Los negocios en el sector de viajes, incluyendo agencias de viajes y líneas aéreas, trenes, autobuses y cruceros, jugarán un papel preponderante en la protección de la salud y seguridad de su personal y de los pasajeros en caso de una pandemia. La planificación y coordinación con las agencias de salud pública y el manejo de emergencias a nivel local, estatal, nacional e internacional son cruciales.
Para ayudar con estas tareas, el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. (HHS por sus siglas en inglés) Y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) han elaborado la siguiente lista. Esta lista identifica pasos importantes que las empresas del sector de viajes pueden tomar ahora para prepararse para una pandemia de influenza. Esta lista brinda un marco general para desarrollar un plan para una pandemia de influenza. Las empresas individuales deberán adaptar esta lista para que sirva para satisfacer sus necesidades y circunstancias únicas. Muchas de estas actividades también ayudarán a las empresas relacionadas con viajes a prepararse para otros tipos de emergencias. Las actividades de planificación principales en esta lista están pensadas para complementar y mejorar los planes de contingencia ya existentes para empresas y para emergencias relacionadas con todo tipo de peligros. Para obtener más información sobre planificación y operaciones de continuidad para emergencias para empresas generales, visite www.ready.gov/business/. Puede encontrar más información sobre la planificación para una pandemia de influenza en www.pandemicflu.gov.
Identifique a los empleados y a los recursos críticos (ej. suministros, subcontratistas, productos y logística) necesarios para continuar los negocios y la operaciones financieras para cada lugar y área funcional en caso de una pandemia. Identifique respaldos para el papel de los empleados esenciales, servicios contratados y fuentes de recursos.
Determine el impacto potencial de una pandemia sobre la continuidad de las operaciones y las finanzas de la compañía. (Ver www.pandemicflu.gov/impacts/index.html.)
Dentro del alcance del plan de su empresa para la continuidad comercial:
Identifique un coordinador o equipo de respuesta ante una pandemia;
Elabore un plan de preparación para una pandemia; y
Solicite la participación y opinión de sus empleados y de los representantes de los pasajeros.
Elabore un plan para continuar las operaciones que anticipan, responden y respaldan las restricciones o cancelaciones de viaje voluntarias u obligatorias, restricciones de fronteras, restricciones de eventos y cuarentenas.
Identifique métodos alternativos para continuar su negocio, de ser factible, en caso de interrupciones importantes en los viajes. Considere modos creativos para que los pasajeros realicen negocios y busquen recreación, dadas las limitaciones potenciales.
Asigne a personas específicas para que monitoreen los avisos de los CDC sobre salud en los viajes, las advertencias sobre viajes que emite el Departamento de Estado de los EE. UU. y los consejos de la Organización Mundial de la Salud para los pasajeros acerca de las medidas que pueden limitar los viajes a nivel internacional, nacional, estatal y local. Visite www.pandemicflu.gov/travel/ para obtener información acerca de los lugares con los que usted trabaja.
Establezca y pruebe un sistema de comunicaciones entre las personas que toman las decisiones corporativas y aquellas personas en su empresa que están monitoreando la situación de la pandemia.
Determine las posibles limitaciones de las coberturas de los seguros o las cancelaciones que puedan ocurrir en la agencia, empresa o planes del pasajero durante una pandemia de influenza. Brinde un resumen de la información acerca de los cambios en la cobertura de seguros a los clientes y al personal.
Desarrolle y mantenga contactos de comunicación actualizados con agencias y organizaciones de salud pública y de manejo de emergencias claves a nivel internacional, nacional, estatal o local. (Ver www.pandemicflu.gov.)
Desarrolle comunicaciones con las autoridades de salud públicas en sus lugares para enterarse de eventos que podrían ser señales de una emergencia por pandemia de influenza y de circunstancias en las que usted activaría el plan de preparación ante emergencias de su compañía y alteraría las operaciones comerciales (ej. limitar o cancelar las operaciones en las áreas afectadas).
Identifique una cadena interna de comunicaciones, incluyendo provisiones de respaldo del sistema, canales y personas para garantizar la capacidad para enviar y recibir información en caso de una emergencia. Identifique procesos para rastrear y comunicar las operaciones de viajes y el estado de los empleados.
Desarrolle planes de contingencia para las ausencias de los empleados que puedan ocurrir por enfermedades personales o de un familiar, medidas de mitigación comunitarias, cuarentenas, cierre de las escuelas o negocios, y posibles cortes en las líneas de transporte público.
Desarrolle un sistema de telecomunicaciones (de ser posible) para sus empleados claves. Determine el equipamiento, las especificaciones de computación, los archivos, programas y acceso a internet necesario para permitir el trabajo desde sus hogares.
Entrene a su grupo de trabajo, incluyendo contratistas y retirados, para que desarrollen funciones críticas en caso de que los empleados que normalmente realizarían esas funciones estén ausentes. Comparta el conocimiento esencial del trabajo con sus empleados clave.
Piense en escenarios posibles y realice ejercicios de práctica para probar su plan. Participe en los ejercicios conducidos por los gobiernos locales, estatales o nacional para probar los vínculos entre la compañía y las autoridades relevantes. Revise el plan basándose en las lecciones que aprendió.
Familiarizarse con los métodos de distanciamiento social que se puedan usar durante una pandemia para modificar la frecuencia y el tipo de contacto de persona a persona en su lugar de trabajo (por ej., evitar el apretón de manos, limitar el número de reuniones frente a frente y las terminales de trabajo compartidas, promover el teletrabajo, ofrecer políticas de licencias liberales/no programadas, turnos alternados).
Fomente la buena higiene en el lugar de trabajo. Brinde información a los empleados y al personal sobre la importancia de la higiene de las manos (puede encontrar información en www.cdc.gov/cleanhands/) y también poner a su alcance agua y jabón y/o gel para manos a base de alcohol (que contenga al menos un 60% de alcohol) en las instalaciones. Educar a los empleados para que se cubran al toser para evitar la diseminación de gérmenes. (Ver www.cdc.gov/flu/protect/covercough.htm.)
Coordine los esfuerzos de planificación con las autoridades de salud pública para llevar a cabo medidas de control de infecciones, entre las que se incluye la identificación de casos, examinar y dar parte de la información acerca de los pasajeros o empleados enfermos, aislamiento de las personas enfermas, cuarentenas, restricción de movimientos y provisión de la atención médica básica en los países o jurisdicciones en la que usted trabaje. (Ver www.pandemicflu.gov/travel/.) Capacite a los empleados apropiados para que realicen estas actividades.
Promueva entre los empleados la vacunación contra la influenza de temporada todos los años, como lo recomiendan los CDC. (Ver www.cdc.gov/flu/protect/keyfacts.htm.) Incite a todos los empleados del sector de viajes a que estén al día con las vacunas para adultos recomendadas por el Comité Asesor sobre Prácticas de Inmunización. (Ver www.cdc.gov/nip/recs/adult-schedule.htm.)
Evalúe la disponibilidad y el acceso de los empleados para los servicios médicos en todos los lugares de operaciones en caso de que aumente la demanda durante una pandemia.
Colabore con los empleados para identificar fuentes de apoyo psicológico durante una pandemia, incluyendo recursos corporativos, comunitarios y con base religiosa. (Ver www.hhs.gov/pandemicflu/plan/sup11.html.)
Identifique a empleados y pasajeros con necesidades especiales y trate esas necesidades en su plan de preparación.
Establezca y comunique claramente las políticas con respecto a las licencias por enfermedad y por cuestiones familiares y a la compensación de los empleados.
Establezca políticas de compensación y licencias por enfermedad que promuevan la permanencia de los empleados en sus hogares hasta que desaparezcan sus síntomas (por ej., licencias sin sanción o liberales). Durante una pandemia, los empleados que presenten síntomas similares a los de la influenza deben permanecer alejados del lugar de trabajo para evitar el contagio a otros trabajadores.
Establezca políticas alternativas o flexibles con respecto al lugar de trabajo (por ej., videoconferencias o trabajo a distancia) y a las horas de trabajo. Establezca políticas que permitan que ciertos empleados trabajen desde sus casas.
Establezca políticas para promover medidas generales de control de infecciones (por ej. higiene de las manos, protocolo adecuado al toser o estornuda). (Ver www.cdc.gov/flu/protect/stopgerms.htm.)
Siga las pautas de los CDC para el manejo de los empleados enfermos o que se crea que estuvieron expuestos a la influenza pandémica (por ej., licencias obligatorias por enfermedad, limitar el contacto con otros, uso apropiado de máscaras, proporcionar servicios de atención médica según sea apropiado). (Ver www.cdc.gov/travel/other/avian_flu_ig_airlines_021804.htm.)
Siga las pautas de los CDC correspondientes a los pasajeros con síntomas de posible influenza (por ej., separación de los pasajeros enfermos de los otros, uso apropiado de máscaras y guantes, etc.). (Ver www.cdc.gov/travel/other/avian_flu_ig_airlines_021804.htm.)
Establezca políticas de la compañía para modificar viajes a localidades nacionales e internacionales afectadas, como por ejemplo evacuación de las áreas afectadas y pautas para los que regresan de las áreas afectadas. (Ver www.cdc.gov/travel/outbreaks.htm y www.pandemicflu.gov/travel/.)
Siga las pautas de los CDC sobre los procedimientos de limpieza y desinfección, empleo de elementos comunes de limpieza como por ejemplo jabón y detergentes, luego de un viaje en un medio de transporte con un pasajero o empleado que pueda haber tenido influenza. (Ver www.cdc.gov/travel/other/avian_flu_airlines_cleaning_update_120505.html.)
Obtenga suministros de control de infecciones adecuados como por ejemplo productos para la higiene de las manos, equipos de protección personal apropiados, pañuelos desechables y cestos de basura. Asegúrese de que todos los empleados tengan un acceso conveniente.
Mantenga una lista de contactos de los actuales proveedores y elabore una lista de proveedores alternativos para provisiones fundamentales y recursos y servicios esenciales.
Incremente la capacidad de las comunicaciones y de la tecnología de información para permitir que sus empleados trabajen a la distancia y para permitir el acceso a los clientes que se encuentran lejos. Establezca políticas y procedimientos para proteger la seguridad de todo documento o información sacada del lugar de trabajo para trabajar desde una ubicación remota.
Identifique recursos de asesoramiento médico para ayudar a que su compañía interprete y comunique de manera precisa las información sobre una pandemia de influenza.
Desarrolle un plan de comunicaciones para llegar a los empleados, pasajeros y otros contactos clave. Asegúrese de que la información de contacto móvil y de emergencia se actualice de manera regular. Desarrolle mecanismos para notificar a los empleados y pasajeros acerca de los cambios en los viajes u operaciones de trabajo durante una pandemia, y bríndeles información acerca de estos mecanismos. Identifique un vocero principal para su compañía y un vínculo con los canales de comunicaciones importantes. (Ver www.hhs.gov/pandemicflu/plan/sup10.html.)
Asegúrese de que su plan de comunicaciones incluya métodos para comunicar el estado de la pandemia a través de las líneas de información telefónicas o de sitios Web dedicados a tal fin y publique la información del estado de manera rápida y consistente.
Capacite a coordinadores, supervisores y a otros empleados que jueguen un papel a la hora de implementar el plan para una pandemia.
Incite a los empleados y pasajeros para que creen un plan de preparación ante una emergencia para ellos mismos y para sus familias. (Ver “Planificación individual” en www.pandemicflu.gov/plan/tab3.html.)
Elabore y distribuya información que brinde mensajes claros y precisos acerca de las restricciones o cambios necesarios en los viajes, según la información obtenida de las autoridades internacionales, nacionales,estatales y local. (Ver www.pandemicflu.gov/travel/.)
Distribuya información básica sobre la pandemia de la influenza, como los signos, síntomas y modos de transmisión. (Ver www.pandemicflu.gov/general/index.html.)
Obtenga y distribuya información acerca de las estrategias de respuesta y protección personal y familiar (por ej. lavado de manos, uso de gel para manos, protocolo adecuado al toser o estornuda, planes de emergencia, políticas de viajes, opciones de cuidado en el hogar para empleados y familiares que estén enfermos). (Ver www.pandemicflu.gov/plan/tab3.html.)
Elabore un mecanismo para tratar oportunamente en su plan de comunicaciones los temores, ansiedades, rumores y malos entendidos de los empleados y pasajeros.
Notifique a los empleados y pasajeros acerca de las responsabilidades legales de la empresa y de sus autoridades para implementar las medidas de control de infecciones y otras iniciativas, como por ejemplo:
La obligación de dar parte de los pasajeros o empleados que se enfermen;
El aislamiento de las personas que se enfermen;
Las restricciones de viaje u otros movimientos; y
El traslado de las personas enfermas hacia proveedores de atención médica según sea necesario.
De ser posible, revise los planes para pandemias de las agencias internacionales, nacionales, estatales y locales de salud pública y manejo de emergencias en las áreas en las que usted opera. Asegúrese de que su plan para pandemias esté coordinado con los planes para pandemias elaborados para su localidad. (Ver “Gobiernos estatales y locales” en www.pandemicflu.gov/plan/tab2.html.)
Ofrezca sus servicios voluntarios para trabajar con agencias de salud pública, servicios de respuesta ante emergencias y agencias policiales a nivel internacional, nacional, estatal y local para colaborar con sus procesos de planificación, compartir sus planes para pandemias e incrementar su comprensión de sus responsabilidades, recursos y capacidades.
Comuníquese con las agencias de salud pública estatales y/o locales y/o los grupos de respuesta ante emergencias para tratar sobre los bienes y/o servicios con los que su empresa podría contribuir a la comunidad en la que usted opera en caso de una pandemia.
Colabore con otras empresas del sector de viajes para compartir las mejores prácticas y lecciones aprendidas para mejorar los esfuerzos de respuesta de la comunidad.
