Eliminación De Escombros: Hoja De Cotejo Para Contratos Del Solicitante

Datos generales

Con el fin de ser elegibles para recibir rembolso bajo el Programa de Asistencia Pública (Infraestructura), los contratos de eliminación de escombros tienen que cumplir con las reglas para subvenciones federales, conforme al 44 CFR Parte 13.36 Adquisición (www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_04/44cfr13_04.html). Los solicitantes de Asistencia Pública deberán cumplir con sus procedimientos de adquisición en conformidad con las leyes y los reglamentos estatales y locales aplicables, siempre y cuando concuerden con las leyes y los estándares federales aplicables identificados en la Parte 13. La siguiente orientación se provee a fin de ayudar a los solicitantes de Asistencia Pública en el proceso de adquisición.

Lista de cotejo para el proceso de contratación

• Use procedimientos de subasta competitivos. Complete y documente un análisis de costo para demostrar que los precios son razonables en cualquier contrato o modificación de contrato en la que falte una competencia adecuada de precios, según se detalla en 44 CFR 13.36(f).
• Provea un alcance de trabajo y requisitos de monitorización claros y definitivos en la solicitud de propuestas/subastas. Use procedimientos aceptables de contratos en emergencia que incluyan un proceso acelerado de subasta competitiva sólo si el tiempo no permite procedimientos más estrictos.
• Requiera que los subastadores provean copias de referencias, licencias, expedientes financieros y prueba de seguro y fianza.
• Obtenga una revisión de su representante legal para su proceso de adquisición y cualquier contrato que se vaya a adjudicar a fin de garantizar que cumple con todos los requisitos federales, estatales y locales.
• Documente los procedimientos usados para obtener/otorgar contratos (información de adquisición, solicitudes de subasta y tabulaciones, etc.).
• Use el requisito de boleto de carga para registrar en detalle (p. ej., dirección física) dónde se recogen escombros y la cantidad recogida, acarreada, reducida y desechada.

FEMA asistirá en la revisión de contratos de eliminación de escombros cuando los solicitantes lo pidan. Sin embargo, dicha revisión no constituye una aprobación.

Lista de cotejo para disposiciones de contratos

Todos los contratos tienen que contener /reflejar las siguientes disposiciones:

• Todas las disposiciones de pago tienen que ser a base de precio por unidad.
• Ningún pago debe basarse en los costos de tiempo y material a menos que esté limitado a los trabajos realizados durante las primeras 70 horas de trabajo real después de un evento de desastre.
• Ese pago sólo se hará para escombros que FEMA determine elegibles, con referencia a los reglamentos de FEMA y las guías y las hojas de datos de Asistencia Pública (Infraestructura). (Ésta es una disposición opcional para proteger al solicitante, y se usa sólo después de una declaración de desastre mayor.)
• Una disposición de factura que requiera a los contratistas a someter facturas regularmente y por periodos no mayores de 30 días.
• Una cláusula de "Rescisión por conveniencia" que permita cancelar un contrato en cualquier momento por cualquier razón.
• Un límite razonable en el periodo de desempeño para el trabajo que se realizará.
• Un plan de subcontrato que incluya una descripción clara del porcentaje del trabajo que el contratista puede subcontratar y que limite el uso de subcontratistas sólo a los que usted apruebe.
• La preferencia de que el contratista use equipo mecánico para depositar los escombros en camiones y remolques a la vez que los compacta de manera razonable.
• El requisito de que el contratista provea un ambiente seguro de trabajo, que incluya torres de vigilancia construidas adecuadamente.
• Opción de un precio por unidad para extraer bases de troncos con raíces elegibles del suelo y eliminarlos según FEMA (sólo para bases de tronco con diámetro mayor de 24 pulgadas, medido a 24 pulgadas sobre el suelo, y con 50% ó más de las raíces expuestas), o que incluya todas las bases de tronco en el precio por unidad.

Lista de cotejo para disposiciones de contratos - Continuación

Todos los contratos tienen que contener/reflejar las siguientes disposiciones:

• Requisito de que todas las enmiendas y modificaciones a un contrato tienen que ser por escrito.
• Requisito de que el contratista obtenga fianzas adecuadas de pago y de desempeño además de cobertura de seguro.

Lista de cotejo para contratos previos al desastre y pendientes

• La solicitud de un contrato previo al desastre tiene que definir adecuadamente el alcance propuesto del trabajo por todos los posibles tipos de escombros, distancias típicas de arrastre y tamaños de los eventos para los que se puede activar el contrato.
• Usted puede solicitar subastas para varios escenarios de diferentes tamaños de eventos.
• Para garantizar costos razonables de eliminación de escombros, otorgue los contratos de eliminación de escombros previos al desastre según los precios por unidad (volumen o peso) o por tiempo y material.
• Si el contrato se otorga según tiempo y material, deberá limitarse a no más de 70 horas reales de operaciones de despeje y eliminación.
• Después del periodo inicial de 70 horas, el pago deberá ser según el precio por unidad (volumen o peso).

Lista de cotejo de lo que debe evitar

• NO: Otorgue un contrato de eliminación de escombros según un solo recurso.
• NO: Firme un contrato (incluso no provisto por un contratista) hasta que su representante legal lo haya revisado a cabalidad.
• NO: Permita que ningún contratista tome determinaciones de elegibilidad, ya que sólo FEMA tiene esa autoridad.
• NO: Acepte el reclamo de ningún contratista de que está "certificado por FEMA". FEMA no certifica, otorga credenciales ni recomienda a contratistas de escombros.
• NO: Otorgue un contrato para desarrollar y manejar sitios de procesamiento de escombros a menos que sepa que es necesario y haya contactado al estado para asistencia técnica relacionada con la necesidad de dichas operaciones. No siempre es necesario tener sitios temporales de almacenamiento y reducción de escombros.
• NO: Permita pagos separados por troncos de 24 pulgadas o menos de diámetro; éstos deberán tratarse como escombros regulares.
• NO: Haga "piggyback" o utilice un contrato otorgado por ninguna otra entidad. Puede que 'hacer piggyback ' sea legal bajo las leyes estatales aplicables; sin embargo, el uso de dicho contrato podría poner en juego los fondos que recibiría de FEMA.
• NO: Otorgue contratos previos al desastre/pendientes con costos de movilización o costos por unidad que sean significativamente más altos de lo que serían si el contrato se otorgara después del desastre. Dichos contratos deberían tener costos variables de movilización dependiendo del tamaño del trabajo de escombros que sea necesario.