Departamento de Justicia de EE.UU. División de Derechos Civiles Sección de Coordinación y Revisión AVISO SOBRE USOS DE INFORMACIÓN PERSONAL PARA EFECTOS DE INVESTIGACIÓN AVISO DE DERECHOS Y PRIVILEGIOS DEL DENUNCIANTE Y DEL ENTREVISTADO A los denunciantes y a las personas que cooperan en una investigación, procedimiento o audiencia realizado por el Departamento de Justicia (DOJ, siglas en inglés) se les conceden ciertos derechos y protecciones. Esta breve descripción le proporcionará una perspectiva general de estos derechos y protecciones. - Un beneficiário de fondos federales no puede obligar a sus empleados a ser representados por el abogado del beneficiário ni puede intimidar, amenazar, coaccionar o discriminar en contra de cualquier empleado que se rehúse a revelar al beneficiario el contenido de una entrevista. Un empleado, sin embargo, sí tiene el derecho a representación durante una entrevista con el DOJ. El representante puede ser el abogado del beneficiario, el abogado privado del empleado o cualquier otra persona cuya presencia sea autorizada por el entrevistador. - Las leyes y el reglamento que regulan la autoridad de acatamiento y cumplimiento del DOJ estipulan que ningún beneficiario ni ninguna otra persona deberá intimidar, amenazar, coaccionar o discriminar en contra de una persona debido a que él o ella haya interpuesto una denuncia, haya testificado, ayudado o participado de cualquier manera en una investigación, procedimiento o audiencia realizado bajo la jurisdicción del DOJ, o que haya hecho valer los derechos protegidos por las leyes que se encuentran bajo la jurisdicción del DOJ. - Es posible que la información obtenida del denunciante o de otra persona, que es guardada en los expedientes de investigación del DOJ, esté exenta de divulgación de conformidad con la Ley de Privacidad o de conformidad con la Ley de Libre Acceso a la Información (FOIA, siglas en inglés), si la divulgación de tal información constituyera una invasión injustificada de la privacidad personal. Hay dos leyes que regulan la información personal presentada a cualquier agencia federal, incluyendo el DOJ: La Ley de Privacidad de 1974 (5 U.S.C. § 552a) y la Ley de Libre Acceso a la Información (5 U.S.C. § 5521). LA LEY DE PRIVACIDAD protege a las personas contra el uso incorrecto de la información personal que se encuentra en posesión del Gobierno Federal. La ley se aplica a los registros que son guardados y que pueden ser localizados por el nombre o número de seguro social de la persona o por otro sistema de identificación personal. Las personas que remiten información al gobierno deberían saber que: - El DOJ está obligado a investigar denuncias de discriminación por razones de raza, color, nación de origen, sexo, discapacidad, edad y, en algunos casos, religión en contra de beneficiarios de fondos federales. El DOJ también está autorizado para realizar revisiones para evaluar si estos beneficiarios de fondos federales se acatan a las leyes de derechos civiles. - La información recolectada por el DOJ es analizada por personal autorizado dentro de la agencia. Esta información puede incluir registros del personal laboral o algún otro tipo de información personal. Es probable que el personal del DOJ necesite revelar cierta información a personas ajenas a la agencia durante la verificación de hechos o durante la recopilación de nuevos hechos para formar un fundamento sobre el cual se pueda basar una determinación del acatamiento de los derechos civiles. Tales detalles podrían incluir la condición física o la edad de un denunciante. Además, es probable que se exija al DOJ que revele cierta información a cualquier persona que la solicite de conformidad con las disposiciones de la Ley de Libre Acceso a la Información (véase a continuación). - La información personal será utilizada solamente para el propósito específico para el cual fue presentada, es decir, para actividades autorizadas de acatamiento y cumplimiento en materia de derechos civiles. Salvo en los casos definidos en el reglamento del DOJ estipulado en la Sección 16, 28 C.F.R., el DOJ no divulgará la información a ningún otra agencia ni persona a menos que la persona que haya proporcionado la información presente un consentimiento por escrito. Una de estas excepciones es cuando se exige la divulgación, de conformidad con la Ley de Libre Acceso a la Información (véase a continuación). - Ninguna ley obliga a que un denunciante dé información personal al DOJ, y no se impondrá ninguna sanción a los denunciantes o a cualquier otra persona que deniegue la petición del DOJ. No obstante, si el DOJ no puede obtener la información necesaria para investigar las acusaciones de discriminación, es probable que sea necesario cerrar la investigación. - La Ley de Privacidad permite que algunos tipos de sistemas de registros estén exentos de algunos de estos requisitos, entre ellos se encuentran las disposiciones de acceso. Es la política del DOJ el ejercer autoridad para eximir a sistemas de registros solamente en casos con razones de peso. Es probable que el DOJ niegue a un denunciante el acceso a expedientes compilados durante la investigación realizada por la agencia de la denuncia en materia de derechos civiles en contra de un beneficiario de fondos federales. Los expedientes de la denuncia están exentos a fin de ayudar en las negociaciones entre los beneficiarios y el DOJ para la resolución de las cuestiones relacionadas a los derechos civiles y para exhortar a los beneficiarios a proporcionar la información que sea esencial para la investigación. - El DOJ no revela los nombres ni ninguna otra información que identifique a una persona a menos que esto sea necesario para que se concluya la investigación o para actividades del cumplimiento de la ley realizadas en contra de un beneficiario que infrinja las leyes, o a menos que se exija que dicha información se divulgue de conformidad con FOIA o con la Ley de Privacidad. El DOJ mantendrá la identidad de los denunciantes de manera confidencial salvo en la medida que sea necesaria para ejecutar los propósitos de las leyes de los derechos civiles, o a menos que se exija la divulgación de conformidad con FOIA, con la Ley de Privacidad, o sea exigido de otro modo por la ley. LA LEY DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN da al público acceso a ciertos expedientes y registros del Gobierno Federal. Las personas pueden obtener información de muchas categorías de registros del gobierno y no solamente materiales que se aplican a ellos personalmente. El DOJ debe honrar las peticiones realizadas de conformidad con la Ley de Libre Acceso a la Información, con algunas excepciones. Generalmente no se exige al DOJ que dé acceso a documentos durante una investigación o procedimiento coactivo si dicho acceso pudiera tener un efecto adverso en la capacidad de la agencia de cumplir con su deber. Asimismo, cualquier agencia federal puede denegar una petición de acceso a registros compilados para efectos de hacer valer la ley si su divulgación pudiera ser una "invasión injustificada de la privacidad" de una persona. Las peticiones de otros registros tales como expedientes médicos y del personal laboral pudieran ser denegadas cuando la divulgación constituya una "invasión claramente injustificada de la privacidad personal". - 2 - Departamento de Justicia de EE.UU. División de Derechos Civiles Sección de Coordinación y Revisión FORMULARIO DE CONSENTIMIENTO/AUTORIZACIÓN DE DIVULGACIÓN POR PARTE DEL DENUNCIANTE Su nombre: _________________________________________________________ Dirección: _________________________________________________________ Número(s) de denuncia: (si lo(s) conoce) ____________________________________ '- Por favor, lea la siguiente información, marque el recuadro adecuado y firme este formulario. He leído el Aviso sobre Usos de Información Personal para Efectos de Investigación, publicado por el Departamento de Justicia (DOJ). Como denunciante, entiendo que durante la investigación podría llegar a ser necesario que el DOJ revele mi identidad a personas en la organización o institución que se encuentre bajo investigación. También estoy consciente de las obligaciones que tiene el DOJ de honrar las peticiones presentadas de conformidad con la Ley de Libre Acceso a la Información. Entiendo que podría ser necesario que el DOJ divulgue información que ha sido recopilada como parte de su investigación de mi denuncia, la cual incluye detalles que pueden revelar la identidad personal. Además, entiendo que, como denunciante, estoy protegido por el reglamento del DOJ en contra de intimidación o represalias por haber tomado acción o haber participado en acciones para asegurar los derechos protegidos por las leyes de antidiscriminación que hace valer el DOJ. CONSENTIMIENTO/AUTORIZACIÓN DE DIVULGACIÓN ____CONSENTIMIENTO OTORGADO - He leído y entiendo la información previamente presentada y autorizo al Departamento de Justicia (DOJ) a revelar mi identidad a personas en la organización o institución que se encuentra bajo investigación. Por medio de la presente autorizo al DOJ a recibir materiales e información sobre mí que sean pertinentes a la investigación de mi denuncia. En esta autorización se incluyen, a título enunciativo y no limitativo, los registros personales y los registros médicos. Entiendo que los materiales y la información serán utilizados para actividades autorizadas para hacer valer y cumplir con los derechos civiles. Además, entiendo que no estoy obligado a autorizar esta divulgación, y que lo hago por voluntad propia. ____CONSENTIMIENTO DENEGADO - He leído y entiendo la información previamente presentada y no quiero que el DOJ revele mi identidad a la organización o institución que se encuentra bajo investigación, ni que revise, reciba o hable sobre materiales e información acerca de mí, que sean pertinentes a la investigación de mi denuncia. Entiendo que esta acción probablemente impedirá que se realice la investigación de mi denuncia y es probable que resulte en el cierre de la investigación. _________________________________________ ____________________________________ FIRMA FECHA