Es posible que ocurra una pandemia de influenza humana en el futuro. En caso de una influenza pandémica, los negocios jugarán un rol fundamental en la protección de la salud y la seguridad de los empleados y también limitarán el impacto negativo que puede tener en la economía y la sociedad. El gobierno de los Estados Unidos ha creado la siguiente guía para ayudar a los negocios de los EE.UU con operaciones en el extranjero a prepararse y a implementar una continuidad comercial durante la pandemia. Esta es una lista de sugerencias y pueden ser utilizadas como punto de partida para desarrollar un plan detallado. La lista resalta las medidas que se refieren a negocios de todos los tamaños, aunque cada artículo no se refiere necesariamente a cada negocio en el extranjero en particular. Para obtener más información y recursos, visite www.pandemicflu.gov.
Seleccione un coordinador de preparación para pandemias en cada establecimiento internacional para que supervise la planificación local y los procesos de implementación, la evaluación de amenazas y los temas financieros relacionados, y para que establezca una coordinación con las oficinas centrales. Asegúrese de que el coordinador de preparación para pandemias local se comunique permanentemente con el coordinador general de la organización.
Establezca una planificación para una pandemia y equipo(s) de implementación en cada establecimiento internacional, incluyendo una cadena de órdenes, con roles, responsabilidades y autoridades claramente definidos. Establezca líneas de comunicación y de autoridad en toda la organización.
Entienda las políticas de los gobiernos nacionales y locales y el posible impacto que puedan tener en sus operaciones comerciales y planes de emergencia.
Analice la capacidad de los gobiernos nacionales y locales para brindar asistencia a su compañía y a sus empleados.
Prepárese para la posibilidad/el impacto de una devaluación monetaria en sus operaciones comerciales durante una pandemia.
Monitoree el estado de la pandemia tal como lo informan la Organización Mundial de la Salud (OMS) (www.who.int/csr/disease/avian_influenza/en/) y otras fuentes oficiales tales como PandemicFlu.gov (www.pandemicflu.gov/).
Identifique las circunstancias en las que se pueda ver obligado a cerrar o a reducir los niveles de servicio de su negocio.
Identifique a los empleados esenciales y otras participaciones fundamentales (por ej.: materia prima, proveedores, servicios/productos de subcontratistas y logística) requeridos para mantener las operaciones fundamentales de su empresa, por ubicación y función, durante una pandemia.
Identifique los posibles efectos que una pandemia podría tener en la cadena de abastecimiento y envíos, especialmente si las organizaciones hacen uso de las entregas “justo a tiempo”.
Trabaje con los proveedores y los clientes para asegurarse de que todos los planes para la pandemia estén coordinados para mantener la continuidad comercial en caso de interrupciones en el transporte o distribución según las prioridades y necesidades fundamentales.
Identifique y elabore un plan para aumentar la actual capacidad del personal (por ej., comprometiendo al personal temporario, contratistas y jubilados, y/o haciendo un entrenamiento cruzado con el personal actual) con especial atención al personal redundante de las operaciones comerciales fundamentales.
Identifique las funciones comerciales que puedan ser tercerizadas o transferidas a otros establecimientos dentro de la organización en caso de un alto porcentaje de ausentismo de empleados.
Analice las políticas de seguro de la empresa para determinar qué cobertura puede ser necesaria para mitigar los riesgos y efectos específicos de una pandemia en el país.
Pruebe los planes a través de ejercicios habituales y revíselos periódicamente.
Entienda las políticas y planes de salud locales y nacionales en lo que respecta a posibles cuarentenas y al cierre de fronteras, de aeropuertos y de escuelas y a la suspensión de los medios de transporte.
Prevea y permita la ausencia de los empleados durante una pandemia debido a factores como problemas de salud mental, enfermedad personal, de los miembros de la familia, las medidas de contención para la comunidad y las cuarentenas, el cierre de escuelas y/o empresas y la suspensión del transporte público.
Asegúrese de que las planificaciones del personal cuenten con el personal redundante suficiente para cubrir el ausentismo previsto, y haga un entrenamiento cruzado de los empleados para cubrir las vacantes esenciales que se puedan producir.
Revise y analice las leyes laborales que determinan sus obligaciones para con el personal.
Identifique los empleados con necesidades de salud u otras necesidades especiales e incorpore los requerimientos de tales personas dentro del plan de preparación.
Aliente la vacunación anual contra la influenza de temporada entre los empleados adecuados utilizando pautas de la salud pública local.
Evalúe la disponibilidad del consejo médico, de la atención médica, de la receta de medicamentos, de los servicios de salud mental, de los servicios sociales, y otros servicios de apoyo (por ej., medios de transporte alternos, comidas, orientación para soportar el dolor) para los empleados durante una pandemia. Si fuera necesario, complemente los recursos locales con los de la organización.
Analice las políticas de seguro de salud de la empresa para determinar qué cobertura puede ser necesaria para mitigar los riesgos y efectos específicos de una pandemia en el país, y evalúe si es necesario realizar cambios en la cobertura de salud de los empleados.
Evalúe la posible disponibilidad de una vacuna contra la pandemia en el país anfitrión, determine su confiabilidad, y planifique la distribución durante una pandemia.
Evalúe la necesidad de medicamentos antivirales y planifique el acceso, el almacenamiento, la administración por parte de personal médico, y la distribución según las leyes y regulaciones locales.
Determine si en el país habrá servicios médicos y/o medicamentos disponibles para los empleados durante una pandemia, y planifique una evacuación anticipada y/o un reposicionamiento, en caso de que fuera necesario una vez que comienza una pandemia.
Recuerde a los empleados que las líneas de suministro normales pueden ser más lentas o inviables durante un largo período de tiempo y que deben hacer preparativos personales de hasta 12 semanas para la pandemia (por ej., almacenar alimentos, agua, y medicamentos recetados).
Establezca los desencadenantes y determine los procedimientos para activar y poner fin al plan de respuesta de la compañía.
Establezca un plan de seguridad que incluya la protección del personal, de los bienes, y de la infraestructura. Prepárese para la posibilidad de un colapso social/de seguridad.
Alinee las políticas de la empresa con las leyes laborales locales y nacionales.
Elabore y organice pautas para la posible reducción y evacuación de los empleados expatriados y de sus familias. Las pautas deben identificar múltiples lugares de evacuación.
Elabore políticas para restringir los viajes (nacionales e internacionales) hacia las áreas afectadas y guías para los empleados o visitantes que regresen de las zonas afectadas.
Elabore opciones para mantener contactos más seguros con los clientes en caso de una pandemia.
Elabore pautas para prevenir la diseminación de la influenza en el lugar de trabajo, incluyendo la limpieza y la desinfección del establecimiento y los métodos de distanciamiento social para modificar la frecuencia y el tipo de contacto (por ej., evitar el apretón de manos, limitar el número de reuniones frente a frente y las terminales de trabajo compartidas, promover el trabajo a distancia, las políticas de licencia más liberales, etc.).
Elabore pautas para informar y abordar las necesidades de los empleados que por la naturaleza de su trabajo no pueden realizarlo a distancia (por ej., los que trabajan en la producción o cadena de montaje).
Establezca y comunique claramente las políticas con respecto a las licencias por enfermedad y por cuestiones familiares y a la compensación de los empleados. Aconseje a los empleados que padecen de influenza que permanezcan en sus hogares durante una pandemia.
Elabore o amplíe las pautas para realizar negocios en línea con los clientes y con los proveedores, permitiendo el autoservicio cuando sea posible.
Ofrezca políticas y entrenamiento a sus empleados en cuanto al uso de equipos de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés) cuando sea necesario.
Determine la necesidad y solicite el equipo de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés) según las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (WHO, por sus siglas en inglés) y del Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) y brinde el entrenamiento necesario.
Elabore pautas educativas adecuadas desde el punto de vista cultural y lingüístico sobre las formas de transmisión de la influenza, signos y síntomas de infección, procedimientos básicos de control de infecciones (por ej., higiene de las manos y protocolo para la higiene respiratoria) (www.pandemicflu.gov/plan/business/index.html#employees), planes de emergencia, y conciencia con respecto a los viajes.
Establezca políticas alternativas o flexibles con respecto al lugar de trabajo (por ej., videoconferencias o trabajo a distancia) y a las horas de trabajo.
Mantenga una lista de contactos de los actuales proveedores y elabore una lista de proveedores alternativos para provisiones fundamentales y recursos y servicios esenciales.
Mantenga los suministros suficientes y asequibles para el control de infecciones (por ej., productos para la higiene de las manos, pañuelos y recipientes para su desecho, mascarillas quirúrgicas, y termómetros) en todas las ubicaciones de la empresa según lo recomienda la Organización Mundial de la Salud (WHO, por sus siglas en inglés) y los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés).
Asegure la disponibilidad de consultas y asesoramiento médico para la respuesta de emergencia.
Mejore las comunicaciones y la estructura de tecnología de la información en la medida de lo necesario para apoyar el trabajo a distancia y el acceso remoto del empleado y el cliente.
Trabaje con la seguridad pública local y con empresas de seguridad para elaborar planes de seguridad que protejan las operaciones, los establecimientos, etc.
Difunda el plan para la pandemia entre todos los empleados y grupos de interés antes de que se desate una pandemia, incluyendo los roles/acciones que los empleados y otros grupos de interés deben cumplir durante la implementación.
Mantenga la información de contacto actualizada para el personal, personal auxiliar, clientes, y otros grupos de interés.
Anticípese al miedo, a la ansiedad, a los rumores y a la información errónea que puede circular entre los empleados.
Asegúrese que las comunicaciones se adecuan a los niveles culturales y lingüísticos.
Organice un sistema de medios 24/7 (por ej., línea directa, sitio Web) para comunicar las actualizaciones/medidas del estado de la pandemia a los empleados y proporcionar un servicio de noticias a los vendedores y clientes.
Organice formas alternativas de comunicación (por ej., teléfonos celulares, localizadores, y otros procedimientos, etc.). Tenga en cuenta que en muchos países en vías de desarrollo no puede tener acceso a estos modernos dispositivos de comunicación).
Difunda información sobre la atención a domicilio de los empleados enfermos y los miembros de la familia.
Establezca un sistema que determine el estado del empleado (por ej., sistema de discado).
Familiarice a la organización con el rol de la OMS en cuanto a la respuesta ante una pandemia en su país y región.
Seleccione un punto de contacto para coordinar con la Embajada o Consulado de los EE.UU. más cercano a su establecimiento. La embajada puede facilitar contactos entre el sector de negocios y los ministerios y funcionarios locales.
Coordine y colabore con la Cámara de Comercio u otras asociaciones comerciales de los EE.UU. locales.
Colabore con los funcionarios de la salud y con los servicios de respuesta ante emergencias locales y nacionales.
Comparta las mejores prácticas con otras empresas para mejorar las tareas de respuesta de la comunidad.
Evalúe la capacidad y el criterio que se necesitan para reanudar las operaciones normales y brindar notificación de la activación del plan de reanudación de la actividad comercial.
Evalúe la disponibilidad de servicios médicos, de salud mental y sociales para los empleados después de la pandemia.
Realice una revisión de respuesta posterior a la pandemia y modifique el plan si fuera necesario.
Prepárese para posibles olas pandémicas sucesivas.
