Gobierno de EE.UU. | Fuerte equilibrio institucional
04 diciembre 2008
Registro y archivo de la documentación oficial
Este artículo pertenece al periódico electrónico “La transición presidencial en Estados Unidos”, de enero de 2009. Para consultar los demás artículos haga clic a la derecha.
Por Terry Good
“Llegas sin nada y te vas sin nada”.Con esta simple advertencia se explica a los empleados de la administración saliente que la Ley de Archivos Presidenciales de 1978 dispone que todos los documentos producidos en la Casa Blanca son la propiedad del gobierno. La Oficina de Registro de la Documentación tiene a su cargo la función de supervisar la transferencia de estos documentos al Archivo Nacional, así como su posterior depósito en la biblioteca presidencial.
Terry Good fue asignado a la Casa Blanca en enero de 1969, como parte del equipo del Archivo Nacional encargado de la preservación de los documentos para la Biblioteca Presidencial Richard M. Nixon. Después de la dimisión del presidente Nixon, Terry permaneció en la Casa Blanca como empleado de la Oficina de Registro de la Documentación. En octubre de 1988 fue nombrado director de esa oficina, puesto que ocupó hasta su jubilación en julio de 2004. Terry y su esposa, Evelyn, residen ahora en Ohio.
20 de enero, 11:55 A.M.
¡Vaya! Por fin. Lo hemos logrado. Otra transición. Otro masivo desalojo del complejo de edificios de la Casa Blanca. Desalojo de personas, de documentos, de expedientes electrónicos. Y todo antes del mediodía.
Estoy en mi despacho donde me desplomo sobre el sofá, vencido por el cansancio y el sueño, tras pasar aquí la noche entera, durmiendo a ratos y haciendo inspecciones de última hora del complejo de la Casa Blanca (Ala Oeste, Ala Este, Oficinas Ejecutivas del edificio Eisenhower, Edificio Nuevo de Oficinas Ejecutivas y varias otras instalaciones) en busca de expedientes, de documentos que, inevitablemente y de alguna manera, fueron olvidados al vaciarse las oficinas. Enciendo el televisor para mirar la ceremonia de investidura en la escalinata del Capitolio a la vez que sorbo una taza de café yerto y termino un donut rancio.
Pero, no puedo descansar por mucho tiempo. Es necesario que haga otra inspección del Ala Oeste. La llegada del equipo de avanzada de la administración del nuevo mandatario está prevista en los próximos cinco minutos.
La tarea se ha hecho sólo a medias. Me he despedido de la administración saliente, de las personas que he llegado a conocer, a respetar y a admirar durante cuatro u ocho años. Mirando hacia atrás, parece muy poco tiempo. Pero no es el momento de rememorar el pasado. La próxima etapa de la transición está a punto de comenzar. Debo estar listo para recibir con una sonrisa a los recién llegados y a ofrecerles mi apoyo con la misma dedicación y entusiasmo que he mostrado a sus predecesores, independientemente de su política partidaria.
Y, así lo haré, como también lo hará el resto de la plantilla en la Oficina de Registro de la Documentación (ORM), porque somos parte del personal de la Casa Blanca que permanece de una administración a otra. Somos empleados no partidistas y de “carrera” que prestamos nuestros servicios “al cargo y no al titular”.
En estos momentos pienso en lo que le espera a la administración entrante y a mi oficina. Me adelanto a imaginar todo lo que pasará en el ciclo de vida de los próximos cuatro u ocho años.
¡Tienes un e-mail!
En cuestión de pocos días, una avalancha de correspondencia se precipitará sobre los recién llegados. Es la primera ola. Se sentirán agobiados. Sí, se les había advertido de ello, pero no dejará de causarles gran impresión la asombrosa cantidad de cajas de correspondencia recibida del público, que se ha acumulado durante las semanas siguientes al día de las elecciones. Habrá que colocar mesas en los pasillos del edificio de oficinas Eisenhower, anexo a la Casa Blanca. Con el paso del tiempo, podrán constatar que leen un promedio de 200 cartas diarias. Codificarán cada carta según la acción que requiera: respuesta, envío a otra agencia y, en algunos casos, ninguna. Sin embargo, el enorme volumen de la correspondencia entrante se mantendrá a lo largo del mandato presidencial.
La tarea de procesar la correspondencia tiene, sorprendentemente, su lado gracioso. El ingenio del pueblo estadounidense es algo que sobrepasa toda expectativa. Se han utilizado y se seguirán utilizando formatos casi inimaginables para comunicarse con el presidente: latas, pedazos de madera, calabacines y cocos son algunos ejemplos de la variedad de opciones.
Los que laboramos para la Oficina de Registro de la Documentación estaremos en la mejor disposición de asesorar sobre el procesamiento de este gran volumen de correspondencia. Es nuestra primera prueba y la primera oportunidad para demostrar nuestra capacidad de convencer a la nueva administración de que, una vez lea y procese la mayor parte de la correspondencia recibida, sólo será necesario guardarla durante unos cuantos meses. Si podemos convencerles de que es posible prescindir de estas comunicaciones, no sólo se reducirán los requerimientos de espacio de almacenamiento, sino también los problemas logísticos que surgirán al afrontar de nuevo nuestro más temido reto: la próxima transición. Sí, efectivamente, los planes para la transición comienzan desde tan temprano.
Afortunadamente, la riada de correos electrónicos, inicialmente tan caudalosa, ya no será la causante de las crisis del pasado. Su volumen será abrumador, pero su procesamiento pasará a ser una cuestión más bien de rutina. La próxima ola, si bien no tan enorme, no tardará en llegar. En pocos días, los teléfonos de ORM comenzarán a sonar con solicitudes de información de personas que han escrito o sobre el trasfondo de la política pública que gestiona la nueva administración. Nuestra respuesta será siempre la misma, y siempre causará estupefacción y decepción: nuestros expedientes están vacíos. Toda la información, los documentos electrónicos y escritos han desaparecido. Hay que empezar desde cero. Las agencias de la rama ejecutiva del gobierno pueden ser de ayuda. Ellas saben las responsabilidades de los programas y tienen los conocimientos a la mano. La nueva administración se afincará bien para poner en marcha las ruedas del gobierno que no tardarán en ganar velocidad.
Otra ola comenzará a formarse muy cerca de todo el complejo de la Casa Blanca durante las semanas siguientes. La asignación del personal y de responsabilidades exigirá una gran cantidad de información. En cada una de las oficinas, los papeles, documentos y libros entrarán a raudales, en mucha más cantidad de lo que mayoría del nuevo personal ha experimentado antes. La afluencia será imparable y con las dimensiones de un tsunami. Al principio, intentarán hacerle frente mediante la solicitud de más archivos y estanterías. En pocas semanas, desaparecerá todo el espacio libre en cada oficina. Y, lo que es peor, los papeles, documentos y libros comenzarán a acumularse en los archivos y en las estanterías, sobre los escritorios, las sillas, las mesas, los sofás y, por último, el piso y, en algunos casos, hasta que sólo quede un claro entre la puerta y el escritorio, y quizás hasta el punto, como ha sucedido antes, que sólo la amenaza de la visita del jefe de bomberos sea la que logre el orden y la limpieza en la oficina.
El reto organizativo
Llegado este momento, parte del personal administrativo se sentirá abrumado y desalentado. Muchos no estarán preparados para acometer tan monumental reto, pocos han tenido experiencia previa en una oficina tan atareada, tan cargada de trabajo y tan llena de trámites urgentes que son parte esencial de una oficina de la Casa Blanca. La contratación de personal adicional no es una opción. El temor a las críticas de “inflación” de las listas del personal de la Casa Blanca hará que la nueva administración se vea obligada a trabajar con una plantilla reducida y la ayuda de voluntarios y pasantes. Algo que no será fácil.
Ello no será algo que sorprenda a la Oficina de Registro de Documentación. El reto de organizar la información, no importa cuál sea su formato, siempre ha sido cuestión de poca prioridad en los primeros días de cada administración entrante. Es raro que los recién llegados hayan previsto la importancia crucial y el enorme volumen de este componente de la gestión gubernamental. El personal dirigirá necesariamente su atención a los acontecimientos nacionales e internacionales que restan importancia a una tarea tan trivial como la de buscar un sitio para guardar un documento. Y la historia volverá a repetirse.
La Oficina de Registro de Documentación, que muchos ni siquiera saben existe, será su tabla de salvación. Los gestores de la documentación serán capaces de traer un poco de alivio al problema de la acumulación de papeles en las oficinas. En algunos casos, sus sugerencias girarán en torno a la mejor manera de archivar. En la mayoría de los casos, será cuestión de alentar al personal a que haga inventario del material prescindible y lo guarde dentro de cajas. Las cajas de documentos se transferirán a la custodia de ORM, que procederá a escanear ópticamente y a transferir su inventario a la base de datos de la oficina, a enumerar y almacenar las cajas, que estarán disponibles en el momento que se requieran. Si bien ORM no lo caracteriza como tal este es, en realidad, otro componente de la primera etapa del proceso del “final de la administración”, de preparación del traslado de los archivos de la administración al final de cuatro o de ocho años. Los expedientes inventariados de las cajas estarán listos para su traslado a la Administración de Registros y Archivos Nacionales (NARA, siglas en inglés) una vez finalice el mandato de la administración. Una caja a la vez no presentará gran problema a lo largo de un período de cuatro a ocho años, pero su número incrementará hasta 12.000 cajas, como mínimo, al final de cuatro años y a unas 20.000 a lo largo de ocho años.
De igual importancia, o quizá más importante, es que la Oficina de Registro de Documentación considera esta etapa como la primera en la historia escrita de la actual administración. Los documentos son testigos de la historia que nos hablan. Unos documentos organizados relatan una historia. En la medida en la que la ORM sea capaz de convencer al personal de que establezca y mantenga expedientes organizados, así se entenderá, se escribirá y se relatará mejor la historia de la administración que se dará a conocer, en primer lugar, por el presidente cuando redacte sus memorias, y luego por historiadores y por otros que intentarán destacar e interpretar acontecimientos y políticas singulares.
Y es así como con el paso del tiempo, se irá extendiendo la reputación de ORM, bien porque el personal sentirá que la oficina les salva de ser sepultado por la creciente ola de papel o porque la ORM es capaz de responder con prontitud a sus solicitudes de información o de devolución de cajas y expedientes almacenados.
Se cierra el círculo
Según vayan transcurriendo las semanas, meses y años, y la administración gane en edad y madurez, la relación de ORM y el personal político se irá estrechando. Los conocidos se convertirán en amigos y las despedidas, ya sean durante o al finalizar el mandato de la administración, serán ocasiones de auténticos sentimientos de pena. Puede que no se aplique bien la analogía, pero la experiencia en la Casa Blanca se parece a un viaje a bordo de una embarcación que se desplaza por aguas peligrosas. Unidos, hombro con hombro, todos impulsarán los remos para que el “barco del Estado” navegue por incontables aguas rápidas, canales desconocidos y violentos remolinos hasta llegar salvo a puerto. Las diferencias entre el personal político y el de carrera se esfumarán. Se establecerán lazos.
Cuando la administración entre en su último año, la ORM comenzará a hablar, al principio de forma discreta y pausada, y luego con incrementada frecuencia, sobre la ventaja y la necesidad de que el personal haga inventario de sus expedientes y los coloque en cajas dentro de sus oficinas. La mayoría del personal tomará conciencia de ello e intentará poner “la casa en orden” para la posteridad, para “su” presidente y para ellos mismos.
La situación se tornará más crítica si el presidente fracasa en su intento por ser reelegido. Todo se reducirá a las pocas semanas que median desde la primera semana de noviembre hasta el 20 de enero. El complejo de la Casa Blanca se transformará en un enorme tanatorio donde se ha prolongado un velatorio.
Afortunadamente, el proceso de transición, una vez puesto en marcha, seguirá una ruta bien conocida. Se impartirán las directrices al personal para que lleve a cabo sus responsabilidades en tanto se preparan para abandonar sus puestos. Se entiende que el complejo de oficinas de la Casa Blanca, al igual que la residencia, es propiedad del pueblo estadounidense, y se debe realizar todo esfuerzo para garantizar que quede tal como cuando un huésped se marcha de la casa de su anfitrión, en condiciones iguales o mejores que cuando llegó. En la mayoría de los casos este es el criterio que prevalece.
En cuanto al registro de la documentación, se emitirán normas y fechas límites. Se dará luz verde a la oficina de Registro de la Documentación para examinar todas las oficinas de la Casa Blanca con el fin de constatar el número de cajas que se distribuirá al personal para que guarde los expedientes restantes.
El personal comenzará a dejar sus puestos de trabajo, con lo que saltará a la palestra la cuestión de quién es el propietario legítimo de los expedientes.
Invariablemente se da el caso de que algunos empleados se sienen convencidos de que sus expedientes de oficina son su propiedad personal. Antes de que se promulgara la Ley de Archivos Presidenciales en 1978, estos y todos los documentos de la Casa Blanca eran considerados propiedad del presidente para que dispusiera de ellos a su discreción. Ya no es así. La ley establece que la documentación es propiedad del gobierno. Con la excepción de algunos documentos “políticos”, ni el presidente ni el personal pueden reclamar para sí ni los originales ni las copias. Los documentos no pueden salir de la Casa Blanca salvo para su transferencia al Archivo Nacional y, posteriormente, a la biblioteca presidencial. Como salvaguarda de primera línea de estos documentos, la ORM toma cuidado de explicar la ley, sabiendo de antemano que estas disposiciones no serán bien recibidas. En muchos casos sólo basta con decir llana y sencillamente que “llegas sin nada y te vas sin nada”.
Se acelera el paso
Sin embargo, la cuestión de la propiedad legítima de los documentos no compara en importancia a la de la colocación de los documentos en cajas para su traslado fuera del complejo. Esta tarea predominará sobre las demás. Poco después de las elecciones, empezarán a llegar funcionarios del Archivo Nacional y del Departamento de Defensa. El ritmo del trabajo irá creciendo hasta hacerse más acelerado durante las semanas de noviembre y diciembre.
La ORM comenzará a recibir llamadas telefónicas informándole que el material inventariado de las cajas está listo para ser recogido. Se designarán zonas para apilar las cajas sobre las plataformas o palés, cuidando de que queden bien sujetas y, por último, se envolverá toda la carga en un plástico especial. Las carretillas elevadoras llevarán los palés hasta los camiones estacionados en el camino entre el Ala Oeste y el edificio Eisenhower de oficinas ejecutivas. Una vez colocada dentro de los camiones, la carga será transportada a su destino fuera de la Casa Blanca. La logística será intimidante. Desafortunadamente, los expedientes se transportarán fuera de la Casa Blanca pero su uso no está vedado. Se mantendrán como expedientes activos en caso de que el personal requiera de ellos. La recuperación de una caja particular se convertirá en una pesadilla. Y así será. Tal como suele pasar, la caja requerida será la apilada en el fondo del último palé en la esquina más distante del depósito.
La tarea producirá otros momentos de intensa ansiedad. Habrá que descargar y duplicar la base de datos electrónica y todo lo demás, que para esa fecha será un enorme cúmulo de información, y después transferir su custodia al Archivo Nacional. El proceso será, como siempre, extremadamente complicado. Durante semanas los técnicos de informática del Archivo Nacional colaborarán con sus homólogos en la Casa Blanca para facilitar esta colosal tarea. Luego de crear una copia, se realizará lo que para todos los efectos es una serie interminable de pruebas a fin de determinar con absoluta certeza que se ha copiado cada unidad de información por pequeña y mínima que sea, y de que será posible recuperarla. Si se fracasa en el intento de copiar la base de datos correrán muchas cabezas, pues aun en el caso de que pudiera volver a hacerse, se excederían muchos presupuestos. No puede haber margen de error. Habrá motivo para celebrar mucho el día que concluyan las pruebas y los resultados concuerden con la base original de datos. Entonces y solo entonces podrá el centro de informática de la Casa Blanca comenzar a borrar todos los datos de la administración saliente e iniciar los preparativos para dar apoyo a la nueva administración.
No obstante, habrá que sopesar cuidadosamente esta decisión y el momento más oportuno de adoptarla, pues el corte de este cordón umbilical acarrea serias ramificaciones. En efecto, a partir de ese momento y hasta el último minuto del mandato de la administración, la copia de la base de datos será la que apoye la labor de ORM de proveer información a la Casa Blanca. Sin embargo, no es la única consideración.
Infortunadamente, existe la otra cara de la moneda. Una vez toma la decisión, la ORM ya no podrá ingresar datos ni en la versión anterior ni en la más reciente de la base de datos. Se cerrará y dará por terminado el registro computadorizado de datos de la administración saliente. Mediante esta acción, se cambia la clasificación de registro informático al de base de datos archivada. En cierto sentido, el cuerpo muere cuando se corta este cordón umbilical. Por ello, el momento más propicio para realizar la cirugía presenta a la ORM con el dilema de dejarlo todo limpio para la administración entrante o ingresar el mayor número de datos posibles de la administración saliente. La decisión no será fácil.
Por otra parte, hay otro factor que afecta el terreno del juego y causa se dirijan miradas preocupantes al termómetro y a los cielos. La Madre Naturaleza puede ensañarse en contra o mostrarse a favor de esta tarea que se realiza siempre entre noviembre y febrero. En el mejor de los casos, se espera que las temperaturas no desciendan por debajo del punto de congelación. La lluvia, el aguanieve y la nieve no serán bien acogidas porque, unidas a las temperaturas bajas, se convertirán en algo perjudicial para el desplazamiento e itinerario de los camiones y de las carretillas elevadoras. Las horas y los días en los que prevalezca el buen tiempo serán los más preciados.
La cosa no acaba aquí. Sobre todo ello se ciñe el temor de que llegado el 19 de enero queden todavía cajas en tránsito por las diversas etapas del traslado de las dependencias del complejo de la Casa Blanca. Algo que ha sucedido antes. Por lo general, en la mañana del 20 de enero, nada se mueve: no hay camiones, ni cajas. Sólo se permite la entrada al complejo de un número limitado de funcionarios. Todo pasa a la etapa de “cierre total” en preparación para el desfile de la toma de posesión a lo largo de la avenida Pensilvania. Todo aquello que no haya salido del complejo de la Casa Blanca no podrá moverse hasta el día siguiente. Tan complicado como ello resultará, todos entienden la situación y la aceptan. Después de todo, se han establecido unas prioridades. De hecho, no es que los documentos que hasta ese momento no hayan sido trasladados ya nunca estarán en posesión de la biblioteca presidencial. Semanas y meses después de la llegada de la nueva administración, aparecerán expedientes olvidados en los armarios, en los gabinetes y escritorios desocupados. Cuando la ORM reciba notificación de ello, procederá a transferirlos al Archivo Nacional para su depósito en la biblioteca presidencial pertinente.
Ave y vale
Echo una mirada al reloj y compruebo que son ahora las 12:15 PM. Debo hacer otra visita al Ala Oeste y dejo mi despacho en el edificio Eisenhower de oficinas ejecutivas. Al acercarme a la puerta conducente al Ala Oeste, me encuentro una escena que quedará grabada para siempre en mi memoria.
Algunos rezagados salen por la puerta del sótano del Ala Oeste cuando se acercan varios miembros de la nueva administración. Todos se detienen por un momento, no seguros de lo que el protocolo dicta se debe hacer en el caso de un encuentro fortuito. Luego, y de manera vacilante, se dan la mano y aparecen las sonrisas, frescas en el rostro de los primeros y desgastadas en la de los segundos.
“Hola”.
“Buenas tardes”.
Poniéndose a la altura de las circunstancias, uno de los funcionarios salientes no puede dejar pasar el momento sin intercalar un comentario partidista, y sonriendo les ruega en tono afable, “por favor, cuiden bien del lugar… estaremos de vuelta en cuatro años”.
Los recién llegados le devuelven la sonrisa y uno de ellos responde en tono comprensivo: “Lo haremos”.
Y luego cada uno sigue por su lado. Un apretón de manos, nada de puñetazos. Ni barricadas, ni armas.
Y así termina un ciclo y comienza otro. La democracia estadounidense está en acción.
Las opiniones reflejadas en este artículo no expresan necesariamente los puntos de vista o políticas del gobierno de Estados Unidos.
