¿Qué servicios ofrece la OSC? 

El equipo de abogados e investigadores de la OSC está disponible para consultas telefónicas de empleadores a fin de aclarar dudas relacionadas con el cumplimiento con la ley vigente. Por otro lado, además de llevar a cabo intervenciones telefónicas e investigaciones oportunas, los abogados de la OSC dan talleres de orientación a las compañías que lo pidan. Por último, la OSC ha publicado materiales educativos en español y en otros idiomas para diseminación a los empleados y al personal de recursos humanos. Llame a la OSC para conocer los detalles de esos servicios, al 1-800-255-8155. 

¿Dónde se obtiene el formulario I-9? http://www.uscis.gov/files/form/i-9.pdf

¿Cómo puedo verificar la autenticidad de los documentos que un solicitante o un empleado presenta?

¿Hay que exigir al solicitante documentación del Servicio de Inmigración y Naturalización (INS)? 

No sólo no debe pedir al solicitante documentación del INS, sino que es ilegal hacerlo. De hecho, la ley exige que el empleador acepte la documentación para el I-9 que el solicitante presente, siempre y cuando se encuentre entre la mencionada en el I-9 y parezca auténtica y de la persona que lo presente. 

Si recibo una carta del Seguro Social que dice que el nombre y el número del Seguro Social de uno de mis empleados no concuerdan, ¿qué debo hacer? 

¿Qué sanciones impone la ley por emplear a personas no autorizadas para trabajar? 

Contratar a personas indocumentadas es ilegal y puede costarle al empleador hasta $10,000 en multas por cada infracción. 

Quiero capacitar a mi personal de recursos humanos sobre la materia. 

Además de llevar a cabo intervenciones y investigaciones oportunas, los abogados de la OSC participan en numerosas actividades de orientación para las compañías y el público, muchas veces en colaboración con otras agencias federales y comunitarias, y para grupos interesados en ampliar sus conocimientos sobre la ley aplicable. 

Quiero recibir material educativo para distribuir a mis empleados. 

¿Qué es la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA)?

Aprobada por el Congreso de los Estados Unidos y enmendada en 1986 por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA), la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) requiere que todo empleador rellene el formulario I-9 con el objetivo de verificar el permiso para trabajar y la identidad de todos sus empleados, sean ciudadanos o no, contratados a partir del 6 de noviembre de 1986. 

Como la INA impone multas a los empleadores que contrataran a personas indocumentadas, algunos empleadores han discriminado a personas con apariencia extranjera. Temiendo las multas migratorias, algunos empleadores han despedido o le han negado trabajo a inmigrantes sin ciudadanía o residencia permanente. 

Para proteger a los trabajadores, la INA también prohíbe la discriminación laboral basada en la ciudadanía y el origen nacional. Según estos reglamentos, todo empleador debe tratar de igual manera a todo solicitante que tenga permiso para trabajar y esté calificado. Los empleadores que discriminen podrían verse obligados a pagar multas y salario atrasados, así como a contratar o reintegrar a los trabajadores discriminados.

¿Qué debo hacer para cumplir con estas leyes? 
 

• Contrate solamente a personas con permiso para trabajar. 

• Pida a cada empleado, inmigrante o ciudadano estadounidense, que muestre documentos que comprueben su identidad y permiso para trabajar (véase Lista de documentos). Permita que el empleado elija los documentos que le va a mostrar. Mientras dichos documentos parezcan genuinos, usted no será multado. 
   
• Rellene un formulario I-9 por cada empleado nuevo. 

• Trate a todos de manera equitativa a la hora de anunciar vacantes, aceptar nuevas solicitudes, entrevistar a nuevos solicitantes, hacer ofertas de trabajo, verificar autorizaciones para trabajar, emplear y despedir empleados. 

• Acepte los documentos que el solicitante presente, siempre y cuando aparezcan entre los documentos mencionados en el formulario I-9 del Servicio de Inmigración y Naturalización de los EE.UU. 

• Acepte los documentos que parezcan ser genuinos o legítimos. No tiene la obligación de verificar la autenticidad de dichos documentos. 

• Evite normas como “sólo se emplean ciudadanos estadounidenses” y “sólo se emplean residentes permanentes”. En la mayoría de los casos, exigirle al solicitante un estado migratorio determinado es ilegal. 

• Si anuncia una vacante y los solicitantes llaman por teléfono para preguntar por el puesto, dé a todos la misma información. Utilice la misma solicitud con todo solicitante. 
   
• Al despedir a un empleado, base su decisión final en el comportamiento o rendimiento de ese empleado y no en el acento, nombre, o estado migratorio del mismo. 
   
• Mantenga los formularios I-9 archivados por tres años a partir de la fecha de contratación de cada empleado o por un año después de marcharse esa persona de la empresa, teniendo en cuenta que el DHS, el DOL o la OSC pueden en cualquier momento presentarse a inspeccionar los I-9 y en tal caso tendría que acceder a dicha revisión. 

• Al rellenar el formulario I-9, verifique haber visto los documentos presentados por cada solicitante que haya empezado a trabajar a partir del 6 de noviembre de 1986, sean o no ciudadanos estadounidenses.

• Recuerde que en muchos casos los documentos de autorización para trabajar (EAD) tienen que renovarse antes de su fecha de vencimiento y tendrá que corregir y poner al día el formulario I-9 aunque no hace falta pedir nuevamente al empleado un documento de identidad. A este proceso se le denomina proceso de reverificación y le recordamos que usted como empleador está obligado a aceptar el documento que el trabajador le presente, aunque sea distinto al presentado al entrar esa persona a trabajar.

• Tenga en cuenta que la ciudadanía estadounidense no sólo corresponde a las personas nacidas en los Estados Unidos sino también a las personas nacidas en Puerto Rico, Guam, Islas Vírgenes, Samoa Americana, Islas Marianas e Isla de Swain.

Grupo A:  (demuestran tanto identidad como autorización para trabajar)

Pasaporte de los Estados Unidos (vencido o vigente). 
Acta de ciudadanía de los Estados Unidos (N-560 o N-561). 
Acta de naturalización (N-550 o N-570). 
Pasaporte vigente de otro país con sello I-551 o con el formulario I-94 del Servicio de Inmigración,
que indique autorización para trabajar vigente. 
Tarjeta de residencia permanente vigente, con fotografía (I-151 o I-551). 
Tarjeta de residencia temporal vigente (I-688). 
Tarjeta de autorización para trabajar vigente (I-688A). 
Permiso de reingreso a los Estados Unidos vigente (I-327). 
Documento para viajar para refugiados vigente (I-571). 
Documento de autorización para trabajar vigente, expedido por el Servicio de Inmigración, con fotografía
(I-688B).

Grupo B:  (documentos de identidad)

Licencia de manejo o cédula de identidad expedida por un estado. 
Cédula de identidad expedida por una agencia del gobierno federal, estatal o local. 
Cédula de estudiante con fotografía. 
Tarjeta de registro para votar. 
Cédula militar de los Estados Unidos o comprobante de reclutamiento. 
Cédula de identidad de alguien que depende de un militar. 
Cédula de marino mercantil del Servicio de Guardacostas de los Estados Unidos. 
Documento de identidad de una tribu indígena de los Estados Unidos. 
Licencia de manejo expedida por el gobierno de Canadá. 

Si es menor de 18 años de edad y no tiene ninguno de los documentos del Grupo B, puede presentar al empleador: 

Expediente o notas escolares. 
Informe médico de la clínica, hospital o del médico. 
Archivo de guardería. 

Grupo C:  (demuestra autorización para trabajar) 

Tarjeta de Seguro Social de los Estados Unidos, expedida por la Administración del Seguro Social. 
Acta de nacimiento de otro país, expedida por el Departamento de Estado (FS-545 o formulario DS-1350). 
Copia original o certificada del acta de nacimiento, expedida por un estado, condado, municipio o territorio de
los Estados Unidos.
Documento de identidad de una tribu indígena de los Estados Unidos. 
Tarjeta de identidad de ciudadano americano (I-197). 
Tarjeta de identidad para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos. 
Autorización vigente para trabajar, expedida por el Servicio de Inmigración (que no aparezca en el Grupo A).

**Recuerde: si no tiene ningún documento del Grupo A, puede presentar uno del Grupo B y uno del Grupo C, respectivamente.