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ICE y el Seguro Social unen fuerzas para avisar a empleadores sobre numeros de suguro sociales que no similan con la información de sus empleados

Cada año, la administración de Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés) informa a millares de empleadores vía una carta de aviso que nombres de ciertos empleados y los números de Seguro Social correspondientes a ellos la cual son proporcionados en las formas W-2 no emparejan con los expedientes de SSA. Fuera de aproximadamente 250 millones de informes de salario que el SSA recibe cada año, casi cuatro por ciento pertenecen a empleados que sus nombres y los números de Seguro Social correspondientes a ellos no emparejan con los expedientes de SSA.

Por medio de una regulación, el departamento de la seguridad interina (DHS por sus siglas en inglés) está reiterando que los empleadores siguen siendo responsables de los trabajadores que emplean y está clarificando los pasos necesarios que los empleadores deben llevar a cabo para resolver el problema mencionado en las cartas de aviso del SSA.

SSA no está cambiando sus procedimientos para publicar las cartas de aviso a los empleadores y tampoco está cambiando las instrucciones de cómo corregir problemas de similacion de numeros de Seguro Social. Sin embargo, las cartas de aviso publicadas por el SSA para el año de impuestos del 2006 serán acompañadas por una carta del ICE que informara a empleadores cómo responder de una forma constante con los requisitos de las leyes de inmigración de los E.E.U.U.

Hay muchas razones por que los datos entre el empleador y los expedientes de SSA no emparejan, incluyendo errores de transcripción y cambios de nombres o apellidos debido a una unión matrimonial que no se ha reportado al SSA. Los empleadores no deben asumir que la falla indicada en la carta de aviso es el resultado de una fechoría de parte del empleado. Adicionalmente, un patrón que toma acción contra un empleado basado en nada más substancial que en la carta de aviso puede, de hecho, estar violando la ley.

Las regulaciones del DHS y la letra del ICE describen con especificidad qué medidas los empleadores deben tomar cuando una carta de aviso del SSA es enviada a sus oficinas: 1) Verificar, en un plazo de 30 días, que la falla no haya sido el resultado de un error por parte del empleador; 2) solicitar que el empleado confirme con exactitud la información contenida en su expediente de empleo; 3) pedir que el empleado resuelva el problema con SSA; 4) si estos pasos conducen a la resolución del problema, siguir las instrucciones en la carta de aviso para corregir la información con SSA, y conservar un recibo o record de la verificación con SSA; y 5) donde la información no se pudo corregír, llenar un nuevo formulario I-9 sin usar el número de Seguro Social en cuestión y en ves usar documentación presentada por el empleado que esté conforme con los requisitos de identidad del documento I-9 y que incluya una fotografía y otros datos biográficos.

Los empleadores incapaces de confirmar el empleo de sus trabajadores por medio de estos procedimientos arriesgan culpabilidad de violar la ley si continuan empleando a dicha persona con el conocimiento de que no esta autorizada.

ICE ha desarrollado una sección interactive llamada Safe Harbor de Centro de Informción, que contestará a preguntas relacionadas a las cartas de aviso del SSA. Sus preguntas también pueden ser dirigidas a ICE llamando al 800-421-7105.