Tema 305, Mantenimiento de registros
Los registros bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proveer contestaciones si su declaración se selecciona para inspección o para preparar una respuesta, si usted recibe un aviso del IRS.
Registros, tales como recibos, cheques cobrados y otros documentos que corroboran una partida de ingreso, una deducción o un crédito que aparece en una declaración, tienen que conservarse mientras éstos puedan tomar parte en la administración de toda ley de impuestos internos, que por lo general sería hasta que venza el período de prescripción para esa declaración. Si se relaciona con una tasación de un impuesto que usted adeuda, generalmente es 3 años a partir de la fecha en la que presentó la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.
No existe período de prescripción para tasar el impuesto cuando la declaración es fraudulenta o cuando ésta no se ha presentado. Si el ingreso que usted debió declarar no es declarado y es más del 25% del ingreso bruto indicado en la declaración, el tiempo para tasarlo es 6 años a partir de la fecha en la que se presentó la declaración. El período para presentar una reclamación para un crédito o reembolso, por lo general, es de 3 años a partir de la fecha en la que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en la que pagó el impuesto, la fecha que sea posterior. El tiempo para presentar una reclamación por una pérdida a raíz de valores bursátiles sin valor es 7 años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración.
Si usted es un empleador, tiene que conservar todos sus registros de impuestos sobre la nómina por al menos 4 años a partir de la fecha en la que el impuesto vence o se paga, la fecha que sea posterior.
Si usted tiene un negocio, no hay ningún método particular que tenga que utilizar para la teneduría de libros. Sin embargo, tiene que utilizar un método que refleje su ingreso bruto y sus gastos de manera clara y precisa. Los registros deben comprobar sus ingresos y gastos. La Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener registros) y la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos por viajes, entretenimiento, regalos y automóviles), ambas en inglés, proveen más información sobre la documentación necesaria para los contribuyentes que tienen gastos de negocio. La Publicación 552, Recordkeeping for Individuals (Cómo mantener registros, para personas físicas), en inglés, provee más información sobre requisitos en el mantenimiento de registros para las personas físicas.
