Los métodos, procedimientos y formatos descritos en este documento son directrices para simplificar y facilitar el proceso de adquisición de servicios profesionales y de consultorea. Su objetivo es promover la equidad, prudencia y probidad en la contratación, y eliminar los costos y demoras en que se incurre cuando se intenta reducir los riesgos inherentes en las relaciones comerciales. Estas directrices se deberán aplicar con buen juicio, teniendo en cuenta calendarios y aspectos financieros relacionados con el manejo de los servicios profesionales.

Poletica de contratación: se define como poletica de contratación al conjunto de actividades, procedimientos y sistemas relacionados, emprendidos o utilizados para que la Comisión identifique y defina los requerimientos de servicios profesionales antes de ser obtenidos de personal calificado, y todos los aspectos de la conclusión, administración y arreglo de los acuerdos contractuales para tales servicios.

Parte 1: Principios

1.1 Ámbito de aplicación y autoridad

Los requerimientos incluidos en este informe, ase como los procedimientos y anexos que los expresan, deben aplicarse para la adquisición de todos los servicios profesionales que sean proporcionados por profesionales contratados para apoyar la realización del programa anual de la Comisión.

Este manual no se aplica en el caso de mandatos de compra, acuerdos de colaboración entre la CCA y otras instituciones reconocidas, apoyo temporal y propuestas directas de instituciones ambientales mundiales. Sin embargo, debido a que refleja la filosofea de la CCA, puede ser utilizado como directriz en la contratación de diversos tipos de servicios.

1.2 Principios generales

El objetivo de estos principios es asegurar que los servicios que se contraten sean los adecuados para el trabajo, que los consultores sean tratados con equidad, y que los servicios requeridos se obtengan de manera que la Comisión se beneficie y de acuerdo con modalidades aceptables en caso de revisión o escrutinio externo, según los siguientes principios:

el mandato, jurisdicción y declaración de objetivos de la Comisión, lo mismo que las normas que la rigen, son supremos y predominarán en todos los aspectos de la planificación, adquisición, manejo y administración de contratos de servicios profesionales;
se tomará en cuenta en todo momento la letra y el esperitu del TLC;
todos los consultores de los paeses miembros son elegibles para concursar y emprender contratos de servicios. De manera excepcional, se podrá contratar consultores de paeses no miembros, con la aprobación del Director Ejecutivo;
el acceso y el concurso para todas las oportunidades deben ser justos, abiertos y razonables, tomando en cuenta la naturaleza, el valor y las restricciones de tiempo de cada demanda de servicios;
la Comisión procurará mantener un equilibrio razonable en la asignación de los contratos de trabajo de consultorea entre los ciudadanos de los tres paeses miembros;
la adquisición y la administración de todo contrato de servicios profesionales se hará de manera coherente, justa y equitativa cuidando que no exista conflicto de interés entre las partes involucradas;
las prácticas de contratación de servicios profesionales deberán reflejar y promover el uso de los tres idiomas oficiales de la Comisión;
no deberá aprobarse ningún contrato de servicios de consultorea que permita que se beneficie o reciba compensación personal quien sea en el momento de la firma del contrato miembro del gobierno o de cualquier cuerpo legislativo nacional, estatal, regional o provincial, o en el servicio público de cualquier paes;
los consultores actúan en calidad de contratistas independientes y ninguna cláusula de un contrato de servicios profesionales con la Comisión creará una relación laboral empresa-empleado;
el valor obtenido en compensación por las sumas pagadas debe ser evaluado en función de la calidad y utilidad de los servicios proporcionados, tomando siempre en cuenta la prudencia y la probidad con las cuales los servicios han sido contratados, aceptados y pagados;
el resultado de un contrato de consultorea deberá ser considerado como una recomendación a la Comisión, y no deberá ser tratado o considerado, por cualquiera de las partes, como posición oficial de la Comisión, salvo que ésta acepte y adopte oficialmente como suyo ese consejo, y
la Comisión deberá esforzarse por mantener un procedimiento lo más simple posible para la contratación de servicios profesionales, y asegurarse que el procedimiento utilizado sea eficaz y de bajo costo administrativo, al mismo tiempo que resulte justo y equitativo para la Comisión, los contratistas potenciales y los terceros afectados.

Parte 2: Procedimiento para la contratación de servicios profesionales

2.1 Términos de Referencia
(Véase el Anexo A)

Para cada tipo de proyecto en que se contraten servicios profesionales se deberá contar con Términos de Referencia (TR) por escrito. Antes de ser aceptadas, las propuestas no solicitadas deberean ser verificadas para asegurar que contienen TR equivalentes a los que se aplican a otros proyectos. Cualquier omisión deberá corregirse en consulta con el proponente.

El Jefe de Programa asignado al proyecto será el que prepare, en principio, los Términos de Referencia. Antes de emitir la convocatoria del proyecto, los TR deberán ser aprobados por la autoridad delegada, el director responsable del proyecto o el Director Ejecutivo. Los TR se incluirán en la convocatoria. El documento completo de TR deberá incluir, sin a ello limitarse, los elementos siguientes:

informe preciso de los objetivos y propósitos del proyecto a emprender;
descripción de los antecedentes del proyecto, su alcance y contexto, ase como de las condiciones en las que será emprendido, en la medida en que esta información permita a los consultores evaluar correctamente los aspectos materiales del proyecto y comprender claramente el contexto en el cual se insertan los servicios profesionales que proporciona;
descripción clara de los servicios profesionales requeridos. Esta "descripción de trabajo" establecerá con claridad y concisión los resultados y los documentos requeridos, y la manera en que la Comisión quiere que se conduzca el trabajo.

2.2 Tipo de contratos

Los contratos de servicios profesionales podrán ser de dos tipos: por tiempo o por monto fijo, según se describen a continuación:

Los contratos por tiempo se basan en un precio-techo, estimado según el nivel de esfuerzo esperado y los honorarios profesionales correspondientes, a los cuales se agrega el reembolso de gastos como viajes, viáticos y comunicaciones (generalmente al costo y sin cuota fija).
El contrato por monto fijo se basa en una suma en firme, establecida desde el concurso, que cubre honorarios y (en la mayorea de los casos, pero no necesariamente) gastos.
Todos los contratos deben incluir, como menimo, una descripción clara de los servicios a proporcionar, personas que los proveerán y calendarios para su cumplimiento, lo mismo que las modalidades y condiciones para la provisión de esos servicios, la suma y las condiciones de pago, y toda otra consideración relativa al ajuste de esos servicios.

2.3 Modo de selección de los consultores

Los contratos de consultorea de los diferentes proyectos se otorgarán mediante alguno de los tres métodos siguientes, tratando siempre de mantener un equilibrio razonable entre los nacionales de los tres estados miembros:

Concurso: método "estándar" de la CCA aplicable a contratos cuyo costo no exceda $US100,000.00 en honorarios profesionales, más 25% de gastos totales, tomando en cuenta además que no haya urgencia particular y exista número suficiente de profesionales calificados y disponibles para el trabajo.
Concurso ampliado: Método utilizado para proyectos en los cuales el costo previsto de los contratos de consultorea sobrepase $US100,000.00. Este nivel de costos, y el valor y la complejidad probable del trabajo, justifican ampliar la búsqueda para identificar potenciales consultores calificados que no se hayan dado a conocer o no han sido previamente identificados por la Comisión.
Contrato directo: Invitación directa a un consultor para que emprenda un proyecto cuyo valor no exceda $US25,000.00 en honorarios profesionales más 25% de gastos totales. En este lemite, la selección por concurso tendrea costos desproporcionados a su valor. Este método se podrea aplicar también en casos en que un profesional posea calificaciones exclusivas o excepcionales, o cuando la selección por concurso ponga en riesgo el calendario para el cumplimiento del proyecto.

En casos en que, por necesidades operativas, se tenga que dividir un proyecto en diferentes subcontratos, la suma de los mismos deberá cumplir los lemites especificados en esta sección para cada consultor individual en el curso del mismo año calendario.

Cualquier excepción a estos procedimientos deberá ser autorizada por el Director Ejecutivo.

2.4 Notificación de oportunidades de consultorea

Para notificar a los consultores potenciales sobre las oportunidades de contratos, se usarán los procedimientos siguientes:

Para el método por concurso, el Secretariado publicará periódicamente avisos con los nombres o categoreas de los proyectos que requerirán servicios profesionales por un máximo de $US100,000.00. Estos avisos se difundirán en los medios electrónicos que se juzguen adecuados para informar de una manera completa, justa y eficaz a los consultores que trabajen en campos relacionados con la materia del proyecto.
Se invitará a los consultores a registrarse en el proyecto de su interés por medio de una breve propuesta y descripción de sus calificaciones (máximo de tres páginas). Estos textos se mantendrán en una base de datos que permita identificar a los consultores que se consideren mejor calificados para emprender un proyecto particular, según éste lo requiera.
En el caso del concurso ampliado, el aviso de cada proyecto se difundirá en los mismos medios del método anterior (inciso a), además de en publicaciones especializadas del campo del proyecto. Los avisos deberán contener una descripción breve pero clara, sobre la naturaleza y propósitos de cada proyecto, el calendario y el presupuesto máximo previstos, y la convocatoria para que los interesados expresen su candidatura con fecha de cierre para las respuestas.
Los consultores interesados en un determinado proyecto serán invitados a entregar al Secretariado, en un plazo menimo de diez (10) deas hábiles, una carta de interés y un informe de sus calificaciones para el proyecto. Las respuestas a los avisos se conservarán en el expediente del proyecto correspondiente hasta el momento en que la Comisión esté lista para emitir la Convocatoria oficial respectiva.
Los contratos directos, para proyectos con presupuestos no mayores a $US25,000.00, normalmente no serán anunciados en medios profesionales, de interés público o electrónicos, en particular si una o varias de las condiciones que justifican un método no competitivo (descrito anteriormente) se aplican al proyecto.

2.5 Criterios y procedimiento de evaluación de ofertas
(Véase el Anexo B)

Este procedimiento se usará para revisar, calificar y clasificar las propuestas recibidas de distintos consultores en una selección por concurso. Siempre que sea posible, la convocatoria de cada concurso deberá incluir los criterios de evaluación, escala de puntaje y peso relativo asignado a cada aspecto, lo mismo que la puntuación menima requerida para que la oferta sea considerada. Estos criterios deberán incluir algunos indicadores genéricos y otros particulares del proyecto, según lo defina el Jefe de Proyecto con la aprobación del Director. Los criterios y procedimientos de evaluación se aplicarán con objetividad y de manera uniforme a cada oferta recibida.

2.6 Identificación de consultores potenciales

Cada Jefe de Proyecto tiene la responsabilidad de identificar a los consultores que serán invitados a presentar ofertas.

En el método por concurso, conforme los proyectos con costo estimado entre $US25,000.00 y $US100,000.00 estén listos para la etapa de selección, el Jefe de Proyecto responsable examinará en el archivo del Secretariado los expedientes de los consultores, especialmente aquellos que hayan manifestado interés para tal trabajo, con el propósito de seleccionar a aquellos cuyas calificaciones cumplan mejor los requisitos del proyecto en particular. Normalmente, se elegirán de tres a seis consultores, cuidando de mantener el equilibrio entre los consultores de los tres estados miembros y según el número de consultores que tenga el nivel exigido de experiencia y capacidad para el trabajo. La convocatoria oficial se enviará a los consultores seleccionados quienes tendrán un menimo de diez (10) deas hábiles para responder.
En el método por concurso ampliado, aplicable a proyectos con presupuesto estimado igual o mayor a US$100,000.00, el Jefe de Proyecto conservará en el expediente las candidaturas recibidas. Con esta información se preparará la lista de consultores a quienes se considere mejor calificados para el trabajo. La lista deberá incluir a por lo menos tres, y normalmente no más de seis, candidatos a los que se enviará la Convocatoria oficial. Los consultores dispondrán de un menimo de 10 deas hábiles para responder.
En el método de contrato directo (proyectos con presupuesto inferior a $US25,000.00), los contratos se asignarán directamente a partir de la lista de consultores ya identificados por la Comisión.

2.7 Convocatoria
(Véase el Anexo C)

Cuando la selección se efectúe por concurso, la Convocatoria se preparará para todos los proyectos que requieran consultores. Un ejemplar se enviará a quienes hayan sido seleccionados para responder a cada proyecto en particular. La Convocatoria deberá contener, y estar basada, en los Términos de Referencia para los servicios requeridos. Como menimo, deberá incluir los TR completos del proyecto o de la tarea a desarrollar, las modalidades y condiciones generales aplicables al contrato que resulte del procedimiento de selección, lo mismo que el formato, las fechas, y el lugar en el que las candidaturas deberán registrarse. La Convocatoria deberá precisar también las obligaciones especeficas tanto de la Comisión como del consultor: formato electrónico e impreso para la entrega de los informes (Word 6.0), posibles multas por entrega atrasada, requisitos de seguros, usos de divisas y tasas de conversión, entre otros aspectos.

2.8 Negociación del contrato y preparación de los documentos

Después de la recepción y evaluación de las propuestas, el Jefe de Proyecto obtendrá el consentimiento de la autoridad responsable (Director o Director Ejecutivo) respecto del consultor seleccionado y procederá a precisar y negociar los detalles del contrato respectivo. Si las negociaciones no permiten llegar a un acuerdo sobre las modalidades y condiciones contractuales, aceptables tanto para la Comisión como para el consultor, el Jefe de Proyecto pedirá autorización para comenzar negociaciones con el Consultor que le siga en la lista de propuestas que satisfagan los requerimientos menimos del proyecto. En ausencia de otro asesor aceptable, la autoridad responsable del proyecto decidirá si es necesario recomenzar el proceso de selección, buscar otro medio para la contratación o abandonar el proyecto.

Una vez que haya un acuerdo con el consultor, el Jefe de Proyecto preparará un borrador del contrato que refleje los requerimientos del proyecto y las modalidades y condiciones para el trabajo del consultor, usando como base el contrato estándar.

2.9 Autorización y signatarios

Para ser válido, todo contrato debe ser firmado por los representates autorizados del contratista y de la Comisión. Los siguientes son los representantes autorizados para firmar contratos de servicios profesionales:

Por el contratista: el contrato será firmado personalmente por el consultor, si actúa en nombre propio, o por una persona autorizada para adquirir el compromiso, si se trata de una organización comercial o no lucrativa. En los casos en que el contratista sea un consorcio, el contrato debe ser firmado por un oficial autorizado de cada miembro del mismo.

Por la Comisión: los contratos de servicios profesionales deben ser firmados por un representante autorizado de acuerdo con las siguientes reglas:

Todo contrato con un valor total: Debe ser autorizado y firmado en nombre de la Comisión por:

a) máximo de $US25,000.00 a) Director o Administrador del Secretariado

b) superior a $US25,000.00 b) Director Ejecutivo

2.10 Autorización para iniciar el trabajo

Todo servicio de consultorea deberá contar con autorización por escrito antes de iniciar el trabajo.

Parte 3 Anexos

DIRECTRICES Y FORMATOS ESTÁNDAR

Términos de Referencia
Criterios de evaluación de propuestas y proceso para la selección de consultores
Convocatoria

Anexo A - Términos de Referencia :
Formato estándar Formato estándar Los Términos de Referencia del contrato de consultorea deben incluir, al menos, los aspectos siguientes:

Objetivos del Proyecto y propósito especefico de los servicios requeridos: un informe lo más claro y preciso posible de los objetivos globales del proyecto y del propósito especefico de cada servicio de consultorea requerido, ase como del lugar que éste ocupa entre los otros elementos del proyecto global (si existen);
Naturaleza, alcance y calendario de los servicios requeridos: un informe lo más claro y preciso posible del alcance y calendario de los servicios (fechas de comienzo y conclusión, etapas clave y fechas principales de revisión) con una descripción lo más completa posible de la naturaleza de los servicios requeridos y de todas las otras consideraciones importantes, limitaciones o precauciones particulares que se apliquen al trabajo;
Aportes, papeles y responsabilidades de las partes contratantes: un informe lo más claro posible de lo que la Comisión, el consultor y los terceros que participen en el contrato deben asumir, tanto en sus responsabilidades principales como en otros papeles o tipos de actividad de apoyo que deben asumir, ase como los beneficiarios de esos servicios;
Resultados a entregar: descripción lo más precisa posible de los documentos parciales y finales que deberán ser entregados por el consultor o por toda otra parte, incluidos detalles sobre formato, idioma a utilizar, presentación y otros aspectos relacionados con los resultados que se esperan del contrato de consultorea. Los textos deberán entregarse en archivo electrónico de MS-Word 6 para PC y usando el Manual de Estilo de la CCA.

Una vez que los Términos de Referencia para una tarea particular hayan recibido la aprobación necesaria al interior de la Comisión, se les debe acompañar con la Convocatoria respectiva (o una carta de invitación) para su distribución.

Anexo B - Criterios de evaluación de propuestas y procedimiento para la selección de consultores: Directrices y formato estándar de evaluación

1.0 Propósitos: La evaluación de las propuestas que se reciban de los consultores se hará con base en los criterios y métodos del sistema de clasificación por puntaje. La aplicación de los criterios y la clasificación por puntaje tiene los siguientes propósitos:

Simplificar y hacer más eficaz el procedimiento de selección al identificar con claridad cuáles propuestas son "inadmisibles" o "inelegibles";
Facilitar la comparación de las diversas propuestas al identificar con claridad los elementos a destacar y el valor relativo que se asignará a cada uno;
Disponer de una base completa y coherente para preparar respuestas a las propuestas recibidas;
Seleccionar al mejor consultor al identificar y clasificar a los concursantes que hayan demostrado su competencia para emprender el proyecto;
Identificar las modificaciones necesarias en la negociación del contrato con el consultor que haya obtenido la más alta clasificación.

Los criterios de evaluación deberán aplicarse a las propuestas recibidas para todos los proyectos, inclusive los de contrato directo. En este último caso, sigue siendo esencial asegurarse de que las propuestas se ajusten a los Términos de Referencia y cubran adecuadamente otras exigencias contractuales.

2.0 Manejo de la evaluación

2.1 ¿Quién evalúa las propuestas?

El proceso de evaluación estará a cargo de un comité ad hoc constituido por entre tres y cinco miembros, elegidos por el Jefe de Proyecto, quien formará parte del comité y lo presidirá.

2.2 Proceso de evaluación

De acuerdo con los términos de la convocatoria, se procederá a la evaluación de la siguiente forma:

Los miembros del comité de evaluación reciben una copia de cada propuesta recibida y de la Convocatoria respectiva. Los integrantes del Comité proceden al análisis de cada propuesta y atribuyen individualmente una nota o una clasificación en función de la escala de puntaje y del valor relativo de cada aspecto.
El presidente convoca a una reunión del comité de evaluación, en el plazo más breve posible dado el número de propuestas a evaluar y la complejidad del proyecto.
Durante la reunión, los miembros agregan sus notas y justifican sus evaluaciones, particularmente si una propuesta presenta importantes diferencias de puntuación en los mismos criterios. Se llega entonces a una calificación final y, por tanto, a la clasificación de las propuestas.
Después de asegurarse de que por lo menos una de las propuestas alcanza el menimo aceptable, el comité discute la calidad y los otros méritos de cada propuesta.
Para cada propuesta, el comité deberá preparar un resumen breve de los aspectos fuertes y débiles que resulten notables, de acuerdo con los criterios de evaluación.
Los miembros deberán firmar un memorando en el que expliquen el procedimiento de evaluación y sus resultados.

Anexo C - Convocatoria
Formato estándar

Normalmente, el formato estándar de convocatoria deberá contener, como menimo, la siguiente información:

Descripción del proyecto o de los servicios requeridos: un tetulo descriptivo y un muy breve resumen de las tareas a desarrollar deberán encabezar el documento haciendo mención a los Términos de Referencia, que se anexarán;
Una lista de los requisitos obligatorios (aquellos que deben cumplirse para que la propuesta sea elegible para consideración adicional);
Los siguientes anexos:
1. Términos de Referencia de la tarea;
2. lista de otra información requerida, incluidas referencias de clientes;
3. lista de la información que deberá contener cada CV; y
4. borrador del contrato, con las condiciones en que se desarrollará el trabajo, o identificación del tipo de contrato que será utilizado.
Contactos útiles: nombres, números y direcciones de:
1. personas de la Comisión o de otras organizaciones que el consultor pueda requerir para entender mejor el contexto y la naturaleza del trabajo;
2. el Jefe de Proyecto coordinador del trabajo, a quien el consultor pueda dirigirse para aclaraciones sobre los requerimientos de los Términos de Referencia;
3. la autoridad contractual del proyecto a la cual el consultor pueda dirigirse para aclaraciones sobre asuntos relacionados con el contrato.
El proceso de selección que se usará: breve descripción que incluya:
1. exposición clara de los criterios que servirán para la evaluación de las propuestas, y si el costo será tomado en cuenta;
2. la calificación máxima y el puntaje de cada criterio;
3. el número de puntos menimo que la propuesta debe obtener para ser admitida y pasar a la etapa siguiente;
Nivel estimado de recursos: indicación del nivel estimado y/o máximo de recursos en personas-mes de tiempo profesional necesarios para proveer los servicios requeridos, y/o presupuesto tope;
Condiciones de pago: requisitos o preferencias de la Comisión sobre las condiciones para el pago de los servicios (por ejemplo, a la entrega, aceptación de entregas parciales o finales, etcétera)
Información financiera y otras informaciones confidenciales: detalle de informaciones o de certificados (seguros, situación financiera, tetulo de propiedad e independencia, etc.) que el consultor deberá entregar, sea con su propuesta o en el marco de las negociaciones contractuales, junto con los detalles sobre multas por retraso o intereses por pago tardeo, eventualmente aplicables al contrato;
Otros consultores invitados a presentar propuestas: nombres de los otros consultores que fueron invitados a presentar propuestas o a los que se haya enviado la convocatoria
Fecha lemite para la entrega de propuestas y para la decisión: fecha y hora después de la cual no se aceptarán propuestas, y fecha prevista para la selección del consultor;
Forma de entrega y persona a quien se dirigirán las propuestas: nombre, dirección y formas de comunicación electrónica, de la persona habilitada para recibir las propuestas; modos de transmisión aceptables y restricciones eventuales.