EL IRS Continúa Ofreciendo Ayuda a los Contribuyentes Afectados Por Los Huracanes Katrina, Rita y Wilma

Muchos contribuyentes afectados por los Huracanes Katrina, Rita o Wilma se enfrentan con desafíos únicos en ésta próxima temporada de impuesto.

Estos desafíos podrían incluir recuperar las copias de declaraciones de impuestos de años anteriores, el reclamo de una pérdida por hechos fortuitos, y la reconstrucción de documentos destruidos.  Sea cual fuere, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece varias vías de asistencia.

Para aquellas víctimas de los huracanes y profesionales de impuestos quienes necesiten ayuda en cuestiones tributarias, el IRS ha dedicado una línea telefónica gratuita, 1-866-562-5227.  Este número ofrece ayuda sobre varios asuntos que surgen para victimas de desastres.

IRS.gov contiene una sección especial con las nuevas leyes tributarias y recursos para víctimas de los huracanes, incluyendo una serie de preguntas y respuestas.  Para más detalles, visite IRS.gov, la sección Tax Relief in Disaster Situations (Ayuda Tributaria en Situaciones de Desastre).

Además, el IRS tiene en desarrollo una nueva publicación.  La Publicación 4492, Information for Taxpayers Affected by Hurricanes Katrina, Rita, and Wilma (Información para Contribuyentes Afectados por los Huracanes Katrina, Rita y Wilma) en inglés. 

El IRS ha recibido un gran número de preguntas acerca de los substitutos de la Forma W-2, y la retención y  reconstrucción de documentos.  A continuación ofrecemos consejos sobre esos temas.

Sustituto de las Formas W-2

El IRS está consciente que algunos contribuyentes quienes fueron afectados por los huracanes podrían enfrentar dificultades para obtener la Forma W-2 del 2005, Wage and Tax Statement (Comprobante de Salarios e Impuestos), al igual que otros documentos de información del 2005.  Se aconseja al contribuyente intentar comunicarse con su empleador o ex empleador y cualquier otro pagador para obtener copias de las W2s y cualquier otro documento de información, pero si sus intentos son infructuosos, el contribuyente deberá utilizar la Forma 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, o la  Forma 1099R, Distribution From Pensions, Annuites, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc (Sustituto para la Forma W-2 o Forma 1099R, Reparticiones de Pensiones, Anualidades, Jubilaciones o Planes de Participación en las Ganancias, IRA, Contratos de Seguros). 

El contribuyente tendrá que utilizar talonarios de pagos, estados bancarios, formas del año anterior, o cualquier otra información para estimar las cantidades de la Forma W-2 para el 2005 u otros datos de una declaración informativa.

Aquellos contribuyentes que tengan toda la información requerida en la Forma 4852, incluyendo el número federal de identificación patronal son elegibles para presentar su declaración electrónicamente.  Los preparadores que presenten declaraciones de manera electrónica en base a la información en la Forma 4852 deberán asegurarse de anotar el documento de la W-2 como “non-standard”. 

Los contribuyentes que tengan su información salarial, pero no el número de identificación federal del empleado y que trabajaron para el mismo empleador en el 2004 podrán comunicarse a la línea telefónica gratuita de desastre indicada arriba y pedir el número de identificación federal en base a la W-2 del año anterior.  Si el contribuyente necesita el documento actual con información del año anterior para tratar de determinar el ingreso del año corriente, este podrá pedir a través de la línea gratuita de desastre que se le envié una copia facsímile a la oficina de su preparador de impuesto. Quienes no tienen acceso al número federal de identificación patronal de igual manera deberán utilizar la Forma 4852, pero se les requerirá presentar su declaración en papel.

Guía de Registros

Retención de Registros

Desde un punto de vista legal, a los contribuyentes y a los profesionales de impuestos se les requiere guardar sus registros tributarios para comprobar que se reportaron correctamente los impuestos y se cumplió adecuadamente con los requisitos de presentación de manera electrónica.  Sin embargo, la ley también reconoce que los registros en ocasiones son dañados de manera irremediable o han sido destruidos.  Y en ocasiones los registros no son legibles o aún pueden representar algún riesgo o daño para la salud.   Esta misma regla aplica cuando la destrucción ocurre como resultado de un incendio o derrame de tubería el cual afecta a un solo contribuyente, o en un desastre regional como un huracán el cual puede destruir los registros tributarios de miles de contribuyentes.

En base a cada caso, los contribuyentes y los profesionales de impuestos tendrán que decidir que registros deberán retener, si esos registros representan algún riesgo o daño a la salud, qué tan severamente se dañaron dichos documentos, qué información aún puede ser extraída, y la importancia contenida en dichos registros. A los preparadores que han estado guardando registro dañados, y siguiendo estos consejos tienen la intención de destruir los documentos, se les advierte que se aseguren de que dicha destrucción no resulte en la revelación de información del contribuyente.

Cuando los registros han sido dañados o destruidos, el contribuyente tiene aún la obligación de reportar sus impuestos correctamente, pero para ese fin podrá utilizar fuentes secundarias o en caso que lo único que existe es el recuerdo del contribuyente, se usará el mismo.

Reconstrucción de Registros

La recopilación de registros después de un desastre es vital para fines tributarios, para obtener asistencia federal o algún reembolso de su compañía de seguro.

Los registros necesarios para comprobar una pérdida pueden haber sido dañados o destruidos.  Aunque no es  fácil, la reconstrucción de registros es vital para:

Propósitos Tributarios

El contribuyente podría necesitar reconstruir sus registros a fin de comprobar el haber sufrido un hecho fortuito y calcular la cantidad de la pérdida.  Para calcular la cantidad de la pérdida, deberá: 1) considerar cuanto disminuyo el valor de la propiedad como resultado del desastre y 2) establecer la base ajustada de la propiedad (generalmente esto es tanto el costo inicial de la propiedad así como mejorías hechas a dicha propiedad).  La deducción será la menor cantidad de las dos antes mencionadas, restando cualquier reembolso o pago de seguro recibido.  Para mayor información sobre como calcular una pérdida, Vea la Publicación 547SP, Hechos Fortuitos  Desastres y Robos

Contribuyentes que reparen cualquier daño causado por un desastre, o gasten dinero en la limpieza, deberán guardar las facturas de dichas reparaciones y cualquier otro documento del trabajo realizado y su costo.  Estos gastos no son deducibles pero podrán utilizarse para medir la devaluación de la propiedad causada por el desastre, si es que las reparaciones son realizadas, no son excesivas, y son necesarias para devolver la propiedad a la condición previa al desastre, si se repara sólo ese daño y no causa que la propiedad suba a un precio superior al que tenia antes del desastre.

• Reembolso de compañía de seguro
  
• Asistencia de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (Federal Emergency Management Agency, FEMA) y la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (Small Business Administration).
   
  Entre más exacto sea el estimado de la pérdida, mayor oportunidad existirá de la disponibilidad de fondos por concepto de prestamos o subsidios.

Los siguientes consejos podrían ayudarle a reconstruir sus registros con el fin de comprobar la pérdida de propiedad por uso personal o comercial.

Residencia Personal/Bienes Inmuebles

• Después del desastre, tome fotografías lo más pronto posible para establecer el alcance de los daños.
• Comuníquese con la compañía de títulos de propiedad, compañía de depósito en garantía (escrow), o la institución bancaria que efectuó la compra, para obtener copias de los documentos.  El agente de bienes raíces también podría ayudarle.
• Utilice los documentos de impuesto de propiedad mas recientes los cuales identifican el impuesto sobre el inmueble vs. la propiedad, si estos están disponibles, si no obtenga copias de la oficina del tasador(a) del condado.
• Investigue con compañías de tasación o busque en su biblioteca local, libros que contengan listas múltiples de ventas.  Usted podrá utilizar estas listas para establecer el valor en el mercado de la propiedad, y como comparación de las ventas similares dentro del mismo vecindario.  
• Investigue con compañías hipotecarias para obtener copias de alguna tasación u otra información que exista relacionada al costo o valor en el mercado.
• Registros Tributarios: Inmediatamente después del desastre, los contribuyentes afectados deberán presentar la Forma 4506, Request for Copy of Tax Return, (Solicitud de Copia de Declaración de Impuestos), para solicitar copias de las declaraciones de impuestos de los últimos cuatro años.  Para solicitar copias de las transcripciones de los últimos cuatro años, presente la Forma 4506-T, Request for Transcripts of a Tax Return, (Solicitud de Transcripción de Declaración de Impuestos, en ingles).  Escriba en letras rojas en la parte superior de la forma, para agilizar el procesamiento, y para obtener exención de la cuota normal, las palabras que identifiquen el desastre tal como  “HURRICANE KATRINA“.
• Póliza de Seguro: La mayoría de las pólizas incluyen el valor del edificio para establecer una cifra base de la cantidad que reemplazará el seguro.  Para aquellas personas que no tienen como comunicarse con su compañía de seguro, hay información disponible a través de los departamentos de seguros estatales.
• Mejoras a la propiedad: Llame a los contratistas e investigue si los documentos  están disponibles.  Si es posible, obtenga declaraciones de los contratistas los cuales verifiquen el trabajo y el costo.
• Obtenga relatos por escrito de parientes y amigos quienes hayan visto la propiedad antes y después de las mejoras a la propiedad.  Investigue si algunos tienen fotografías que se tomaron en reuniones pasadas.
• Si obtuvo un préstamo para hacer mejoras a la propiedad, obtenga documentos de la institución que realizó el préstamo.  La cantidad del préstamo podría ayudarle a calcular el costo de las mejoras a la propiedad.
• Propiedad Heredada: Revise los documentos de los tribunales y el valor de la propiedad de acuerdo al testamento.  Si existió un patrimonio o un fideicomiso, comuníquese con el abogado que se encargó de ello.
• Ningún otro documento disponible: Visite la oficina del tasador(a) del condado y revise los registros pasados que existan sobre la propiedad.  Investigue en cuanto fue tasada la propiedad y pregunte cuál fue el porcentaje del valor de tasación en comparación con el valor al tiempo de compra.  Aunque esto sólo sea un estimado, es mejor que ningún registro.

Vehículos

• Kelley’s Blue Book, NADA y Edmunds están disponibles en-línea y en la mayoría de las bibliotecas.  Estos recursos son buenas fuentes para calcular el valor en el mercado de la mayoría de los vehículos.
• Llame al vendedor y pida una copia del contrato.  Si no existe, dé al vendedor toda la información y detalles y solicite un estimado de lo que sería el valor del auto.
• Utilice anuncios de periódico de la temporada en que compró el auto para establecer el costo.  Utilice anuncios de la fecha en que fue destruido el auto para determinar el valor en el mercado.  Guarde copias de estos anuncios.
• Si aún esta realizando pagos, investigue con el tenedor del gravamen.

Propiedad Personal

Las distintas clases de propiedad personal podrían hacer más difícil la tarea de reconstruir registros.  Uno de los mejores métodos es dibujar cada cuarto.  Haga un dibujo mostrando donde se encontraba cada mueble, estante, mesa, etc.  No es necesario que los dibujos sean hechos por un profesional, si no más bien, que estos sean prácticos.  Tómese el tiempo para dibujar los estantes con su contenido.  Haga lo mismo con la cocina y las recámaras.  Reconstruya lo que había colocado allí, especialmente los artículos contenidos en los muebles, cajoneras, roperos, repisas.  Incluya el garaje, ático y sótano.

• Obtenga catálogos viejos.  Estos catálogos le ayudarán a establecer  el costo y el valor en el mercado.
• Revise los precios de artículos similares en tiendas de segunda mano para determinar el valor en el mercado.  Visite los almacenes y observe artículos comparables, especialmente artículos de cocina.  Busque los artículos poco usados, que pudiera olvidar debido a su uso no frecuente.
• Utilice los anuncios locales como fuente para determinar el valor en el mercado.  Mantenga copias de las ediciones de los periódicos accesibles y haga copias de las páginas que utilizó para los artículos específicos y guárdelas con sus registros tributarios relacionados con el desastre.
  
• Revise el periódico local y busque anuncios de venta de artículos similares.  Guarde una copia en su archivo tributario.
• Si compró los artículos con una tarjeta de crédito, investigue con la compañía si existen estados de cuenta.
• Investigue en su biblioteca local y busque ediciones pasadas de periódicos.  La mayoría de las bibliotecas mantienen las ediciones viejas en microfilm.  La sección de ventas de estas ediciones pasadas podría ayudarlo a establecer los costos originales de artículos tales como los enseres.
• Visite una tienda de libros usados y lleve consigo una cinta de medir y el dibujo que hizo de su propiedad.  Mida varias hileras de libros usados, cuente cuantos libros hay en cada hilera.  Sume el precio de los libros y calcule el costo promedio de cada hilera. Cuente la cantidad de hileras que existían en su hogar y multiplíquelas por el costo promedio antes mencionado.  Esto le ayudará a determinar el valor de sus libros antes del desastre.

Registros de Negocio

• Inventario: Obtenga copias de facturas de los proveedores.  Cuando sea posible, las facturas deberán tener fechas de un mínimo de un año calendario.
• Ingreso: Obtenga copias de los estados de cuentas. Los depósitos deberán aproximarse a las ventas de ese período de tiempo.
• Obtenga copias de la declaración de impuesto federal, estatal y local del año pasado incluyendo reportes tributarios sobre ventas, declaraciones de impuestos sobre nómina, y permisos de negocio (procedente de la ciudad o condado).  Estas reflejarán las ventas en bruto para cierto período de tiempo.
• Muebles: Haga un dibujo del interior y el exterior de su negocio.  Luego agregue los detalles a su dibujo.  (En el interior del edificio, ¿qué equipo había, dónde se encontraban los productos, el inventario?  En el exterior del negocio, agregue arbustos, estacionamiento, anuncios, letreros, toldos, etc.)
• Si se compró un negocio existente, investigue con el agente de bienes raíces y obtenga una copia del contrato de compra venta. El contrato deberá detallar lo que se adquirió.
• Si ordenó la construcción de un edificio, comuníquese con el contratista para obtener copias de los planos del edificio, o con la comisión de planificación de su ciudad o condado para obtener copias de cualquier otro plano.

Información y asistencia adicional

• IRS Disaster Assistance Hotline (Línea Telefónica de Asistencia de Desastres del IRS) — 1-866-562-5227 (lunes-viernes de 7 a.m. a 10 p.m. hora local)
• Help for Hurricane Victims (la página de Ayuda para Víctimas de Huracanes en IRS.gov ) –    Se actualiza frecuentemente a medida que se recibe nueva información.
• Help for Tax Professionals (la página de Ayuda para los Profesionales de Impuestos en IRS.gov) –    Se actualiza frecuentemente a medida que se recibe nueva información. 
• Publicación 2194 del IRS, Disaster Losses Kit for Individuals (Paquete para Individuos sobre Pérdidas por Desastres), en inglés.   Incluye las Publicaciones  547 y 584.
• Publicación 2194B del IRS, Disaster Losses Kit for Businesses (Paquete para Negocios sobre Pérdidas por Desastres), en inglés.  Incluye las Publicaciones 547 y 584B.
• Publicación 547SP Hechos Fortuitos, Desastres y Robos
• Publicación 584SP, Registro de Pérdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos (Propiedad de Uso Personal).
• Puede ayudar al contribuyente a hacer una lista de las propiedades robadas o dañadas de uso personal y a calcular la pérdida.  Contiene una lista cuarto por cuarto, ayudando a crear un inventario y a calcular la cantidad de la pérdida de la casa y su contenido, y de vehículos motorizados.
• Publicación 584B del IRS, Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook (Cuaderno de Trabajo del IRS, Hechos Fortuitos, Desastres y Robos), en inglés.  Disponible para ayudar a los negocios enumerar los artículos robados o dañados o propiedades que producen ingresos y para calcular una pérdida.
• Publicación 4492SP Información para Contribuyentes afectados por los Huracanes Katrina, Rita y Wilma