Miner: Saludos, soy Janet Miner, Directora Interina de la Oficina de Protección de Información del IRS.
Somos responsables de asegurar la protección de la Información de los Impuestos Federales o FTI, por sus siglas en inglés, como nosotros lo llamaremos, que el IRS le provee a las agencias locales, estatales y federales.
Mientras que el IRS tiene un papel de supervisión para proteger la FTI, nuestros socios que reciben la información tienen el papel más importante.
Cada una de las más de 300 agencias que reciben FTI de parte del IRS tiene que establecer controles de seguridad efectivos en sus procesos, procedimientos y sistemas para asegurar que la información se proteja apropiadamente desde el momento en que las agencias logran acceso hasta que la FTI se destruye o se devuelve al IRS.
Usted y yo, su agencia y el IRS estamos trabajando juntos.
Tenemos que tener éxito en nuestros esfuerzos para salvaguardar la seguridad de la FTI.
Ninguno de nosotros puede permitir las consecuencias que resultan de la divulgación no autorizada de Información de los Impuestos Federales.
El público estadounidense espera dos cosas de nosotros: Primero, que trabajemos en colaboración de manera proactiva para ser lo más eficaz posible y segundo, que si intercambiamos la información financiera de ellos, que aseguremos que su información personal no se comparta inapropiadamente con otras personas.
Un buen programa de conocimiento sobre la seguridad es el método más eficaz y menos costoso que las agencias pueden utilizar para proteger la información.
Parte del programa de conocimiento sobre la seguridad involucra protocolos, tal como limitar el acceso a la FTI o llevar a cabo inspecciones internas para asegurar que las políticas y procedimientos de las agencias se implementen apropiadamente.
Otra parte fundamental de un programa eficaz para el conocimiento sobre la seguridad es la concienciación de parte de los empleados. Los empleados de agencias locales, estatales o federales que tienen acceso a Información de los Impuestos Federales tienen que certificar que ellos entienden la política y los procedimientos de seguridad de la agencia para salvaguardar la información del IRS.
Además, se les requiere a estos empleados mantener su autorización para acceder la Información de los Impuestos Federales a través de un proceso anual de recertificación.
Este video está diseñado para ayudar a las agencias locales, estatales y federales a adiestrar a sus empleados.
Éste abarcará las restricciones generales sobre la divulgación y las multas que corresponden, aún después de que termine el empleo con la agencia.
Además, por varios minutos, el video se enfocará en situaciones o asuntos únicos por cada clase de agencia: cumplimiento estatal de pensión de hijos menores, servicios sociales estatal, y agencias estatales y federales de administración tributaria.
Espero que esta información le sea de ayuda. Para la mayoría de ustedes, esto es un simple curso de actualización sobre la concienciación sobre la divulgación, mientras que para otros, este video le abrirá la puerta a estos conceptos.
Antes de comenzar de lleno en nuestra explicación sobre la concienciación de la divulgación para empleados, permítame agradecerle por todo lo que hace para proteger la confidencialidad de la Información de los Impuestos Federales. Se lo agradezco.
Webb: Saludos, soy Steve Webb. Seré el moderador para esta presentación.
Yo soy un Especialista para el Cumplimiento de la Divulgación, lo cual significa que llevo a cabo verificaciones de protección en las agencias federales, estatales y locales que reciben Información de los Impuestos Federales, para asegurar que las agencias cumplen con sus requisitos de protección de información.
Junto a mí se encuentra el panel de hoy, el cual comprende de tres otros Especialistas para el Cumplimiento de la Divulgación: Barbara Graham, John Sims y Joyce Williams.
En el día de hoy, queremos hablar sobre varios conceptos clave que se utilizan para proteger la confidencialidad de la Información de los Impuestos Federales.
Bien, vamos a comenzar. John, ¿puede decirnos qué es Información de los Impuestos Federales?
Sims: Por supuesto, Steve. Esa es una buena pregunta.
Realmente, esto comprende de dos clases separadas de información.
Es la declaración de impuestos, la cual generalmente es una declaración de impuestos o una declaración informativa que ha sido presentada por un contribuyente, además de todo anexo, documento adjunto o enmienda a éste.
Además, también involucra la información sobre la declaración, la cual realmente es una categoría mucho más amplia.
Ésta involucra cualquier información que el IRS recopila y que el IRS utilizará para determinar la responsabilidad tributaria o la posible responsabilidad tributaria de una persona.
Webb: ¿Cómo un Formulario 1099?
Sims: Ese es una de las cosas.
Algunas de las otras cosas tienen que ver con la identidad del contribuyente, por ejemplo, su número de seguro social o número de identificación del empleador.
Además, podría ser cualquier clase de información de su cuenta, incluyendo hasta si se presentó una declaración o si no se presentó.
Webb: Barbara, nuestro título dice que sólo somos Especialistas para el Cumplimiento de la Divulgación. ¿Qué significa divulgación?
Graham: Steve, la divulgación es dar a conocer la declaración de impuestos federales o la información de la declaración de impuestos federales a cualquier persona.
Webb: Existe una publicación que el IRS emite: la Publicación 1075, disponible en inglés. ¿Puede decirnos un poco sobre ella y su importancia en los trabajos que nosotros hacemos?
Graham: La Publicación 1075 es uno de los bienes que una agencia puede tener en su posesión.
Ésta detalla todas las políticas y las normas para salvaguardar la Información de los Impuestos Federales dentro de esa agencia.
Webb: John, para poder divulgar registros sobre los impuestos federales, primero éstos tienen que ser accedidos. ¿Bajo cuáles circunstancias se puede acceder la Información de los Impuestos Federales?
Sims: El punto principal a conocer es que el acceso tiene que ser basado en que hay una necesidad de saber esa información.
Webb: Bien.
Sims: Así es que, usted necesita tener una razón debido al trabajo que está desempeñando para su agencia para así poder acceder la Información de los Impuestos Federales.
Y buenas prácticas para proteger información requieren, más o menos, que el acceso a la Información de los Impuestos Federales se limite a uno o pocos empleados.
No es necesario que aquellos empleados sean los únicos quienes la puedan ver, pero cualquier otra persona a quien se le provee el acceso como parte de las tareas de su trabajo no se le deberá proveer más información de la que necesitan para llevar a cabo esas tareas.
Webb: Sólo lo que necesitan saber para poder llevar a cabo su trabajo particular.
Sims: Sí, eso es precisamente.
Webb: Muy bien. Barbara, ¿qué nos puede decir sobre el almacenamiento seguro?
Graham: El almacenamiento seguro es uno de los componentes clave para asegurar la Información de los Impuestos Federales.
Al cumplir los estándares mínimos de protección, lo cual significa que hay dos barreras que protegen toda la Información de los Impuestos Federales dentro de la agencia, usted asegurará que la información está segura, tal como lo requiere la Publicación 1075.
Webb: Bien, así es que dos barreras es la clave para el almacenamiento seguro.
Graham: Eso es correcto.
Webb: Junto con el almacenamiento seguro también tenemos el mantenimiento estándar de registros. ¿Puede proveer más información sobre eso?
Graham: Por supuesto.
El mantenimiento estándar de registros es un componente clave para proteger la Información de los Impuestos Federales.
Una agencia siempre deberá registrar la Información de los Impuestos Federales desde el momento en el que que se recibe hasta que se destruye esa información.
Webb: Y todo lo que está entre medio.
Graham: Y todo lo que está entre medio.
Webb: Bien. Joyce, finalmente, ahora le haré una pregunta.
¿Puede decirnos un poco sobre las inspecciones internas? ¿Qué son, quién deberá llevarlas a cabo y por qué necesitamos llevarlas a cabo?
Williams: Sí, Steve. Bueno, las inspecciones internas son inspecciones que la agencia lleva a cabo.
Éstas se deben realizar por una función que no sea la función que se utilizó para la declaración de impuestos federales.
Estas le proveen a las agencias un aviso sobre lo que está ocurriendo en su programa.
Webb: ¿Con cuánta frecuencia se deben realizar?
Williams: Éstas se deben realizar cada tres años para las oficinas locales y cada 18 meses para un centro informático y las oficinas principales.
Webb: Bien. En algún momento, una agencia determina que ya no necesita la información.
Ellos han hecho todo lo que se necesitó hacer con esta información. Ahora, ¿qué pasa con esta información?
Williams: Bien, bueno, una agencia nunca deberá conservar Información de los Impuestos Federales mientras no se necesite o cuando no se utilice, así es que, uno de los métodos más populares para destruir papel es triturándolo.
Nosotros recomendamos que usted use una trituradora de papel que triture a una medida de 5/16 de una pulgada o menos.
Además, aunque a veces sea raro pensar en esto, usted deberá triturar perpendicularmente a la línea de corte de la trituradora.
Webb: ¿Por qué?
Williams: De esta manera, logra que el resultado no se pueda divulgar ni leer.
Usted se sorprendería de cuántas personas no trituran de esa manera; y de hecho, usted puede aún leer la información en el papel luego de que ha sido triturado.
Webb: Bien.
Williams: Otro punto es, tenemos métodos que no son aceptables, tal como triturar el papel a mano.
A veces las personas creen que pueden triturar el papel a mano más pequeño que la trituradora de papel: que eso es aceptable.
No, no lo es. Así es que, no se acepta triturar el papel a mano.
El reciclaje sólo se puede hacer una vez se tritura el papel; y luego, no lo puede usar ni colocar en los vertederos.
Webb: John, usted se refirió y habló sobre sobre lo que es la Información de los Impuestos Federales.
Si un empleado realiza un acceso autorizado, haciendo lo que debe hacer con esa información, entonces hablamos sobre la necesidad y el uso.
¿Nos puede dar más detalles sobre lo que es la necesidad y el uso? ¿De qué se trata?
Sims: Cuando las agencias le piden información al IRS, éstas describen cuál es su necesidad para obtener la información y cuál es la intención con ella.
Y por lo tanto, cuando los empleados de una agencia realizan el acceso... el acceso autorizado, ellos tienen una necesidad para esa información y la usan para el propósito particular y autorizado para esa agencia.
Sin embargo, si ellos realizan el acceso y la utilizan para otra cosa que no sea la necesidad y el uso especificado por la agencia, o si esa es su intención, entonces la agencia necesita regresar donde nosotros y realizar una nueva solicitud que indique esa necesidad y uso.
Esto es muy necesario para que el acceso no autorizado y la necesidad y el uso no autorizado no ocurran.
Ya que si eso ocurre, entonces la agencia podría perder el acceso a la información; y se le podría imponer multas o sanciones civiles o penales debido al acceso no autorizado de esa información.
Webb: Usted acabó de mencionar multas o sanciones.
Sims: Sí.
Webb: ¿Puede darme más detalles? ¿Acaso esto es algo que va a provocar que me regañen ligeramente o acaso es algo más serio?
Sims: Realmente, es bastante serio.
Existen dos multas penales relacionadas con el acceso no autorizado y/o la divulgación no autorizada de Información de los Impuestos Federales.
La más severa es la divulgación no autorizada; esto significa que usted le provee esta información a una persona que no tiene derecho a recibirla.
Esa multa en particular es cinco años en prisión o una sanción de $5,000, o ambas, más el costo de procesar el caso en contra de usted.
La multa por el acceso no autorizado es un año en prisión o una sanción de $1,000, o ambas, y nuevamente más el costo de procesar el caso en contra de usted por esta ofensa.
Usted podría ser culpable de ambas ofensas y podría llevarse un caso en contra de usted por ambas ofensas.
Además de esto, hay una multa civil o la posibilidad de una petición de parte del contribuyente que se afectó por tal divulgación o acceso no autorizado.
Y lo que eso quiere decir es que el contribuyente puede demandar; y en el caso de un empleado estatal, el empleado es responsable personalmente, aparte de la agencia.
La cantidad mínima que un contribuyente puede recibir es $1,000 por cada divulgación o acceso no autorizado.
Sin embargo, si ese contribuyente puede demostrar que él o ella tuvo daños mayores de $1,000, él o ella puede recibir eso además de indemnización por daños y perjuicios si la divulgación o el acceso no autorizado fue debido a una negligencia grave.
Webb: Y esto viene de los mismos empleados de la agencia.
Sims: Eso es correcto. Y de hecho, el contribuyente quien demanda también puede recuperar sus costos por presentar la demanda.
Webb: Bueno. ¿Puede mencionar rápidamente las secciones del código que se relacionan con aquellas multas?
Sims: Por supuesto. La sección relacionada con la divulgación no autorizada es la sección 7213.
La sección relacionada con el acceso no autorizado es la sección 7213, letra "A". La sección relacionada con la multa civil es la sección 7431.
Todas estas secciones se describen en el Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) junto con la sección 6103 del IRC, la cual establece la prohibición general sobre la divulgación.
Webb: Y a mi entender, todas las secciones también se incluyen como anexos en la Publicación 1075.
Sims: Eso es correcto.
Webb: Muy bien. Y Joyce, siguiendo con esa línea de pensamiento, algunas personas podrían estar viendo esto por primera vez; su primer encuentro con la concienciación para empleados que tratan con Información de los Impuestos Federales.
¿Con cuánta frecuencia deberán recordarles sobre las consecuencias de proteger la Información de los Impuestos Federales?
Williams: Bueno, siempre deberá haber recordatorios para recordarle a usted sobre la divulgación no autorizada.
Usted puede usar tablones para anuncios. Puede usar folletos en la oficina.
Además, nosotros requerimos que al menos una vez al año usted recertifique que entiende las multas que se relacionan con la divulgación y la inspección no autorizada de una declaración de impuestos federales.
Al recordarle a usted constantemente que esto es un recordatorio anual, esto permanecerá con los empleados por más tiempo que sólo haciéndolo una vez.
Webb: Y usted, como empleado del IRS no tiene que pasar por este proceso.
Williams: O sí, nosotros tenemos que pasar por este proceso.
Webb: ¿Aún usted tiene que tratar con esto?
Williams: Nosotros tampoco estamos exentos de eso.
Nosotros firmamos una certificación anual y nos adiestramos, justo como esperamos que nuestros clientes hagan lo mismo.
Así es que, nadie se sale con la suya –de hacerlo sólo una vez.
Webb: Muy bien. Barbara, según mi experiencia, sé que una de las cosas difíciles con las que me encuentro es lo que conocemos como la combinación de información.
¿Puede darnos más detalles sobre qué es eso?
¿Es correcto hacer eso? ¿Qué se tiene que hacer cuando esto ocurre?
Esta clase de asuntos relacionados con la combinación de información.
Graham: La combinación de información es una práctica aceptada.
Una vez que una agencia ha combinado su información con Información de los Impuestos Federales, ahora cumple con la definición y los requisitos de la combinación de Información de los Impuestos Federales, y como tal, se le requiere a la agencia que asegure que la información esté asegurada y documentada como tal, al incluir la información en un cartapacio e identificarlo como que es Información de los Impuestos Federales, junto con la información real que se encuentra dentro de ese cartapacio.
Webb: ¿Acaso se necesita un lenguage particular para identificarlo o simplemente tiene que decir, “aquí hay FTI"?
Graham: Lo qué le recomendamos a las agencias es que utilicen la limitación de divulgación que se encuentra en nuestra etiqueta 129a, la cual indica a todos los que podrían tener acceso a ese archivo cuáles son las provisiones para las multas y cuáles son los requisitos para proteger esa Información de los Impuestos Federales.
Webb: Y esas son las multas que John mencionó hace un momento.
Graham: Eso es correcto.
Webb: Muy bien. Gracias. Los empleados de las agencias tienen una obligación de proteger la información.
¿Cuáles son los puntos particulares que los empleados pueden hacer para ayudar a asegurar que ellos protegen la Información de los Impuestos Federales adecuadamente?
Graham: Una de las mejores cosas que los empleados pueden hacer personalmente es asegurar que ellos tienen una política en práctica de escritorio recogido, asegurándose de que su escritorio esté cerrado con llave si hay Información de los Impuestos Federales en éste; y sus gabinetes que podrían estar localizados fuera de su espacio de trabajo.
Además, asegure que aunque sólo irá a un lugar cerca a buscar un refresco, que asegura su computadora para que nadie pueda tener acceso a ninguna Información de los Impuestos Federales que aún pueda permanecer en el sistema.
La agencia en sí también podría querer asegurar que exista una política de cierre cada noche, en la cual todos los escritorios estén recogidos y que todos los lugares en donde haya Información de los Impuestos Federales se aseguren.
Webb: Bien. Eso hace sentido. John, en estos días, con la electrónica, todo está cambiando.
La mayoría de la Información de los Impuestos Federales que el Servicio de Impuestos Internos comparte con agencias estatales se hace de manera electrónica.
¿Qué nos puede decir sobre la seguridad en las computadoras y qué deben conocer las agencias acerca de eso?
Sims: Bien. Esa es una excelente pregunta.
Usted está en lo correcto.
La seguridad en las computadoras, o los estándares para la seguridad en las computadoras, los cuales aparecen en la Publicación 1075, es uno de los puntos que ha sido modificado recientemente; son los estándares por los cuales se espera que las agencias implementen para así proteger adecuadamente la Información de los Impuestos Federales.
Los cambios se basan en la Publicación especial 830 y la Publicación especial 853, ambas disponibles en inglés, del National Institute of Standards and Technology (Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, o NIST, por sus siglas en inglés).
Y básicamente, lo que ellos hicieron fue que revisaron y seleccionaron varios controles que aseguraran la integridad de la Información de los Impuestos Federales.
El IRS desarrolló algunas Matrices para la Evaluación de la Protección de la Seguridad de Informática, o SCSEMS, por sus siglas en inglés.
Éstas están disponibles en el sitio web irs.gov, en inglés. La palabra clave para la búsqueda en el sitio web es "safeguards" (protección).
Si usted visita a esa página, encontrará de una a varias tecnologías aplicables que las agencias podrían llevar a cabo para almacenar, transmitir o tramitar Información de los Impuestos Federales.
Las agencias pueden utilizar estas tecnologías como herramientas para verificar si las agencias están cumpliendo con los estándares que nosotros esperamos.
Esto es especialmente importante si la agencia realiza actualizaciones o mejoras al software o si hace cualquier acción de esa índole, ya que a menudo eso cambiará la configuración del sistema dentro de su tecnología, así es que, usted querrá asegurarse que la configuración esté correcta.
Webb: Y nuevamente, estas referencias que usted hizo al NIST se incluyen en la Publicación 1075. ¿Es cierto?
Sims: Eso está correcto, sí.
Webb: Muy bien. John, continuando con el tema de la tecnología. Diferentes agencias utilizan tecnologías diferentes para comunicarse; las cuales podrían incluir el uso de Información de los Impuestos Federales.
¿Qué deberán conocer las agencias sobre estas diferentes técnicas de comunicación y qué pueden hacer y qué no pueden hacer con la Información de los Impuestos Federales?
Sims: Y nuevamente, esa es una excelente pregunta. Las tecnologías de comunicación que se utilizan hoy día, siendo el correo electrónico un ejemplo primordial, usualmente no son los métodos más seguros de comunicación. A menos que el mensaje se cifre, el correo electrónico no es un método seguro de transmitir Información de los Impuestos Federales.
Webb: Bien.
Sims: Y cuando digo eso, quiero decir que si usted incluye Información de los Impuestos Federales en el cuerpo de un correo electrónico y ese correo no está cifrado, entonces puede ser leído por cualquier persona que intercepte ese correo electrónico o a quien se le haya enviado el mensaje por error.
Webb: Bien.
Sims: Así es que, si las agencias deciden que necesitan utilizar el correo electrónico para transmitir Información de los Impuestos Federales, entonces ellos tienen que hacer varias cosas.
Uno, ellos necesitan asegurarse que ellos incluyen la Información de los Impuestos Federales en un documento adjunto y tienen que cifrar el documento adjunto.
Luego, ellos pueden adjuntar eso al correo electrónico; y si acaso el correo electrónico termina en las manos de una persona incorrecta, ellos no podrán leer la Información de los Impuestos Federales, ni más nadie, si acaso el mensaje se intercepta, a menos de que ellos tengan la habilidad de descifrar el archivo.
Webb: Bien.
Sims: Cierto, nunca se debe incluir Información de los Impuestos Federales en la línea de sujeto de un correo electrónico, ya que aún en los mensajes cifrados, esa línea no se cifra, y por lo tanto puede ser leída por cualquier persona que pueda acceder la circulación de ese correo electrónico.
Webb: Así es que, usted no querrá incluir el nombre de un contribuyente o cliente en la línea de sujeto.
Sims: Por supuesto.
Webb: Bien, bien.
Sims: Uno de los otros métodos para comunicar información hoy día es a través del fax. Nuevamente, la mayoría de las líneas de transmisión para la comunicación por fax no están cifradas; así es que, nuevamente, si una agencia determina que necesita utilizar transmisiones a través del fax para transmitir Información de los Impuestos Federales, ésta tiene que hacer varias cosas.
Uno, la agencia necesita asegurarse que el lugar de donde se envía el fax y el lugar donde se recibe el fax tienen una persona de confianza para que la información de los impuestos no se quede a la disposición de todos o que sea recogida por una persona que no debería recibirla.
Dos, la máquina de fax debe estar en un lugar seguro. Y luego, finalmente, la agencia deberá asegurarse que utiliza una hoja de transmisión para el fax. Esta hoja de transmisión para el fax servirá para dos propósitos.
Primero, ésta notificará a la persona que recibe el fax que la información es confidencial y que tiene que protegerse.
Segundo, ésta notificará a la persona que recibe el fax que si ésta no es la persona a quien se le dirige el fax, entonces hay que comunicarse con la persona que envía el fax de inmediato, utilizando el cobro revertido si es necesario, para indicar que ha sido recibido y que se ha desechado.
Webb: Barbara, tanto el IRS como las agencias estatales hacen un gran esfuerzo para proteger la Información de los Impuestos Federales.
Nuestro trabajo es ir a esos lugares y tratar de asegurar que ellos lo hacen bajo los estándares adecuados.
Pero, si ocurre una divulgación o un acceso no autorizado, ¿qué debe hacer el empleado y qué debe hacer la agencia?
Graham: Tan pronto como una agencia se da cuenta de la divulgación o el acceso a Información de los Impuestos Federales, ésta deberá comunicarse inmediatamente con el agente especial que esté a cargo en la Oficina del Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria (TIGTA, por sus siglas en inglés).
La sección 10.0 de la Publicación 1075 muestra la lista de los números telefónicos para cada estado, para que las agencias se comuniquen con el agente especial que está a cargo.
Webb: Bien. Joyce, ¿hay algún método preferido para enviar los informes que se tienen que presentar a la Oficina de Protección de Información?
Williams: Bueno, como en todos los lugares, la Oficina de Protección de Información realiza sus trámites electrónicamente. Ya no aceptamos documentos en papel.
Webb: ¿De verdad?
Williams: No, usted tiene que enviar su informe cifrado; tiene que utilizar un método aprobado por el Servicio de Impuestos Internos.
Además, su Informe de Protección y Actividad (SAR, por sus siglas en inglés) o su Informe de Procedimientos de Protección (SPR, por sus siglas en inglés) tiene que seguir un modelo; nuestro modelo actual.
Este modelo actual se puede conseguir en inglés en nuestro sitio web en SafeguardReports@irs.gov.
Webb: ¿Puede repetirlo?
Williams: Nuevamente, es SafeguardReports@irs.gov.
Webb: Bien. Y uno de los informes que se necesita se llama Informe de Procedimientos de Protección, o SPR, por sus siglas en inglés, como nos referimos a él. ¿Cuán frecuente se tiene que presentar?
Williams: El Informe de Procedimientos de Protección, o SPR, se recibe en nuestra oficina cada seis años.
Este es uno que las agencias no tienen que preocuparse por presentar cada año, a excepción del SAR.
El Informe de Procedimientos de Protección: si no se tiene que presentar en seis años y ha habido cambios significativos en su programa de protección de información, entonces tiene que presentar un Informe de Procedimientos de Protección nuevo.
Webb: Bien.
Williams: Por cambios significativos queremos decir cualquier cambio, como sistemas de informática, un nuevo centro o simplemente, una manera diferente de manejar la Información de los Impuestos Federales.
Además, para las agencias nuevas que comienzan a solicitar Información de los Impuestos Federales, sí les solicitamos que presenten un Informe de Procedimientos de Protección dentro de 45 días a partir del recibo de la Información de los Impuestos Federales.
Webb: John, entiendo que recientemente, ha habido mucho trabajo por un cuestionario que será utilizado por Ios Especialistas para el Cumplimiento de la Divulgación cuando llevan a cabo las verificaciones.
¿Puede darnos más detalles sobre qué trata eso y por qué los vamos a utilizar?
Sims: Por supuesto.
Realmente, este cuestionario es una herramienta para asegurar el cumplimiento de los controles de seguridad que una agencia pone en práctica; la evaluación de éstas, lo cual significa que a todos se les hacen las mismas preguntas sobre los mismos controles para asegurar que abarcamos toda la información con cada agencia y que no dejamos algunos puntos fuera para algunos y medimos a otros basándonos en otro criterio.
Webb: Más uniformidad.
Sims: Eso es correcto. Es una herramienta que las mismas agencias pueden usar entre sí.
Y nosotros solicitamos que ellos lo completen antes de que nosotros lleguemos al lugar para llevar a cabo la verificación de protección por dos razones.
Primero, le proveerá a la agencia un anticipo sobre los puntos que necesitamos ver relacionado con las condiciones de los procesos y la documentación cuando estemos en el lugar.
Este le proveerá la oportunidad de hacer los arreglos para que nosotros podamos ver esos puntos o tener la documentación disponible, a excepción de intentar y reunirlos durante el proceso de verificación.
Además, le permitirá a las agencias la oportunidad de identificar por sí mismos toda debilidad que podrían tener.
De hecho, ellos podrían presentar soluciones de manera proactiva, las cuales pueden comunicar con nosotros cuando estemos en el lugar.
Así es que, nuevamente para resumir, la intención del proceso es lograr una verificación mas eficaz y eficiente para ambos: la agencia y el IRS.
Webb: Muy bien. Gracias. Me gustaría agradecer al panel por participar en el día de hoy. Nuestro próximo segmento tratará sobre asuntos particulares de la agencia.
Hay cuatro clases de agencias que reciben Información de los Impuestos Federales y que están sujetas a requisitos de protección: cumplimiento estatal de pensión de hijos menores, servicios sociales estatal y agencias estatales y federales de administración tributaria.
Por lo general, mientras que las provisiones de las leyes sobre la divulgación que aparecen en la Publicación 1075 son uniformes a través de todas las categorías de agencias, hay algunos puntos en los que existen diferencias.
En este segmento, vamos a enfocarnos en los componentes técnicos clave que son particulares a las agencias estatales y federales de administración tributaria.
Barbara, vamos a comenzar con usted.
El uso de los "contratistas" está de moda hoy día, como nunca ha sido antes. ¿Puede decirnos lo que nosotros debemos saber sobre los contratistas y los contratos para las agencias estatales y federales de administración tributaria?
Graham: Por supuesto.
Se les permite a las agencias estatales de administración tributaria a llevar a cabo divulgaciones nuevas a los contratistas para propósitos de la administración de su programa tributario estatal.
Sin embargo, el IRS requiere un aviso previo de 45 días antes de toda liberación de Información de los Impuestos Federales a ese contratista.
Webb: ¿Y cómo la agencia le notifica al IRS sobre la posibilidad de que se va a utilizar a un contratista?
Graham: Ellos presentarían su solicitud de 45 días al buzón de protección de información, a la dirección SafeguardReports@irs.gov.
Webb: Muy bien. John, ¿puede decirnos qué necesitamos saber sobre el contrato en sí? ¿Qué el proveedor necesita incluir en él? ¿Qué tipo de información?
Sims: Por supuesto, Steve. Hay un lenguage particular que necesitamos incluir en los contratos; y ese lenguaje se detalla en el anexo 7 de la Publicación 1075, disponible en inglés.
Se le llama Lenguaje para un Contrato de Servicios Generales.
Éste detalla lo que nosotros esperamos sobre cómo el contratista deberá manejar la Información de los Impuestos Federales y además, menciona las multas relacionadas con el uso indebido de la información.
Webb: Bien. Ahora, ¿qué ocurre si el contratista escoje contratar a otra persona o subcontratar ese trabajo o una porción de éste?
Sims: Esa es una buena pregunta, y de hecho, es una de las provisiones del lenguaje del contrato.
Ésta especifica que un contratista no puede subcontratar el trabajo sin obtener aprobación previa de parte del IRS.
Así es que, si así lo escogen, o si les gustaría explorar la idea de contratar ese trabajo a otro proveedor, ellos necesitarían notificarle al IRS de manera similar al proceso del aviso de 45 días; y de hecho, necesitan obtener nuestra aprobación antes de que se pueda llevar a cabo la nueva divulgación.
Webb: Bien, así es que, básicamente, usted tiene que notificarle al IRS si desea utilizar estos contratistas o subcontratistas.
Sims: Por supuesto.
Webb: Bien.
Muy bien. Espero que esto le haya sido de ayuda.
Si su agencia tiene preguntas técnicas, le recomendamos que visite nuestro sitio web, irs.gov, en inglés, y busque la palabra clave "safeguards" (protección), para recibir información adicional.
Si desea información sobre un tema que no aparece en ese sitio web, puede enviar sus preguntas técnicas en inglés a través del correo electrónico, al buzón de protección de información, a la dirección SafeguardReports@irs.gov. Muchas gracias.
Los protocolos de seguridad buenos son aquellos que se inician basándose en la idea de la vigilancia continua, tal como completar el adiestramiento sobre el conocimiento de la divulgación, llevar a cabo verificaciones rutinarias de las políticas y procesos de la agencia y verificar los sistemas de tecnología de informática para asegurar que los protocolos de acceso y contraseñas están implementados según los estándares apropiados.
Esto concluye el video del Adiestramiento para el Conocimiento sobre la Divulgación del IRS.
Espero que esta información le haya resultado informativa.
Quizá le recordó sobre un aspecto particular sobre el conocimiento de la divulgación.
Su propia agencia podría tener otros métodos para resaltar el conocimiento sobre la divulgación, tal como reuniones de grupo en los cuales se explique este tema, artículos sobre la seguridad en boletines de noticias para empleados y carteles que muestren avisos.
Le recomiendo que tome ventaja de la información sobre seguridad que hay disponible dentro de su agencia y que aprenda los requisitos sobre la seguridad.
Nuevamente, gracias por su atención y por sus esfuerzos para proteger la confidencialidad de la Información de los Impuestos Federales.