionarse al personal de seguridad.

Cualesquiera divulgaciones que se hagan de manera apropiada también pueden incluir información sobre los requisitos de confidencialidad que corresponden a la información.

6-5. CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS: Durante el período de tiempo en que la solicitud de adaptación razonable esté pendiente, y para las solicitudes que han sido denegadas, durante el período de tiempo de reconsideración establecido en el Capítulo 8, anterior, el encargado de la toma de decisiones deberá conservar todos los registros relacionados con la determinación de la adaptación razonable, incluyendo los registros médicos obtenidos de acuerdo con este Capítulo. Después de que una determinación haya sido aceptada sin oposición o de que una determinación que haya sido impugnada obtenga una resolución, los registros deben enviarse a la oficina designada por la OA correspondiente para conservar dichos registros, los cuales deben permanecer separados y aparte de los expedientes personales de la persona. Estos registros deben mantenerse durante el tiempo que la persona permanezca trabajando en el Departamento.

6-6. OTRAS FUENTES PERTINENTES:

Todas las acciones tomadas de conformidad con el Capítulo 6 deberán ser consistentes con los estándares contenidos en las siguientes fuentes, según corresponda.

a. EEOC Enforcement Guidance:  Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the Americans with Disabilities Act, que se incluye en 8 FEPManual (BNA) 405:  7191 (1995) o http://www.eeoc.gov

b. EEOC Enforcement Guidance:  Disability-Related Inquiries and Medical Examinations of Employees under the Americans with Disabilities Act, que se incluye en 8 FEPManual (BNA) 405:  7701 (2000) o http://www.eeoc.gov

c. 5 U.S.C. Secciones 3301, 3302; y 5 C.F.R. Parte 339 (Oficina de Determinaciones de Calificación Médica de la Administración de Personal)

d. Privacy Act [Ley de Privacidad] de 1974, 5 U.S.C. Sección 552a, y 49 C.F.R. Parte 10

CAPÍTULO 7. DECISIONES DE LAS SOLICITUDES DE ADAPTACIÓN RAZONABLE

7-1. CONCESIÓN DE UNA SOLICITUD DE ADAPTACIÓN RAZONABLE: La determinación que establece que se concederá una adaptación razonable debe comunicarse a la persona, por escrito, tan pronto como sea factible. Si no existen circunstancias atenuantes, el encargado de la toma de decisiones deberá informar su decisión a la parte solicitante dentro de veinticinco (25) días hábiles. Dicha notificación debe incluir el plazo para proporcionar la adaptación razonable.

7-2. DENEGACIÓN DE UNA SOLICITUD DE ADAPTACIÓN RAZONABLE: Cuando un encargado de la toma de decisiones deniega una solicitud de adaptación razonable, la decisión debe: (1) darse por escrito, y (2) especificar las razones de la denegación de la solicitud. Si no existen circunstancias atenuantes, el encargado de la toma de decisiones deberá comunicar su decisión a la parte solicitante dentro de veinticinco (25) días hábiles. Las razones de la denegación de una solicitud de adaptación razonable pueden incluir, pero no limitarse a lo siguiente:

a. El empleado o solicitante no cumple con la definición de persona calificada con una discapacidad de conformidad con la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación].

b. La documentación médica no es la adecuada para establecer que la persona tiene una discapacidad y/o necesita una adaptación razonable.

c. La adaptación razonable no sería eficaz.

d. La adaptación razonable requeriría la remoción de una función esencial del trabajo.

e. La adaptación razonable solicitada requeriría la reducción de un estándar de desempeño o producción.

f. La adaptación solicitada violaría los términos y condiciones de un acuerdo colectivo de trabajo.

g. La adaptación solicitada representaría una dificultad excesiva para el Departamento. Antes de llegar a esta determinación, el encargado de la toma de decisiones debe haber explorado si existen otras adaptaciones eficaces que no representarían una dificultad excesiva. Al hacer una determinación de dificultad excesiva, el encargado de la toma de decisiones deberá consultarle a la oficina correspondiente de Derechos Civiles, Recursos Humanos, presupuesto y jurídica. El Secretario de Transporte o la persona que éste designe debe aprobar todas las decisiones que indican que una adaptación representaría una dificultad excesiva[i].

7-3. NOTIFICACIÓN DE DERECHOS DE APELACIÓN: La notificación de denegación por escrito también debe informar a la parte solicitante que tiene el derecho de presentar una queja de EEO y también tiene derecho a los procedimientos administrativos y de agravio del sindicato. La notificación por escrito también debe explicar los procedimientos del Departamento para la resolución informal de disputas.

CAPÍTULO 8. RESOLUCIÓN DE DISPUTAS RELACIONADA CON UNA SOLICITUD DENEGADA DE ADAPTACIÓN RAZONABLE

8-1. GENERAL: Las OA deberán intentar resolver las disputas que surgen como consecuencia de la denegación de una solicitud de adaptación razonable en el nivel más bajo posible. Se reconoce que algunas disputas se intensificarán hasta llegar a foros jurídicos y administrativos formales; sin embargo, la utilización de la Resolución Alternativa de Disputas (ADR) u otros mecanismos apropiados tiene el potencial de resolver muchas de estas disputas. Por lo tanto, se les recomienda a los supervisores y empleados del DOT que resuelvan sus desacuerdos y disputas sobre asuntos de adaptación razonable de manera informal, siempre que sea posible.

8-2. PROCEDIMIENTOS DE RESOLUCIÓN FORMAL DE ISPUTAS: Las políticas de los componentes del DOT deben identificar los mecanismos de resolución de disputas a utilizar cuando no es posible utilizar la resolución informal de disputas de adaptación razonable. Esto no requiere el desarrollo de nuevos procedimientos.

CAPÍTULO 9. INFORMACIÓN Y ELABORACIÓN DE INFORMES

9-1. GENERAL: Para propósitos de elaboración de informes y para evaluar la eficacia del Departamento para responder a las solicitudes de adaptación razonable, cada OA y el DRC deberán recopilar y compilar la información establecida en la Sección 9-3, a continuación. La DOCR, con la ayuda del DRC, puede proporcionar orientación adicional con respecto al contenido de la información recolectada y a la metodología de la recopilación de datos y elaboración de informes.

9-2. ELABORACIÓN DE INFORMES: Todos los encargados de la toma de decisiones deberán enviar la información requerida al DPM correspondiente (a menos que la OA correspondiente haya designado a otra oficina para conservar dicha información) dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la fecha de la decisión. El DRC deberá conservar los registros de todas las solicitudes que están bajo su responsabilidad directa. Los DPM y el DRC deberán conservar todos los registros que deben permanecer conservados de conformidad con este Capítulo en un formato acumulado capaz de transmitirse a terceros de manera electrónica. Dichos registros deberán conservarse durante un mínimo de tres (3) años. Si la DOCR requiere dichos registros para propósitos de elaboración de informes o evaluación, la información acumulada se transmitirá a la DOCR contra solicitud.

9-3. DATOS DE ADAPACIÓN RAZONABLE: Los datos conservados por las OA, DPM y DRC incluirán lo siguiente:

a. la cantidad de adaptaciones razonables, por tipo, que se hayan solicitado en el proceso de solicitud, y si dichas solicitudes se han concedido o denegado;

b. los trabajos (serie profesional, nivel escolar y componente de la Agencia) para los que se han solicitado las adaptaciones razonables;

c. los tipos de adaptaciones razonables que se han solicitada para cada uno de esos trabajos;

d. la cantidad de adaptaciones razonables aprobadas, por tipo, para cada trabajo, y la cantidad de adaptaciones denegadas, por tipo;

e. la cantidad e solicitudes de adaptaciones razonables, por tipo, que se relacionan con los beneficios o privilegios laborales, y si dichas solicitudes se han concedido o denegado;

f. las razones por las que se han denegado las solicitudes de adaptación razonable;

g. la cantidad de tiempo que demoró el procesamiento de cada solicitud de adaptación razonable, y

h. las fuentes de asistencia técnica que se han consultado para intentar identificar posibles adaptaciones razonables.

9-4. INFORMACIÓN ENVIADA A LA EEOC: En conformidad con la Orden Ejecutiva 13164, toda Agencia y componente que adopte procedimientos de adaptación razonable, debe enviar dichos procedimientos a la EEOC. Las Agencias y componentes también deben enviar cualesquiera modificaciones realizadas a los procedimientos de adaptación razonable en el momento que las adopten. Antes de su transmisión a la EEOC, cualquier OA que esté planificando desarrollar procedimientos para complementar esta Orden deberá trabajar en estrecha comunicación con la DOCR en lo que respecta al desarrollo de dichos documentos y/o cualesquiera modificaciones posteriores.

CAPÍTULO 10. INFORMACIÓN ADICIONAL

Cualquier persona que esté interesada en recibir información adicional sobre estos procedimientos puede ponerse en contacto con:

U.S. Department of Transportation
Disability Resource Center
Disability Policy Analyst
400 Seventh Street, SW
Room 2110, SVC-104
Washington, DC 20590

Además, los empleados y solicitantes de trabajo del DOT pueden:

Ponerse en contacto con el Disability Resource Center [Centro de Recursos para la Discapacidad] para obtener información sobre los servicios de adaptación para cualquier empleado o solicitante del DOT, al 202-493-0625, TTY 202-366-5273, correo electrónico drc@tasc.dot.gov, o puede visitar el sitio Web del DRC en http://www.drc.dot.gov.

Ponerse en contacto con la Departmental Office of Civil Rights [Oficina Departamental de Derechos Civiles] (DOCR) al (202) 366-4648 o consultar la página de la DOCR en el sitio Web del Departamento, en http://www.dot.gov/ost/docr/.

CAPÍTULO 11. REFERENCIAS

Estatutos

• 29 U.S.C. Sección 701, et seq.: Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973, según las enmiendas (que proporciona la adaptación razonable y que prohíbe la discriminación en base a discapacidades en contra de los empleados federales y los solicitantes de empleos federales)
• 29 U.S.C. Sección 791(g): Enmiendas de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1992 (que incorporan los estándares laborales del título I de la Americans with Disabilities Act [Ley de estadounidenses con Discapacidades] (ADA) a la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación])

Regulaciones

• 29 C.F.R. Parte 1630 (EEOC: Regulaciones para implementar las disposiciones de la igualdad de oportunidades laborales de la ADA)
• 29 C.F.R. Parte 1614 (EEOC: Igualdad de Oportunidades Laborales para el Sector Federal)
• 29 C.F.R. Parte 1614.203 (EEOC: EEO – Discapacidad para el Sector Federal)
• 5 C.F.R. Parte 339.301, et seq. (OPM: Determinaciones de Calificación Médica)

Órdenes Ejecutivas

• Orden Ejecutiva 13164, “Establecimiento de Procedimientos para Facilitar la Provisión de Adaptación Razonable” (26 de julio de 2000)
• Orden Ejecutiva 13163, “Incremento de Oportunidades para Personas con Discapacidades a ser Contratados por el Sector Federal” (26 de julio de 2000)

Directriz de la Política y Cumplimiento

• EEOC Policy Guidance on Executive Order 13164:  Establishing Procedures to Facilitate the Provision of Reasonable Accommodation(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• Questions and Answers:  Policy Guidance on Executive Order 13164(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• EEOC Enforcement Guidance:  Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the Americans with Disabilities Act(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• EEOC Enforcement Guidance on Disability-Related Inquiries and Medical Examinations of Employees Under the Americans with Disabilities Act(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• Questions and Answers:  Enforcement Guidance on Disability-Related Inquiries and Medical Examinations of Employees Under the Americans with Disabilities Act(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• EEOC Instructions for Field Offices Analyzing ADA Charges After Supreme Court Decisions Addressing “Disability” and “Qualified”(que se encuentra en www.eeoc.gov)
• Para el Secretario de Transporte: Jeremy S. Wu Director, Departmental Office of Civil Rights

[i]Para varias administraciones operativas o partes del Departamento, aplican las disposiciones normativas especiales. Consulte 49 U.S.C. Sección 106(f) (2002)

 (Administración Federal de Aviación); 5 U.S.C. Apéndice 8G (g)(2) (2002) (Oficina del Inspector General); 49 U.S.C. Secciones 114(m)(1), 44935 (2002) (Administración de Seguridad para el Transporte).