En el caso de influenza pandémica, las empresas tendrán un rol clave en la protección de la salud y seguridad de los empleados al igual que en la reducción del impacto negativo en la economía y en la sociedad. La planificación para una influenza pandémica es fundamental. Para ayudarlo en sus tareas de preparación, el Departamento de Salud y Servicios Humanos(HHS, por sus siglas en inglés) y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) han confeccionado la siguiente lista para grandes empresas. Identifica las actividades importantes y específicas que las grandes empresas pueden realizar ahora para prepararse, muchas de las cuales también lo ayudarán en otras emergencias. Se puede encontrar información adicional sobre la influenza pandémica en www.pandemicflu.gov y www.cdc.gov/business.
Identifique un coordinador y/o equipo para la respuesta y preparación ante una pandemia con sus roles y responsabilidades bien definidos. El proceso de planificación debe incluir la participación de los representantes de los trabajadores.
Identifique a los empleados esenciales y otras participaciones fundamentales (por ej.: materia prima, proveedores, servicios/productos de subcontratistas y logística) requeridos para mantener las operaciones de su empresa, por ubicación y función, durante una pandemia.
Capacite y prepare la mano de obra auxiliar (por ej.: contratistas, empleados en otros cargos/descripciones laborales, jubilados).
Desarrolle un plan para situaciones en las que pueda resultar probable un aumento o disminución en la demanda de sus productos y/o servicios durante una pandemia (por ej.: el efecto de las restricciones de reuniones masivas, la necesidad de suministros para la higiene).
Determine el impacto potencial de una pandemia en las finanzas de la empresa utilizando posibles y múltiples escenarios que afecten a las diferentes líneas de productos y/o a los sitios de producción.
Determine el impacto potencial de una pandemia en viajes internacionales y nacionales relacionados con los negocios (por ej.: cuarentenas, cierres de fronteras).
Busque información actualizada y confiable sobre la pandemia que provenga de la salud pública de la comunidad, de agencias para el manejo de emergencias y otras fuentes y establezca vínculos sostenibles.
Establezca un plan de comunicaciones de emergencia y revíselo periódicamente. Este plan incluye la identificación de contactos clave (con sustitutos), cadena de comunicaciones (incluyendo los proveedores y clientes), y los procesos para el seguimiento y la comunicación del estado de la empresa y los empleados.
Implemente un ejercicio o práctica para someter su plan a prueba y revisarlo regularmente.
Pronostique y permita la ausencia de los empleados durante una pandemia debido a factores como enfermedad personal, de los miembros de la familia, las medidas de contención para la comunidad y las cuarentenas, el cierre de escuelas y/o empresas y la suspensión del transporte público.
Implemente las pautas para modificar la frecuencia y el tipo de contacto directo (por ej.: darse la mano, donde sentarse en las reuniones, la disposición en la oficina, los lugares de trabajo compartidos) entre los empleados y los clientes (remítase a las recomendaciones de los CDC).
Aliente y realice un seguimiento de vacunación de empleados contra la influenza.
Evalúe el acceso de los empleados a los servicios de la atención médica y la disponibilidad de los mismos durante una pandemia y mejore los servicios según las necesidades.
Evalúe el acceso de los empleados a los servicios sociales y de salud mental y la disponibilidad de los mismos durante una pandemia, incluyendo los recursos corporativos, comunitarios y de organizaciones religiosas, y mejore los servicios según sea necesario.
Identifique los empleados y los clientes clave con necesidades especiales e incorpore los requerimientos de tales personas dentro del plan de preparación.
Establezca políticas de compensación y licencias por enfermedad de los empleados que sean únicas para el caso de una pandemia (por ej.: las licencias que no sancionan o son liberales), incluyendo políticas para los momentos en que una persona enferma no tenga más la infección y pueda regresar al trabajo después de su enfermedad.
Establezca políticas flexibles con respecto al lugar de trabajo (por ej.: el trabajo a distancia) y a los horarios (por ej.: los turnos alternados).
Establezca políticas para la prevención de la diseminación de influenza en el lugar de trabajo (por ej.: promover el protocolo para la higiene respiratoria y el manejo de tos y la rápida exclusión de quienes tienen los síntomas de la influenza).
Establezca políticas para los empleados que han estado expuestos a la influenza pandémica, que se presume que están enfermos o se enferman en su lugar de trabajo (por ej.: la respuesta para el control de la infección, las licencias inmediatas obligatorias).
Establezca políticas de restricción de viajes a las áreas geográficas afectadas (tanto de lugares nacionales como internacionales), la evacuación de los empleados que trabajen en o cerca de un área afectada cuando se desata un brote, y las pautas para el retorno desde las áreas afectadas (remítase a las recomendaciones para viajes de los CDC).
Determine las autoridades, los desencadenantes y los procedimientos para la activación y la finalización del plan de respuesta, la alteración de las operaciones de negocios (por ej.: el cierre de las operaciones comerciales en las áreas afectadas) y el traspaso del conocimiento comercial a los empleados clave.
Proporcione los suministros suficientes y asequibles para el control de la infección (por ej.: productos para la higiene de las manos, pañuelos y recipientes para su desecho) en todas las ubicaciones de la empresa.
Mejore la infraestructura para la tecnología de las comunicaciones y la información para colaborar con el trabajo a distancia de sus empleados y el acceso a los clientes que se encuentran lejos.
Asegure la disponibilidad de consultas y asesoramiento médico para la respuesta de emergencia.
Desarrolle y distribuya los programas y los materiales que cubren los aspectos básicos de la pandemia (por ej.: los signos y los síntomas de la influenza, las formas de transmisión), las estrategias de respuesta y protección personal y familiar (por ej.: la higiene de las manos, el protocolo para el manejo de la tos y el estornudo, y los planes de emergencia).
Anticípese al miedo y la ansiedad potenciales de los empleados, los rumores y la información errónea, y planifique las comunicaciones de acuerdo con ello.
Asegúrese que las comunicaciones se adecuan a los niveles culturales y lingüísticos.
Distribuya la información a los empleados sobre su preparación para la pandemia y su plan de respuesta.
Brinde información sobre atención a domicilio de los empleados enfermos y los miembros de la familia.
Desarrolle las plataformas (por ej.: líneas de acceso directo, sitios Web especializados) para la comunicación de las acciones y del estado de la pandemia a empleados, vendedores, proveedores y clientes. dentro y fuera del lugar de trabajo, de manera coherente y puntual incluyendo las redundancias en el sistema de contactos de emergencia.
Identifique las fuentes para obtener la información precisa y a tiempo sobre la pandemia (nacional e internacional) y las fuentes para obtener medidas de contrarrestarla (por ej.:vacunas y medicamentos antivirales).
Colabore con las aseguradoras, los planes de salud y las entidades principales de atención médica local para compartir sus planes para enfrentar la pandemia y comprender sus capacidades y planes.
Colabore con las agencias de salud pública local, estatal y federal y/o los grupos de respuesta para que participar en sus procesos de planificación, compartir sus planes para la pandemia y comprender sus capacidades y planes.
Comuníquese con las agencias de salud pública estatales y/o locales y/o los grupos de respuesta para tratar sobre los bienes y/o servicios con los que su empresa podría contribuir a la comunidad.
Comparta las mejores prácticas con otras empresas en sus comunidades, las cámaras de comercio y las asociaciones para mejorar las tareas de respuesta de la comunidad.
