| | Elementos de planificación: | Comentarios | Documentación acreditativa |
A. Planes y procedimientos | | |
A.1 | ¿Ha designado la agencia a un miembro de su dirección para la coordinación de los esfuerzos de planificación? ¿Ha comunicado la agencia dicho nombramiento a sus integrantes? | | |
A.2 | ¿Ha identificado la agencia una estructura para apoyar a la persona encargada de la ejecución del plan para la pandemia de dicha agencia? El equipo contra la pandemia debe incluir representantes de grupos internos importantes interesados (ej.: administración, tecnología de la información, capital humano, comunicaciones, unidades operativas, etc.) | | |
A.3 | ¿Incluye el plan de la agencia medidas designadas para minimizar los impactos en la salud, sociedad y economía de una pandemia mediante: | | |
A.3a | - La protección de la salud y seguridad de los empleados en el trabajo durante una pandemia?
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A.3b | - La comunicación de las pautas a los grupos interesados antes y durante una pandemia?
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A.3c | - El cumplimiento con el Plan de Respuesta Nacional (NRP, por sus siglas en inglés) y el Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS, por sus siglas en inglés)?
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A.4 | Como parte de esta planificación y preparación ante una pandemia, ¿está la agencia:3 | | |
A.4a | - Previendo las necesidades de los empleados y grupos interesados, incluyendo aquellos individuos con discapacidades?
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A.4b | - Involucrando a distintos individuos, incluyendo a aquellos con discapacidades, en aspectos de la preparación ante una emergencia?
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A.4c | - Permitiendo el acceso y utilización por parte de todos los empleados y grupos interesados de los planes y posteriores comunicaciones, incluyendo a aquellas personas con discapacidades?
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A5 | ¿Ha alineado la agencia su plan y la implementación del mismo (ej.: modificación de las operaciones, horarios de trabajo flexibles, el distanciamiento social, el teletrabajo, el cierre de las operaciones en las áreas afectadas, etc.) con las etapas de respuesta del gobierno federal?4 | | |
A6 | ¿Ha garantizado la agencia (a través del Comité Ejecutivo Federal, cuando corresponde) que sus planes son compatibles con los planes de respuesta local mediante:5 | | |
A.6a | - La previsión de un posible ausentismo de aquellos empleados que deben cuidar a sus niños en edad escolar debido al potencial cierre de las escuelas?.
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A6b. | - La previsión de un posible ausentismo de aquellos empleados que deben cuidar familiares enfermos?.
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B. Funciones esenciales | | |
B.1 | ¿Incluye el plan de la agencia definiciones e identificaciones de servicios y funciones esenciales que se necesitan para mantener la misión y operaciones de la agencia?6 | | |
B.2 | ¿Incluye el plan de la agencia la determinación de cuál de los servicios y funciones esenciales, si alguno, o de las funciones de apoyo operacional no esenciales pueden ser suspendidos de manera temporal y durante cuánto tiempo antes de que impacte de manera negativa en la misión de la agencia (ej.: hasta un 40 por ciento de ausentismo por dos semanas durante el pico máximo de la pandemia y niveles menores de ausentismo durante las semanas anteriores y posteriores al pico máximo de la pandemia)? | | |
B.3 | ¿Menciona el plan de la agencia sus roles en el manejo de incidentes según se los identifica en el plan de respuesta nacional? | | |
B.4 | ¿Ha planeado la agencia el mantenimiento de los servicios y funciones esenciales en las siguientes situaciones durante un brote de influenza pandémica?: | | |
B.4a | - Reducciones del personal (hasta un 40 por ciento de ausentismo por dos semanas durante el pico máximo de una pandemia, y niveles menores de ausentismo durante unas pocas semanas antes y después del pico máximo)
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B.4b | - Acceso limitado a las instalaciones (ej.: ya sea debido al distanciamiento social, problemas de personal o seguridad u otros factores externos).
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B.4c | - La amplia implementación de políticas de distanciamiento social.7
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B.5 | ¿Ha identificado la agencia puestos, habilidades y personal necesario para continuar con los servicios y funciones esenciales? (En el caso de una pandemia, el personal esencial puede incluir un porcentaje mayor de personal de la agencia aquel identificado en la planificación COOP). | | |
B.6 | ¿Ha desarrollado un plan la agencia para garantizar y considerar: | | |
B.6a | - Un nivel apropiado de personal (federal y contratado) para continuar con las funciones esenciales?
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B.6b | - La coordinación de la planificación con contratistas, proveedores, transportistas, agencias federales y otros asuntos que apoyan, o reciben apoyo de, las funciones esenciales? (Ver también H.1e)
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B.7 | ¿Ha comenzado la agencia con los convenios previamente solicitados, celebrados y existentes con los contratistas y otras terceras partes para asegurar el cumplimiento de los requerimientos esenciales de la misión, incluyendo eventualidades para refuerzos en caso de que los proveedores y contratistas primarios sean incapaces de proporcionar el personal, servicios o suministros necesarios? | | |
B.8 | ¿Ha identificado y entrenado la agencia a dos o tres miembros del personal de refuerzo para continuar con los servicios y funciones escenciales, inclusive como personal de refuerzo en diferentes lugares geográficos, según corresponda?8 | | |
B.9 | ¿Ha establecido la agencia una lista del personal y personal de refuerzo, organizada según el puesto, necesario para continuar con los servicios y funciones especiales? | | |
C. Transferencia del control y dirección/ Delegación de autoridad | | |
C.1 | ¿Ha desarrollado e incorporado la agencia pautas detalladas para el caso de una posible transferencia total o parcial del mando y controlar así las responsabilidades como una estrategia para conducir y ofrecer servicios esenciales durante una pandemia en caso de que el brote incapacite a los líderes y al personal esencial o los mismos no se encuentren disponibles para realizar sus funciones pertinentes? | | |
C.2 | ¿Ha establecido la agencia la delegación de autoridad al tener en cuenta el índice esperado de ausentismo? | | |
D. Órdenes de sucesión | | |
D.1 | ¿Ha establecido la agencia órdenes de sucesión de al menos tres grados de responsabilidad y geográficamente dispersos, según corresponda, teniendo en cuenta el índice esperado de ausentismo? | | |
E. Instalaciones de operación primaria y alternativa | | |
E.1 | ¿Ha desarrollado e implementado su agencia un plan para identificar sitios de trabajo alternativos adecuados (ej.: el hogar u otros sitios de trabajo alternativos adecuados que mantengan las medidas de distanciamiento social), según corresponda, para asegurar la capacidad de mantener los servicios esenciales durante varios meses en el transcurso de una pandemia? (Ver también Teletrabajo H5b.)9 | | |
E.2 | ¿Ha identificado la agencia los servicios y funciones esenciales que pueden continuarse desde las instalaciones de operación designadas o desde las instalaciones de operación alternativas (ej.: el hogar u otro sitio de trabajo alternativo adecuado), y aquellos servicios y funciones que deben ser realizados en las instalaciones del departamento o agencia designados? (Las instalaciones de operación designadas son las instalaciones de una agencia existente que puede permanecer abierta durante una pandemia, con el distanciamiento social adecuado, para el personal que no puede desarrollar sus funciones desde un lugar remoto. Dichas instalaciones son necesarias para continuar con los servicios y funciones adecuados). | | |
E.3 | ¿Ha evaluado la agencia la necesidad de establecer fuentes redundantes o de refuerzo, según sea apropiado, para obtener recursos esenciales (tales como alimentos, agua, combustible, establecimientos médicos, servicios eléctricos, soporte informático, comunicaciones y servicios municipales) en las instalaciones de operación designadas y/o sitios de trabajo alternativos? | | |
F. Comunicaciones | | |
F.1 | ¿Ha la agencia desarrollado e implementado mecanismos para comunicar información relevante a grupos de interés internos y externos, incluyendo: | | |
F.1a | - Instrucciones para determinar el estado de las operaciones de la agencia y posibles cambios en las condiciones de trabajo?
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F.1b | - ¿Medios alternativos de comunicación en caso de que las comunicaciones normales se encuentren interrumpidas?
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F.1c | - Establecer puntos de contacto para obtener información precisa y actualizada durante una pandemia (ej.: puntos de contacto del Departamento de Seguridad Interna (DHS, por sus siglas en inglés) y del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, por sus siglas en inglés)?
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F.1d | - Seguridad e información relativa a la salud para empleados? (Por el contenido ver la Sección H.6)
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F.1e | - La creación de enlaces que dirijan a http://www.pandemicflu.gov para obtener información relativa a la gripe pandémica (ej.: signos y síntomas de la influenza, modos de transmisión, planes de desarrollo familiar e individual) desde sitios web internos y públicos?
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F.1f | - Los mecanismos sobre cómo se diseminarán las acciones directivas desde la Secretaria o cabeza de la agencia a los componentes.
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F.2 | ¿Ha desarrollado la agencia un plan de comunicación que garantiza que las comunicaciones son accesibles para los individuos (tanto dentro como fuera de los Estados Unidos) con: | | |
F.2a | - Competencia limitada en inglés, coherente con la Orden Ejecutiva 13166?
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F.2b | - ¿Discapacidad visual o auditiva?
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G. Documentos vitales y bases de datos | | |
G.1 | ¿Ha identificado y desarrollado, la agencia, planes para asegurar el acceso a documentos vitales necesarios para mantener las operaciones10 que pueden ser inaccesibles desde sitios de trabajo alternativos en lugares remotos mediante: | | |
G.1a | - La protección de la confidencialidad de, y limitación de la revelación de, la información médica de los empleados, de manera coherente con la Ley de Rehabilitación, la Ley de Privacidad y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés)?
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G.1b | - El establecimiento de protocolos para todos los sistemas, bases de datos y archivos a los que se necesitará acceder electrónicamente desde una ubicación lejana (ej.: el hogar de un empleado o sitios de trabajo alternativos)?
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G.2 | ¿Ha identificado y asegurado, la agencia, la integridad y continua posibilidad de utilización de los sistemas vitales que requieren mantenimiento periódico u otro tipo de intervenciones físicas directas por parte de los empleados? | | |
H: | Capital Humano | | |
H.1 | Capital Humano General | | |
H.1a | ¿Ha, la agencia, analizado e incorporado pautas para la planificación de capital humano de la Oficina de Administración de Personal (OPM, por sus siglas en inglés) ante una pandemia de influenza (www.opm.gov/pandemic/) dentro del marco de su planificación para una posible pandemia de influenza para así proporcionar flexibilidad en cuanto a los lugares de trabajo, incluyendo el teletrabajo, durante una pandemia? | | |
H.1b | ¿Ha creado e implementado la agencia pautas para el personal para prevenir o minimizar la exposición a enfermedades contagiosas en el lugar de trabajo? Las pautas deben ser coherentes con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo (es decir, incapacidad, edad, y embarazo). | | |
H.1c | ¿Ha identificado y/o desarrollado la agencia contratos de trabajo alternativos (ej.: distribución de las tareas, flexibilidad en los horarios de trabajo) disponibles para ser utilizados en caso de una crisis de salud debido a un pandemia? | | |
H.1d | ¿Ha desarrollado la agencia un proceso coherente con las pautas de la OPM para recopilar e informar la situación de sus empleados durante una crisis en la salud debido a una pandemia, con el propósito de controlar los niveles de personal de la agencia y proporcionar dicha información a la OPM? | | |
H.1e | ¿Ha discutido la agencia sobre los efectos de una pandemia en relación con el capital humano con el personal adquirido o contratado (incluyendo los empleados contratados que a diario trabajan en el mismo lugar que los empleados federales, y aquellos que no trabajan en el mismo lugar que los empleados federales)? | | |
H.2 | Relaciones Empleado-Trabajo: | | |
H.2a | ¿Ha consultado y negociado la agencia (según corresponda) con representantes exclusivos de empleados de la unidad de negociación sobre temas de recursos humanos que pueden afectar a los empleados o a los acuerdos de negociación colectivos (ej.: el teletrabajo y la asignación de trabajo durante una crisis en la salud debido a una pandemia)? | | |
H.2b | ¿Ha desarrollado la agencia un plan para identificar las disposiciones de un acuerdo de negociación colectivo u otro acuerdo de administración de trabajo al que posiblemente se deba recurrir para permitir a la agencia llevar a cabo su misión en caso de una emergencia relacionada con una pandemia? | | |
H.2c | ¿Ha desarrollado la agencia un plan para comunicarse con representantes exclusivos a nivel nacional y/o local con respecto a cualquier determinación que afectará el cumplimiento con los términos específicos de un acuerdo de negociación colectivo durante una emergencia? | | |
H.2d | ¿Ha desarrollado la agencia un plan para determinar qué, en caso de que hubiera alguna, negociación posterior podría resultar necesaria como resultado de decisiones tomadas durante una emergencia? | | |
H.3 | Política de pago y licencia: | | |
H.3a | ¿Ha analizado y revisado la agencia, según sea necesario, la política y/o pautas de la misma respecto a las licencias, horarios de trabajo alternativos (es decir, horarios de trabajo flexibles y comprimidos), y pagos de evacuación? | | |
H.3b | Con el propósito de administrar los pagos de evacuación, ¿ha identificado la agencia tareas apropiadas para empleados cuyos hogares pueden ser designados como su "refugio seguro" durante una crisis de salud debido a una pandemia? ("Refugio seguro" se refiere a un área designada a la cual un empleado u otra persona dependiente será o ha sido evacuada. 5 CFR 550.402) | | |
H.3c | ¿Se ha asegurado la agencia de que sus gerentes y supervisores estén familiarizados con varias opciones de licencia para buscar atención médica, los procedimientos y obligaciones necesarias para el pedido y aprobación de la licencia, y las circunstancias limitadas bajos las cuales se le puede indicar la licencia a un empleado? | | |
H.3d | ¿Se ha preparado la agencia para solicitar reintegros por “compra” y renuncias de compensación doble (renuncias de deducción de salarios para pensionados que retornan), en caso de ser necesario? | | |
H.3e | ¿Ha evaluado la agencia todas las políticas, pautas, y/o requerimientos con respecto a las licencias, horarios de trabajo alternativos y pagos de evacuación de la agencia para que los mismos cumplan con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo que prohíben la discriminación basada en la incapacidad, edad y embarazo, entre otros? | | |
H.4 | Políticas de contratación: | | |
H.4a | ¿Ha educado la agencia a sus funcionarios encargados de seleccionar personal sobre las autoridades de contratación específica de las agencias y de todo el gobierno, incluyendo a las autoridades de emergencia? | | |
H.4b | ¿Ha identificado la agencia necesidades de contratación específicas (ej.: puestos críticos, ubicaciones geográficas) y determinado qué flexibilidades de contratación puede necesitar la agencia que (1) no necesiten aprobación de la OPM, y (2) necesiten aprobación de la OPM? | | |
H.4c | Para las necesidades de contratación que necesitan la aprobación de la OPM, ¿han desarrollado los funcionarios de la agencia documentación y/o recopilado información que pueda ser utilizada para pedir la aprobación de manera inmediata en caso de una crisis de la salud provocada por una pandemia? | | |
H.5 | Capacidades de teletrabajo y de la tecnología de la información: | | |
H.5a | ¿Ha desarrollado la agencia un plan para asegurar la capacidad de teletrabajo y el acceso a lugares de trabajo alternativos para el personal apropiado, y para el personal que mantiene en actividad las funciones y servicios esenciales? | | |
H.5b | ¿Ha analizado y revisado la agencia la incorporación de las últimas pautas de la OPM para todas las operaciones y las políticas y procedimientos del teletrabajo, según sea apropiado, incluyendo seguridad, infraestructura, comunicaciones de usuario y operaciones y mantenimiento? | | |
H.5c | ¿Ha evaluado y priorizado, la agencia, las capacidades actuales de teletrabajo tales como la cantidad de empleados a los que se puede permitir el teletrabajo, para apoyar las funciones esenciales y otras operaciones en términos de equipamiento y telecomunicaciones (es decir, laptops, programas pre-cargados, banda ancha, máquinas de fax, capacidad para realizar llamadas en conferencia, impresoras, capacidad de acceso remoto en la red, servicio de asistencia, etc)? | | |
H.5d | ¿Ha identificado la agencia a un coordinador de teletrabajo dentro de la misma y difundido la información de contacto en toda la agencia? | | |
H.5e | ¿Ha determinado la agencia que empleados reúnen los requisitos fundamentales para el teletrabajo y ha ofrecido contratos de teletrabajo a todos aquellos empleados cumplen con dichas condiciones? | | |
H.5f | ¿Se ha comprometido la agencia a proporcionar el soporte tecnológico suficiente y adecuado como para cumplir con las necesidades de teletrabajo durante una pandemia? | | |
H.5g | ¿Se ha asegurado la agencia de que su infraestructura en telecomunicaciones es capaz de soportar los contratos de teletrabajo y asegurar la información confidencial. | | |
H.5h | ¿Ha desarrollado e implementado la agencia contratos de teletrabajo, y archivado dichos contratos con el coordinador de teletrabajo? | | |
H.5i | ¿Ha evaluado la agencia todas las políticas de teletrabajo, pautas, y requerimientos para que los mismos cumplan con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo que prohíben la discriminación basada en la incapacidad, edad y embarazo, entre otros? | | |
H.6 | Seguridad y salud para todos los empleados y sus familias11 | | |
H.6a | En base a las pautas generadas para la salud pública, tales como aquellas provenientes de los CDC, ¿ha establecido la agencia políticas para restringir viajes a las zonas geográficas afectadas por una crisis pandémica de salud y controlar a los empleados que regresan de las áreas afectadas?12 | | |
H.6b | En base a las pautas generadas por el HHS y la OPM, ¿ha establecido la agencia políticas de licencia referidas a los empleados que se enferman o son sospechados de haber adquirido la enfermedad en su lugar de trabajo normal? Las políticas deben cumplir con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo, en los casos en que corresponde. | | |
H.6c | En base a las pautas generadas por la OPM y el HHS, ¿Ha establecido la agencia políticas de regreso al trabajo de aquellos empleados que hubieran estado anteriormente enfermos y que ya no se encuentren infectados? Las políticas deben cumplir con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo, en los casos en que corresponde. | | |
H.6d | En base a las pautas generadas por la OPM, el HHS y el Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés), ¿ha establecido la agencia políticas de distanciamiento social para prevenir la diseminación de la influenza pandémica en el trabajo? Las políticas deben cumplir con las leyes federales de igualdad de oportunidades de trabajo, en los casos en que corresponde. | | |
H.6e | En base a las pautas de salud pública generadas, ¿ha, la agencia, difundido y publicado materiales educativos y de capacitación para concientizar acerca de las políticas relacionadas con la pandemia y el lugar de trabajo (es decir, protocolo para el manejo de la tos, la higiene de las manos, y las estrategias de distanciamiento social)? | | |
H.6f | El personal de seguridad y salud de la agencia, ¿ha realizado y actualizado de manera regular las evaluaciones de riesgo en base a las exposiciones ocupacionales y evidencia médica objetiva y procurado tipos y cantidades apropiadas de suministros relacionados con el control de la infección (ej.: equipos de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés), desinfectantes para manos, toallitas para limpiar superficies, productos de limpieza y pañuelos de papel)? | | |
H.6g | ¿Ha identificado la agencia personal se seguridad y salud calificado para asegurarse de que las medidas de control de la infección sean identificadas e implementadas, incluyendo (si corresponde) la selección y utilización apropiadas de equipos de protección personal, basándose en las pautas generadas por el HHS y la DOL? | | |
H.6h | En base a las pautas generadas por el HHS/CDC y la Agencia de Protección Ambiental, ¿ha difundido la agencia a los contratistas y equipos de limpieza la información sobre las prácticas de limpieza de rutina y estrategias de cuidado ambiental que pueden utilizarse tanto durante los períodos de influenza como durante una pandemia de influenza? | | |
H6i | ¿Ha sido designado, el Coordinador para la Pandemia de la agencia, como punto de contacto para obtener información sobre la prioridad y distribución de vacunas y antivirales antes y durante la pandemia? (Las recomendaciones sobre la utilización de vacunas y antivirales antes y durante una pandemia dependerán de la naturaleza de la pandemia - si bien se están desarrollando en la actualidad pautas generales, las decisiones finales respecto a la prioridad y distribución no serán tomadas hasta que ocurra una pandemia). | | |
H.6j | ¿La agencia ha revisado y actualizado (donde fuera necesario) contratos de servicio con proveedores de atención médica para administrar vacunas contra la gripe (si estuvieran disponibles), antivirales y medicamentos de apoyo, o realizar otras tareas relacionadas con el servicio de salud. | | |
H.6k | ¿La agencia ha revisado su Programa de Asistencia al Empleado (EAP, por sus siglas en inglés) y otros recursos disponibles para los empleados para asegurarse de que están equipados para prepararse y responder a las necesidades psicológicas y sociales de los empleados antes de, durante y después de una crisis pandémica de salud (ej.: programas de asistencia al sobreviviente)? | | |
I. Evaluación, capacitación y ejercicio | | |
I.1 | ¿Ha realizado la agencia ejercicios relacionados con la influenza pandémica (involucrando al personal esencial, gerentes, dirigentes sénior y personal de apoyo contratado) para analizar el impacto de una pandemia en la capacidad de la agencia de llevar a cabo sus funciones esenciales? | | |
I.2 | ¿Ha desarrollado la agencia procesos para evaluar planes, procedimientos, y capacidades a través de análisis, pruebas, informes posteriores a los incidentes, lecciones aprendidas, evaluaciones de desempeño y ejercicios? | | |
I.3 | ¿Ha desarrollado la agencia procesos para asegurarse de que se tomen acciones correctivas sobre cualquier deficiencia identificada en el proceso de evaluación y para revisar como mínimo la(s) política(s) relevantes, las pautas, el personal, los procedimientos, la capacitación, el equipamiento, las instalaciones, así como el/los plan/es? | | |
K. Reconstitución | | |
J.1 | ¿Su agencia cuenta con procesos para evaluar la suficiencia de los recursos para dar comienzo a los esfuerzos de reconstitución? | | |
J.2 | ¿Su agencia cuenta con un proceso para convocar a antiguos empleados federales para garantizar que se cumplan las funciones esenciales de la misión? | | |
