En el caso de una pandemia de influenza, las aseguradoras médicas nacionales y regionales tendrán varias responsabilidades clave: proteger la salud y seguridad de sus empleados, proporcionar cobertura y servicios relacionados a sus afiliados y coordinar el acceso a la atención a través de la comunidad de proveedores. La planificación para la influenza pandémica es crítica y ayudará a reducir el impacto negativo en nuestra economía y sociedad. Para colaborar con las aseguradoras médicas en sus esfuerzos, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HSS, por sus siglas en inglés) y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) han confeccionado la siguiente lista de control que identifica las actividades importantes y específicas que las aseguradoras pueden realizar ahora para prepararse para una pandemia. Esta lista está organizada según actividades relacionadas con la empresa, el personal y las comunicaciones. Le pedimos que considere incorporar estos elementos específicos para una pandemia a su plan actual contra todo riesgo para mantener la continuidad comercial. Por favor ingrese a http://www.pandemicflu.gov/ para obtener más información, que incluye supuestos y herramientas de planificación y pautas para la planificación de la atención médica.
Dentro del alcance del plan de su empresa para la continuidad comercial:
Identifique un coordinador o equipo de respuesta ante una pandemia;
Desarrolle un plan escrito de preparación para una pandemia que incorpore elementos de esta lista de control;
Solicite la participación de sus empleados y afiliados.
Identifique a los empleados y recursos (por ej., proveedores, subcontratistas, productos y logística) fundamentales para la continuidad comercial y operaciones financieras para cada ubicación y área funcional en el caso de una pandemia.
Prevea y desarrolle planes de emergencia para el ausentismo del personal debido a la enfermedad de los empleados y/o de sus familiares, o medidas de contención comunitaria, como el cuidado de niños durante el cierre de escuelas. Evalúe la capacidad (del personal e instalaciones) para mantener las operaciones clave durante el estado de preparación. Considere:
Capacitar a los empleados actuales para cumplir distintas tareas y compartir conocimientos comerciales clave;
Establecer ambientes y jornadas laborales flexibles (por ej., el trabajo a distancia y los turnos escalonados).
Capacitar a jubilados para cubrir roles esenciales;
Contratar a agencias de contratación de personal temporal.
Desarrolle y planifique para escenarios durante una pandemia que probablemente resulten en un aumento en la demanda o la interrupción de las operaciones comerciales como por ejemplo centros de llamadas, manejo de casos, temporada de inscripción abierta, solicitud de propuestas y renovación de contratos.
Determine el posible impacto de una pandemia en el ingreso base o reservas de la compañía utilizando múltiples escenarios que afecten distintas líneas de productos y/o lugares de operación, tanto nacionales como internacionales.
Analice el impacto que una pandemia podría tener en su cadena de abastecimiento (bienes, suministros y servicios). Evalúe las medidas de preparación para una pandemia de terceros proveedores, que sean críticas para la misión y solicite que hagan mejoras si fuera necesario. Considere otros proveedores, desarrolle otros enfoques y planifique en consecuencia. Considere incrementar sus inventarios de recursos críticos para la misión a fin de reducir el impacto de interrupciones en la cadena de abastecimiento.
Evalúe la vulnerabilidad de las computadoras, comunicaciones y otros sistemas tecnológicos de información al aumento del uso durante una pandemia y planifique para posibles interrupciones y cierres.
Planifique para contrarrestar el impacto de una pandemia en los viajes de negocios nacionales e internacionales.
Asigne a personas específicas la tarea de monitorear información confiable y actualizada proveniente de www.pandemicflu.gov, salud pública de la comunidad, manejo de emergencias y otras fuentes.
Establezca políticas de compensación y licencias por enfermedad que promuevan la permanencia de los empleados en sus hogares hasta que desaparezcan sus síntomas. Durante una pandemia, los empleados que presenten síntomas similares a los de la influenza deben permanecer alejados del lugar de trabajo para evitar el contagio a otros trabajadores. Los empleados que desarrollen síntomas similares a los de la influenza mientras estén en el lugar de trabajo deberán retirarse lo antes posible.
Disminuya la diseminación de infecciones respiratorias mejorando las prácticas de higiene de las manos en el trabajo de la siguiente manera:
Instruyendo al personal ahora sobre la importancia de una buena higiene de las manos para el control de infecciones en el trabajo y demostrando prácticas correctas de higiene de las manos (Vea http://www.cdc.gov/cleanhands/.);
Asegurándose de que los baños del lugar de trabajo estén equipados adecuadamente con suministros para el lavado de manos;
Poniendo al alcance gel para manos a base de alcohol (que contenga al menos un 60% alcohol) o instalaciones para el lavado de manos.
Fomente la higiene respiratoria y el protocolo para el manejo de la tos y el estornudo ahora, para disminuir la diseminación de infecciones respiratorias en el lugar de trabajo. (Vea http://www.cdc.gov/flu/protect/covercough.htm.)
Implemente pautas para el control de infecciones para proteger a los empleados, incluyendo aquellas que reducen el contacto cercano entre empleados y clientes (por ej., reducir o eliminar el apretón de manos, aumentar la distancia entre asistentes a las reuniones, disminuir el uso de terminales de trabajo compartidas).
Promueva entre los empleados la vacunación contra la influenza de temporada todos los años, como lo recomiendan los CDC. (Vea www.cdc.gov/flu/protect/keyfacts.htm.)
Establezca políticas de restricción de viajes a áreas geográficas afectadas. Emita pautas para los empleados que se encuentren trabajando en un área afectada o cerca de la misma cuando se desate un brote. Además, emita pautas para los empleados que regresan de áreas afectadas. (Vea http://www.pandemicflu.gov/travel/.)
En todos los lugares de operación, evalúe el acceso de los empleados a los servicios de atención médica y la disponibilidad de los mismos en el caso de un repentino aumento en la demanda durante una pandemia.
Colabore con los empleados para identificar fuentes de apoyo psicosocial durante una pandemia, incluyendo recursos corporativos (como un Plan de Asistencia al Empleado para una pandemia o EAP, por sus siglas en inglés), comunitarios y basados en la fe. (Vea http://www.hhs.gov/pandemicflu/plan/sup11.html.)
Identifique a los empleados con necesidades especiales (como aquellos particularmente vulnerables a complicaciones por influenza) e incorpore estas necesidades en su plan de preparación.
Desarrolle un plan de comunicaciones para llegar a los empleados, afiliados y otros contactos clave. Designe un vocero principal que represente a la compañía, y conéctese a canales de comunicación importantes. (Vea http://www.hhs.gov/pandemicflu/plan/sup10.html.)
Instruya a los afiliados y empleados y distribuya material de capacitación que cubra los aspectos fundamentales de una pandemia (por ej., los signos y los síntomas de la influenza, las formas de transmisión) y estrategias de respuesta y protección personal y familiar (por ej., la higiene respiratoria y de las manos, el protocolo para el manejo de la tos, la limpieza medioambiental, el distanciamiento social y los planes de emergencia). (Vea Planificación para una Pandemia de Influenza: Guía para Individuos y Familias: http://www.pandemicflu.gov/plan/individual/familyguide.html.)
Distribuya entre el personal información acerca de los elementos específicos para una pandemia del plan para la continuidad comercial y las políticas de recursos humanos (RRHH) de su empresa, con especial atención a las provisiones para el trabajo desde el hogar.
Mejore la infraestructura para la tecnología de las comunicaciones y la información para colaborar con el trabajo a distancia de sus empleados y el acceso a los clientes que se encuentran lejos.
Implemente líneas de acceso directo y sitios Web especializados para comunicar a los empleados de manera consistente y oportuna, dentro y fuera del lugar de trabajo, el estado de la pandemia y las medidas que se están tomando. Identifique distintas formas de ponerse en contacto con los empleados durante una emergencia. Asegúrese de que la información de contacto en caso de emergencias sea precisa y se actualice periódicamente.
Desarrolle un plan para poner al alcance, y en suficientes cantidades, suministros para el control personal de infecciones, tales como toallitas desinfectantes de un solo uso, gel para manos a base de alcohol (que contenga al menos un 60% alcohol), pañuelos descartables, recipientes para desechos, mascarillas descartables si se recomienda, así como carteles educativos que demuestren los procedimientos correctos para el control de infecciones, en todas las ubicaciones de la empresa.
Desarrolle un plan para asegurarse de que los servicios de limpieza y mantenimiento del edificio incorporen los procedimientos recomendados para el control de infecciones.
Proporcione capacitación para los empleados responsables de implementar el plan para la pandemia.
Prevea la posible circulación de miedos, ansiedad, rumores e información incorrecta entre los empleados y afiliados. Incorpórelos a su plan de comunicaciones, de modo que pueda proporcionar soluciones de inmediato.
Realice un inventario de las políticas de cobertura existentes, situación del formulario de medicamentos y los contratos de planes de beneficios relacionados con las inmunizaciones y los medicamentos antivirales, e identifique posibles brechas.
Evalúe los contratos de planes y su capacidad para realizar cambios en la cobertura o reglas del plan, y busque soluciones para problemas relacionados con el procesamiento de reclamaciones.
Revise las políticas por posibles cambios que tal vez su compañía desee realizar, y discuta las posibles modificaciones con sus clientes. Las medidas para ayudar al público a mantener el acceso a la atención médica y a los seguros de cobertura médica pueden incluir:
Establecer líneas de ayuda a través de números telefónicos gratuitos y sitios Web
Extender los plazos para presentar reclamaciones
Atenuar las restricciones en cuanto a los proveedores preferidos, dentro y fuera de la red
Suspender temporalmente las reglas de la empresa para la autorización médica previa, certificación previa y restricciones en cuanto al reabastecimiento de medicamentos en farmacias
Diferir aumentos en las tarifas, pago de primas y cancelaciones, y extender del plazo de inscripción
Suspender los requisitos de remisión
Suspender la revisión de la administración de la utilización de casos de pacientes hospitalizados
Instituir políticas de gastos compartidos dentro de la red
Eximir del cumplimiento de las obligaciones de copago
Automatizar los cambios en las reglas de la empresa
Establecer criterios definidos de "inicio - culminación" para lo mencionado anteriormente, según sea necesario.
Desarrollar un plan para comunicar cambios en las políticas relacionados con la pandemia a afiliados, empleadores, patrocinadores de planes, proveedores de la red, socios comerciales, autoridades reguladoras, otros clientes y los medios de comunicación.
Instruya a las autoridades reguladoras y de salud pública acerca de la forma en que el funcionamiento de su empresa se vería afectado y si posibles directivas reguladoras pueden o no implementarse durante una pandemia.
Desarrolle un proceso de comunicaciones con agencias reguladoras y funcionarios de salud pública que pueda implementarse después de que se desate una pandemia. Asigne a miembros clave del personal la tarea de ponerse en contacto con estas entidades.
Diseñe plantillas de acción específicas para una pandemia para manejar los servicios para clientes/proveedores, así como centros de llamadas atendidos por enfermeros y el manejo de casos en caso de que los sistemas de atención médica se vean interrumpidos.
Establezca líneas de acceso directo, sitios Web especializados, mensajes grabados u otros métodos para la comunicación con los proveedores de atención médica, asociaciones hospitalarias, empleador/compradores, usuarios, clientes, vendedores y proveedores durante una pandemia.
Desarrolle criterios para la toma de decisiones en cuanto al momento para declarar un estado de emergencia en el abastecimiento de personal, cerrar completamente cualquier oficina determinada o modificar las prácticas comerciales en la ausencia de directivas por parte del gobierno o salud pública.
Colabore con los proveedores de atención médica, especialmente hospitales, y otras entidades, como proveedores de atención médica domiciliaria, laboratorios, farmacias y proveedores de equipos médicos duraderos. Comparta con los demás los planes para una pandemia, para comprender mejor las capacidades y necesidades de cada uno. Asegúrese de que haya información disponible proveniente de un mismo punto de contacto para cada una de estas entidades.
Trabaje conjuntamente con las agencias de salud pública, organizaciones profesionales y socios comerciales locales para desarrollar y distribuir consejos para los proveedores de atención médica primaria en cuanto a estrategias para la examinación y manejo de pacientes con síntomas similares a los de la influenza en el consultorio durante una pandemia, así como estrategias para mantener los consultorios abiertos durante un brote. (Vea http://www.pandemicflu.gov/plan/tab6.html.)
Colabore con las agencias de salud pública federal, estatal y local y/o con los servicios de respuesta ante emergencias para participar en sus procesos de planificación y compartir sus planes para una pandemia, de modo que todos comprendan las capacidades y necesidades de cada uno. Obtenga información actualizada de un mismo punto de contacto en horario comercial y fuera del mismo.
Identifique a los empleados y afiliados que tendrían prioridad para recibir la vacuna pandémica, a medida que se encuentre disponible, en base a las recomendaciones del departamento de salud estatal. Trabaje junto con los departamentos de salud estatales o locales para determinar los respectivos roles en la distribución de vacunas, administración y mantenimiento de registros, y comunique dichos roles a los miembros, empleados y proveedores.
Comuníquese con las agencias de salud pública estatales y/o locales, y/o con los grupos de respuesta ante emergencias para tratar sobre los bienes y/o servicios con los que su compañía podría contribuir a la comunidad durante una pandemia.
Comparta los planes para una pandemia con los patrocinadores de planes, empleadores, clientes y usuarios.
Comparta estrategias de respuesta exitosas, y las mejores prácticas y lecciones que aprenda con otras aseguradoras médicas, empresas y organizaciones de su comunidad, cámara de comercio y asociaciones con el fin de mejorar los esfuerzos de respuesta y preparación en general.
Desarrolle escenarios "qué sucedería si" y lleve a cabo simulacros para poner a prueba su plan, y haga revisiones en el plan en base a las lecciones aprendidas. Participe en simulacros realizados por los gobiernos local, estatal y nacional para evaluar los vínculos entre la compañía y las autoridades pertinentes.
Desarrolle un programa de beneficencia para aquellos empleados que resulten más afectados durante una pandemia, y para colaborar con organizaciones de beneficencia clave.
