Deborah:
Hola.  Yo soy Deborah Guajardo.

Estoy hablando con Maritza Michaud, Portavoz Nacional del IRS, respecto al mantenimiento de registros.

Maritza, ¿cuál es la mejor manera de mantener registros para propósitos de impuestos?

Maritza:
Usted debe usar un sistema que funcione para usted  -  uno que refleje en forma exacta sus ingresos comerciales y sus gastos. Sus registros tienen que respaldar todos los ingresos, créditos y deducciones enumeradas en su declaración de impuestos.

Es mejor si usted conserva todos los recibos, información de pagos e información de impuestos en un solo lugar para facilitar la presentación de declaraciones de impuestos cuando llegue el momento.

No incluya ningún ingreso o gasto personal.

Sin embargo, si usted presta dinero a su negocio de fondos personales, asegúrese de mantener un registro de la transacción para evitar incluir el dinero como ingresos tributables comerciales.

Aunque se le requiere conservar los registros relacionados con impuestos durante tres años, en algunos casos es mejor conservarlos más tiempo.

Mi mejor consejo: nunca es demasiado temprano – ni demasiado tarde – para empezar el buen hábito de mantener registros.

Deborah:
Maritza, ¿cómo deben registrarse los gastos?

Maritza:
Todo depende del método de contabilidad de su elección, método a base de efectivo o método a base de lo devengado, cuando inició su negocio.

Según el método a base de efectivo usted registra los gastos cuando los paga.

Según el método a base de lo devengado, los gastos se registran cuando incurre en ellos.

Asegúrese de hacer uso de todas las deducciones comerciales a las que su negocio tiene derecho.

Puede ser fácil olvidar algunos gastos cuando usted está preparando su declaración de impuestos.

Deborah:
¿Qué hay acerca de los bienes?

¿Cuál es la mejor manera de llevar la cuenta de éstos?

Maritza:
Los registros de propiedades y equipo de su propiedad que son usados por el negocio deben mostrar la fecha de adquisición, el costo y los registros de uso.

Deborah:
¿En dónde pueden los propietarios de empresas encontrar más información relacionada con el mantenimiento de registros?

Maritza:
Todo lo que tienen que hacer es ir a nuestro sitio web, IRS.gov/espanol.

Simplemente, ingrese las palabras “Mantenimiento de registros” en la casilla titulada “Search” (Búsqueda).

Para consejos e ideas útiles mensuales, descargue la Publicación 1518(SP), Calendario de Impuestos del IRS.

La Publicación 583, titulada Starting a Business and Keeping Records (Cómo comenzar un negocio y mantener registros), en inglés, también tiene excelente información sobre cómo mantener registros.

Puede descargarla de nuestro sitio web.

Deborah:
Gracias, Maritza.

He estado hablando con Maritza Michaud, Portavoz Nacional del IRS.

Soy Deborah Guajardo.