Los empleadores deben analizar la documentación que los empleados presentan para completar la Sección 2 del Formulario I-9. Los empleadores no deben ser especialistas en documentación. Deben aceptar los documentos que aparenten ser razonablemente genuinos y que se refieran a la persona que los presenta. No obstante, si un empleado nuevo proporciona un documento que no aparenta ser razonablemente genuino, el empleador debe rechazar el documento y solicitar otros documentos que cumplan con los requisitos del Formulario I-9. La regla que corresponde para determinar si un documento es genuino es considerar si una persona sensata notaría que el documento es fraudulento.
If an employee
Employer should
Tips
Proporciona documentación que aparenta ser razonablemente genuina, se refiere al empleado y está incluida en la Lista de documentos aceptables
Aceptar la documentación.
HELP
Proporciona un documento que no aparenta ser razonablemente genuino, no se refiere al empleado ni está incluido en la Lista de documentos aceptables.
Rechazar el documento y solicitar otros documentos que cumplan con los requisitos del Formulario I-9.
Los empleadores sólo deben rechazar documentos que no aparenten ser razonablemente genuinos, que no se refieran al empleado o que se incluyan en la Lista de documentos aceptables.
Escribe más de un apellido en la Sección 1, pero presenta un documento de la Lista de documentos aceptables que sólo tiene uno de esos apellidos.
Preguntar al empleado la razón de la diferencia en los apellidos. Si el documento aparenta ser razonablemente genuino o se refiere a dicha persona, entonces se puede aceptar.
Se debe adjuntar una nota breve al Formulario I-9 en la que se explique la discrepancia.
Presenta un documento de la Lista de documentos aceptables en el que su nombre está escrito con una leve diferencia en comparación con el nombre que escribió en la Sección 1.
Preguntar al empleado la razón de la diferencia en la ortografía. Si el documento aparenta ser razonablemente genuino o se refiere a dicha persona, entonces se puede aceptar.
Se debe solicitar a los empleados que usen su nombre legal completo en la Sección 1. Se debe solicitar al empleado que realice una de las siguientes acciones: corregir el Formulario I-9 y colocar las iniciales en el cambio, proporcionar un documento diferente con el nombre escrito de manera correcta o proporcionar al empleador un documento corregido.
Proporciona un documento en el cual el nombre del empleado difiere de manera significativa o total del nombre que proporcionó en la Sección 1.
Solicitar al empleado la razón del cambio en el nombre.
Si el empleado establece que el nombre de la Sección 1 es su nombre legal y el empleador concuerda en que el documento aparenta referirse razonablemente al empleado, entonces el empleador puede aceptar el documento.
Se debe adjuntar una nota breve al Formulario I-9 en la que se explique la discrepancia.
Si el empleado proporciona de manera voluntaria una prueba del cambio de nombre, el empleador puede conservar una copia de esta prueba con la nota breve.
Proporciona un documento que no aparenta ser razonablemente genuino o que no se refiere a dicha persona, o bien no puede presentar otros documentos para cumplir con los requisitos del Formulario I-9.
El empleador puede cancelar la contratación.
HELP
Los empleadores que están asociados al Programa IMAGE reciben capacitación y educación del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) acerca de los procedimientos de contratación adecuados, la detección de documentos fraudulentos y las leyes antidiscriminatorias. Los empleadores también pueden visitar el sitio web de la Oficina del Consejero Especial para obtener más información acerca de las leyes antidiscriminatorias y la verificación de empleo.
