¿QUÉ ES UN REGISTRO MARC, Y
PORQUÉ ES IMPORTANTE?

Parte I: ¿Qué significa MARC?
Parte II: ¿Porqué es necesario un registro MARC?
Parte III: La terminología usada por MARC y su definición
Parte IV: ¿Cuál es el origen de los registros MARC?
Parte V: Asuntos relativos a los datos MARC
Parte VI: Conclusiones

Es imposible hoy en día leer una revista bibliotecológica, asistir a una conferencia o aún sostener una conversación informal con otros bibliotecarios, sin escuchar las frases "formato MARC," registros MARC," o "compatible con MARC." Muchos bibliotecarios profesionales no han tenido oportunidad de tomar cursos formales donde se expliquen los temas más importantes de la automatización de bibliotecas y el papel desempeñado por MARC, aún cuando los sistemas automatizados serán parte importante de sus bibliotecas.

Este folleto explica, en los términos más sencillos posibles, que es un registro MARC; y provee la información básica necesaria para entenderlo y evaluarlo.


Parte I:
¿Qué significa MARC?

¿Qué es un registro MARC? Un registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina (MAchine- Readable Cataloging).

¿Y qué es un registro legible por máquina?

Legible por máquina: "Legible por máquina" significa que un tipo particular de máquina, una computadora, puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico. En las siguientes páginas se explicará porque es esto importante y cómo ha llegado a ser posible.

Registro catalográfico: Un registro catalográfico es un registro bibliográfico, o sea, la información que tradicionalmente se presenta en una ficha de catálogo de biblioteca. Un registro puede incluir (no necesariamente en este orden): 1) una descripción del ítem, 2) el asiento principal y los asientos secundarios, 3) los encabezamientos de materia y 4) la clasificación o signatura topográfica. (Los registros MARC contienen con frecuencia mucha información adicional).

1) Descripción: 1) Descripción: Los bibliotecarios compilan la descripción bibliográfica de los materiales mediante la aplicación de las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2a. ed., revisión 2002. Esta "descripción" presenta las secciones (compuestas por párrafos) de cada ficha, incluyendo: el título, la mención de responsabilidad, la mención de edición, los detalles específicos del material, la información sobre la publicación, la descripción física, la serie, las notas y los números normalizados.

2) Asiento principal y asientos secundarios: Las RCAA2 contienen también reglas para determinar cuales serán los "puntos de acceso" a la información del registro (a los cuales llamamos habitualmente "asientos principales" y "asientos secundarios"); y para establecer la forma que éstos adoptarán. Los puntos de acceso son los puntos de recuperación de datos en el catálogo de la biblioteca que los usuarios necesitarán buscar para localizar los materiales.

Dicho de otra manera, las reglas de las RCAA2 se utilizan para contestar preguntas tales como: ¿debe haber, en el caso de un libro en particular, más de un asiento de autor y más de un título?, ¿debe anotarse el título de la serie?, ¿Cómo debe escribirse el nombre del autor?, ¿debe un ítem (sin autor) asentarse bajo título?

3) Encabezamientos de materia (asientos secundarios temáticos): El bibliotecario usa la lista de Sears (Sears List of Subject Headings), la Lista de Encabezamientos de la Biblioteca del Congreso (LCSH) u otras listas normalizadas de encabezamientos de materia, para seleccionar los encabezamientos bajo los cuales se asienta cada ítem. La utilización de una lista normalizada es importante para asegurar la consistencia y para garantizar que todos los materiales que tratan sobre un tema se asienten bajo un encabezamiento y se encuentren en un mismo lugar en el catálogo.

Por ejemplo, si la lista indica que todos los libros sobre gatos deben asentarse bajo el encabezamiento GATOS; la aplicación de este encabezamiento autorizado elimina la posibilidad de que unos libros se asienten bajo GATOS y otros bajo FELINOS. Aún cuando un libro se titule Todo sobre felinos, el encabezamiento de materia será GATOS, de esa forma todos los libros sobre ese tema se encontrarán en un solo lugar para que el usuario los pueda localizar. El usuario no tendrá que imaginar todos los sinónimos posibles de la palabra que busca.

4) Signatura topográfica: El bibliotecario utiliza los esquemas de clasificación del Sistema Decimal de Dewey o de la Biblioteca del Congreso (LC) para seleccionar la signatura topográfica de un ítem. El propósito de dicha signatura es colocar juntos en los estantes los materiales sobre un mismo tema. La mayoría de los materiales se subarreglan en orden alfabético por autor. La segunda parte de la signatura topográfica, que representa generalmente el nombre del autor, sirve para facilitar dicho subarreglo.

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Parte II:
¿Porqué es Necesario un Registro MARC?

¿Porqué no puede una computadora leer una ficha de catálogo? No es posible producir un catálogo automatizado con tan sólo incorporar en una computadora la información contenida en las fichas del catálogo. La computadora necesitará algunos recursos para poder interpretar la información de un registro catalográfico. Un registro MARC contiene una guía de "claves codificadas" de los datos que incluye, las cuales preceden a cada elemento de información bibliográfica.

El espacio designado para cada uno de estos elementos de información bibliográfica se denomina "campo." Los registros, en forma de archivos sencillos de computadora, pueden contener un número fijo de campos y cada campo un número fijo de caracteres.

Sin embargo, para facilitar la adecuada catalogación de los libros y otros materiales de la biblioteca, es necesario que una estructura óptima de los archivos permita que los registros contengan un número ilimitado de campos y que los campos tengan una longitud también ilimitada. Esta flexibilidad es necesaria debido a que no todos los títulos tienen la misma longitud (La túnica en comparación con Alexander y el día terrible, horrible, malo y muy malo). Algunos libros son parte de una serie y requieren un campo para dicha información, mientras que otros no contienen una mención de serie; por su parte los materiales audiovisuales tienen una descripción física mucho más larga (5 fotobandas : sonido, col. : 35 mm. + manual del maestro), que la de los libros (403 p. : il. ; 22 cm.).

La computadora no puede contar con que cierto tipo de información comenzará y terminará en la misma posición en cada registro; por ejemplo, la mención de responsabilidad no siempre iniciará en el 145o. caracter del registro, o terminará en la 207a. posición. Debido a esto cada registro MARC contiene una pequeña "tabla de contenido" del registro que se ajusta a una norma predefinida.

"Señaladores" de los datos: La computadora debe tener los elementos necesarios para poder leer e interpretar un registro bibliográfico. Los cuadros mostrados a continuación ponen de manifiesto la información que los "señaladores" deben transmitir.

Si los registros bibliográficos han sido marcados en forma adecuada y guardados en un archivo de computadora, se pueden preparar programas de computación que provean signos de puntuación y estructuren la información en forma correcta para la impresión de juegos de fichas catalográficas o para el despliegue de dicha información en una pantalla de computadora. Se pueden preparar programas que busquen y localicen ciertos tipos de información dentro de campos específicos, y que desplieguen también listas de materiales que cumplan ciertos criterios de búsqueda.

¿Porqué se necesita una norma? Usted podría diseñar su propio método de organización de información bibliográfica, pero con ello podría estar aislando a su biblioteca, limitando sus opciones y embarcándose en un enorme trabajo. La aplicación de las normas MARC evita la duplicación de esfuerzos y permite que las bibliotecas compartan sus recursos de la mejor forma. La decisión de utilizar MARC hace posible que las bibliotecas obtengan información catalográfica previsible y confiable. Si una biblioteca desarrollara un sistema propio que no utilizara registros MARC, no podría obtener las ventajas que ofrece una norma de amplia aplicación cuyo principal propósito es promover la transmisión e intercambio de la información.

La aplicación de las normas MARC permite a las bibliotecas utilizar sistemas comerciales de automatización de bibliotecas para administrar sus operaciones. Existen numerosos sistemas, disponibles para bibliotecas de todos tamaños, diseñados para trabajar con el formato MARC. Estos sistemas son mantenidos y mejorados por los distribuidores, por lo que las bibliotecas pueden beneficiarse con los adelantos de la tecnología de computación. Las normas MARC permiten también que las bibliotecas reemplacen un sistema por otro con la seguridad de que sus datos continuarán siendo compatibles.

MARC 21: La Biblioteca del Congreso de Washington sirve como repositorio oficial de las publicaciones de los Estados Unidos de América y constituye una fuente primaria de registros catalográficos de publicaciones de los Estados Unidos y de publicaciones internacionales. Cuando la Biblioteca del Congreso comenzó a usar computadoras en la década de los sesenta, desarrolló el Formato LC MARC, como un sistema de aplicación de números, letras y símbolos en registros catalográficos que permitiera marcar diversos tipos de información. El formato original LCMARC se transformó en MARC 21 y ha llegado a ser la norma utilizada por la mayoría de los sistemas bibliotecarios automatizados. El formato bibliográfico MARC 21 (asi como su documentación oficial) es preservado por la Biblioteca del Congreso; y se publica bajo el título MARC 21 Format for Bibliographic Data.

La comparación de un mismo registro en versiones con información textual y con etiquetas MARC hace evidente la compactación de datos que permite realizar el uso del formato MARC 21. Se trata de un asunto de espacio para almacenar. Observe el cuadro en las páginas 4 y 5. El formato MARC 21 utiliza "260" "$a" "$b" y "$c" para marcar el campo que contiene los datos de publicación, en vez de almacenar en cada registro las palabras "área de publicación", "lugar de publicación", "nombre del editor" y "fecha de publicación." Esta regla convencional permite utilizar de manera más eficiente el espacio de memoria de la computadora.

Registro con "señaladores" textuales

"SEÑALADORES" DATOS
Asiento principal, nombre personal con un solo apellido:
El nombre:


Arnaz, Jaime.
Area del título y mención de responsabilidad, título seleccionado para generar asiento secundario bajo "Ma..."

Título propiamente dicho:

Mención de responsabilidad:

 

 

Mapaches y maizal /

Jaime Arnaz.

Area de la edición:
Mención de edición:

1a ed.
Area de publicación, distribución, etc.:
Lugar de publicación:
Nombre del editor:

Fecha de publicación:

Tegucigalpa:
Editorial Universal de
América Central,
c1987.
Area de la descripción física:
Paginación:
Material ilustrativo:
Tamaño:

25 p. :
il. col.;
26 cm.
Area de las notas:
Sumario:

Mapaches comen abundantemente en un maizal.
Asientos secundarios:
Encabezamiento temático:

Mapaches.
Signatura topográfica local: 599.74 ARN
Número del código de barras local: 8009
Precio local: $15.00

El mismo registro con etiquetas MARC

"SEÑALADORES" DATOS
100 1# $a
245 10 $a
$c
250 ## $a
260 ## $a
$b
$c
300 ## $a
$b
$c
520 ## $a

650

#1

$a
900 ## $a
901 ## $a
903 ## $a
Arnaz, Jaime.
Mapaches y maizal /
Jaime Arnaz.
1a ed.
Tegucigalpa :
Editorial Universal de América
Central,
c1987.
25 p. :
il. col. ;
26 cm.
Mapaches comen
abundantemente en un maizal.
Mapaches.
599.74 ARN
8009
$15.00

 

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Parte III:
La Terminología Usada por MARC y su Definición

Esta sección explica como se debe leer, entender y utilizar un registro MARC. Trata sobre lo que los bibliotecarios que usan sistemas automatizados de bibliotecas verán, y necesitarán entender, en las pantallas de sus computadoras, cuando agregen, modifiquen o examinen registros. Se hará énfasis en aquellas áreas de uso frecuente en la catalogación de libros y materiales audiovisuales en bibliotecas escolares o en bibliotecas públicas pequeñas. Sin embargo lo expuesto en esta sección se aplica igualmente a todas las formas de materiales, incluyendo grabaciones sonoras, programas para computadora, mapas, y otros materiales nolibros.

Algunos cambios recientemente aprobados, y parcialmente implementados, del formato bibliográfico MARC 21 tienen que ver con el concepto de Integración del Formato. La "Integración del Formato" significa que los mismos "señaladores" son utilizadas para marcar los datos de los registros de todos los tipos de publicaciones, en vez de tener diferentes conjuntos de "señaladores" para cada tipo individual.

En el cuadro de la sección precedente se muestra un registro MARC con etiquetas textuales usadas como "señaladores." Los nombres distintivos de estos "señaladores" son: campo, etiqueta, indicador, subcampo, código de subcampo y designador de contenido. A continuación se explican dichos términos de MARC 21.

1. Los CAMPOS se marcan mediante ETIQUETAS.

Campo: Cada registro bibliográfico se divide en unidades lógicas llamadas campos. Hay un campo para el autor, un campo para la información del título, y asi subsecuentemente. Estos campos se subdividen en uno o varios "subcampos." Como se mencionó anteriormente los nombres textuales de los campos son demasiado largos para reproducirlos dentro de cada registro MARC, por lo que se les ha representado mediante etiquetas de tres dígitos. (Si bien los catálogos en línea despliegan los nombres de los campos, esto se debe a que dicho nombres son provistos opcionalmente por los programas lógicos del sistema, no por el registro MARC).

Etiqueta: Cada campo está asociado a un número de tres dígitos llamado "etiqueta." Cada etiqueta identifica al campo (tipo de datos) que le sigue. Aún cuando los datos presenten, en forma impresa o desplegados en pantalla, los indicadores inmediatamente después de la etiqueta (dando la impresión de formar un número de cinco dígitos), la etiqueta siempre estará formada por los tres primeros dígitos.

Las etiquetas de uso más frecuentes son:

etiqueta 010 que marca al Número de Control de la Biblioteca del Congreso (LCCN)
etiqueta 020 que marca al Número Internacional Normalizado para Libros (ISBN)
etiqueta 100 que marca al asiento principal bajo nombre personal (autor)
etiqueta 245 que marca a la información del título (incluído el título propiamente dicho, otra información sobre el título, y la mención de responsabilidad)
etiqueta 250 que marca a la mención de edición
etiqueta 260 que marca a la información sobre la publicación
etiqueta 300 que marca a la descripción física
etiqueta 440 que marca al asiento secundario de serie
etiqueta 520 que marca a la nota de sumario o comentario
etiqueta 650 que marca al encabezamiento temático de materia
etiqueta 700 que marca al asiento secundario bajo nombre personal (coautor, editor o ilustrador)

En seguida se presenta un ejemplo de un campo. El número 100 es la etiqueta que lo define como un campo de asiento principal bajo nombre personal (autor).


100 1# $a Pirsig, Robert M.

El Servicio de Distribución de Catalogación (CDS) de la Biblioteca del Congreso distribuye una lista detallada de todas las etiquetas, tanto en la publicación de dos volumenes MARC 21 Format for Bibliographic Data como en la obra abreviada titulada MARC 21 Concise Formats. Estas obras son altamente recomendadas para el trabajo diario con registros MARC, ya que son documentos con información detallada que contiene numerosos ejemplos. (Consulte la Bibliografía para ver las citas completas)

En los registros MARC se usan con mucha frecuencia el 10% de las etiquetas, el 90% restante se usa rara u ocasionalmente. Aún después de un contacto breve con el Formato MARC se puede escuchar a los bibliotecarios hablar en "MARC-ense." Los bibliotecarios que trabajan con registros MARC memorizan con rapidez los números de las etiquetas de los campos usados con mayor frecuencia de los tipos de materiales que catalogan.

Se incluye en la Parte VII de este folleto un esquema con las etiquetas que pertenecen a ese 10% de mayor uso. En la Parte VIII se presenta una lista con algunas de las otras etiquetas.

2. Algunos campos son definidos con mayor detalle mediante INDICADORES.

Indicadores: De las dos posiciones de caracteres que le siguen a cada etiqueta (con excepción de los campos 001 al 009), una o ambas pueden estar ocupadas por indicadores. En algunos campos se utiliza únicamente la primera o la segunda posición; en otros campos se usan las dos, y en algunos como el 020 y el 300 no se usa ninguna. Cuando una posición de indicador no se usa se dice que "no está definida", y dicha posición se deja en blanco. Por regla convencional se representa a los espacios dejados en blanco en los indicadores (no definidos) mediante el símbolo "#".

Cada indicador puede contener un valor numérico del 0 al 9. A pesar de que los dos indicadores juntos pueden parecer un solo número de dos dígitos, son en realidad dos números individuales. Los valores permisibles en los indicadores, asi como su significado, se detallan en la documentación MARC 21. En el ejemplo que se presenta a continuación, los tres primeros dígitos corresponden a la etiqueta (el 245 lo define como el campo del título) y los siguientes dos dígitos (un 1 y un 4) son los valores de los indicadores. El 1 es el primer indicador, y el 4 es el segundo indicador.


        245 14   $a The emperor's new clothes /  
                 $c adapted from Hans Christian Andersen
                    and illustrated by Janet Stevens.
El valor 1 en el primer indicador del campo del título indica que habrá un asiento secundario bajo título en el catálogo. En el contexto de los catálogos de fichas esto significa que se imprimirá una ficha bajo el título de este material y que se agregará un asiento de "título" en el trazado. Un primer indicador con valor 0 significaría que el título ocupa el asiento principal; y la ficha sería impresa en párrafo francés y no se requeriría un asiento secundario de título en el trazado (ya que el título funcionaría como asiento principal).
Caracteres que no se indizan en el ordenamiento alfabético: El segundo indicador del campo del título es uno de los indicadores más interesantes; este muestra el número de caracteres al inicio del campo (incluyendo espacios en blanco) que no deberán ser tomados en cuenta por la computadora en el proceso de ordenamiento alfabético. En el títuloThe emperor's new clothes el valor del segundo indicador es 4, de manera que los primeros cuatro caracteres (la "T," la "h," la "e," y el espacio) serán ignorados y el título será alfabetizado bajo "emperor's".

3. Los SUBCAMPOS se marcan mediante CODIGOS DE SUBCAMPO y DELIMITADORES.

Subcampos: La mayoría de los campos contienen varios elementos de información. Cada tipo de datos dentro de un campo se llama subcampo, y cada subcampo está antecedido por un código de subcampo. Los campos 001 al 009 no tienen subcampos.

Por ejemplo, el campo de la descripción física de un libro (definido por la etiqueta 300) incluye un subcampo para la extensión (número de páginas), un subcampo para otros detalles físicos (material ilustrativo), y un subcampo para las dimensiones (en centímetros):


300 ## $a 675 p. : $b il. ; $c 24 cm.

Códigos de subcampo: Los códigos de subcampo están formados por una letra minúscula (ocasionalmente mediante un número) antecedida por un delimitador. El delimitador está formado por un símbolo que se utiliza para separar los diferentes subcampos. Cada códigos de subcampo indica el tipo de dato que le sigue. (La documentación MARC enumera y describe los códigos que son válidos para cada campo en el formato bibliográfico MARC 21).

Delimitadores: Los diferentes programas de cómputo utilizan diversos signos para representar a los delimitadores, ya sea en forma impresa o desplegada en pantalla; se usan, por ejemplo, la daga doble ( daga doble) la arroba (@), el signo de dolar ($), el guión bajo (_), o el signo gráfico"delimiter symbol - 855
Bytes". En esta publicación se usa el signo "$" como la porción del delimitador de cada código de subcampo.

En el ejemplo de arriba los códigos de subcampo son: $a para la extensión, $b para los otros detalles físicos, y $c para las dimensiones.

4. La denominación DESIGNADORES DE CONTENIDO se usan para referirse en conjunto a las etiquetas, los indicadores y los códigos de subcampo.

Los tres tipos de designadores de contenido (etiquetas, indicadores, y códigos de subcampo) son la clave del sistema de notación MARC 21. En su libro MARC for Library Use (2nd ed. (Boston: G.K. Hall & Co., 1989), p. 5), Walt Crawford llama al sistema MARC un sistema de "notación taquigráfica." Los tres tipos de designadores de contenido son los símbolos taquigráficos que marcan y explican el contenido de un registro bibliográfico.

5. Algunas REGLAS GENERALES:

Existen algunas reglas generales que ayudan a definir lo que significan los números utilizados como etiquetas. Nótese que en la presentación de las etiquetas MARC 21 la notación XX se usa con frecuencia para referirse a un grupo de etiquetas relacionadas entre sí. Por ejemplo, 1XX se usa para referirse a todas las etiquetas de los 100s: 100, 110, 130, etc.

A. Las Etiquetas se dividen en centenas. Las divisiones básicas de los registros MARC 21 son:

0XX Números, información y códigos de control
1XX Asiento principal
2XX Títulos, edición, pie de imprenta (en general: el título, la mención de responsabilidad, la mención de edición y la información de publicación)
3XX Descripción física, etc.
4XX Mención de serie (tal como se presenta en el libro)
5XX Notas
6XX Asientos secundarios temáticos
7XX Asientos secundarios (autores y títulos)
8XX Asientos secundarios de serie (formas normalizadas)

Los 9XX se han reservado para usos definidos en forma local, tales como los números de códigos de barras. Las bibliotecas, los distribuidores o los sistemas locales pueden definirlos y usarlos para incluir diversos tipos de información en los registros. Los grupos X9Xs (09X, 59X, etc.) se reservan también para uso local, con la excepción del 490.

La lista que se presenta de los campos usados con mayor frecuencia muestra como cada etiqueta encaja dentro de una de estas divisiones: el 100 corresponde a un autor como asiento principal, el 520 es una nota de sumario, y asi consecutivamente.

B. Puntos de acceso: Los puntos de acceso (asientos principales, asientos secundarios temáticos y otros asientos secundarios) son parte esencial de cada registro bibliográfico. Estos comprenden los asientos bajo los cuales, se creaban fichas separadas para los catálogos o ficheros tradicionales, o bajo los cuales los usuarios o el bibliotecario pueden realizar búsquedas en los catálogos en línea. Los principales puntos de acceso corresponden a:

Los campos 1XX (asientos principales)
Los campos 4XX (menciones de serie)
Los campos 6XX (encabezamientos de materia)
Los campos 7XX (asientos secundarios)
Los campos 8XX (asientos secundarios de serie)

Estos campos están sujetos al control de autoridades.

"Control de autoridades" significa que los asientos siguen un patrón de estructura establecido o reconocido. Por lo general el catalogador elige los asientos de los nombres y los encabezamientos de materia de una lista autorizada. Cuando en una conversación usted habla de su visita al "Getty Museum" y al "J. Paul Getty Museum" en California, su interlocutor sabrá que usted se refiere a la misma cosa, pero si un catalogador utiliza como asiento catalográfico unas veces "Getty Museum" y otras "J. Paul Getty Museum," los usuarios de la biblioteca tendrán problemas para identificar todos los libros sobre ese tema. Si un catalogador utiliza la lista de formas de los nombres establecidas por la Biblioteca del Congreso, empleará el asiento "J. Paul Getty Museum." En tanto que el catalogador use exclusivamente una forma establecida, todos los libros acerca de ese museo se localizarán en un solo lugar en el catálogo.

El Archivo de Autoridad de Nombres de la Biblioteca del Congreso constituye la mejor fuente para formas establecidas de nombres. Este archivo está disponible en formato legible por máquina a través del Cataloging Distribution Service de la Biblioteca del Congreso o en: http://authorities.loc.gov. La forma del nombre que se desea utilizar (nombre personal, nombre corporativo, nombre de conferencia o reunión, título de serie, o título uniforme) se puede investigar en esta fuente autorizada.

Las listas autorizadas más utilizadas para tópicos y nombres geográficos son la lista de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso (Library of Congress Subject Headings) o la Lista de Encabezamientos de Materia de Sears (Sears List of Subject Headings). La estructura de cada encabezamiento de materia debe coincidir con la que se encuentra en la lista o debe seguir las reglas convencionales de construcción.

En los sistemas basados en el uso de computadoras es difícil para almacenar todos los archivos de autoridad de la Biblioteca del Congreso. Se necesitan cinco enormes volumenes para publicar la lista completa de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso. La cantidad de encabezamientos utilizada por un bibliotecario escolar o especializado podría ser tan solo una fracción del total.

En el contexto de los catálogos de biblioteca basados en el uso de computadoras es especialmente importante la noción de "control de autoridades local." El control local de autoridades permite al bibliotecario revisar la lista de encabezamientos de materia o la lista de nombres de autores, y determinar si debe utilizar un encabezamiento que ya ha sido establecido; de esa manera todos los asientos bajo el nombre de esa persona o bajo esa materia se asentarán exactamente de la misma forma, lo cual constituye el propósito del control de autoridades. Los nombres incluídos en los datos de la Catalogación en la Publicación (CIP) de los libros se basan en los registros de autoridad de la Biblioteca del Congreso existentes al tiempo de su publicación. Las formas de los asientos de los materiales recientes que se encuentran en un catálogo en línea, después de la conversión restrospectiva de sus datos, tambien deberán ser correctas, ya que casi todos los libros y bases de datos comerciales contienen datos basados en los ficheros de registros MARC de la Biblioteca del Congreso.

La frase "conversión retrospectiva " describe un proyecto mediante el cual se convierten registros bibliográficos de su forma original (que pueden ser fichas del catálogo topográfico o registros abreviados de circulación), a registros bibliográficos completos legibles por máquina. El término restrospectiva se refiere a que el proyecto incluye todo lo que se ha ido incorporando a las colecciones y ha llegado a formar los acervos actuales de la biblioteca. Por lo general la conversión retrospectiva se realiza mediante la "equiparación" de los registros existentes de la biblioteca (ya sea en forma de fichas o en un formato distinto a MARC) contra una base de datos formada por registros bibliográficos completos legibles por máquina. Asi en vez de tener que volver a escribir cada registro existente, el bibliotecario puede adquirir registros equiparables en Formato MARC.

C. Paralelos en el contenido: En los campos sujetos al control de autoridades se aplica una construcción paralela de etiquetas. Dentro de los campos de los grupos 1XX, 4XX, 6XX, 7XX y 8XX un nombre personal tendrá 00 en las dos posiciones finales; por lo que a una entrada principal (1XX) formada por un nombre personal (X00) le corresponde la etiqueta 100. Para un encabezamiento de materia (6XX) bajo un nombre personal la etiqueta será 600 y así sucesivamente. Estos paralelos en el contenido pueden resumirse de la siguiente manera:

X00 Nombres personales
X10 Nombres corporativos
X11 Nombres de reuniones
X30 Títulos uniformes
X40 Títulos bibliográficos
X50 Términos temáticos
X51 Nombres geográficos

Es evidente que, mediante la combinación de esta tabla con la mencionada anteriormente "las etiquetas se subdividen en centenas" (arriba), para un libro cuyo tema tratado (6XX) es una persona (Lincoln, Abraham) la etiqueta será 600; para un libro cuyo tema es una corporación (Apple Computers, Inc.) la etiqueta será 610; para un libro cuyo tema es un tópico (Ferrocarriles) la etiqueta será 650; para un libro cuyo tema es un lugar (Estados Unidos de América) la etiqueta será 651; y un asiento secundario (7XX) para un coautor (personal) tendrá la etiqueta 700.

El sistema de clasificación Decimal de Dewey emplea una construcción semejante en sus tablas para la ubicación geográfica o para la aplicación de las subdivisiones estándar.

6. Información unívoca que aparece al inicio de un registro MARC.

Antes de la partes principales del registro bibliográfico (reconocibles por todos los bibliotecarios por estar presentes en las fichas catalográficas) los registros MARC contienen información menos conocida. Los sistemas de catalogación automatizada proveen, por lo general, información por defecto o apuntadores, que ayudan al catalogador en la captura de dicha información.

A. Cabecera: La cabecera está fomada por los primeros 24 caracteres de un registro. Cada posición tiene un significado asignado y la mayoría de esta información es necesaria para el procesamiento de datos. Los programas de creación y modificación de registros MARC 21 incluyen generalmente ventanas o apuntadores que ayudan al catalogador en el llenado de datos de la cabecera que sea necesario incluir. Los detalles necesarios para interpretar la cabecera se dan en la Parte IX de este folleto).

B. Directorio: Los registros MARC son llamados también registros "etiquetados." Antes de presentarse como un registro formado por etiquetas, un registro MARC tiene una apariencia muy diferente ya que es como una largísima cláusula (conocido como formato de comunicaciones MARC). En el formato de comunicaciones los campos no están antecedidos por sus etiquetas. Inmediatamente a continuación de la cabecera se presenta un bloque de datos llamado el directorio. Este directorio nos dice cuales etiquetas están presentes en el registro, y en donde se localizan (mediante el conteo de la posición del caracter en que inicia el campo). El directorio se construye automáticamente (por sistema) a partir del registro bibliográfico con base en la información catalográfica; si dicha información es alterada el directorio se reconstruye en la misma forma. En la Parte XI se muestra un registro en el formato de comunicaciones MARC 21, incluyendo su directorio.

C. El campo 008: El campo 008 es conocido también como Datos de Longitud Fija o Códigos de Campo Fijo. Sus 40 caracteres contienen información importante en forma abreviada. A pesar de que no se usa a su máxima capacidad en los sistemas de los catálogos en línea, este campo puede utilizarse para identificar y recuperar registros mediante búsquedas por criterios específicos.

Por ejemplo, hay un código que indica cuando un libro contiene tipografía mayor, un código que identifica el país de publicación, un código que identifica los materiales juveniles, un código que indica el idioma del texto, etc. En la Parte X se muestran en detalle los elementos requeridos para interpretar el campo 008 para libros.

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Parte IV:
¿Cuál es el Origen de los Registros MARC?

Compartir información catalográfica (es decir registros bibliográficos) ha sido una realidad desde hace años. Muchos bibliotecarios han elegido utilizar al máximo sus limitados recursos mediante la adquisición de registros de catalogación, en vez de compilarlos ellos mismos. Desde hace casi un siglo ha sido posible comprar juegos de fichas catalográficas a la Biblioteca del Congreso, y más recientemente a través de distribuidores de libros.

Otros crearon sus propios registros utilizando los datos encontrados en la Catalogación en la Publicación (CIP) incluída en el reverso de la portada de muchos libros. Los bibliotecarios han también adaptado los registros catalográficos completos o parciales contenidos en revistas de la profesión o en bibliografías.

Una vez que hubo fácil acceso a las computadoras, los bibliotecarios ya no tuvieron que "reinventar la rueda." No había razón para que cientos de catalogadores tuvieran que compilar registros casi idénticos para los mismos materiales, cuando un solo catalogador podía crear un registro y compartirlo. ¿Qué razón había para que cientos de capturistas volvieran a escribir el mismo registro en fichas cuando una computadora podía ser programada para imprimirlas?

Después de que se desarrollaron los registros MARC, las bibliotecas pudieron compartir los beneficios de la catalogación legible por máquina, independientemente de que tuvieran o no sistemas en línea. Las fichas que se compraban a la Biblioteca del Congreso o a distribuidores comerciales fueron entonces impresas por computadoras a partir de los registros bibliográficos de los ficheros de registros MARC de la Biblioteca del Congreso.

Las universidades con grandes presupuestos para sus bibliotecas se unieron a organismos bibliográficos tales como OCLC, WLN, RLIN y A-G Canada. Mediante una cuota periódica más los gastos de comunicaciones sus departamentos de servicios técnicos iniciaron operaciones en línea con el apoyo de los poderosos sistemas de computación de los organismos bibliográficos. Estas negociaciones conjuntas permitieron que las bibliotecas utilizaran y compartieran registros MARC. Las fichas catalográficas podían requerirse por pedido y una computadora podía conectarse al sistema para recibir los datos a través de las líneas telefónicas e imprimir las etiquetas para el lomo de los libros.

Vivimos en una época emocionante en la que contamos con computadoras poderosas y poco costosas que pueden ayudar en la administración de las operaciones de las bibliotecas de todo tipo y tamaño. Los paquetes de programación para computadoras le permiten a las bibliotecas tener su propio sistema autónomo de circulación o su catálogo de acceso público en línea. Muchos de estos programas pueden leer, almacenar e imprimir registros MARC. Las computadoras actuales utilizan discos duros y blandos para almacenar información y no cintas mágneticas como los grandes sistemas de computación. Las computadoras pueden también grabar y recuperar datos de un disquete; y copiar registros al disco duro.

La tecnología automatizada para bibliotecas ha ido transformándose conforme han ido cambiando las necesidades de la catalogación; y así mismo los formatos MARC 21 y su documentación. A pesar de que la Biblioteca del Congreso desarrolló originalmente el Formato MARC 21 y de que mantiene y publica su documentación, la Biblioteca no realiza cambios o revisiones en forma unilateral.

Existen dos grupos responsables de analizar y revisar la documentación del Formato MARC 21, estos son MARBI y el Comité Consultivo MARC. El Comité para la Información Bibliográfica Legible por Máquina (MARBI) pertenece a la Asociación Norteamericana de Bibliotecas (ALA) y está compuesta por tres representantes de cada una de las divisiones funcionales de la ALA: ALCTS (función de servicios técnicos); LITA (automatización); y RUSA (referencia). La ALA procura garantizar que todo tipo de experiencia y pericia estén representadas en MARBI. El Comité Consultivo MARC está compuesto por representantes de las bibliotecas nacionales, los organismos bibliográficos, grupos de distribuidores, y otras asociaciones bibliotecarias y académicas. MARBI lleva a cabo reuniones en conjunto con el Comité Consultivo MARC en cada conferencia (anual y semianual) de la ALA. La principal actividad del Comité consiste en la revisión de los documentos para discusión y las propuestas expuestas por o a través de la Biblioteca del Congreso para realizar cambios o adiciones a los formatos MARC, o sobre el desarrollo de nuevos soportes del Formato MARC en áreas emergentes.

En 1987 la Biblioteca del Congreso publicó la primera edición del documento MARC 21 Specifications for Record Structure, Character Sets, and Exchange Media con el propósito de ayudar a las bibliotecas y organizaciones que creaban o adquirían registros MARC; y publicó ediciones subsecuentes en 1990, 1994 y 2000. Este documento ofrece información técnica sobre la estructura de los registros MARC, los conjuntos de caracteres utilizados en ellos, y el formato usado en las cintas mágneticas para distribuir los registros MARC; y está destinado al personal dedicado al diseño y mantenimiento de sistemas para el intercambio y procesamiento de registros MARC.

La proliferación de sistemas de computadora para bibliotecas puso de manifiesto la necesidad de tener una norma para el intercambio de registros MARC 21 en disquete. MARBI y el Comité Consultivo MARC, en colaboración cercana con los distribuidores de datos bibliográficos y de sistemas de automatizacion de bibliotecas, hicieron diversas propuestas que dieron como resultado cambios y adiciones al formato MARC 21 que permiten especificar en foma completa la transferencia de registros en disquete.

Poco después se desarrollaron también especificaciones para la distribución de registros MARC via archivos de transferencia (FTP). Las especificaciones para la distribución y transferencia a partir de disquetes y FTP se incorporaron en la edición de 1994 de las especificaciones MARC 21.

Los bibliotecarios, los distribuidores comerciales, y quienquiera que distribuye datos catalográficos, deberían poder proveer catalogación MARC 21 en un formato estandar. Los distribuidores de sistemas de automatización de bibliotecas deberían poder ofrecer sistemas diseñados para recibir y procesar en forma correcta registros normalizados MARC. Los bibliotecarios que utilizan computadoras para administrar sus bibliotecas son los beneficiarios directos de todo este trabajo con las normas MARC 21.

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Parte V:
Asuntos relativos a los datos MARC

Conforme han avanzado la tecnología y las computadoras, han surgido preguntas importantes sobre la calidad de los datos y los sistemas automatizados bibliotecarios basados en computadoras. Todos necesitamos estar al tanto de esos temas y su importancia para nuestras bibliotecas.

A. Preguntas sobre los datos: Respecto a la evaluación de los registros bibliográficos, es importante considerar las siguientes preguntas: ¿En qué consiste la calidad de los datos MARC 21? ¿Cuáles campos MARC 21 deben estar presentes? ¿Están basados los datos en registros de la Biblioteca del Congreso? Si es así, ¿está toda la información disponible en los ficheros de registros MARC incluída en los registros? ¿Se ha agregado alguna información al registro?

Algunos bibliotecarios solicitan a los ditribuidores de información bibliográfica muestras impresas de sus registros MARC con el propósito de comparar su contenido y coincidencia con las normas MARC 21.

Sin duda el contenido de los registros bibliográficos determina en gran medida que las operaciones del sistema automatizado se realicen con buenos resultados para el bibliotecario y los usuarios de la biblioteca. Es muy importante asegurarse de que se recibirán registros de la más alta calidad posible.

B. Preguntas sobre los programas lógicos de los sistemas: Las siguientes preguntas que parece lógico hacer son: ¿Aprovechará el sistema automatizado bajo evaluación, la información catalográfica disponible en forma completa? ¿Se retendrán la totalidad de los datos incluyendo los designadores de contenido de MARC 21?

¿Incluirá la carga de datos en el sistema los registros completos, sin limitaciones ilógicas o engañosas en asuntos tales como el número de encabezamientos de materia a incluir en los índices o la longitud de los campos de notas? Aún cuando se disponga de registros excelentes y completos, los sistemas sólo serán capaces de utilizar los datos que sean transferidos al disco duro. (Si se cargan en un sistema de préstamo únicamente los datos de circulación, será importante conservar las cintas MARC 21 para sustituirlos por registros bibliográficos completos cuando se desarrolle el catálogo público en línea).

¿Estarán disponibles, para su despliegue en pantallas de captura, las etiquetas, indicadores y códigos de subcampo de MARC? ¿Se utilizan en forma correcta los indicadores? ¿Se aplican adecuadamente los códigos de subcampo? (La información de la Parte VII le ayudará a evaluar el uso correcto de los designadores de contenido.)

Es importante asegurarse de que los registros se guardarán en formato bibliográfico MARC 21, despues de que se han incorporado en la base de datos, ya que podría requerirse su uso en proyectos futuros. El Formato MARC es una norma de amplia aplicación en el sector bibliográfico. A pesar del advenimiento de nuevos programas, las bibliotecas mantendrán su posibilidad de participación debido a que podrán depender de la calidad de sus registros bibliográficos.

Lo cual nos lleva al siguiente punto, ¿dispone el sistema de la capacidad para transferir datos y transcribirlos de nuevo a un disco cuando se requiera su uso en otros proyectos tales como la participación en un catálogo de unión? ¿podrá el sistema grabar los datos en formato MARC de comunicaciones? (Véase la Parte XI para una presentación de diferentes formatos de comunicación y despliegue en pantalla.)

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Parte VI:
Conclusiones

En estas páginas hemos aprendido lo que significa el acrónimo MARC. Hemos visto porque es necesario un formato estandar para la identificación de los elementos de información bibliográfica y cual es la importancia del mismo. Hemos aprendido como se definen e identifican los tres tipos de designadores MARC de contenido: las etiquetas, los códigos de subcampo y los indicadores. Y lo que es más importante, este conocimiento nos permite comprender las interrogantes de interés a dilucidar cuando está bajo consideración la adquisición de registros bibliográficos o de un sistema automatizado para bibliotecas.

Para ampliar sus conocimientos a partir de esta introducción básica al tema será provechosa la lectura adicional o la asistencia a cursos sobre catalogación en línea. En la Bibliograf´┐Ża se incluyen lecturas sugeridas. MARC puede parecer difícil al principio pero, conforme se avanza en su conocimiento y uso, se descubrirá su lógica propia; mientras más nos familiarizamos con MARC más fácil nos parecerá.

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Library of Congress Help Desk ( 06/12/2003 )