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A partir de la fecha de impresión de
esta publicación, el Departamento de Trabajo se dedicará a
completar diversas regulaciones que afectan a las tarifas y a
otros requisitos de información relacionados con los planes de
retiro. Para obtener más información sobre estas regulaciones y
la emisión de las normas finales, consulte periódicamente
www.dol.gov/ebsa.
Ofrecer un plan de retiro puede ser una de las decisiones más
desafiantes, pero gratificantes, que puede tomar un empleador. Los
empleados que participan del plan, sus beneficiarios y el
empleador se benefician al implementar un plan de retiro. Sin
embargo, la administración de un plan y la gestión de su capital
requieren determinadas acciones e implican responsabilidades
específicas.
Para cumplir con sus responsabilidades como patrocinadores del plan,
es necesario que los empleadores comprendan algunas normas básicas, en
particular la Ley de Seguridad de Ingresos de Retiro de Trabajadores (ERISA).
La ley ERISA establece estándares de conducta para aquellas personas que
administran un plan de beneficios para empleados y su capital (denominados
fiduciarios). El documento Cumplimiento de sus responsabilidades
fiduciarias ofrece una descripción general de las responsabilidades
fiduciarias básicas que se aplican a los planes de retiro conforme a la
ley.
Este folleto aborda el alcance de las protecciones que ofrece la ley
ERISA para los planes de retiro del sector privado (la ley ERISA no cubre
los planes pertenecientes al sector público y los planes patrocinados por
iglesias). Además, brinda una explicación simplificada de las leyes y
regulaciones. Esta publicación no constituye una interpretación legal de
la ley ERISA ni tiene como fin sustituir el asesoramiento de un
profesional en planes de retiro. Tampoco cubre las disposiciones de la ley
tributaria federal relacionadas con los planes de retiro.
Cada plan posee determinados elementos esenciales; entre los que se
incluyen:
-
un plan escrito que describe la estructura de beneficios y orienta
las operaciones diarias;
-
un fondo fiduciario para conservar el capital del plan(1);
-
un sistema de registros para realizar un seguimiento de los
movimientos de dinero en el plan de retiro; y
-
documentos para brindar información sobre el plan a los empleados
participantes y al gobierno.
Por lo general, los empleadores contratan profesionales externos (a
menudo denominados proveedores de servicios externos) o, si corresponde,
utilizan un comité administrativo interno o un departamento de recursos
humanos para administrar una parte o la totalidad de las operaciones
diarias del plan. De hecho, es posible que exista uno o varios
funcionarios con poder de decisión sobre el plan. Estos se denominan
fiduciarios del plan.
Muchas de las actividades relacionadas con la operación de un plan
convierten a la persona o entidad que las realiza en un fiduciario. La
persona que posee poder de decisión al administrar y gestionar un plan o
al controlar su capital se considera un fiduciario con el alcance de esta
facultad o control. Por lo tanto, el carácter de fiduciario se basa en
las funciones realizadas para el plan, no sólo en el título de la
persona.
Un plan debe contar con al menos un fiduciario (una persona o entidad)
quien será designado en el plan escrito o a través de un proceso
descrito en este plan y tendrá control sobre las operaciones del plan. El
fiduciario designado puede identificarse por su cargo o nombre. Para
algunos planes, puede tratarse de un comité administrativo o una junta
directiva de la compañía.
Normalmente, entre los fiduciarios del plan se incluyen fideicomisarios,
asesores en inversión, todas las personas que poseen poder de decisión
en la administración del plan, todos los miembros del comité
administrativo del plan (si existe) y las personas que seleccionan a los
funcionarios del comité. Los abogados, contadores y actuarios por lo
general no se consideran fiduciarios al actuar solamente en su carácter
profesional. La clave para determinar si una persona o entidad es
considerada un fiduciario es saber si poseen poder de decisión o ejercen
un control sobre el plan.
Algunas decisiones no se consideran acciones del fiduciario sino
decisiones comerciales realizadas por el empleador.Por ejemplo, las
decisiones para establecer un plan, para determinar un paquete de
beneficios, para incluir determinadas características en un plan, o para
modificarlo o cancelarlo son decisiones comerciales que no están regidas
por la ley ERISA.Al tomar estas decisiones, un empleador actúa en nombre
de su empresa y no del plan; por lo tanto, éste no se considera un
fiduciario.Sin embargo, cuando un empleador (o alguien contratado por
éste) toma las medidas para implementar estas decisiones, esta persona
actúa en nombre del plan y, al llevar a cabo estas acciones, puede
considerarse un fiduciario.
Los fiduciarios asumen responsabilidades importantes y están sujetos a
estándares de conducta ya que actúan en nombre de los participantes de
un plan de retiro y sus beneficiarios. Estas responsabilidades incluyen:
-
actuar exclusivamente para beneficio de los participantes del plan y
sus beneficiarios, y con el único objetivo de brindarles beneficios;
-
llevar a cabo sus obligaciones con prudencia;
-
cumplir con lo establecido en los documentos del plan (a menos que
estos sean contradictorios a la ley ERISA);
-
diversificar las inversiones del plan; y
-
pagar sólo los gastos razonables del plan.
La obligación de actuar con prudencia es una de las responsabilidades
principales del fiduciario, según la ley ERISA. Se requiere experiencia
en diferentes áreas, como la inversión.Si no tiene experiencia, el
fiduciario deberá contratar a alguien con dicho conocimiento profesional
para llevar a cabo inversiones y otras funciones.La prudencia se enfoca en
el proceso de tomar decisiones fiduciarias.Por lo tanto, es aconsejable
documentar las decisiones y sus fundamentos.Por ejemplo, al contratar a un
proveedor de servicios de cualquier plan, un fiduciario posiblemente desee
evaluar a varios proveedores posibles, solicitándoles la misma
información y exigiéndoles los mismos requisitos.De esta manera, el
fiduciario puede documentar el proceso y realizar una comparación y
selección significativa.
El cumplimiento de los términos del documento del plan también es una
responsabilidad importante. El documento constituye el principio básico
para las operaciones del plan. Los empleadores deberán familiarizarse con
su documento del plan, especialmente si es redactado por un proveedor de
servicios externo, y revisarlo periódicamente para asegurarse de que
continúe actualizado. Por ejemplo, si se modifica el funcionario del plan
designado en el documento, el plan debe actualizarse para reflejar este
cambio.
Otra obligación fiduciaria es la diversificación, la cual permite
minimizar el riesgo de sufrir importantes pérdidas de inversión para el
plan. Los fiduciarios deben considerar cada inversión del plan como parte
de la cartera completa del plan. Nuevamente, los fiduciarios deberán
documentar su evaluación y sus decisiones de inversión.
Se debe responder ante las responsabilidades fiduciarias mencionadas.
Los fiduciarios que no cumplan con los estándares básicos de conducta
tendrán que asumir responsabilidad exclusiva por el resarcimiento de
cualquier pérdida al plan o la compensación de ganancias obtenidas a
través del uso indebido del capital del plan que resulte de sus acciones.
Sin embargo, los fiduciarios pueden limitar su responsabilidad en
determinadas situaciones. Una forma en que los fiduciarios puedan
demostrar que han cumplido con sus responsabilidades de manera adecuada es
documentar los procesos utilizados para llevar a cabo estas
responsabilidades.
Existen otras formas de reducir una posible responsabilidad. Algunos
planes, como la mayoría de los planes de participación en los beneficios
y los planes 401(k), pueden establecerse para ofrecer a los participantes
un control sobre las inversiones en sus cuentas y limitar la
responsabilidad del fiduciario ante las decisiones de inversión que toman
los participantes. Para que los participantes asuman el control, deben
tener la oportunidad de elegir entre una amplia variedad de alternativas
de inversión. Conforme a las regulaciones del Departamento de Trabajo,
debe haber al menos tres opciones diferentes para que los empleados puedan
diversificar sus inversiones dentro de una categoría de inversión, por
ejemplo a través de un fondo mutuo, y diversificar entre las alternativas
de inversión ofrecidas. Además, los participantes deben recibir la
información suficiente para tomar decisiones informadas sobre las
opciones que ofrece el plan. También deben estar autorizados a brindar
instrucciones de inversión al menos una vez por trimestre, y con mayor
frecuencia si la opción de inversión es volátil.
Los planes que inscriben automáticamente a los empleados pueden
establecerse para limitar la responsabilidad del fiduciario ante cualquier
pérdida del plan que surja como resultado de una inversión automática
de las contribuciones del participante en algunas inversiones
predeterminadas. Existen cuatro tipos de alternativas de inversión para
inversiones predeterminadas, según lo estipulado en las regulaciones del
Departamento de Trabajo. Se deberá suministrar a los participantes una
notificación inicial y anual. Además, los participantes deben tener la
oportunidad de asignar sus inversiones a una amplia variedad de opciones
adicionales y recibir material sobre estas opciones que sirva de ayuda
para tomar su decisión. (Consulte Recursos para obtener más información).
No obstante, si bien el fiduciario se encuentra exento de
responsabilidad ante las asignaciones de inversión específicas
realizadas por los participantes o ante las inversiones automáticas,
éste continúa siendo responsable de seleccionar y supervisar las
alternativas de inversión que se encuentran disponibles a través del
plan.
Un fiduciario también puede contratar a un proveedor o proveedores de
servicio para gestionar funciones fiduciarias al establecer un acuerdo por
el cual la persona o entidad asuma responsabilidad por estas funciones
seleccionadas. Si un empleador designa como gerente de inversión a un
banco, a una compañía de seguros o a un asesor en inversión acreditado,
el empleador será responsable de seleccionar al gerente, pero no asumirá
responsabilidad por las decisiones de inversión individuales de dicho
gerente. Sin embargo, es necesario que el empleador supervise al gerente
periódicamente para garantizar una gestión prudente de las inversiones
del plan conforme a su designación.
Un fiduciario debe estar al tanto de las demás personas que ejercen
como fiduciarios del mismo plan ya que todos los fiduciarios pueden asumir
responsabilidad por las acciones de sus cofiduciarios. Por ejemplo, si un
fiduciario participa deliberadamente en el incumplimiento de la
responsabilidad de otro fiduciario, oculta esta infracción o no toma
medidas para corregirla, dicho fiduciario también se considera
responsable.
Como protección adicional para los planes, las personas que gestionen
fondos de un plan u otra propiedad de éste normalmente deben estar
cubiertas por un seguro de fidelidad. Un seguro de fidelidad es un tipo de
seguro que protege al plan contra las pérdidas que resulten de actos
deshonestos o fraudulentos de las personas cubiertas por el seguro.
Incluso si los empleadores contratan a proveedores de servicios
externos o utilizan comités administrativos internos para administrar el
plan, existen determinadas funciones que pueden convertir a un empleador
en un fiduciario.
Si un plan ofrece reducciones en el salario de los cheques de pago de
los empleados para las contribuciones al plan, como el plan 401(k), el
empleador debe depositar las contribuciones de manera oportuna. La ley
requiere que las contribuciones de los participantes se depositen en el
plan lo antes posible para separarlas del capital de la compañía;
deberán depositarse dentro de los primeros quince días hábiles del mes
posterior al día de pago. Si los empleadores pueden realizar los
depósitos antes de esa fecha, deberán hacerlo.(2)
Para todas las contribuciones, los empleados y el empleador (si
existiese), el plan debe designar a un fiduciario, generalmente el
fideicomisario, para garantizar que se realice la recaudación de las
contribuciones pagaderas al plan. Por lo general, el fideicomisario asume
la responsabilidad si el plan y otros documentos son ambiguos o no revelan
toda la información.
La contratación de un proveedor de servicios representa en sí una
función fiduciaria. Al considerar los posibles proveedores de servicios,
proporcione a cada uno de ellos información completa e idéntica sobre el
plan e indique qué servicios está buscando para poder realizar una
comparación significativa.
Algunos elementos que debe tener en cuenta un fiduciario al seleccionar
un proveedor de servicios son:
-
Información sobre la empresa: situación financiera y experiencia
en planes de retiro de complejidad y tamaño similares;
-
Información sobre la calidad de servicio de la empresa: identidad,
experiencia y calificaciones de los profesionales que gestionarán la
cuenta del plan; cualquier litigio o medida coercitiva reciente contra la
empresa y el registro de desempeño o experiencia de la empresa.
-
Una descripción de las prácticas comerciales: de qué manera se
invertirá el capital del plan si la empresa administra las inversiones
del plan y cómo se gestionarán las asignaciones de inversión de los
participantes; el modelo de tarifa propuesto y si la empresa cuenta con un
seguro de responsabilidad fiduciaria.
Un empleador debe documentar su selección (y supervisar) el proceso,
además de capacitar a los miembros del comité sobre sus roles y
responsabilidades en caso de utilizar un comité administrativo interno.
Las tarifas son sólo uno de los numerosos factores que deben
considerar los fiduciarios al seleccionar los proveedores de servicios y
las inversiones del plan. Si las tarifas por los servicios se pagan por
medio del capital del plan, los fiduciarios deberán conocer las tarifas y
los gastos cobrados, además de los servicios prestados. Si bien la ley no
especifica un nivel de tarifas aceptable, sí establece que las tarifas
cobradas a un plan sean “razonables”. Luego de una evaluación
detallada durante la selección inicial, los gastos y las tarifas del plan
deben supervisarse para determinar si continúan siendo razonables.
Al comparar los costos de los posibles proveedores de servicios,
consulte cuáles son los servicios que se encuentran cubiertos para las
tarifas estimadas y cuáles no. Algunos proveedores ofrecen numerosos
servicios por una tarifa, a menudo denominados “paquetes de servicios”.
Otros cobran por separado los servicios individuales. Compare todos los
servicios que se ofrecen con el costo total por cada proveedor. Tenga en
cuenta si los costos incluyen servicios que usted no especificó o que no
desea. Recuerde: todos los servicios tienen costos.
Algunos proveedores de servicios pueden recibir tarifas adicionales de
medios de inversión, como fondos mutuos, que pueden ofrecerse a través
del plan de un empleador. Por ejemplo, los fondos mutuos a menudo cobran
tarifas para el pago de corredores y otros agentes de ventas a fin de
promover el fondo y prestar otros servicios. También pueden incluirse
ventas y otros cobros relacionados para las inversiones que ofrece un
proveedor de servicios. Los empleadores deben solicitar a los posibles
proveedores una explicación detallada de todas las tarifas relacionadas
con sus opciones de inversión.
¿Quién paga las tarifas? Los gastos del plan pueden ser pagados por
el empleador, por el plan o por ambos. Además, si los gastos son pagados
por el plan, éstos pueden asignarse a las cuentas de los participantes de
diferentes formas. (Consulte Recursos para obtener más información). En
cualquiera de estos casos, el documento del plan debe especificar de qué
manera se pagan las tarifas.
Un empleador debe establecer y cumplir con un proceso formal de
revisión a intervalos razonables para decidir si desea continuar
utilizando los proveedores de servicios actuales o buscar un reemplazo.
Durante la supervisión de los proveedores de servicios, las medidas que
garantizan la prestación de los servicios acordados son las siguientes:
-
revisar el desempeño de los proveedores de servicios;
-
leer cualquier informe que presenten;
-
verificar las tarifas reales cobradas;
-
realizar preguntas sobre políticas y prácticas (por ejemplo,
transacciones, ganancias de las inversiones y votación mediante
representación); y
-
realizar un seguimiento de los reclamos de los participantes.
Cada vez más empleadores ofrecen asesoramiento a los participantes
para que puedan tomar decisiones de inversión informadas. Los empleadores
pueden decidir contratar a un asesor en inversión que ofrecerá a los
participantes asesoramiento específico sobre inversiones. Estos asesores
son fiduciarios y asumen responsabilidad ante los participantes del plan.
Por otro lado, un empleador puede contratar a un proveedor de servicios
para brindar una capacitación general sobre inversiones y finanzas,
materiales interactivos sobre inversiones e información basada en modelos
de asignación de capital. Los proveedores de capacitación sobre
inversiones no son fiduciarios, siempre y cuando el material sea de
carácter general. Sin embargo, la decisión de seleccionar un asesor en
inversión o un proveedor que ofrezca capacitación sobre inversiones es
una acción fiduciaria y debe llevarse a cabo de la misma manera en que se
contrata a cualquier proveedor de servicios del plan.
Algunas transacciones están prohibidas por ley para prevenir
negociaciones con partes que puedan ejercer una influencia indebida en el
plan. Además, se prohíbe a los fiduciarios participar en negociaciones
para beneficio propio y ellos deben evitar cualquier conflicto de interés
que pueda perjudicar al plan.
¿Quién no está autorizado para realizar actividades comerciales con
el plan? Las partes prohibidas (denominadas partes en interés) incluyen
el empleador, el sindicato, los fiduciarios del plan, los proveedores de
servicios, los propietarios establecidos por estatuto, los funcionarios y
las personas relacionadas con las partes en interés.
Algunas transacciones prohibidas son:
-
una venta, un intercambio o un arrendamiento entre el plan y la
parte en interés;
-
préstamos o concesiones de crédito entre el plan y la parte en
interés; y
-
prestación de servicios, bienes o instalaciones entre el plan y la
parte en interés.
Otras prohibiciones se relacionan exclusivamente con fiduciarios que
utilizan el capital del plan para su propio interés o que actúan como
ambas partes de una transacción que afecta al plan. Los fiduciarios no
pueden recibir dinero ni otras contraprestaciones por cuenta propia de
ninguna parte que realiza actividades comerciales con el plan relacionado
con dicha actividad.
Existen varias excepciones (exenciones) en la ley que ofrecen
protección al plan al realizar las transacciones necesarias que estarían
prohibidas de otra forma. El Departamento de Trabajo puede conceder
exenciones adicionales.
Las exenciones se conceden por ley para diferentes negociaciones con
bancos, compañías de seguros y otras instituciones financieras que son
esenciales para la continuidad de las operaciones del plan. Una exención
en la ley permite al plan contratar un proveedor de servicios siempre que
estos servicios sean necesarios para operar el plan, y que el contrato o
acuerdo mediante el cual se prestan estos servicios y la compensación
pagada sean razonables.
Una exención permite a los participantes que asignan las inversiones a
sus cuentas disponer de asesoramiento sobre inversiones. Esto se aplica a
la compra, venta o retención de una inversión relacionada con el
asesoramiento, al igual que el recibo de tarifas relacionadas y otras
compensaciones realizadas por el asesor del fiduciario. Ingrese a
www.dol.gov/ebsa periódicamente para consultar sobre la publicación de
la norma final ya que ésta se encuentra pendiente.
Otra exención importante en la ley (y una característica importante
de la mayoría de los planes) permite a los planes ofrecer préstamos a
los participantes. Los préstamos, considerados inversiones del plan,
deben estar disponibles para todos los participantes por igual de manera
razonable, emitirse conforme a las disposiciones del plan, cobrar una tasa
de interés razonable y estar asegurados de manera pertinente.
Las exenciones emitidas por el Departamento pueden incluir
transacciones disponibles para una clase de planes o para un plan
específico. Las exenciones individuales y de clase se encuentran
disponibles en www.dol.gov/ebsa; haga clic en Compliance Assistance (Asistencia
disponible para el cumplimiento). Para obtener más información sobre
solicitudes de exención, solicite una copia de la sección Exemption
Procedures Under Federal Pension Law (Procedimientos de exención conforme
a la ley de pensión federal) (Consulte Recursos).
Para los planes que invierten en acciones del empleador, se deben
considerar normas específicas relacionadas con esta inversión. Los
planes tradicionales de pensión de beneficios definidos incluyen
limitaciones en el monto de las acciones y las obligaciones de deuda que
un plan puede mantener, y en el monto del capital del plan que puede
invertirse en valores del empleador. Para los planes 401(k), los planes de
participación en los beneficios y los planes de adquisición de acciónes
por los empleados (ESOP), no existen limitaciones sobre la cantidad en
valores del empleador que los planes pueden mantener, si así se establece
en los documentos del plan.
Si un empleador decide considerar sus acciones como una opción de
inversión conforme al plan, la supervisión adecuada implicará
garantizar que aquellas personas responsables de tomar decisiones de
inversión, ya sea el gerente de inversión o los participantes, cuenten
con información esencial sobre la situación financiera de la compañía
para que puedan tomar decisiones informadas sobre las acciones. Los
participantes con planes de cuentas individuales deben tener la
oportunidad de desinvertir los valores del empleador que coticen en bolsa
y reinvertir estos montos en otras opciones de inversión diversificadas
conforme al plan. Para las contribuciones de los empleados invertidas en
valores del empleador, los participantes tienen derecho a realizar una
desinversión de inmediato. Si las contribuciones del empleador se
invierten en valores de éste, los participantes pueden realizar una
desinversión si cuentan con 3 años de antigüedad. Este caso no se
aplica a los planes de titularidad de acciones de empleados autónomos
donde no existen contribuciones paralelas del empleador o del empleado.
Un plan puede comprar o vender valores del empleador de una parte en
interés, como un empleador, un empleado o cualquier otra entidad
relacionada según se describe anteriormente (dicha acción estaría
prohibida de otra forma) si son de un valor justo en el mercado o si no se
cobran comisiones de venta. Si se trata de un plan de beneficios definidos
(un plan de pensión tradicional), generalmente el plan no puede mantener
más del 10 por ciento de su capital en acciones del empleador.
La ley ERISA exige a los administradores del plan que brinden
información sobre este plan a los participantes y beneficiarios, y que
presenten informes ante los organismos gubernamentales.
Se deben presentar los siguientes documentos a los participantes y
beneficiarios.
El resumen descriptivo del plan (SPD), el documento descriptivo básico,
es una explicación del plan en un lenguaje simple y debe ser lo
suficientemente completo como para informar a los participantes sobre sus
derechos y responsabilidades según el plan. También informa a los
participantes sobre las características del plan y lo que deben esperar
de éste. Entre otras cosas, el SPD debe incluir información sobre:
-
cuándo y cómo pasan a ser elegibles los empleados para
participar;
-
la fuente de contribución y sus niveles;
-
el período de adquisición de derechos, es decir, la cantidad de
tiempo que debe pertenecer el empleado a un plan para recibir sus
beneficios;
-
cómo presentar un reclamo por estos beneficios; y
-
los derechos y las responsabilidades básicas de un participante
según la ley ERISA.
Este documento se otorga a los empleados luego de que se incorporen al
plan y a los beneficiarios luego de que reciban sus beneficios por primera
vez. Los SPD también deben redistribuirse periódicamente y suministrarse
a pedido.
El resumen de modificaciones sustanciales (SMM) informa a los
participantes y beneficiarios sobre los cambios en el plan o en la
información que se debe incluir en el SPD. El SMM o el SPD actualizado
para un plan de retiro deben suministrarse automáticamente a los
participantes dentro de los 210 días posteriores a la finalización del
año del plan en el cual se adoptó el cambio.
Un estado de cuenta sobre beneficios individuales brinda a los
participantes información sobre sus saldos de cuenta y sus beneficios
adquiridos. Los planes que ofrecen cuentas administradas por los
participantes deben presentar estados de cuenta cada trimestre. Los planes
de cuentas individuales que no ofrezcan administración por parte de los
participantes deben presentar estados de cuenta en forma anual. Los planes
tradicionales de pensión de beneficios definidos deben presentar estados
de cuenta cada tres años.
Si un plan inscribe automáticamente a los empleados, la notificación
de inscripción automática detalla el proceso de inscripción automática
del plan y los derechos del participante. La notificación debe
especificar el porcentaje diferido, los derechos de los participantes de
cambiar el porcentaje o de no realizar contribuciones automáticas y la
inversión predeterminada del plan. (Consulte Recursos para obtener
información sobre las notificaciones de muestra). Por lo general, el
participante debe recibir una notificación inicial al menos 30 días
antes de ser elegible para participar en el plan. Los empleadores que
ofrezcan elegibilidad inmediata pueden suministrar esta notificación
inicial el primer día laboral del empleado si permiten a los
participantes extraer contribuciones dentro de los 90 días posteriores a
su primera contribución. También se deberá suministrar a los
participantes una notificación anual al menos 30 días antes de comenzar
el siguiente año del plan.
Un resumen del informe anual (SAR) describe en texto narrativo la
información financiera en el Informe anual del plan, el Formulario 5500 (consulte
más abajo), y se suministra anualmente a los participantes. En los planes
tradicionales de pensión de beneficios definidos donde se necesita
suministrar una notificación anual de financiación del plan no se exige
la presentación de un SAR.
La notificación del período de restricciones exige una notificación
con al menos 30 días de anticipación (sin exceder los 60 días) antes de
cerrar un plan de participación en los beneficios o un plan 401(k) para
las transacciones de los participantes. Durante los períodos de
restricciones, los participantes (y los beneficiarios) no pueden asignar
sus inversiones, obtener préstamos o solicitar distribuciones. Por lo
general, los períodos de restricciones se aplican cuando los planes
cambian sus sistemas de registros o sus opciones de inversión, o cuando
agregan participantes debido a una adquisición o fusión corporativa.
Generalmente, se solicita a los administradores del plan que presenten
un Formulario 5500 de Informe/Rendimiento anual, ante el gobierno federal.
El Formulario 5500 presenta información sobre el plan y sus operaciones
al Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos
Internos (IRS) y la Corporación de Garantía de Beneficios de Pensión (PBGC).
Estas divulgaciones se encuentran disponibles para los participantes y el
público. Los requisitos de presentación varían según la cantidad y el
tipo de participantes cubiertos. El formulario se presenta y se procesa
mediante el Sistema de aceptación de presentación de informes de la ley
ERISA (EFAST). Para obtener más información sobre los formularios, sus
instrucciones y sus requisitos de presentación, consulte
www.efast.dol.gov y solicite la publicación Reporting and Disclosure
Guide for Employee Benefit Plans (Guía de divulgación e informes para
planes de beneficios del empleado). Consulte la sección Recursos para
obtener una copia.
Se aplican sanciones por no cumplir con la presentación de los
informes requeridos y con el suministro de la información solicitada a
los participantes.
Sí, pero existe una obligación fiduciaria final. Los fiduciarios que
ya no deseen ejercer como tales no pueden simplemente abandonar sus
obligaciones, incluso si el plan cuenta con otros fiduciarios. Necesitan
cumplir con los procedimientos del plan y asegurarse de que otro
fiduciario lleve a cabo las obligaciones que cancela. Es fundamental que
el plan cuente con los fiduciarios correspondientes para poder continuar
con las operaciones y para que los participantes tengan una forma de
interactuar con el plan.
El Programa de corrección fiduciaria voluntaria (VFCP) del
Departamento de Trabajo recomienda a los empleadores cumplir con la ley
ERISA corrigiendo voluntariamente y por cuenta propia determinadas
infracciones. El programa cubre 19 transacciones, entre las que se
incluyen no remitir a tiempo las contribuciones del participante y algunas
transacciones prohibidas con partes en interés. El programa incluye una
descripción de cómo realizar una solicitud, al igual que los métodos
aceptables para corregir infracciones. Además, el Departamento otorga a
los solicitantes un resarcimiento inmediato del pago de los impuestos
sobre consumos específicos conforme a una exención por clase.
Además, el Programa de cumplimiento voluntario para el presentador en
mora (DFVCP) del Departamento asiste a las partes que no presentaron el
Formulario 5500 o a los que lo presentaron fuera de término para que
puedan cumplir con la fecha de las presentaciones corregidas.
Para obtener una descripción general de ambos programas, consulte
www.dol.gov/ebsa.
Es importante entender las obligaciones fiduciarias para garantizar un
plan de retiro y su cumplimiento conforme a la ley. Las siguientes
sugerencias pueden ser un punto de partida útil:
-
¿Ha identificado a los fiduciarios de su plan y comprenden el alcance
de sus responsabilidades como fiduciarios?
-
Si los participantes toman sus propias decisiones de inversión, ¿les
ha suministrado la información suficiente para que ejerzan un control al
tomar esas decisiones?
-
¿Se encuentra al tanto del cronograma para depositar las
contribuciones a los participantes en el plan y se ha asegurado de que
cumpla con la ley?
-
Si contrata proveedores de servicios externos, ¿ha consultado cierta
cantidad de proveedores, ha suministrado a cada posible proveedor la misma
información y ha considerado si sus tarifas son razonables para los
servicios prestados?
-
¿Ha documentado el proceso de contratación?
-
¿Se encuentra preparado para supervisar a los proveedores de servicios
de su plan?
-
¿Ha identificado a las partes en interés del plan y tomado las
medidas para supervisar las transacciones realizadas con estas partes?
-
¿Se encuentra al tanto de las principales exenciones conforme a la ley
ERISA que autorizan transacciones con partes en interés, especialmente
aquellas esenciales para las operaciones del plan (como contratar
proveedores de servicios y emitir préstamos del plan para los
participantes)?
-
¿Ha revisado el documento del plan teniendo en cuenta las operaciones
actuales del plan y ha realizado las actualizaciones necesarias? Luego de
modificar el plan, ¿ha suministrado a los participantes un SMM o SPD
actualizado?
-
¿Las personas que administran los fondos del plan u otras propiedades
de éste poseen seguros de fidelidad?
La Administración de Seguridad de Beneficios al Empleado del
Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ofrece más información en
su sitio web y a través de sus publicaciones. Los siguientes documentos
se encuentran a su disposición si se comunica con EBSA al 1.866.444.EBSA
(3272) o ingresa al sitio web www.dol.gov/ebsa.
Para los empleadores:
Para los empleados:
-
Si el plan se establece a través de un contrato de
seguro, no es necesario conservar el contrato en fideicomiso.
-
Una norma propuesta ofrece un período de protección
legal para los planes con menos de 100 participantes. Si las
contribuciones por reducción del salario se depositan en el plan
dentro de los primeros siete días hábiles luego de la retención por
parte del empleador, éstas se considerarán contribuidas conforme a
la ley. En espera de la adopción de una norma final por parte del
Departamento del Trabajo, la Administración de Seguridad de
Beneficios al Empleado (EBSA) no considerará una infracción a la ley
ERISA las contribuciones de los participantes que se depositen en un
plan pequeño dentro de los 7 días hábiles. Ingrese a www.dol.gov/ebsa
periódicamente para consultar sobre la publicación de la norma final
ya que ésta puede cambiar.
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