La rapidez con la que su compañía pueda volver a realizar actividades comerciales después de un atentado terrorista o tornado, incendio o inundaciones depende generalmente de una planificación previa ante el desastre. Comience a planificar ahora para mejorar la probabilidad de que su compañía sobreviva y se recupere.
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- Evalúe detenidamente cómo funciona su compañía, tanto interna como externamente, para determinar el personal, materiales, procedimientos y equipos estrictamente necesarios para mantener la empresa en operación.
- Revise el organigrama de la empresa.
- Identifique las operaciones cruciales para sobrevivir y recuperarse.
- Incluya los sistemas de nóminas de empleados, adopción rápida de decisiones financieras y contabilidad de emergencia, para el seguimiento y la documentación de costos en caso de emergencia.
- Establezca procedimientos para la sucesión de la gerencia. Incluya al menos una persona que no se encuentre habitualmente en la sede central de la compañía, si ello es aplicable.
- Identifique a sus proveedores, transportadores, recursos y otros negocios con los que opera a diario.
- Estableza relaciones profesionales con más de una compañía a utilizar en caso de que la empresa con la cual opera usualmente no pueda responder a sus necesidades. Un desastre que pone fuera de operación a un proveedor clave puede ser devastador para su negocio.
- Cree una lista de contactos para los contratistas de negocios cruciales y otras personas que utilizará en caso de emergencia. Guarde esta lista con otros documentos importantes en su equipo de emergencia y en un lugar diferente a la sede de su compañía.
- Planifique lo que hará si su edificio, planta o tienda no es accesible. Este tipo de planificación se conoce con frecuencia como un plan de continuidad de operaciones, conocido con la sigla COOP , e incluya en él todos los aspectos fde su empresa.
- Considere si puede operar la compañía desde un lugar diferente o desde su casa.
- Entable relaciones con otras compañías para utilizar sus instalaciones en caso de que las suyas no permitan la operación comercial a causa de un desastre.
- Planifique la continuación del pago de su nómina.
- Decida quién debe participar en la elaboración del plan de emergencia
- Incluya en la planificación a los trabajadores de todos los niveles. También como miembros activos del equipo de gestión de emergencias.
- Tome en consideración una amplia muestra del personal de su organización, pero concéntrese en aquellos con experiencia crucial para las funciones de operación comercial diarias. Este grupo incluirá probablemente a personas con aptitudes técnicas, así como a gerentes y ejecutivos.
- Defina los procedimientos de gestión de crisis y las responsabilidades individuales por adelantado.
- Asegúrese de que las personas participantes sepan lo que deben hacer.
- Capacite a otras personas en caso de que necesite ayuda adicional.
- Coordine con otros.
- Reúnase con otras empresas situadas en su edificio o complejo industrial.
- Hable con equipos de respuesta de emergencias, gerentes de emergencia, organizaciones comunitarias y proveedores de servicios públicos.
- Haga planes conjuntamente con sus proveedores, transportadores y todos aquellos con quienes mantenga regularmente relaciones comerciales.
- Explíqueles sus planes y aliente a otros negocios a poner en práctica su propia planificación de continuidad. Ofrezca ayuda a otros.
- Revise anualmente sus planes de emergencia. Al igual que su negocio cambia con el paso del tiempo, también cambian sus necesidades de preparación. Cuando contrate a nuevos empleados o cuando cambie el funcionamiento de su compañía, debería actualizar sus planes e informar a su personal.
