El Programa de Subvención para Asistencia Pública Proceso del Financiamiento para la Recuperación Por Desastre

Fecha de Publicación: 31 de marzo de 2005
Número de Publicación: 1539-420BG

» Florida Huracán Charley y Tormenta Tropical Bonnie

Evento por Desastre - Un evento natural o causado por el hombre que requiera una respuesta superior a las capacidades del gobierno local.
Evaluación Preliminar de Daños – La Evaluación Preliminar de Daños se usa para determinar el alcance e impacto del evento a las facilidades y entidades públicas. (En algunos casos excepcionales donde es obvio que ha habido extenso daño, esta medida viene precedida de una declaración de desastre).
Declaración de Desastre– El Presidente autoriza ayuda a través de una declaración de desastre o emergencia, cuando el impacto supera los recursos del estado y satisface ciertos criterios.
Información a los Solicitantes– Una reunión celebrada por el estado para informar a los posibles solicitantes acerca del proceso para la solicitud de asistencia.
Entrega de la Solicitud– Solicitud formal de asistencia pública entregada por un solicitante (autoridad estatal o local y ciertos organismos sin fines de lucro).
- El solicitante entrega su solicitud de asistencia pública (RPA), el cual da inicio al proceso de asistencia pública. La solicitud puede enviarse al estado a través del correo electrónico, fax, correo o puede entregarse personalmente. La dirección electrónica de la Florida para enviar la RPA es www.floridapa.org.
El estado envía las RPA recibidas a FEMA.
Reunión Inicial– Cada solicitante se reúne con representantes de FEMA y del estado para conocer los criterios de la subvención y definir su proyecto específico.
El personal federal y estatal prepara la Hoja de Trabajo del Proyecto (PW) – los solicitantes trabajan conjuntamente con los Coordinadores de Asistencia Pública (PAC) de FEMA y con los Coordinadores de Asistencia Pública del Estado. La PW se usa para preparar y definir el Alcance de la Obra y documentar los costos.
Conclusión de la Hoja de Trabajo del Proyecto– Los equipos federales y estatales de inspección evalúan la elegibilidad del proyecto y preparan un estimado del alcance de la obra o un estimado del costo del proyecto.
Las solicitudes de fondos federales, debidamente llenadas, se entregan a FEMA y al estado junto con toda la documentación exigida (mano de obra, equipo, materiales, contratos y/o estimados).
Procesamiento de las Hojas de Trabajo del Proyecto– Después de revisadas, las hojas de trabajo se ingresan en la base de datos de FEMA. Entre los datos del estado y de los solicitantes locales requeridos para su procesamiento pudiesen incluir ciertas consideraciones especiales, tales como impacto al medio ambiente y sitios históricos.
Financiamiento de FEMA- FEMA aporta la participación federal (un mínimo de 75 por ciento de los costos de recuperación elegibles y, en ciertos casos de impacto económico severo, como ocurrió con algunos estados afectados por los huracanes de 2004, el Presidente George Bush autorizó a FEMA a rembolsar 90 por ciento de los costos elegibles).
- FEMA debe notificar al Congreso todas las adjudicaciones superiores a un millón de dólares. La notificación se emite en la sede de FEMA y se envía a la Oficina de Administración y Presupuesto del Departamento de Seguridad Nacional y de ahí al Congreso. Una vez que se obtiene la aprobación se procede a comprometer los fondos.
Es la responsabilidad de FEMA determinar la elegibilidad del proyecto y de comprometer los fondos aprobados para el estado. (Comprometer es el proceso mediante el cual se pone a disposición del estado la participación federal del monto aprobado (subvención). Una vez comprometida la hoja de trabajo del proyecto, el dinero de la subvención se deposita en la cuenta Smartlink de la Florida hasta que se procese la solicitud de pago del Departamento de Asuntos de la Comunidad de la Florida, en cuyo momento se retiran los fondos para efectuar el pago y el estado distribuye al solicitante la participación federal y la estatal.
Desembolso Estatal– El estado determina la porción de la participación no federal que le corresponde rembolsar. El estado entrega la participación federal y estatal a los solicitantes. Las subvenciones para asistencia pública son similares a los demás programas de subvención federal, en el sentido que el estado, como concesionario, se compromete a comprobar que los solicitantes (destinatarios de la subvención) hayan cumplido con los estatutos y regulaciones federales. (Para mayores detalles sobre el proceso realizado por el estado refiérase más abajo a “El Proceso de Reembolso”).
Reembolso al Solicitante –A cada solicitante se le reembolsa la participación federal y estatal que le corresponda.
- El proceso de reembolso de la Florida
  - El estado entra en su base de datos la información del Sistema Nacional de Información de Manejo de Emergencias de FEMA.
  - Cuando el total de la Hoja de Trabajo del Proyecto (PW) es menor de $54.100, un proyecto pequeño, el solicitante no tiene que tomar acción alguna. El estado procesa el pago de pequeños proyectos a medida que se establecen los compromisos.
  - Cuando el total del PW es mayor de $54.100, un proyecto grande, los requerimientos son los siguientes:
  - El solicitante debe entregar una Solicitud para Reembolso (RFR) respaldada por un Resumen de la Documentación (SOD) para poder extraer los fondos de ese proyecto.
  - Si el solicitante aún no ha desembolsado gastos en el proyecto, puede entregar una Solicitud de Anticipo (RFA) respaldada por una Suma de Gastos del Proyecto (SOPE) que abarque un período de gastos de hasta 90 días.
  - Una vez que el estado recibe la RFR o RFA, elaboran un paquete de Solicitud de Pago (RFP) que envían a la División de Finanzas y Contabilidad de DCA para ser notado en los libros y para aprobación del contralor.
  - Una vez aprobada por el contralor, el departamento de finanzas y contabilidad procede a emitir el cheque o efectuá la transferencia electrónica de fondos.
  - El estado envía una carta de notificación al solicitante con la descripción de los proyectos aprobados.

Los solicitantes pueden dirigirse a la pagina www.floridapa.org para comprobar el estado de sus PW. Para mayor información sobre este proceso, visite: floridapa.org/applicant/payment.cfm

Fecha de la última actualización: Jueves, 31-Mar-2005 16:32:23