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DEPARTAMENTO DE SALUD Y SERVICIOS HUMANOS (HHS)Oficina para los Derechos Civiles (OCR)Apéndice A PREGUNTAS Y RESPUESTAS RELATIVAS A LA GUÍA DEL DEPARTAMENTO DE SALUD Y SERVICIOS HUMANOS PARA LOS BENEFICIARIOS DE ASISTENCIA FINANCIERA FEDERAL EN RELACIÓN CON EL TÍTULO VI SOBRE LA PROHIBICIÓN CONTRA LA DISCRIMINACIÓN BASADA EN EL ORIGEN NACIONAL QUE AFECTA A LAS PERSONAS CON CONOCIMIENTOS LIMITADOS DEL IDIOMA INGL�S 1. P. ¿Cuál es el propósito de la guía sobre acceso lingüístico publicada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, por sus siglas en inglés)? R. El propósito de la Guía de la Política es aclarar a los miembros del público, y a los proveedores de atención de la salud y servicios sociales que reciben asistencia financiera federal del HHS, la responsabilidad que dichos proveedores tienen con las personas con conocimientos limitados del idioma inglés (LEP, por sus siglas en inglés), de conformidad con el Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964. Entre otros aspectos, esta guía aclara los requisitos legales existentes en tanto que proporciona una descripción de los factores que los proveedores de atención de la salud y servicios sociales que reciben asistencia financiera federal del HHS deben considerar al determinar y cumplir sus responsabilidades para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés según el Título VI. 2. P. ¿Qué hace la Guía de la política? R. La Guía de la política hace lo siguiente:
3. P. ¿Esta guía impone nuevos requisitos a los beneficiarios? R. No. Desde su promulgación, el Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964 ha prohibido la discriminación basada en la raza, el color o el origen nacional en cualquier programa o actividad que reciba asistencia financiera federal. El Título VI exige que los beneficiarios adopten medidas razonables para garantizar un acceso significativo a sus programas y actividades por parte de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. A lo largo de las últimas tres décadas, la OCR ha llevado a cabo miles de investigaciones y revisiones sobre las diferencias lingüísticas que afectan al acceso de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés a la atención de la salud y a los servicios sociales. Esta guía sintetiza los requisitos legales que la OCR ha estado aplicando durante más de tres décadas. 4. P. ¿Quién está cubierto por esta guía? R. Entre las entidades cubiertas figuran todas las agencias estatales o locales, las instituciones u organizaciones privadas y las personas públicas o privadas que (1) trabajan en, proporcionan o se dedican a la atención de la salud o a programas y actividades de servicios sociales, y (2) reciben asistencia financiera federal del HHS de forma directa o a través de otro beneficiario o entidad cubierta. Algunos ejemplos de entidades cubiertas son, entre otros, las siguientes entidades, que pueden recibir asistencia financiera federal: hospitales, hogares para ancianos, agencias de salud en el hogar, organizaciones de atención administrada de la salud, universidades y otras entidades con programas de investigación sobre atención de la salud o servicios sociales; agencias de atención de la salud estatales, del condado y locales; agencias estatales de Medicaid; agencias de asistencia social estatales, del condado y locales; programas de financiamiento federal para las familias, los jóvenes y los niños; programas Head Start; contratistas, subcontratistas y vendedores públicos y privados; médicos; y otros proveedores que reciben asistencia financiera federal del HHS. 5. P. ¿Cómo afecta la guía a los profesionales de la salud individuales y pequeños proveedores que son beneficiarios de asistencia financiera federal? R. Los profesionales de la salud individuales y pequeños proveedores tendrán una gran flexibilidad para determinar exactamente cómo cumplir sus obligaciones para adoptar medidas razonables con objeto de garantizar un acceso significativo de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. La OCR evaluará caso por caso el cumplimiento de los requisitos y tendrá en cuenta los siguientes factores: (1) el número o proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés que cumplen los requisitos para ser atendidas o que es probable que tomen parte en el programa, actividad o servicio del beneficiario; (2) la frecuencia con la que las personas con conocimientos limitados del idioma inglés entran en contacto con dicho programa, actividad o servicio; (3) la naturaleza e importancia del programa, actividad o servicio proporcionado por el beneficiario; y (4) los recursos disponibles para el beneficiario y sus costos. No existe una única solución válida para todos los casos para garantizar el cumplimiento del Título VI con respecto a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, y las "medidas razonables" para los grandes proveedores pueden no ser razonables para los pequeños proveedores. Por lo tanto, los pequeños beneficiarios con presupuestos más reducidos no tendrán que proporcionar el mismo nivel de servicios lingüísticos que los beneficiarios más grandes con mayores presupuestos. La OCR continuará estando disponible para proporcionar asistencia técnica a los beneficiarios del HHS, incluyendo a profesionales de la salud individuales y a otros pequeños beneficiarios que traten de llevar a cabo un programa de asistencia lingüística efectivo y cumplir con el Título VI. 6. P. La guía identifica algunas circunstancias específicas que la OCR considerará como una firme prueba de que un programa cumple sus obligaciones de proporcionar materiales escritos en idiomas distintos del inglés, según el Título VI. ¿Significa esto que se considerará que un beneficiario o entidad cubierta no cumple los requisitos del Título VI si estas circunstancias no aplican en su programa? R. No. Las circunstancias explicadas en la guía tienen como objetivo identificar circunstancias que constituyan un "refugio seguro" para los beneficiarios que desean tener una mayor certeza con respecto a sus obligaciones de proporcionar traducciones escritas. Esto significa que si un beneficiario proporciona traducciones escritas en estas circunstancias, dicha acción se considerará una firme prueba de cumplimiento de las obligaciones del beneficiario de proporcionar traducciones escritas. No obstante, el hecho de no proporcionar traducciones escritas en las circunstancias descritas en el "refugio seguro" no significa que se incurra en un incumplimiento. Más bien, el refugio seguro ofrece una herramienta que los beneficiarios pueden utilizar para considerar si el número o proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés a las que atendieron requieren traducciones escritas de documentos vitales en idiomas -aparte del inglés-de uso frecuente entre los clientes del beneficiario. Sin embargo, incluso si no se utilizan los refugios seguros, si la traducción escrita de determinados documentos es tan onerosa que puede frustrar los objetivos legítimos de su programa, no es necesaria la traducción de los materiales escritos. Pueden ser aceptables otras formas de proporcionar acceso significativo, como la interpretación oral eficaz de determinados documentos vitales en circunstancias en las que, tras la aplicación de los cuatro factores anteriores, se requieran servicios de traducción. 7. P. La guía hace referencia a "documentos vitales" y señala que, en determinadas circunstancias, un beneficiario o entidad cubierta podría tener que traducir dichos documentos a otros idiomas. ¿Qué es un documento vital? R. Tal y como se aclara en la guía, el alcance de las obligaciones del Título VI se evaluará basándose en una prueba de cuatro factores que incluye la naturaleza o importancia del servicio. A este respecto, la guía señala que, a menudo, puede que sea necesario traducir los documentos considerados "vitales" para el acceso de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés a los programas y servicios. Que un documento (o la información que contiene o solicita) sea "vital" puede depender de la importancia del programa, información, encuentro o servicio implicado, y de las consecuencias para la persona con conocimientos limitados del idioma inglés si no se proporciona la información en cuestión a tiempo o de forma precisa. En los casos en que resulta apropiado, se alienta a los beneficiarios a crear un plan para determinar sistemáticamente, a lo largo del tiempo e incluyendo sus diversas actividades, qué documentos son "vitales" para lograr un acceso significativo de la población con conocimientos limitados del idioma inglés a la que atienden. Por lo tanto, entre los documentos vitales pueden figurar, por ejemplo; los formularios de consentimiento y de presentación de quejas; los formularios de admisión que pueden tener importantes consecuencias para la salud; las notificaciones escritas de los criterios de selección, derechos, negación, pérdida o reducción de las prestaciones o servicios; las acciones que afecten a la custodia de los padres o la manutención de los niños y otras consideraciones; las notificaciones que informan a las personas con conocimientos limitados del inglés sobre la existencia de la asistencia lingüística gratuita; los exámenes escritos que no evalúan la competencia lingüística en inglés sino la competencia para un determinado permiso, empleo o destreza para los que no se necesite saber inglés; o las solicitudes para participar en un programa o actividad del beneficiario o para recibir prestaciones o servicios del beneficiario. 8. P. ¿Tendrán que traducir los beneficiarios o entidades cubiertas documentos extensos, tales como manuales de inscripción para recibir atención administrada de la salud? R. No necesariamente. Puede que algunos documentos extensos no contengan información vital mientras otros contengan información vital que tendra que traducirse. Una vez más, la obligación de traducir dependerá de la aplicación de los cuatro factores anteriores. En este contexto, la información vital puede incluir, por ejemplo, la provisión de información en los idiomas apropiados distintos del inglés o la identificación de los casos en los que una persona con conocimientos limitados del idioma inglés puede obtener una interpretación o traducción del documento. Sin embargo, dependiendo de las circunstancias, es posible que no sea necesario traducir documentos extensos tales como manuales de inscripción, o bien, no haya que traducirlos en su totalidad. 9. P. ¿Puede una persona con conocimientos limitados del idioma inglés utilizar a un miembro de su familia o a un amigo como intérprete? R. Algunas personas con conocimientos limitados del idioma inglés se sienten más a gusto cuando un miembro de su familia o un amigo de confianza hace de intérprete. Cuando una persona con conocimientos limitados del idioma inglés trata de acceder a los servicios de un beneficiario de asistencia financiera federal que, tras la aplicación de los cuatro factores anteriores, está obligado a ofrecer un intérprete, el beneficiario debe hacer saber a la persona con conocimientos limitados del idioma inglés que tiene la opción de que el beneficiario le proporcione un intérprete sin cargo alguno o de usar su propio intérprete. Los beneficiarios también deben considerar las circunstancias especiales analizadas en la guía que pueden influir en si un miembro de la familia o un amigo debe actuar como intérprete, por ejemplo, si la situación es una emergencia o por motivos de competencia, confidencialidad, privacidad o conflicto de intereses. 10. P. ¿Puede un beneficiario o entidad cubierta exigir a una persona con conocimientos limitados del idioma inglés que utilice a un miembro de su familia o un amigo como intérprete? R. No. 11. P. ¿Cómo afectan la baja familiarización con la atención de la salud, el analfabetismo, los idiomas no escritos, la ceguera y la sordera entre la población con conocimientos limitados del idioma inglés a las responsabilidades de los beneficiarios de fondos federales? R. La comunicación eficaz en cualquier idioma requiere comprender los niveles de alfabetismo de las poblaciones que cumplen los requisitos. No obstante, en los casos en los que una persona con conocimientos limitados del idioma inglés tiene un conocimiento limitado de las cuestiones relacionadas con la salud o no sabe leer, el acceso al programa se ve complicado por factores que generalmente no están directamente relacionados con el origen nacional o el idioma, por lo que dicha situación no se presenta en el Título VI. En estas circunstancias, un beneficiario debe proporcionar información compensatoria sobre la salud hasta el mismo punto en que proporcionaría dicha información a los angloparlantes. De forma similar, un beneficiario debe ayudar a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés que no saben leer a comprender los materiales escritos del mismo modo que ayudaría a los angloparlantes analfabetos. Un idioma no escrito descarta la traducción de documentos, pero no afecta a la responsabilidad del beneficiario de comunicar la información vital contenida en el documento o de comunicar la posibilidad de la traducción oral. Por supuesto, en este contexto pueden influir otras leyes. Por ejemplo, la Sección 504 del Acta de Rehabilitación de 1973 exige que los beneficiarios de fondos federales proporcionen intérpretes de lenguaje de señas y orales para las personas con problemas de la audición y que proporcionen materiales en formatos alternativos, como en letras grandes, en braille o grabaciones, para personas con problemas de la vista; el Acta de Estadounidenses con Discapacidades establece requisitos similares para los proveedores de atención de la salud y servicios humanos. 12. P. ¿Qué asistencia está disponible para ayudar a los beneficiarios que desean cumplir el Título VI? R. A lo largo de más de tres décadas, la OCR ha proporcionado una gran cantidad de asistencia técnica a los beneficiarios o entidades cubiertas que tratan de garantizar que las personas con conocimientos limitados del idioma inglés puedan acceder de manera significativa a sus programas o servicios. Nuestro personal regional está preparado para trabajar con los beneficiarios y ayudarlos a cumplir con sus obligaciones según el Título VI. Como parte de sus servicios de asistencia técnica, la OCR puede ayudar a identificar las mejores prácticas y las estrategias utilizadas con éxito por otros beneficiarios de fondos federales, a identificar las fuentes de reembolso federal por los servicios de traducción, así como a señalar otros recursos a los proveedores. Además, el Departamento entero se compromete también a ayudar a los beneficiarios de la asistencia financiera del HHS a cumplir con sus obligaciones según el Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964. A través de su Administración sobre los Niños y las Familias, la Administración sobre la Calidad de la Atención de la Salud y la Investigación, la Administración sobre el Envejecimiento, los Centros de Servicios Medicare y Medicaid, la Administración de Recursos y Servicios de la Salud, la Oficina para los Derechos Civiles, la Oficina de Salud de las Minorías y la Administración sobre el Abuso de Sustancias y para los Servicios de Salud Mental, el HHS proporciona una gran variedad de asistencia técnica práctica para ayudar a los beneficiarios a atender a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Esta asistencia técnica incluye formularios y documentos vitales traducidos; capacitación e información sobre las mejores prácticas; y subsidios y financiamiento para demostraciones modelo para los servicios destinados a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. El HHS cree que, en conjunto, los beneficiarios realmente desean cumplir con sus obligaciones, y que una mayor comprensión de las responsabilidades de cumplimiento y el conocimiento de recursos rentables cada vez más disponibles para ellos ayudarán a los beneficiarios o entidades cubiertas a cumplir las obligaciones del Título VI. En consecuencia, el HHS se compromete a proveer ayuda a sus beneficiarios y a responder a las dudas de éstos. Asimismo, se compromete a trabajar con representantes de las agencias estatales y locales de atención de la salud y servicios sociales, organizaciones de dichas agencias, asociaciones de hospitales, asociaciones médicas y dentales y organizaciones de atención administrada de la salud a identificar y compartir los planes modelo, los ejemplos de las mejores prácticas, los enfoques para ahorrar costos y la información sobre otros recursos disponibles, así como a movilizar estas organizaciones para educar a sus miembros en estas materias. El HHS continuará fomentando las mejores prácticas en los programas de acceso lingüístico y brindando financiamiento para realizar demostraciones modelo en este área. La Oficina para los Derechos Civiles del HHS, junto con otros componentes del HHS, continuará proporcionando asistencia técnica, prestaciones y servicios sociales a los beneficiarios del HHS para ayudarlos a comprender y cumplir sus obligaciones según el Título VI, además de proporcionar información a los beneficiarios y al público a través de su página web www.hhs.gov/ocr. También se pueden encontrar información y recursos sobre las personas con conocimientos limitados del idioma inglés en www.lep.gov. 13. P. ¿Cómo logrará la OCR el cumplimiento por parte de los beneficiarios o entidades cubiertas de los requisitos que establece el Título VI en relación con las personas con conocimientos limitados del idioma inglés? R. El objetivo del Título VI y su aplicación reguladora es conseguir el cumplimiento voluntario. El requisito de adoptar medidas razonables para proporcionar un acceso significativo de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés lo aplica y hace cumplir la OCR mediante los procedimientos identificados en las regulaciones del Título VI. Entre estos procedimientos figuran las investigaciones de quejas, las revisiones del cumplimiento, los esfuerzos para garantizar el cumplimiento voluntario y la asistencia técnica. Las regulaciones del Título VI estipulan que la OCR llevará a cabo una investigación siempre que reciba una queja, informe u otra información que afirme o indique un posible incumplimiento del Título VI o sus regulaciones. Si la investigación tiene como resultado una conclusión de cumplimiento, la OCR informará por escrito al beneficiario su determinación, incluyendo en qué basa dicha decisión. No obstante, si se investiga a fondo un caso y se llega a la conclusión de que se ha incurrido en un incumplimiento, la OCR debe informar al beneficiario sobre dicho incumplimiento mediante una Carta de Conclusiones que exponga los ámbitos de incumplimiento y las medidas que se deben adoptar para corregirlo. Se debe tratar de garantizar el cumplimiento voluntario por medios informales. Si no es posible resolver el asunto de modo informal, la OCR puede garantizar el cumplimiento mediante el cese de la asistencia federal después de haber dado al beneficiario la oportunidad de una vista administrativa. La OCR también puede remitir el caso al Departamento de Justicia para garantizar el cumplimiento por cualquier medio autorizado por ley. En todas las fases de la investigación, la OCR promueve esfuerzos de cumplimiento voluntario y proporciona asistencia técnica a los beneficiarios. Durante estos esfuerzos, la OCR propone calendarios razonables para lograr el cumplimiento y consulta y ayuda a los beneficiarios a investigar modos rentables de cumplir con las regulaciones. Al determinar el cumplimiento del beneficiario con las regulaciones del Título VI, la preocupación principal de la OCR consiste en garantizar que las políticas y procedimientos del beneficiario contengan medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés a los programas, actividades o servicios del beneficiario. Como consecuencia, la gran mayoría de las quejas se han resuelto mediante dichos esfuerzos voluntarios. 14. P. ¿El hecho de publicar esta guía significa que la OCR va a cambiar su modo de hacer cumplir el Título VI? R. No. El modo en que la OCR hace cumplir el Título VI está determinado por las regulaciones de aplicación del Título VI. Los métodos y procedimientos utilizados para investigar y resolver quejas, así como para llevar a cabo las revisiones del cumplimiento, no se han modificado. 15. P. ¿Qué está haciendo el HHS para fomentar el acceso de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés a sus propios programas y servicios? R. El HHS proporciona una gran variedad de servicios para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés que entran en contacto con el Departamento. Entre estos servicios figuran los servicios de asistencia lingüística oral, como las líneas telefónicas de asistencia con el idioma y los intérpretes; la traducción de materiales escritos; y las páginas web en idiomas extranjeros. El HHS continuará investigando formas de compartir con sus beneficiarios medidas de asistencia lingüística, recursos, enfoques de contención de gastos y otro tipo de información y conocimientos, desarrollados respetando sus propios programas y actividades federales. El HHS agradece cualquier sugerencia al respecto. [Propuesta final de preguntas y respuestas sobre las personas con conocimientos limitados del idioma inglés (A's.wpd)] Last revised: December 20, 2007 |
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