Trong trường hợp xảy ra đại dịch cúm, các cơ sở kinh doanh sẽ đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên cũng như hạn chế ảnh hưởng bất lợi đối với nền kinh tế và xã hội. Việc lập kế hoạch đối phó với đại dịch cúm là rất quan trọng. Để giúp quý vị trong các hoạt động này, Bộ Y Tế và Dịch Vụ Nhân Sự (HHS) và Trung Tâm Kiểm Soát và Ngừa Bệnh (CDC) đã thiết lập danh sách các việc cần làm sau đây cho các cơ sở kinh doanh có quy mô lớn. Danh sách này xác định các hoạt động quan trọng và cụ thể mà bây giờ các doanh nghiệp cỡ lớn có thể thực hiện để chuẩn bị đối phó với đại dịch cúm. Nhiều hoạt động trong số này cũng sẽ hữu ích cho quý vị trong các trường hợp khẩn cấp khác. Để biết thêm chi tiết, xin tới trang mạng điện toán www.pandemicflu.gov và www.cdc.gov/business.
Xác định một điều phối viên và/hoặc nhóm phụ trách hoạt động đối phó với đại dịch, với các vai trò, trách nhiệm cụ thể của mỗi người trong việc lập kế hoạch chuẩn bị và đối phó. Quá trình lập kế hoạch cần bao gồm cả ý kiến nhận xét của các đại diện lao động.
Xác định các nhân viên chủ chốt và các nguồn đầu vào quan trọng khác (thí dụ như nguyên vật liệu thô, các hãng cung cấp, các sản phẩm/sản phẩm của thổ phụ, và hậu cần) cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh theo từng địa điểm và chức năng hoạt động trong thời gian xảy ra đại dịch.
Huấn luyện và chuẩn bị nguồn nhân lực phụ thêm (thí dụ như các nhà thầu, các nhân viên đảm đương các nhiệm vụ/chức vụ khác, những người nghỉ hưu, v.v…).
Thiết lập và lập kế hoạch đề phòng các trường hợp có thể xảy ra liên quan tới việc tăng hoặc giảm nhu cầu về các sản phẩm và/hoặc dịch vụ của quý vị trong thời gian xảy ra đại dịch (thí dụ ảnh hưởng của việc hạn chế các hoạt động tụ tập đông người, nhu cầu cần vật dụng cá nhân).
Xác định các ảnh hưởng tiềm năng của đại dịch đối với các hoạt động tài chánh kinh doanh của công ty dựa trên nhiều tình huống có thể xảy ra, ảnh hưởng tới nhiều dây chuyền sản phẩm và/hoặc cơ sở sản xuất khác nhau.
Xác định ảnh hưởng tiềm năng của đại dịch liên quan tới việc đi công vụ trong phạm vi nội địa và quốc tế (thí dụ như các trường hợp kiểm dịch, đóng cửa biên giới).
Tìm các thông tin cập nhật và đáng tin cậy về đại dịch từ các cơ quan y tế trong cộng đồng, cơ quan quản lý trường hợp khẩn cấp và các nguồn khác, đồng thời cần tạo sự liên kết bền vững giữa các nguồn thông tin này.
Thiết lập kế hoạch thông báo khẩn cấp và điều chỉnh theo định kỳ. Kế hoạch này bao gồm việc xác định các đầu mối liên lạc chính (có dự phòng), các hệ thống truyền đạt thông tin (bao gồm cả đối tượng là các nhà cung cấp và khách hàng), và các quy trình theo dõi cũng như liên lạc về tình trạng hoạt động kinh doanh và tình trạng của nhân viên
Thực hiện một chương trình luyện tập/diễn tập để kiểm tra kế hoạch của quý vị, và điều chỉnh theo định kỳ.
Dự báo và cho phép nhân viên nghỉ vắng mặt trong thời gian xảy ra đại dịch do các nguyên nhân như: bản thân nhân viên bị đau bệnh, người nhà của họ bị đau bệnh, do việc áp dụng các biện pháp cách ly và kiểm dịch trong cộng đồng, việc đóng cửa trường học và/hoặc cơ sở kinh doanh và dịch vụ chuyên chở công cộng phải ngừng hoạt động.
Áp dụng các quy định hướng dẫn để điều chỉnh mức độ thường xuyên cũng như hình thức tiếp xúc trực diện (thí dụ như bắt tay, ngồi trong các buổi họp, cách bố trí văn phòng, các trạm làm việc chung) giữa các nhân viên và giữa nhân viên và khách hàng (xin xem các khuyến cáo của CDC).
Khuyến khích và theo dõi hoạt động chích ngừa bệnh cúm hàng năm cho nhân viên.
Đánh giá tình trạng nhân viên sử dụng các dịch vụ y tế và tình trạng có sẵn các dịch vụ đó trong thời gian xảy ra đại dịch, và cải tiến các dịch vụ khi cần thiết.
Đánh giá việc nhân viên sử dụng các dịch vụ xã hội và sức khỏe tâm thần và tình trạng có sẵn các dịch vụ đó trong thời gian xảy ra đại dịch, trong đó bao gồm các nguồn trợ giúp của công ty, cộng đồng và các tổ chức tôn giáo, và cải tiến dịch vụ khi cần thiết.
Xác định các nhân viên và khách hàng chủ chốt có nhu cầu đặc biệt, và đưa các nhu cầu của những người đó vào kế hoạch chuẩn bị đối phó của quý vị.
Thiết lập các chính sách quy định về lương bổng của nhân viên và các trường hợp nghỉ vắng mặt do đau bệnh chỉ liên quan tới đại dịch (thí dụ như không phạt, nghỉ tự do), trong đó bao gồm cả các chính sách quy định về việc khi nào một người đã từng mắc bệnh sẽ được coi là đã khỏi bệnh và có thể trở lại làm việc.
Thiết lập các chính sách về địa điểm làm việc linh hoạt (thí dụ như làm việc ở nhà từ xa) và giờ làm việc linh hoạt (thí dụ như các ca làm việc theo từng giai đoạn).
Thiết lập các chính sách quy định để ngăn ngừa bệnh cúm lây lan tại nơi làm việc (ví dụ như khuyến khích vệ sinh đường hô hấp/ho đúng cách, và kịp thời cách ly những người có triệu chứng cúm).
Thiết lập những chính sách dành cho các nhân viên có tiếp xúc với đại dịch cúm, bị nghi ngờ là đang mắc bệnh, hoặc mắc bệnh tại địa điểm làm việc (thí dụ như biện pháp đối phó kiểm soát lây nhiễm, nghỉ đau bệnh ngay theo diện bắt buộc).
Thiết lập các chính sách hạn chế việc đi lại tới các khu vực địa lý có dịch bệnh (lưu ý tới cả các địa điểm trong nước và quốc tế), sơ tán các nhân viên làm việc tại hoặc gần một khu vực có dịch khi dịch bệnh bắt đầu xuất hiện, và hướng dẫn cho các nhân viên vừa trở lại từ các khu vực có dịch bệnh (xin xem các khuyến cáo về đi lại của CDC).
Thiết lập các thẩm quyền, lý do, và các thủ tục để bắt đầu áp dụng và ngừng áp dụng kế hoạch ứng phó của công ty, điều chỉnh hoạt động kinh doanh (thí dụ như ngừng hoạt động tại các khu vực có dịch bệnh), và truyền đạt thông tin kinh doanh cho các nhân viên chủ chốt.
Cung cấp đủ nguồn nguyên vật liệu kiểm soát lây nhiễm và dễ sử dụng (thí dụ như các sản phẩm vệ sinh bàn tay, khăn giấy và thùng đựng rác) tại tất cả các địa điểm kinh doanh.
Tăng cường hoạt động truyền thông và cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin khi cần thiết để giúp nhân viên làm việc từ xa và khách hàng sử dụng dịch vụ từ xa.
Bảo đảm tình trạng sẵn có của dịch vụ cố vấn và tư vấn về y tế cho hoạt động tiếp ứng khẩn cấp.
Thiết lập và phổ biến các chương trình và tài liệu trình bày về các thông tin cơ bản liên quan tới đại dịch (thí dụ như các dấu hiệu và triệu chứng của bệnh cúm, các phương thức lây bệnh), các biện pháp giải quyết và bảo vệ cho cá nhân và gia đình (thí dụ như vệ sinh bàn tay, cách xử sự khi ho/hắt hơi, các kế hoạch đề phòng trường hợp bất trắc).
Dự tính trước trường hợp nhân viên có thể lo âu, sợ hãi, nghe các tin đồn và thông tin sai lạc, và cần sắp xếp kế hoạch truyền đạt thông tin một cách phù hợp.
Bảo đảm rằng các phương thức truyền đạt thông tin là phù hợp với ngôn ngữ và văn hóa của đối tượng được truyền đạt.
Phổ biến thông tin cho các nhân viên về kế hoạch chuẩn bị và đối phó với đại dịch của công ty quý vị.
Cung cấp thông tin về việc chăm sóc sức khỏe tại gia cho các nhân viên và người nhà đang đau bệnh của nhân viên.
Thiết lập các hệ thống (thí dụ như các đường dây khẩn, các trang mạng điện toán riêng) để thông báo về tình trạng diễn biến của đại dịch và các hoạt động đối phó với đại dịch cho nhân viên, hãng bán, hãng cung cấp và khách hàng và ở bên trong và bên ngoài cơ sở làm việc một cách kịp thời và nhất quán, trong đó bao gồm cả các nhân viên không nằm trong hệ thống liên lạc khẩn cấp.
Xác định các nguồn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về đại dịch trong cộng đồng (trong nước và quốc tế) và các nguồn trợ giúp để được ngừa bệnh (thí dụ như thuốc chủng ngừa và trụ sinh).
Phối hợp với các hãng bảo hiểm, chương trình y tế và các cơ sở y tế quan trọng tại địa phương để chia sẻ thông tin về các kế hoạch chuẩn bị đối phó với dịch bệnh của quý vị và tìm hiểu về các khả năng đối phó cũng như các kế hoạch đối phó của họ.
Phối hợp với các cơ quan y tế cộng đồng địa phương, tiểu bang và liên bang và/hoặc các cơ quan tiếp ứng khẩn cấp để tham gia vào tiến trình lập kế hoạch đối phó của họ, chia sẻ các kế hoạch đối phó với dịch bệnh của quý vị và tìm hiểu về khả năng đối phó cũng như các kế hoạch đối phó của họ.
Liên lạc với các cơ quan y tế cộng đồng của địa phương và/hoặc tiểu bang và/hoặc các cơ quan tiếp ứng khẩn cấp để biết các dạng tài sản và/hoặc dịch vụ mà cơ sở kinh doanh của quý vị có thể đóng góp cho cộng đồng.
Chia sẻ các phương thức hiệu quả nhất với các cơ sở kinh doanh khác trong cộng đồng, các phòng thương mại, và các hiệp hội tại địa phương để cải tiến các hoạt động đối phó của cộng đồng.
