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GUÍA DE DERECHO LABORAL
Capítulo: Planes de beneficios para empleados
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Updated: September 2005
Planes de beneficios para empleados
Ley de Seguridad de
Ingresos de Retiro de Trabajadores (ERISA)
(Código
de los Estados Unidos 29 §1001 y siguientes;
Código Federal de Reglamentaciones 29 Parte 2509 y siguientes)
Quiénes
cuentan con protección
Las
disposiciones del Título I de la Ley de Seguridad de Ingresos de Retiro de
Trabajadores (Employee Retirement Income Security Act (ERISA)) abarcan la
mayoría de los planes de beneficios para empleados del sector privado.
Estos planes se establecen y mantienen en forma voluntaria por parte de
un empleador, una organización de empleados o conjuntamente por uno o más
empleadores y una organización de empleados.
Los planes de
pensiones, que constituyen uno de los tipos de planes de beneficios, se
establecen y mantienen con el fin de proveer un ingreso de retiro o para diferir
el ingreso hasta la finalización del empleo con cobertura o más aún.
Otros planes de beneficios a empleados, denominados planes de asistencia,
se establecen y mantienen para proveer beneficios sanitarios, beneficios por
invalidez, beneficios por fallecimiento, servicios legales pagos, beneficios de
vacaciones, centros diurnos de asistencia, fondos para becas escolares,
beneficios de aprendizaje y capacitación y otros beneficios similares.
En general,
ERISA no cubre los planes que las entidades gubernamentales o iglesias
establecen y mantienen para sus empleados ni los planes que únicamente se
mantienen para cumplir con las leyes de indemnización de trabajadores, desempleo
o incapacidad. ERISA tampoco cubre los planes
que se mantienen fuera de los Estados Unidos principalmente para beneficio de
extranjeros no residentes ni los planes de beneficios excesivos que no cuentan
con financiación.
Disposiciones básicas / requisitos
ERISA establece
estándares mínimos uniformes para garantizar que se establezcan y mantengan los
planes de beneficios para empleados de manera justa y en buenas condiciones
financieras. Asimismo, los empleadores están
obligados a proveer los beneficios prometidos y a satisfacer los requerimientos
de ERISA relativos a la administración de planes privados de pensión y
bienestar.
La
Administración de Seguridad de Beneficios al Empleado (EBSA) del Departamento de
Trabajo, conjuntamente con la Hacienda (Internal Revenue Service (IRS)), tienen
la facultad legal para garantizar que los trabajadores reciban los beneficios
prometidos. El Departamento tiene la
jurisdicción principal sobre el Título I de ERISA, que exige que las personas y
entidades que administran y controlan los fondos de los planes:
-
administren los planes para el beneficio exclusivo de los participantes y
beneficiarios;
-
cumplan con sus deberes de manera prudente y que se abstengan de realizar
transacciones con conflictos de intereses expresamente prohibidas por ley;
-
cumplan con las limitaciones sobre ciertas inversiones de los planes en títulos
valores y bienes del empleador;
-
financien los beneficios de conformidad con las disposiciones legales y las
normativas de los planes;
-
informen y revelen información sobre las operaciones y sobre la condición
financiera de los planes al gobierno y a los participantes; y
-
entreguen los documentos que se soliciten durante las investigaciones para
garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales.
El Departamento
también tiene jurisdicción sobre las disposiciones sobre transacciones
prohibidas del Título II de ERISA. Sin embargo,
la IRS generalmente administra el resto del Título II de ERISA, como así también
los estándares del Título I de ERISA que versan sobre participación, no
discriminación y financiación.
Informes y
revelación de información. Cualquier
individuo u organización afectada por ERISA podrá solicitar una opinión
consultiva o carta de información sobre la interpretación o aplicación de las
disposiciones legales (o sobre las normas de implementación, boletines
interpretativos o excepciones) dentro de la jurisdicción del Departamento. El Procedimiento de ERISA 76-1, 41 Registro Federal
36281 (27 de agosto de 1976) establece los procedimientos que rigen el proceso
de opinión consultiva.
La Parte 1 del
Título I requiere que el administrador de un plan de beneficios entregue a los
participantes y beneficiarios una descripción resumida del plan (SPD) en la que
se describa claramente sus derechos, beneficios y responsabilidades en virtud
del plan. Los administradores de los planes
también deben entregar a los participantes un resumen de cualquier cambio
sustancial en el plan o en la información contenida en SPD.
Las copias de estos documentos no deben presentarse en forma automática
en el Departamento sino que se deberán presentar ante el requerimiento de éste.
Además, el
administrador generalmente debe presentar un informe anual (Formulario 5500
Series) que contenga información financiera y de otro tipo sobre el desarrollo
del plan. Los administradores del plan que
presenten informes anuales deben entregar a los beneficiarios y participantes un
resumen de la información del informe anual (Resumen del informe anual).
Algunos planes
de beneficios de pensión y bienestar están exceptuados de presentar un informe
anual. Por ejemplo, los planes de beneficios de
asistencia con menos de 100 participantes que se encuentren totalmente
asegurados o sin financiación según el significado de la reglamentación del
Departamento en el Código Federal de Reglamentaciones 29 2520.104 a 20 no
deberán presentar un informe anual.
Las normas del
Departamento que rigen estos requerimientos de informes e información se
establecen al principio en el Código Federal de Reglamentaciones 29 2520.101-1.
Estándares
fiduciarios.
La Parte 4 del
Título I establece los estándares y normas para llevar a cabo planes
fiduciarios. En general, para los fines del
Título I de ERISA, las personas que ejercen una autoridad discrecional o un
control sobre la administración de un plan o sobre la disposición de sus activos
son “fiduciarios”. Se requiere que los
fiduciarios, entre otras cosas, cumplan con sus deberes en beneficio de los
intereses de los participantes y beneficiarios del plan y con el exclusivo
propósito de proveer beneficios y costear los gastos razonables de la
administración del plan. Al cumplir con sus
obligaciones, los fiduciarios deben actuar prudentemente y de acuerdo con los
documentos que rigen el plan, siempre que estos documentos concuerden con las
disposiciones de ERISA.
ERISA prohíbe
ciertas transacciones entre el plan de beneficios para empleados y las “partes
interesadas” que comprenden al empleado y a otros que estén en una posición tal
que les permita ejercer una influencia inadecuada sobre el plan y estas
transacciones podrán ser sancionadas con multas en virtud de las disposiciones
del Título I de ERISA. El Código de Rentas
Internas (Internal Revenue Code) (“Código”) también prohíbe estas transacciones
e impone un impuesto interno a las “personas inhabilitadas” (cuya definición es
generalmente similar a la de partes interesadas) que participen en estas
transacciones.
Exenciones.
Tanto
ERISA como el Código contienen diversas exenciones legales sobre transacciones
prohibidas y le confieren facultades a los Departamentos de Trabajo y del Tesoro
respectivamente, para otorgar exenciones administrativas y establecer
procedimientos de exención. El Plan de
Reorganización Nº 4 de 1978 transfirió las facultades sobre exenciones de
transacciones prohibidas del Departamento del Tesoro al Departamento de Trabajo,
con ciertas excepciones.
Las exenciones
legales generalmente incluyen préstamos a participantes, la prestación de
servicios necesarios para operar un plan para obtener una retribución razonable,
préstamos a planes de acciones de titularidad de los empleados e inversiones en
ciertas instituciones financieras reguladas por otras agencias estatales o
federales. (Consulte el Artículo 408 de ERISA
sobre las condiciones de las exenciones). El
Departamento del Trabajo puede otorgar exenciones administrativas en base a una
determinada clase o individuo para una amplia variedad de transacciones
propuestas en un plan. Las solicitudes de
exenciones individuales deben incluir, entre otra información:
-
una descripción detallada de la transacción a eximir y las partes para quienes
se solicita la exención;
-
las razones que pudiera tener el plan para realizar la transacción;
-
el
porcentaje de activos involucrados en la transacción;
-
los nombres de las personas con facultades para realizar la inversión;
-
la
cantidad de activos del plan que ya se encuentran invertidos en préstamos,
bienes arrendados y valores emitidos por partes interesadas involucradas en la
transacción;
-
copias de todos los contratos, acuerdos, instrumentos y porciones importantes de
los documentos del plan y del acuerdo de fideicomiso relativos a la transacción
a eximir;
-
información sobre la participación del plan en fondos comunes cuando la
transacción a eximir involucra esos fondos;
-
una declaración del solicitante, bajo pena de falso testimonio, en la que de fe
de la veracidad de las manifestaciones vertidas en las presentaciones para
solicitar la exención; y
-
una declaración de consentimiento de terceros expertos para que su declaración
se presente ante el Departamento como parte de una solicitud de exención.
Los
procedimientos de exenciones del Departamento se establecen en el Código Federal
de Reglamentaciones 29 2570.30 hasta 2570.51.
Continuidad de
la cobertura de salud.
La Ley Ómnibus
Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1985 (COBRA) incluyó
disposiciones para la continuidad de la cobertura del cuidado de la salud.
Estas disposiciones, que se encuentran codificadas en la Parte 6 del
Título I de ERISA, se aplican a planes grupales de salud de empleadores con 20 o
más empleados en un día común de trabajo del año calendario anterior.
COBRA brinda a
los “beneficiarios aptos” (cónyuge e hijos dependientes de un empleado con
cobertura) el derecho de mantener, a su costo, la cobertura bajo su plan de
salud que podría perder debido a un “hecho válido” como la finalización del
empleo, a un costo similar al que pagaba si hubiera continuado como miembro del
grupo del empleador.
Los planes deben
otorgar a los individuos con cobertura una notificación general inicial
informándoles sus derechos conferidos por COBRA y una descripción de la ley.
La ley también obliga a los administradores de planes, empleadores y
beneficiarios que reúnan los requisitos a notificar ciertos “hechos válidos”.
En caso de muerte del empleado, finalización del empleo, reducción de
horas laborales, facultad de acceder a Medicare o en caso de quiebra, el
empleador debe notificar estos hechos al administrador del plan.
El administrador del plan debe comunicar a los beneficiarios aptos que
tienen la oportunidad de elegir la continuidad de la cobertura.
La jurisdicción
reguladora e interpretativa del Departamento sobre las disposiciones de COBRA se
encuentra limitada a la notificación a COBRA y a las disposiciones sobre la
información a revelar.
Jurisdicción de
la Hacienda (Internal Revenue Service (IRS)). La
IRS tiene la
responsabilidad reguladora e interpretativa sobre todas las disposiciones de
COBRA que no se encuentren sometidas a la jurisdicción del Departamento.
Además, la IRS generalmente administra e interpreta las disposiciones de
ERISA relativas a la participación, financiación y acumulación de beneficios,
contenidas en las partes 2 y 3 del Título I.
Ley de
Transportabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico de 1996.
La Ley de Transportabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico de 1996 (Health
Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA)), Pub. L. 104-191, fue
sancionada el 21 de agosto de 1996. HIPPA modificó a ERISA para brindar una
mejor transportabilidad y continuidad de la cobertura del seguro de salud
relacionada con el empleo, entre otras cosas.
Las
disposiciones de transportabilidad de HIPPA relativas a los planes grupales de
salud y a la cobertura del seguro de salud ofrecidos en relación con planes
grupales se establecen en la nueva Parte 7 del Subtítulo B del Título I de
ERISA. Estas cláusulas incluyen normas
relativas a la exclusión de condiciones preexistentes, derechos de inscripción
especiales y prohibición de discriminar individuos por factores relativos al
estado de su salud.
La Ley de
Protección de la Salud de Madres y Recién Nacidos (Newborns’ and Mothers’ Health
Protection Act) de 1996, sancionada el 26 de septiembre de 1996 exige a los
planes que ofrecen cobertura por maternidad que cubran los gastos de internación
de las 48 horas siguientes al parto como mínimo (y de 96 horas cuando se realizó
una cesárea).
La Ley de
Derechos sobre la Salud y el Cáncer de la Mujer (Women’s Health and Cancer
Rights Act), sancionada el 21 de octubre de 1998 contiene protección para
pacientes que optan por la reconstrucción mamaria relacionada con una
mastectomía. Para los participantes y
beneficiarios del plan que reciben beneficios en relación con una mastectomía,
la cobertura ofrecida por los planes para una mastectomía también debe cubrir la
cirugía reconstructiva y otros beneficios relacionados con una mastectomía.
Derechos de
los empleados
La ley otorga
importantes derechos a los trabajadores. Entre
ellos se encuentran el derecho a recibir información relevante sobre sus planes
de beneficios de pensión o salud, a participar en procesos justos y oportunos,
presentar quejas por beneficios, elegir la continuidad temporaria de la
cobertura de salud grupal luego de haber pedido la cobertura, recibir
certificados que corroboren la cobertura de un plan y recuperar beneficios
debidos en virtud de un plan.
Asistencia
disponible para el cumplimiento
EBSA cuenta con
diversas publicaciones generales destinadas a ayudar a los empleadores y
empleados a comprender sus derechos y obligaciones en virtud de ERISA.
Para obtener
la lista disponible de folletos y panfletos escriba a:
U.S. Department of Labor, Publications Desk, EBSA, Division of Public
Affairs, Room N-5656, 200 Constitution Avenue NW, Washington, D.C. 20210.
Muchos de estos
documentos se encuentran disponibles en la
página Web de EBSA y a través de la línea gratuita de publicaciones
de EBSA 1-800-998-7542.
El
Asesor elaws de Pequeñas Empresas sobre Ahorros de Retiro
brinda respuestas a una variedad de preguntas sobre las opciones de ahorro de
retiro para empleadores de pequeñas empresas e indica cuál es el programa más
adecuado para cada organización.
La
oficinas nacionales y
oficinas de campo de EBSA ofrecen asistencia personalizada para
personas que deseen recibir información y asistencia sobre beneficios y derechos
en virtud de los planes de beneficios de los empleadores.
EBSA también emite opiniones consultivas y cartas de información en
respuesta a las consultas de individuos y organizaciones.
Las opiniones consultivas aplican la ley a un conjunto específico de
hechos, mientras que las cartas de información simplemente advierten sobre
principios o interpretaciones bien establecidos.
En el folleto de EBSA sobre “Estándares de Atención al Cliente” (Customer
Service Standards) se podrá encontrar información adicional sobre estos
programas.
Además, los
documentos de los planes de beneficios para empleados y demás materiales se
encuentran disponibles en la Sala de Información Pública (Public Disclosure
Room) de EBSA. Esta sala se puede utilizar para
ver u obtener copias de materiales archivados.
Los materiales incluyen: resúmenes de
descripciones de planes, informes del Formulario 5500 Series, informes sobre el
Fideicomiso Original (Master Trust), 103-12 Informes sobre Entidades de
Inversión (Investment Entity Reports), presentaciones directas de Fideicomiso
Común o Colectivo (Common or Collective Trust) o de Cuenta Separada Combinada
(Pooled Separate Account), notificaciones sobre Aprendizaje y otros Planes de
Capacitación (Apprentice and other Training Plans), declaraciones de planes “Top
Hat”, opiniones consultivas, exenciones, anuncios y transcripciones de
audiencias públicas o procedimientos.
La Sala de
Información Pública de EBSA está abierta al público de lunes a viernes de 8:30
a.m a 4:30 p.m. Se puede obtener copias del material disponible a un costo de 15
centavos por página encargándolo personalmente o bien escribiendo a:
U.S. Department of Labor, EBSA Public Disclosure Room, Room N-1513, 200
Constitution Avenue NW, Washington, D.C. 20210. Dada la complejidad de los
requerimientos de ERISA, los empleadores quizás quieran contar con la asistencia
de un abogado, de una firma CPA, una firma de inversiones o corretaje y otros
consultores de beneficios a empleados.
Sanciones
ERISA confiere
al Departamento una responsabilidad sustancial en la exigibilidad de
cumplimiento de la ley. La Parte 5 del Título I
de ERISA otorga facultades al Departamento para iniciar una acción civil para
corregir las infracciones de la ley, confiere facultades para realizar
investigaciones y determinar si una persona ha infringido las disposiciones del
Título I e impone sanciones penales a toda persona que intencionalmente infrinja
una disposición de la Parte 1 del Título I.
Según las
disposiciones del Artículo 502(c)(2), EBSA tiene la facultad de imponer multas a
las infracciones informadas. Se puede imponer
una multa de hasta $1,000 por día a administradores de planes que no cumplan o
se nieguen a cumplir con los requerimientos sobre informes anuales.
El Artículo 502(i) le confiere autoridad a la agencia para imponer multas
a las partes interesadas que realicen transacciones prohibidas con planes de
asistencia y de pensiones que no cumplan con los requisitos.
La multa puede calcularse desde un cinco por ciento al 100 por ciento de
la suma involucrada en la transacción.
Una disposición
paralela del Código directamente impone un impuesto interno a las personas que
no cumplan con los requisitos, incluyendo a los patrocinadores del plan de
beneficios para empleados y proveedores de servicios que realicen transacciones
prohibidas con planes de pensión que cumplan con los requisitos impositivos y
con planes con participación en las utilidades.
Finalmente, el
Artículo 502(l) exige que el Departamento imponga multas civiles equivalentes al
20 por ciento de cualquier suma recuperada con respecto a incumplimientos
fiduciarios que resulten de un acuerdo con el Departamento o de una sentencia
judicial en un juicio iniciado por el Departamento.
Vinculación
con otras leyes federales, estatales o locales
La Parte 5 del
Título I dispone que las disposiciones de los Títulos I y IV de ERISA sustituyen
a las leyes locales o estatales que “versen” sobre un plan de beneficios a
empleados. ERISA, sin embargo, no reemplaza a
ciertas leyes locales o estatales, incluidas las normas estatales sobre seguro
de acuerdos de asistencia de empleadores múltiples (multiple employer welfare
arrangements (MEWA)). MEWA generalmente
constituyen planes de beneficios de asistencia a empleados u otros acuerdos que
proveen beneficios de asistencia a empleados de más de un empleador, y no de
conformidad con un convenio colectivo de trabajo.
Además, las
prohibiciones generales de ERISA en contra de la cesión o enajenación de
beneficios de pensión no se aplican a las sentencias locales válidas.
Los administradores de planes deben cumplir con las disposiciones de las
sentencias de conformidad con la ley de relaciones locales del estado, que
otorga todo o parte del beneficio de un participante, ya sea de alimentos,
asistencia económica a un hijo o derechos sobre los bienes adquiridos por los
cónyuges durante el matrimonio, a otro beneficiario (cónyuge, cónyuge anterior,
hijo u otro dependiente). Finalmente, los
planes grupales de salud cubiertos por ERISA deben proveer beneficios de acuerdo
con los requerimientos de las órdenes de asistencia sanitaria para niños,
emitidas en virtud de las leyes estatales locales.
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La Guía
de Derecho Laboral es un recurso de acceso público.
No origina nuevas obligaciones legales ni sustituye al Código de
los Estados Unidos, al Registro Federal ni al Código de Reglamentaciones
Federales como fuentes oficiales de las leyes aplicables.
Se han realizado todos los esfuerzos necesarios a fin de
garantizar que la información contenida en el presente documento sea
fiel y completa al momento de su publicación y en lo sucesivo.
Si desea obtener una versión posterior de esta Guía, visite el
sitio
www.dol.gov/compliance o llame a nuestra línea de asistencia
gratuita: 1-866-4–USA–DOL (1-866-487-2365).
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