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DEPARTAMENTO DE SALUD Y SERVICIOS HUMANOS (HHS)Oficina para los Derechos Civiles (OCR)Guía para los Beneficiarios de Asistencia Financiera Federal en relación con el Título VI sobre la Prohibición Contra la Discriminación Basada en el Origen Nacional que Afecta a las Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés. AGENCIA: Oficina para los Derechos Civiles, HHS. ACCIÓN: Documento de guía de la política. RESUMEN: El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS, por sus siglas en inglés) publica la Guía Revisada para los Beneficiarios de Asistencia Financiera Federal en relación con el Título VI sobre la Prohibición Contra la Discriminación Basada en el Origen Nacional que Afecta a las Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés ("Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés"). Esta Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés se publica de conformidad con el Decreto Ejecutivo 13166. El HHS invita al público a que realice sus comentarios sobre la Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés durante un período de 120 días que termina el día __________________. FECHAS: Esta Guía entra en vigencia en forma inmediata. Los comentarios deben ser entregados antes de insertar fecha, 120 días a partir de la fecha de publicación. El HHS revisará todos los comentarios y determinará si es necesario introducir modificaciones en la Guía. Esta Guía reempla la guía existente sobre el mismo tema publicada originalmente en 65 FR 52762 (30 de agosto de 2000). DIRECCIÓN: Los comentarios deben ser dirigidos a Deeana Jang, "Atención: Comentarios sobre personas con conocimientos limitados del idioma inglés", y deben enviarse a 200 Independence Avenue, S.W. Room 506F, Washington, D.C. 20201. Estos comentarios también pueden ser enviados por e-mail a LEP.comments@hhs.gov. PARA MAYOR INFORMACIÓN, PÓNGASE EN CONTACTO CON: Onelio Lopez, Office for Civil Rights (Oficina para los Derechos Civiles), U.S. Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU.), 200 Independence Avenue, S.W., Room 506F, Washington, DC 20201, indicando "Atención: Comentarios sobre personas con conocimientos limitados del idioma inglés"; teléfono 202-205-0192; la línea gratuita para personas con deficiencias auditivas (TDD) es 1-800-537-7697. Si desea recibir el texto de la política en un formato alternativo, póngase en contacto con la persona arriba mencionada. INFORMACIÓN SUPLEMENTARIA: El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS) está publicando la "Guía para los Beneficiarios de Asistencia Financiera Federal en relación con el Título VI sobre la Prohibición Contra la Discriminación Basada en el Origen Nacional que Afecta a las Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés ("Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés"). Esta guía fue publicada originalmente el 30 de agosto de 2000 e incluyó un período abierto para comentarios de 60 días. Véase 65 FR 52762 (Registro Federal). Esta guía original volvió a publicarse a fin de recibir comentarios adicionales el 1 de febrero de 2002, conforme a un memorando despachado por el Departamento de Justicia de los Estados Unidos el 26 de octubre de 2001. Véase 67 FR 4968. El 14 de marzo de 2002, la Oficina de Administración y Presupuestos (OMB, por sus siglas en inglés) publicó un informe al Congreso titulado: "Evaluación de los beneficios y costos generales de la implementación del Decreto Ejecutivo No. 13166: Cómo mejorar el acceso a servicios para personas con conocimientos limitados del idioma inglés". Entre otras cosas, el informe recomendaba la adopción de normas de orientación homogéneas en todas las agencias federales, con la suficiente flexibilidad para permitir la adaptación de dichas normas de acuerdo con los beneficiarios específicos de cada agencia. En conformidad con esta recomendación de la OMB, el Departamento de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés) publicó la Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés para los beneficiarios del DOJ; esta guía fue redactada y estructurada de modo tal que también sirviera como modelo para documentos similares publicados por otras agencias federales que otorgan asistencia financiera. Véase 67 FR 41455 (18 de junio de 2002). Esta Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés refleja los comentarios recibidos y la orientación posterior brindada por el DOJ. El HHS invita al público a realizar sus comentarios sobre la guía revisada, y ha anunciado la extensión del período abierto a comentarios para fomentar la participación del público y de los beneficiarios en relación con su experiencia en la aplicación de esta guía revisada. Al finalizar el período abierto a comentarios, el HHS evaluará si es necesario o adecuado realizar más revisiones a la guía. A continuación, se incluye el texto de la guía. El Apéndice A es una serie de preguntas y respuestas que ofrece un valioso resumen de algunos de los principales aspectos del documento. Se ha determinado que esta Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés no constituye una regulación sujeta a los requisitos de normatividad del Acta de Procedimientos Administrativos, 5 U.S.C. 553, y tampoco está sujeta al Decreto Ejecutivo 12866 (Revisión y Planificación Normativas, 30 de septiembre de 1993). Fechado: Richard M. Campanelli, 1. Información básica y antecedentes jurídicos La Sección 601 del Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964, 42 U.S.C. 2000d, establece que ninguna persona en los Estados Unidos podrá, "debido a su raza, color u origen nacional, ser excluida de poder participar en, denegada los beneficios de, o ser sujeta a discriminación en cualquier programa o actividad que reciba asistencia financiera federal". La Sección 602 autoriza y ordena a las dependencias federales que estén facultadas para otorgar asistencia financiera federal a algún programa o actividad a "cumplir con las disposiciones de la [sección 601] *** mediante la elaboración de reglas, disposiciones u órdenes de aplicación general". 42 U.S.C. 2000d-1. Los reglamentos promulgados por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de conformidad con la sección 602 prohíben a los beneficiarios que "utilicen criterios o métodos administrativos cuyo efecto sea la discriminación de individuos debido a su raza, color u origen nacional o la eliminación o el incumplimiento grave de los objetivos del programa en lo que concierne a individuos de una raza, de un color o de un origen nacional en particular". 45 CFR § 80.3(b)(2). En el caso Lau versus Nichols, 414 U.S. 563 (1974), la Corte Suprema interpretó las disposiciones promulgadas por el Departamento de Salud, Educación y Bienestar Social (antecesor del HHS), 45 CFR § 80.3(b)(2) y dictaminó que el Título VI prohíbe conductas que produzcan un efecto de desigualdad para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, porque dichas conductas constituyen un acto de discriminación basada en el origen nacional. En el caso Lau, un distrito escolar de San Francisco con un gran número de estudiantes de origen chino que no hablaban inglés, fue obligado a tomar las medidas necesarias para brindar a dichos estudiantes una oportunidad significativa de participar en los programas educativos financiados con fondos federales. El 11 de agosto de 2000, se publicó el Decreto Ejecutivo 13166, "Cómo mejorar el acceso a servicios para personas con conocimientos limitados del idioma inglés", 65 FR 50121 (16 de agosto de 2000). De acuerdo con ese decreto, todas las agencias federales que otorgan asistencia financiera a organismos no federales deben publicar una guía para orientar a sus beneficiarios sobre el modo en que pueden brindar acceso a personas con conocimientos limitados del idioma inglés a fin de cumplir con las disposiciones del Título VI, que prohíben que los beneficiarios de asistencia financiera "restrinjan en forma alguna la posibilidad de un individuo de disfrutar de cualquier ventaja o privilegio de la misma manera que otras personas que reciben cualquier servicio, asistencia financiera u otro beneficio del mismo programa" o "utilicen criterios o métodos administrativos cuyo efecto sea la discriminación de individuos debido a su raza, color u origen nacional o la eliminación o el incumplimiento grave de los objetivos del programa en lo que concierne a individuos de una raza, de un color o de un origen nacional en particular". Ese mismo día, el Departamento de Justicia ("DOJ") publicó un documento de orientación general dirigido a los "oficiales de derechos civiles en agencias de la rama ejecutiva" en el que estableció principios generales que las agencias debían aplicar en la elaboración de guías para los beneficiarios, de conformidad con el Decreto Ejecutivo: "Aplicación del Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964 - Discriminación Basada en el Origen Nacional que Afecta a Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés", 65 FR 50123 (16 de agosto de 2000) ("Guía Federal del DOJ sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés"). Posteriormente, las agencias federales formularon preguntas en relación con los requisitos del Decreto Ejecutivo, especialmente a la luz de la decisión de la Corte Suprema en el caso Alexander versus Sandoval, 532 U.S. 275 (2001). El 26 de octubre de 2001, Ralph F. Boyd, Jr., Fiscal General Adjunto para Derechos Civiles, publicó un memorando dirigido a los "Directores de Departamentos y Agencias, Asesores Jurídicos y Directores de Derechos Civiles". Este memorando aclaró y reafirmó las disposiciones de la Guía del DOJ sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés para los beneficiarios de asistencia financiera federal del DOJ a la luz del caso Sandoval. El Fiscal General Adjunto resolvió que, como el caso Sandoval no invalidaba ninguna de las disposiciones del Título VI que prohíben conductas que produzcan un impacto desigual sobre grupos protegidos (el tipo de disposiciones que constituyen la base legal de la sección del Decreto Ejecutivo 13166 que se aplica a los programas y actividades financiados con fondos federales), el Decreto Ejecutivo sigue en vigencia. De conformidad con el Decreto Ejecutivo 13166, el HHS desarrolló su propia guía para los beneficiarios y la publicó por primera vez el 30 de agosto de 2000. "Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964; Guía de la Política sobre la Prohibición Contra la Discriminación Basada en el Origen Nacional, en referencia a Cómo Afecta a las Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés", 65 FR 52762, (30 de agosto de 2000) ("Guía del HHS"). El 1 de febrero de 2002, a fin de cumplir con las instrucciones incluidas en el memorando del 26 de octubre de 2001 firmado por Ralph F. Boyd, Jr., el Departamento volvió a publicar la guía para recibir comentarios adicionales del público. "Oficina para los Derechos Civiles; Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964; Guía de la Política sobre la Prohibición Contra la Discriminación Basada en el Origen Nacional, en referencia a Cómo Afecta a las Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés", 67 FR 4968 (1 de febrero de 2002). II. Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés Después de la nueva publicación de nuestra guía en febrero de 2002, el Departamento recibió aproximadamente 200 comentarios del público. La mayoría de esos comentarios expresaban apoyo a los principios contenidos en la Guía, y algunos de ellos incluso favorecían la publicación definitiva de la guía sin cambio alguno. Si bien las opiniones reflejaron el reconocimiento de que la comunicación efectiva es fundamental para la salud y los servicios humanos, muchas de ellas expresaban serias dudas sobre la cobertura, los costos del cumplimiento y el uso de familiares y amigos como intérpretes. Además, muchos proveedores de servicios solicitaron que la Oficina de Derechos Civiles les brindara orientación sobre el modo de cumplir con las disposiciones generales y específicas de la guía. El 8 de julio de 2002, el Fiscal General Adjunto Boyd, publicó un memorando en el que expresaba la necesidad de establecer un criterio de uniformidad en todas las guías sobre conocimientos limitados del idioma inglés de las agencias federales. Específicamente, solicitó que el Departamento (así como todas las demás agencias afectadas) revisara la guía del HHS utilizando la Guía del DOJ sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés (publicada el 18 de junio de 2002, 67 FR 41455) como modelo, y luego volviera a publicarla para recibir los comentarios del público. El Decreto Ejecutivo 13166 asigna al DOJ una función especial, ya que le encomienda la responsabilidad de facilitar la Guía Revisada del HHS sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés a todas las demás agencias federales y garantizar la uniformidad entre las guías específicas de cada agencia. La guía del DOJ establece los siguientes principios: "La uniformidad de los documentos redactados por los departamentos del gobierno federal es especialmente importante. La falta de uniformidad o la orientación contradictoria podría confundir a los beneficiarios de ayuda federal y aumentar innecesariamente los costos sin ofrecer a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés el acceso significativo que esta Guía tiene el objetivo de encarar. Tal como sucede con la mayoría de las iniciativas de gobierno, esto requiere el equilibrio entre diversos principios. Si bien esta Guía se refiere a ese equilibrio con cierto detalle, es importante reconocer los principios básicos que lo sustentan. En primer lugar, debemos asegurarnos de que los programas dirigidos al público estadounidense que reciben ayuda federal no releguen a determinadas personas por el simple hecho de que encuentran dificultades para comunicarse en el idioma inglés. Esto es de particular importancia porque, en muchos casos, los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés constituyen una parte importante de las personas que participan en programas que reciben fondos federales. En segundo lugar, debemos lograr este objetivo tratando de hallar métodos eficaces para reducir los costos que imponen los requisitos de acceso lingüístico sobre las pequeñas empresas, los gobiernos locales pequeños o las pequeñas organizaciones sin fines de lucro que reciben ayuda federal". El HHS cree que la guía modelo del Departamento de Justicia responde algunas dudas importantes expresadas en comentarios sobre el documento del HHS publicado en febrero; es por eso que el Departamento está convencido de que la Guía sobre Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés del DOJ constituye un modelo adecuado para la redacción de su propio documento. El Departamento advierte que ha introducido ciertas modificaciones con el fin de lograr mayor claridad y organización, y algunas modificaciones adicionales en consideración a ciertas necesidades y propósitos programáticos particulares. Existen muchas medidas productivas que el gobierno federal en su conjunto o las diferentes agencias individuales pueden tomar para ayudar a los beneficiarios a reducir los costos de los servicios lingüísticos sin sacrificar el acceso significativo para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Sin estas medidas, algunos pequeños beneficiarios de fondos federales podrían optar por no participar en los programas que reciben asistencia del gobierno, lo cual pondría en peligro las funciones críticas que dichos programas intentan desempeñar. Para que esto no suceda, el Departamento planea seguir brindando asistencia y orientación en esta importante área. El HHS también tiene la intención de trabajar con representantes de las agencias de salud y servicios sociales, asociaciones de hospitales, asociaciones médicas y odontológicas, organizaciones de atención administrada de la salud y personas con conocimientos limitados del idioma inglés para identificar y compartir planes modelo, ejemplos de mejores prácticas y enfoques para la reducción de costos. Asimismo, el HHS desea investigar la manera en que los enfoques de reducción de costos, los recursos y las medidas de asistencia lingüística desarrollados en relación con sus propios programas y actividades federales pueden compartirse con los beneficiarios o hacerse disponibles para ellos de alguna otra manera, en especial cuando se trata de pequeñas empresas, gobiernos locales pequeños y pequeñas organizaciones sin fines de lucro. Un grupo de trabajo sobre conocimientos limitados del idioma inglés, integrado por miembros de las distintas agencias, ha desarrollado el sitio web www.lep.gov para ayudar a difundir esta información a los beneficiarios, a las agencias federales y a las comunidades protegidas. Tal como se explicó anteriormente, en determinadas circunstancias, no tomar las medidas necesarias para que las personas con conocimientos limitados del idioma inglés puedan participar en programas y actividades asistidos con fondos federales u obtener beneficios de éstos puede violar la prohibición bajo el Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964, 42 U.S.C. 2000d, y las disposiciones del Título VI contra la discriminación basada en el origen nacional. En términos específicos, si un beneficiario de ayuda federal del HHS no toma las medidas necesarias para brindar a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés una oportunidad significativa de participar en los programas financiados por el HHS, puede incurrir en una violación del Título VI y las disposiciones de aplicación. El propósito de esta guía de la política es ayudar a los beneficiarios a cumplir con sus responsabilidades de brindar acceso significativo a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés de acuerdo con la ley actual. Esta guía de la política explica con mayor claridad los requisitos legales existentes en relación con las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, al ofrecer una descripción de los factores que los beneficiarios deben considerar para cumplir con sus responsabilidades en relación con esas personas. Estos son los mismos criterios que el HHS utilizará para evaluar si los beneficiarios cumplen con el Título VI y sus disposiciones. III. ¿Quién recibe cobertura? Las normas del Departamento de Salud y Servicios Humanos, 45 CFR § 80.3(b)(2), establecen que los beneficiarios de ayuda federal del HHS deben ofrecer un acceso significativo a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. La ayuda federal incluye subsidios, capacitación, uso de equipos, donaciones de propiedades excedentes y otros tipos de asistencia. Los beneficiarios de la ayuda del HHS pueden incluir, por ejemplo:
Los beneficiarios de la ayuda del HHS no incluyen, por ejemplo, los proveedores que sólo reciben pagos por Medicare Parte B. Las disposiciones se aplican también a los beneficiarios secundarios cuando los fondos federales se transfieren de un beneficiario a un beneficiario secundario. La cobertura abarca todo el programa o actividad de un beneficiario, es decir, todas las partes de las operaciones de un beneficiario. Esto es válido aun cuando sólo una parte del programa del beneficiario reciba los fondos federales. Ejemplo: El HHS asigna fondos a un departamento de salud estatal que ofrece un plan de vacunación para niños. Todas las operaciones del departamento de salud quedan cubiertas, no sólo los programas de vacunación en particular. Por último, algunos beneficiarios operan en jurisdicciones donde el inglés ha sido declarado idioma oficial. Sin embargo, dichos beneficiarios siguen sujetos a los requisitos federales en contra de la discriminación, incluyendo los aplicables a los servicios que reciben fondos federales y que están orientados a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. IV. ¿Quiénes son los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés? Los individuos que no hablan inglés como primera lengua y que tienen una capacidad limitada para leer, escribir, hablar o comprender el inglés pueden ser personas con conocimientos limitados del idioma inglés, o "LEP" (por sus siglas en inglés), y pueden tener derecho a recibir asistencia lingüística respecto de un tipo particular de servicio, beneficio o encuentro. Algunos ejemplos de grupos con probabilidades de incluir personas con conocimientos limitados del idioma inglés que pueden estar en contacto y/o recibir los servicios de beneficiarios de ayuda del HHS y deben considerarse al planificar los servicios lingüísticos son:
V. ¿Cómo determina un beneficiario el alcance de su obligación de prestar servicios LEP? Los beneficiarios deben tomar las medidas necesarias para asegurar el acceso significativo a sus programas y actividades por parte de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Si bien está pensada como una norma flexible, que debe tener en cuenta las condiciones reales, el punto de partida de esta disposición es una evaluación individualizada que procura lograr un equilibrio entre los siguientes cuatro factores: (1) el número o la proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés que tienen derecho a recibir los servicios prestados por el programa o beneficiario o que entran en contacto con ellos; (2) la frecuencia con la que los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés entran en contacto con el programa; (3) la naturaleza e importancia del programa, actividad o servicio prestado por el programa; y (4) los recursos disponibles para el beneficiario y los costos que debe afrontar. Tal como se indicó anteriormente, el propósito de esta guía es sugerir un equilibrio que asegure el acceso significativo a los servicios críticos por parte de personas con conocimientos limitados del idioma inglés sin imponer cargas excesivas a las pequeñas empresas, gobiernos locales pequeños o pequeñas organizaciones sin fines de lucro. Después de aplicar el análisis de los cuatro factores antes mencionado, un beneficiario puede llegar a la conclusión de que diferentes medidas de asistencia lingüística resultan suficientes para los diferentes tipos de programas o actividades que ofrece o, incluso, que en determinadas circunstancias no es necesario que brinde servicios lingüísticos. (Tal como se explica a continuación, es posible que resulte conveniente para los beneficiarios documentar su aplicación del análisis de cuatro factores con base en los servicios que prestan.) Por ejemplo, algunas de las actividades de un beneficiario pueden ser más importantes que otras y/o tener mayor impacto sobre personas con conocimientos limitados del idioma inglés o entrar en mayor contacto con ellas, y por ende, requieren mayor asistencia lingüística. La flexibilidad de los beneficiarios para satisfacer las necesidades de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés no disminuye ni debe utilizarse para minimizar la obligación de que esas necesidades sean cubiertas. Los beneficiarios del HHS deben aplicar los siguientes cuatro factores a los diversos tipos de contacto que tienen con el público a fin de evaluar las necesidades lingüísticas y decidir qué medidas razonables deben tomar para asegurar el acceso significativo de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés: (1) El número o la proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés que se encuentran en la población que cumple los requisitos para recibir el servicio Un factor que debe considerarse para determinar los servicios lingüísticos que debe prestar un beneficiario es el número o la proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés de un grupo lingüístico en particular que se encuentran en la población que cumple los requisitos para recibir el servicio. Cuanto mayor sea el número o la proporción de estas personas con conocimientos limitados del idioma inglés, más probable será que se necesiten servicios lingüísticos. Por lo general, las personas "que tienen derecho a recibir los servicios prestados o que pueden ser directamente afectadas" por el programa o actividad de un beneficiario son aquellas que reciben el servicio o se encuentran en la población que cumple los requisitos para recibir el servicio. Esta población será específica de cada programa, e incluye personas que se encuentran en el área geográfica que ha sido aprobada por la agencia federal de subsidios como el área de servicio del beneficiario. Sin embargo, en los casos en que una oficina del condado o un departamento de salud de la ciudad preste servicios a una gran población con conocimientos limitados del idioma inglés, el área de servicio adecuada será probablemente dicha oficina, y no toda la población atendida por el departamento. Si no se ha aprobado previamente un área de servicio, el área de servicio correspondiente podrá ser la que resulte aprobada por las autoridades estatales o locales o designada por el propio beneficiario, siempre y cuando dicha designación no implique en sí misma un acto discriminatorio al excluir a ciertas poblaciones. Cuando consideran el número o la proporción de individuos con conocimientos limitados del idioma inglés en un área de servicio, los beneficiarios deben tener en cuenta si los menores cubiertos por sus programas tienen padres o tutores con conocimientos limitados del idioma inglés con quienes deberán interactuar. En primer lugar, los beneficiarios deben analizar sus experiencias previas con personas con conocimientos limitados del idioma inglés y determinar el alcance de los servicios lingüísticos que se necesitaron en esos casos. En determinadas circunstancias, al realizar este análisis es importante incluir a los grupos minoritarios que cumplen con los requisitos para participar en sus programas y actividades, pero que pueden no gozar de todos los beneficios debido a las barreras lingüísticas existentes. Cuando resulte apropiado, también deben consultarse otros datos a fin de esclarecer o validar la experiencia previa de un beneficiario, incluyendo los resultados del último censo del área correspondiente, información del sistema escolar y de organizaciones comunitarias, y datos de los gobiernos locales y estatales. Los organismos comunitarios, los sistemas escolares, las organizaciones religiosas, las entidades de asistencia jurídica y otras agencias a menudo pueden ayudar a identificar poblaciones que reciben una atención de calidad inferior debido a barreras lingüísticas existentes y que podrían beneficiarse con el programa, la actividad o el servicio si se les prestaran servicios lingüísticos. (2) La frecuencia con la que los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés entran en contacto con el programa, actividad o servicio Los beneficiarios deben evaluar, con la mayor exactitud posible, la frecuencia con la que tienen o deberían tener contacto con individuos con conocimientos limitados del idioma inglés de diferentes grupos lingüísticos que soliciten ayuda. Cuanto más frecuente sea el contacto con un grupo lingüístico en particular, más probable será que se necesiten servicios lingüísticos de calidad en ese idioma. Las medidas que debe tomar un beneficiario que presta un servicio a una persona con conocimientos limitados del idioma inglés una sola vez serán muy diferentes de las que se esperan de uno que presta sus servicios a tales personas diariamente. También es aconsejable considerar la frecuencia de los diferentes tipos de contacto lingüístico. Por ejemplo, el contacto frecuente con hispanohablantes que tengan conocimientos limitados del idioma inglés puede requerir cierta asistencia en español. Si el contacto con diferentes grupos lingüísticos es menos frecuente, puede buscarse una solución menos intensiva. El beneficiario tiene mayores responsabilidades si un individuo con conocimientos limitados del idioma inglés accede a su programa, actividad o servicio en forma diaria que en el caso de que el contacto sea impredecible o poco frecuente. Sin embargo, incluso en esta última instancia, los beneficiarios deben utilizar el análisis mencionado para determinar los pasos a seguir si un individuo con conocimientos limitados del idioma inglés solicita los servicios del programa en cuestión. Este plan no tiene porque ser demasiado complejo. Puede ser tan simple como estar preparado para utilizar alguno de los servicios de interpretación telefónicos disponibles para público para obtener una interpretación inmediata. Por ejemplo, un programa de tratamiento contra la adicción a las drogas que entra en contacto con personas con conocimientos limitados del idioma inglés en forma diaria probablemente tendrá mayores obligaciones que otro programa similar cuyo contacto con personas con conocimientos limitados del idioma inglés es esporádico. No obstante, las obligaciones de ambos programas son mayores que las de un programa del mismo tipo que nunca ha entrado en contacto con un individuo con conocimientos limitados del idioma inglés y en el cual el área de servicio incluye pocos o ninguno de dichos individuos. Al aplicar esta norma, ciertos beneficiarios deben considerar si la prestación de servicios de extensión adecuados para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés podría aumentar la frecuencia del contacto con estos grupos lingüísticos. Por ejemplo, en áreas donde un centro de salud comunitario atiende a una gran población con conocimientos limitados del idioma inglés, puede ser adecuado prestar servicios de extensión. Por otra parte, para la mayoría de los médicos u odontólogos, estos servicios pueden no ser necesarios. (3) La naturaleza e importancia del programa, actividad o servicio del beneficiario Cuanto más importante sea la actividad, información, servicio o programa, o mayores las posibles consecuencias del contacto con individuos con conocimientos limitados del idioma inglés, más probable será que se necesiten servicios lingüísticos. Un beneficiario debe determinar si, para un individuo con conocimientos limitados del idioma inglés, la acción de negar o demorar el acceso al servicio o a la información puede producir consecuencias graves o incluso poner en riesgo su vida. Es por eso que el beneficiario debe tener en cuenta la importancia y la urgencia de su programa, actividad o servicio. Si la actividad es importante y urgente a la vez (por ejemplo, en caso de que deba comunicarse información respecto de una intervención quirúrgica de emergencia y deba obtenerse el consentimiento para efectuarla) será más probable que se necesiten servicios lingüísticos relativamente inmediatos. En cambio, si la actividad es importante, pero no urgente (por ejemplo, en caso de que deba comunicarse información respecto de una intervención quirúrgica opcional y obtenerse el consentimiento para efectuarla, pero la demora no tendrá un efecto adverso sobre la salud del paciente, o si debe informarse acerca de la admisión a un hospital para realizar análisis cuya demora no afectará la salud del paciente) es más probable que se necesiten servicios lingüísticos, pero que dichos servicios puedan postergarse durante un período de tiempo razonable. Por último, si una actividad no es importante ni urgente (como por ejemplo, una visita pública guiada por un edificio) es más probable que no se necesiten servicios lingüísticos. La obligación de proporcionar información en cuanto a sus derechos a una persona cuyos beneficios se han terminado o de prestar servicios médicos a un individuo con conocimientos limitados del idioma inglés que padece una enfermedad, por ejemplo, es diferente de la obligación de prestar atención médica a una persona con conocimientos limitados del idioma inglés que está sana o de la de brindarle servicios recreativos. Las decisiones que toma una entidad local, estatal o federal para hacer obligatoria cierta actividad, como por ejemplo, los planes de búsqueda de empleo en los programas de asistencia pública de transición al trabajo, pueden demostrar la importancia de determinado programa. (4) Los recursos disponibles para el beneficiario y los costos que debe afrontar Los recursos de que dispone un beneficiario y los costos que debe afrontar pueden afectar la naturaleza de las medidas que debe tomar para cumplir con las disposiciones del Título VI. Los beneficiarios pequeños con presupuestos más limitados no están obligados a prestar el mismo nivel de servicios lingüísticos que los beneficiarios más grandes que disponen de mayor presupuesto. Además, las medidas "razonables" pueden dejar de serlo si los costos superan significativamente los beneficios. Sin embargo, los problemas relacionados con la disponibilidad de recursos y los costos a menudo pueden minimizarse haciendo uso de los avances tecnológicos, compartiendo los materiales y servicios de asistencia lingüística entre distintos beneficiarios, grupos de apoyo y agencias federales de subsidios y aplicando prácticas comerciales razonables. Cuando resulta adecuado, los costos pueden reducirse tomando una de las siguientes medidas: la capacitación de empleados bilingües que actúen como intérpretes y traductores, el intercambio de información entre los proveedores de determinados servicios, la interpretación telefónica y en video conferencia, el uso común de recursos y la estandarización de documentos para minimizar las necesidades de traducción, el uso de traductores e intérpretes calificados para asegurar que los documentos no deban ser "corregidos" posteriormente y que las interpretaciones poco precisas no causen demoras o costos adicionales, la centralización de los servicios de interpretación y traducción para lograr economías de escala o el uso formal de voluntarios capacitados. Los beneficiarios deben examinar cuidadosamente cuáles son las formas más rentables de prestar servicios lingüísticos calificados y precisos antes de limitar los servicios por cuestiones referentes a la disponibilidad de recursos. Las grandes organizaciones y las entidades que prestan servicios a un número significativo de personas con conocimientos limitados del idioma inglés deben asegurarse de que sus limitaciones en la disponibilidad de recursos estén bien justificadas antes de utilizar este factor como un motivo para limitar la asistencia lingüística. En esos casos, puede resultar útil explicar, mediante documentos o de algún otro modo que resulte razonable, cuál fue el proceso utilizado para determinar que se limitarían los servicios lingüísticos a causa de problemas relativos a los recursos o los costos. * * * * * * Este análisis de cuatro factores implica necesariamente la "combinación" de los servicios requeridos para personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Los beneficiarios tienen dos formas principales de prestar servicios lingüísticos: la interpretación oral en persona o por medio de un servicio de interpretación telefónica (de aquí en adelante, "interpretación") y la traducción escrita (de aquí en adelante, "traducción"). La interpretación oral puede variar entre la presencia necesaria de intérpretes para brindar servicios críticos a una gran cantidad de personas con conocimientos limitados del idioma inglés hasta el acceso mediante servicios de interpretación telefónica disponibles para público. Asimismo, la traducción escrita puede implicar la traducción de un documento completo o de una breve descripción del documento. En algunos casos, los servicios lingüísticos pueden prestarse en forma expeditiva, mientras que en otros puede ser necesario que el individuo con conocimientos limitados del idioma inglés sea remitido a otra oficina del beneficiario (o incluso a otro beneficiario) para obtener asistencia lingüística. En determinadas circunstancias, de conformidad con un acuerdo ya establecido que no implica ninguna intención discriminatoria, tiene un fin beneficioso y resultará en un mejor acceso para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, puede ser adecuado que un beneficiario remita a la persona con conocimientos limitados del idioma inglés a otro beneficiario. Por ejemplo, si dos médicos de la misma especialidad, uno con una asistente que hispanohablante y el otro con un asistente que habla vietnamita, atienden en la misma área geográfica y suelen remitirse pacientes entre sí, puede ser adecuado que el primer médico remita al otro los pacientes vietnamitas con conocimientos limitados del idioma inglés y que el segundo derive al primero los pacientes hispanos que no hablan inglés. En otras circunstancias, no sería adecuado realizar una remisión; por ejemplo, una mujer con pocos conocimientos del inglés que habla coreano acude a un albergue para mujeres que sufren de violencia doméstica. Aunque el albergue tiene suficiente lugar, no está preparado para ofrecer asistencia lingüística a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Entonces, tal como hace con todas estas personas, el personal sólo le ofrece una lista de tres albergues de la zona que suelen prestar servicios de asistencia lingüística, sin verificar que alguno de esos tres albergues realmente pueda prestar a la mujer la asistencia lingüística en coreano que necesita, o que dispongan de lugar para ella. La combinación correcta debe basarse en lo que resulta necesario y razonable a la luz del análisis de los cuatro factores. En ciertas circunstancias, cuando la importancia y la naturaleza de la actividad así lo requieran, haya un gran número o proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés, la frecuencia del contacto con ellas sea alta, los costos y recursos necesarios para prestar servicios lingüísticos sean escasos, puede resultar adecuado que un beneficiario contrate intérpretes bilingües. Por el contrario, puede haber casos en que la importancia y la naturaleza de la actividad no sean factores de peso, el número o la proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés sea bajo, el contacto con ellas sea poco frecuente y los costos y recursos sean elevados. En esas circunstancias, puede no ser necesario prestar servicios lingüísticos para esa actividad en particular. En situaciones intermedias, puede resultar adecuado que los beneficiarios contraten intérpretes o servicios de interpretación telefónica para prestar servicios lingüísticos a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés que entren en contacto con el programa o la actividad. La sala de emergencias de un hospital en una ciudad con una gran población hmong puede necesitar la presencia de intérpretes orales disponibles en forma inmediata; en ese caso, la institución podría decidir la contratación de personal bilingüe. (Por supuesto, muchos hospitales ya han implementado dicha solución.) Por otra parte, un médico que entra en contacto con un paciente hmong con conocimientos limitados del idioma inglés una vez por mes en su consultorio probablemente recurrirá a un servicio de interpretación telefónica. En cambio, un dentista que atiende en una zona habitada casi exclusivamente por angloparlantes y que rara vez ha entrado en contacto con un paciente que no hablara inglés o que hablara hmong no está obligado, de acuerdo con las disposiciones del Título VI, a prestar servicios lingüísticos a un individuo hmong con conocimientos limitados del idioma inglés que acude a su consultorio para realizarse una limpieza dental. VI. Selección de servicios de asistencia lingüística Los beneficiarios tienen dos formas de brindar servicios lingüísticos: oral y escrita (interpretación y traducción, respectivamente). Cualquiera sea el tipo de servicio lingüístico prestado, la calidad y precisión de esos servicios es esencial para evitar consecuencias graves para la persona con conocimientos limitados del idioma inglés y el beneficiario. El sistema es lo suficientemente flexible para permitir que los beneficiarios determinen cuál es la combinación adecuada. A. Consideraciones respecto a la competencia de los intérpretes y traductores Competencia de los intérpretes. Los beneficiarios deben ser conscientes de que la competencia de un intérprete va más allá de su identificación como bilingüe. Algunos empleados voluntarios bilingües, por ejemplo, pueden ser capaces de comunicarse con eficacia en otro idioma cuando se trata de transmitir información directamente en ese idioma, pero pueden no ser competentes para interpretar del y al inglés. De la misma manera, pueden no ser capaces de traducir en forma escrita. Sin embargo, la competencia de un intérprete no implica necesariamente la posesión de un título, aunque el título pueda resultar útil. Cuando utilicen intérpretes, los beneficiarios deben tomar medidas razonables para, dadas las circunstancias, evaluar si los intérpretes: Demuestran aptitud y capacidad para comunicar información de manera precisa tanto en inglés como en el otro idioma, e identifican y utilizan el método de interpretación adecuado (consecutiva, simultánea, resumen o traducción a la vista); En la medida en que resulte necesario para la comunicación entre el beneficiario o su personal y la persona con conocimientos limitados del idioma inglés, tienen conocimiento en ambos idiomas de términos especializados o conceptos peculiares del programa o actividad del beneficiario y de cualquier vocabulario y fraseología particulares utilizados por la persona con conocimientos limitados del idioma inglés; Comprenden y respetan las normas de confidencialidad e imparcialidad de la misma manera que lo hace el empleado del beneficiario para quien están interpretando y/o en la medida en que su cargo lo requiera; Comprenden y respetan su función de intérpretes sin adoptar otros roles (como el de consejero o asesor legal) en los casos en que esa actitud resulte inadecuada (especialmente, en el contexto de audiencias administrativas). Algunos beneficiarios, tales como ciertas agencias estatales, pueden tener sus propios requisitos para la contratación de intérpretes. En los casos en que los derechos individuales dependen de una interpretación o traducción precisa, completa y exacta, especialmente en el contexto de procedimientos administrativos, se recomienda el uso de intérpretes con título. Si bien la calidad y la precisión de los servicios lingüísticos son fundamentales, ambos aspectos forman parte de la combinación adecuada de los servicios requeridos para personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Por ejemplo, en la sala de emergencias de un hospital, la calidad y precisión de los servicios lingüísticos deben alcanzar los niveles más altos posibles, dadas las circunstancias mientras que, en otras circunstancias, tales servicios no tienen que cumplir con los mismos niveles de exigencia. Por último, cuando la interpretación es necesaria y razonable, debe realizarse en el momento oportuno. Para que sea realmente efectiva, la asistencia lingüística debe prestarse en el momento indicado. Si bien no existe una única definición de cuál es el momento "indicado" aplicable a todos los tipos de interacción que realizan todos los tipos de beneficiarios en todo momento, una pauta clara es que la asistencia lingüística debe prestarse en un momento y lugar que evite la negación efectiva del servicio, beneficio o derecho o la imposición de una carga indebida o una demora en relación con derechos, beneficios o servicios a la persona con conocimientos limitados del idioma inglés. Cuando es importante prestar un servicio en el momento indicado, y la demora puede resultar en la negación efectiva de un beneficio, servicio o derecho, la asistencia lingüística no puede postergarse en forma indebida. A su vez, cuando el acceso a un servicio, beneficio o derecho no se ve imposibilitado por una demora razonable, la asistencia lingüística puede postergarse por un período razonable. Por ejemplo, la asistencia lingüística no puede postergarse en una emergencia médica, o cuando el período de tiempo en que un individuo puede ejercer ciertos derechos concluirá a la brevedad. En cambio, cuando una persona con conocimientos limitados del idioma inglés desea hacerse un examen médico de rutina o desea recibir ciertos beneficios y tiene un período de tiempo prolongado para solicitarlos, un beneficiario puede postergar la prestación de servicios lingüísticos solicitando a la persona con conocimientos limitados del idioma inglés que programe una consulta para un momento en que el beneficiario dispondrá de un intérprete competente. Competencia de los traductores. Como en el caso de los intérpretes orales, los traductores de documentos escritos deben ser competentes. A este efecto, se aplican muchas de las consideraciones ya mencionadas. Sin embargo, la traducción es una destreza muy diferente de la interpretación; un intérprete competente puede o no ser un buen traductor. En los casos particulares en que sea necesario traducir documentos legales u otros documentos importantes, puede obtenerse una traducción de calidad recurriendo a traductores certificados. No obstante, como se menciona anteriormente, la certificación no es siempre posible o necesaria. A menudo, puede asegurarse la calidad de la traducción mediante un segundo traductor independiente que "revise" el trabajo del primero. Otra posibilidad es que un traductor traduzca el documento y otro vuelva a traducir el documento al inglés para comprobar si se ha transmitido el significado del texto. Este procedimiento recibe el nombre de "traducción inversa". Los traductores debe saber cuál es el nivel de lectura de los destinatarios y, cuando sea necesario, poseer un conocimiento básico del vocabulario y la fraseología de la lengua a la que se está traduciendo (idioma meta). A veces, la traducción directa de los materiales origina una traducción escrita con un nivel mayor de complejidad que la versión en inglés o que no tiene un significado equivalente. Las organizaciones comunitarias pueden ayudar a determinar si un documento está escrito en un nivel adecuado para los lectores. Del mismo modo, la uniformidad en las palabras y frases utilizadas para traducir términos específicos, legales u otros conceptos técnicos evita la confusión de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés y puede reducir los costos. Si bien la calidad y la precisión de los servicios de traducción son fundamentales, ambos aspectos forman parte de la combinación adecuada de servicios requeridos por las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Por ejemplo, para traducir documentos que no tienen consecuencias legales o de algún otro tipo para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, un beneficiario puede recurrir a traductores menos capacitados que los que utiliza para traducir documentos vitales con información legal o de otro tipo que pueden producir importantes consecuencias. Sin embargo, la naturaleza permanente de las traducciones escritas implica una responsabilidad adicional para el beneficiario, que debe tomar medidas razonables para asegurarse de que la calidad y precisión de las traducciones permita el acceso significativo de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. B. Servicios lingüísticos orales (interpretación) La interpretación es el acto de escuchar algo en un idioma (idioma fuente) y traducirlo oralmente a otro idioma (idioma meta). Cuando la interpretación es necesaria y razonable, los beneficiarios deben considerar algunas o todas las siguientes opciones para ofrecer intérpretes competentes en el momento indicado: Contratación de personal bilingüe. Cuando se está en contacto frecuente con ciertos idiomas, unas de las soluciones más efectivas y, a menudo, más económicas, es la contratación de personal bilingüe. Por ejemplo, los beneficiarios pueden contratar para los puestos de atención pública, como por ejemplo, la sección de admisión a servicios sociales o la recepción de la sala de emergencias de un hospital, a personas bilingües capaces de comunicarse directamente con las personas con conocimientos limitados del idioma inglés en su idioma. Si el personal bilingüe también se utiliza para interpretar del inglés a otro idioma, esos empleados deben ser intérpretes competentes. Además, puede haber ocasiones en que la función del empleado bilingüe puede entrar en conflicto con la función del intérprete (por ejemplo, en una audiencia administrativa sobre manutención de menores, un asesor legal bilingüe probablemente no podrá cumplir con eficacia el rol de intérprete, aun cuando sea un intérprete calificado). La aplicación de estrategias de administración adecuadas, incluyendo los ajustes necesarios en las asignaciones y protocolos para el uso del personal bilingüe, puede garantizar la utilización apropiada del personal bilingüe. Cuando el personal bilingüe no pueda cumplir con todas las obligaciones del servicio lingüístico de un beneficiario, éste debe recurrir a otras opciones. Contratación de intérpretes permanentes. La contratación de intérpretes permanentes puede resultar útil cuando se necesitan con frecuencia servicios de interpretación en uno o más idiomas. Según las circunstancias, a veces puede ser necesario y razonable disponer de intérpretes para posibilitar una comunicación precisa y efectiva con una persona con conocimientos limitados del idioma inglés. Contratación temporal de intérpretes. La contratación temporal de intérpretes puede ser una opción rentable cuando no es necesario prestar servicios en un idioma específico en forma regular. Además de los proveedores comerciales y otros proveedores privados, muchas organizaciones con base en la comunidad y asociaciones de ayuda mutua ofrecen servicios de interpretación en determinados idiomas. Contratar intérpretes en forma temporal y capacitarlos en relación con los programas y procesos del beneficiario puede ser una opción rentable para prestar servicios lingüísticos a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés de esos grupos lingüísticos. Uso de servicios de interpretación telefónica. Los servicios de interpretación telefónica suelen ofrecer asistencia inmediata en muchos idiomas. Si bien los intérpretes telefónicos pueden usarse en numerosas situaciones, resultan especialmente apropiados en los casos en que la comunicación con un angloparlante también se realizaría en forma telefónica. Aunque esos servicios son útiles en muchas situaciones, es importante asegurarse de que los intérpretes sean capaces de interpretar cualquier término técnico o legal específico de un programa en particular que pueda formar parte importante de la conversación. Los matices del lenguaje y la comunicación no verbal a menudo ayudan a un intérprete, pero se trata de elementos que no pueden reconocerse por teléfono. Las video-teleconferencias puede resolver esta cuestión si es necesario. Asimismo, en los casos en que es necesario referirse a algún documento, es importante dar a los intérpretes telefónicos la oportunidad de revisar el documento antes de la conversación y solucionar de antemano cualquier inconveniente logístico. Uso de voluntarios. Además de contratar personal bilingüe e intérpretes permanentes o temporales (ya sea en persona o por teléfono) como opción para asegurar el acceso significativo de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, el uso de voluntarios coordinados por el beneficiario que trabajan en organizaciones con base en la comunidad, por ejemplo, puede resultar una estrategia de asistencia lingüística suplementaria rentable en las circunstancias adecuadas. Como dichos voluntarios pueden tener otras tareas a su cargo que les demanden tiempo, pueden resultar más útiles para prestar servicios lingüísticos en los programas y actividades menos críticos de un beneficiario, en los que la asistencia lingüística puede postergarse. Si el beneficiario recurre a voluntarios, lo ideal es utilizar aquellos que conozcan los servicios del programa o tengan información sobre él y que puedan comunicarse directamente con personas con conocimientos limitados del idioma inglés en su idioma. Como sucede con todos los intérpretes, los voluntarios que realizan tareas de interpretación entre angloparlantes y personas con conocimientos limitados del idioma inglés, o que traducen documentos en forma oral, deben ser intérpretes competentes y respetar las normas de confidencialidad e imparcialidad aplicables. Los beneficiarios deben considerar los acuerdos formales establecidos con organizaciones comunitarias que proveen voluntarios para encarar estas cuestiones y asegurar que los servicios estén disponibles con mayor regularidad. Uso de familiares o amigos como intérpretes. Algunas personas con conocimientos limitados del idioma inglés pueden sentirse más cómodas si un familiar o un amigo de confianza cumple la función de intérprete. Sin embargo, cuando un beneficiario entra en contacto con una persona con conocimientos limitados del idioma inglés que desea acceder a sus servicios, debe informar a esta persona que tiene la opción de disponer de un intérprete asignado por el beneficiario sin costo alguno, o de utilizar su propio intérprete. Si bien los beneficiarios no deben esperar que un familiar, amigo u otro intérprete informal de una persona con conocimientos limitados del idioma inglés le asegure un acceso significativo a programas y actividades importantes, deben, excepto en los casos que se mencionan a continuación, respetar el deseo de la persona con conocimientos limitados del idioma inglés de utilizar su propio intérprete (ya sea un intérprete profesional, un familiar o un amigo) en lugar de los servicios lingüísticos gratuitos ofrecidos expresamente por él. Sin embargo, un beneficiario no puede exigir que una persona con conocimientos limitados del idioma inglés utilice a un familiar o amigo como intérprete. Por otra parte, en situaciones de emergencia impredecibles, un beneficiario puede no ser capaz de ofrecer servicios lingüísticos gratuitos, en cuyo caso será necesario utilizar a un familiar o amigo de la persona con conocimientos limitados del idioma inglés como intérprete. No obstante, con la debida planificación e implementación, los beneficiarios deben ser capaces de evitar este tipo de situaciones. Si la persona con conocimientos limitados del idioma inglés decide voluntariamente disponer de su propio intérprete, el beneficiario puede hacer constar esa decisión por escrito, al igual que su ofrecimiento de asistencia. Tal como sucede con otros intérpretes no profesionales, el beneficiario debe tener en cuenta las cuestiones relativas a la competencia, conveniencia, conflictos de intereses y confidencialidad para determinar si debe respetar el deseo de la persona con conocimientos limitados del idioma inglés de utilizar su propio intérprete. Todos los beneficiarios deben tomar medidas razonables para asegurarse de que los familiares, tutores legales, encargados u otros intérpretes informales no sólo resulten competentes en esas circunstancias sino también sean las personas apropiadas para actuar como intérpretes a la luz de las circunstancias y el contenido del programa, servicio o actividad, incluyendo la protección del interés administrativo o de aplicación del propio beneficiario por obtener una interpretación precisa. En algunos casos, es posible que los familiares (especialmente si son niños) o los amigos no sean competentes para realizar una interpretación efectiva y precisa. También pueden surgir cuestiones relativas a la confidencialidad, la privacidad o un conflicto de intereses. Los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés pueden sentirse incómodos para revelar o describir información de índole médica, policial (por ejemplo, un caso de abuso sexual o violento), familiar o financiera que consideren delicada, confidencial o embarazosa a un familiar, amigo o miembro de la comunidad. Además, los intérpretes informales pueden tener una conexión personal con la persona con conocimientos limitados del idioma inglés o un conflicto de intereses oculto, como el deseo de protegerse o de proteger a otra persona que haya participado en una situación de violencia doméstica. Por estas razones, si el individuo con conocimientos limitados del idioma inglés ha rechazado el ofrecimiento expreso de asistencia lingüística gratuita y ha decidido utilizar a un familiar, amigo u otro intérprete informal, pero el beneficiario determina que el familiar o amigo no es competente o apropiado, el beneficiario debe prestar servicios de interpretación calificados a la persona con conocimientos limitados del idioma inglés en reemplazo de la interpretación informal o, si resulta adecuado, como complemento de esta interpretación. En el caso de los programas y actividades del HHS, esto se aplica especialmente en las audiencias administrativas, investigaciones de protección de niños o adultos, situaciones que implican un riesgo para la vida, la salud, la seguridad o el acceso a beneficios y servicios importantes, o cuando la credibilidad y la precisión son importantes para proteger los derechos y el acceso de un individuo a servicios críticos. Cuando sea fundamental obtener una interpretación o traducción precisa, completa y exacta de información y/o testimonios, o cuando no pueda establecerse la competencia del intérprete elegido por la persona con conocimientos limitados del idioma inglés, el beneficiario puede optar por asignar su propio intérprete independiente, aun cuando la persona con conocimientos limitados del idioma inglés desee utilizar también el suyo. Deben tomarse precauciones adicionales cuando la persona con conocimientos limitados del idioma inglés decide utilizar a un menor como intérprete. Si bien tal decisión debe respetarse, pueden surgir cuestiones adicionales relativas a la competencia, confidencialidad o conflictos de intereses cuando se utiliza a un menor como intérprete. El beneficiario debe tomar medidas razonables para determinar si la decisión es voluntaria, si esta persona está consciente de los posibles problemas que pueden surgir teniendo a un niño como intérprete y si sabe que el beneficiario puede ofrecerle un intérprete competente sin costo alguno. Tal como se mencionó anteriormente, si bien el uso de un familiar o un amigo como intérprete puede resultar adecuado si ésa es la decisión de la persona con conocimientos limitados del idioma inglés, existen casos en que el beneficiario debe asignar un intérprete para esa persona:
C. Servicios lingüísticos escritos (traducción) La traducción es el reemplazo de un texto escrito en un idioma (idioma fuente) por un texto escrito equivalente en otro idioma (idioma meta). ¿Qué documentos deben traducirse? Después de aplicar el análisis de los cuatro factores, un beneficiario puede determinar que un plan efectivo para garantizar el acceso de personas con conocimientos limitados del idioma inglés a su programa o actividad particular incluye la traducción de materiales escritos vitales al idioma de cada grupo lingüístico con limitaciones que entra en contacto frecuente con él para recibir sus servicios y/o puede resultar afectado por su programa. El hecho de que un documento (o la información que requiere) sea "vital" o no depende de la importancia del programa, la información, el contacto o el servicio que implica y las consecuencias para la persona con conocimientos limitados del idioma inglés si la información en cuestión no se brinda de manera precisa u oportuna. Cuando resulte adecuado, se recomienda a los beneficiarios crear un plan para determinar en forma sistemática, a lo largo del tiempo y en diversas actividades, cuáles son los documentos "vitales" para el acceso significativo de las poblaciones con conocimientos limitados del idioma inglés a las que prestan servicios. A veces es difícil clasificar un documento como vital o no vital, especialmente si se trata de materiales de divulgación, como folletos u otro tipo de información sobre derechos y servicios. El conocimiento de los derechos o servicios disponibles es una parte importante del "acceso significativo". La falta de conocimiento de un programa, derecho o servicio particular puede impedir de manera efectiva el acceso significativo de los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés. Por lo tanto, si un beneficiario realiza actividades de divulgación en la comunidad para promocionar sus actividades, debe evaluar regularmente las necesidades de las poblaciones afectadas o en contacto frecuente con el programa o actividad para determinar si ciertos materiales de divulgación críticos deben ser traducidos. Para determinar la utilidad de traducir determinados materiales de divulgación, el beneficiario puede consultar con las organizaciones comunitarias adecuadas. En ocasiones, un documento incluye cierta información vital y otra información que no es vital. éste puede ser el caso cuando se trata de un documento de muchas páginas. También puede ocurrir lo mismo cuando es fundamental incluir el título y el número de teléfono para obtener más información sobre los contenidos de un documento en idiomas de uso frecuente que no sean inglés, pero el documento está dirigido al público general y no es razonable traducirlo a muchos idiomas. En esos casos, lo esencial es incluir en los idiomas adecuados la información sobre dónde una persona con conocimientos limitados del idioma inglés puede obtener una interpretación o traducción del documento. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, los materiales escritos vitales pueden incluir:
Los materiales escritos no vitales pueden incluir:
¿A qué idiomas deben traducirse los documentos? Los documentos con información vital deben traducirse a los idiomas que hablan los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés con quienes el beneficiario está en contacto. Sin embargo, debe establecerse una distinción entre los idiomas de uso frecuente y los de uso menos frecuente. Algunos beneficiarios pueden prestar sus servicios en grandes ciudades o en distintas regiones del país, y suelen atender a personas con conocimientos limitados del idioma inglés que hablan decenas y a veces más de 100 idiomas diferentes. Traducir todos los materiales escritos a todos esos idiomas es imposible. Aunque los recientes avances tecnológicos han facilitado la tarea de almacenar y compartir documentos traducidos, semejante emprendimiento implicaría costos considerables y requeriría de abundantes recursos. Sin embargo, las declaraciones justificadas de falta de recursos para traducir todos los documentos vitales a docenas de idiomas no necesariamente eximen al beneficiario de la obligación de traducir dichos documentos a por lo menos varios de los idiomas más frecuentes y de establecer parámetros para la traducción a los idiomas restantes a lo largo del tiempo. Como resultado, el alcance de la obligación que tiene un beneficiario de ofrecer traducciones escritas de los documentos debe determinarse caso por caso, teniendo en cuenta todas las circunstancias contempladas en el análisis de los cuatro factores. Dado que la traducción suele ser un gasto que se hace sólo una vez, cuando se aplica el análisis de los cuatro factores es necesario considerar si el costo total de traducir un documento (a diferencia de la interpretación oral) se amortizará a lo largo de la vida útil del documento. Refugio seguro. Muchos beneficiarios desean asegurarse con mayor certeza de que cumplen con las obligaciones del Título VI de ofrecer traducciones escritas en idiomas que no sean inglés. Los párrafos (a) y (b) reseñan las circunstancias que pueden servir de "refugio seguro" a los beneficiarios respecto de los requisitos de traducción de materiales escritos. Un "refugio seguro" implica que, si un beneficiario ofrece traducciones escritas bajo estas circunstancias, esa acción será considerada como una prueba de cumplimiento de las obligaciones respecto de la traducción escrita. El no ofrecer traducciones escritas bajo las circunstancias reseñadas en los párrafos (a) y (b) no significa que existe un incumplimiento; más bien se trata de un punto de partida común para que los beneficiarios consideren si la importancia del servicio, beneficio o actividad, la naturaleza de la información y el número o la proporción de personas con conocimientos limitados del idioma inglés con quienes entra en contacto hacen necesaria la traducción escrita de formularios comúnmente utilizados a idiomas de uso frecuente que no sean inglés, y en qué momento esta traducción resulta necesaria. Por lo tanto, estos párrafos sólo sirven como guía para los beneficiarios que desean mayor seguridad en el cumplimiento que la que puede obtenerse mediante un análisis de los cuatro factores. Por ejemplo, aunque no se utilicen refugios seguros, si la traducción escrita de cierto(s) documento(s) resultara tan onerosa que impidiera el cumplimiento de los objetivos legítimos del programa, no sería necesaria la traducción de los materiales escritos. En esas circunstancias, se aceptan otros modos de brindar acceso significativo, como la interpretación oral efectiva de algunos documentos vitales. Refugio seguro. Las siguientes acciones se consideran evidencia suficiente de cumplimiento de las obligaciones de traducción escrita por parte de los beneficiarios: (a) El beneficiario del HHS ofrece traducciones escritas de documentos vitales para cada grupo lingüístico con conocimientos limitados del idioma inglés que cumpla con los requisitos y represente el cinco por ciento, o 1,000 (la cantidad que sea menor) de la población de personas que pueden recibir el servicio o que pueden ser afectadas por éste. La traducción de otros documentos, si es necesaria, puede realizarse en forma oral; o (b) Si hay menos de 50 personas en un grupo lingüístico que alcanza la cifra del cinco por ciento prevista en (a), el beneficiario no traduce los materiales escritos vitales pero envía un aviso escrito en la lengua materna del grupo lingüístico con conocimientos limitados del idioma inglés, informando sobre el derecho a recibir una interpretación oral calificada de dichos materiales escritos, sin costo alguno. Estas disposiciones de "refugio seguro" se aplican únicamente a la traducción de documentos escritos, y no afectan al requisito de brindar acceso significativo a los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés a través de intérpretes orales competentes si luego de la aplicación del análisis de los cuatro factores se determina que es necesario y razonable prestar servicios lingüísticos orales. A su vez, la interpretación oral de documentos no puede sustituir la traducción de documentos escritos vitales. Por ejemplo, la interpretación oral de las normas de un hogar de reinserción o un centro de tratamiento en residencia no puede reemplazar la traducción de un breve documento que mencione las normas de esas instituciones y las consecuencias que implica el violar de esas normas. VII. Elementos de un plan efectivo para la asistencia lingüística a personas con conocimientos limitados del idioma inglés Si, después de completar el análisis de los cuatro factores, un beneficiario determina que debe prestar servicios de asistencia lingüística, puede desarrollar un plan de implementación para satisfacer las necesidades de la población con conocimientos limitados del idioma inglés. Este tipo de beneficiarios puede desarrollar su plan con bastante libertad. El desarrollo y mantenimiento de un plan escrito actualizado en forma periódica para la asistencia lingüística a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés ("Plan para Personas con Conocimientos Limitados del Idioma Inglés"), que será utilizado por los empleados del beneficiario que atienden o interactúan con el público, podría ser un medio apropiado y rentable de documentar el cumplimiento con el Título VI y ofrecer un marco para la prestación de asistencia lingüística oportuna y razonable. Además, ese plan escrito puede ofrecer beneficios adicionales al personal gerencial del beneficiario en las áreas de capacitación, administración, planificación y preparación del presupuesto. Estos beneficios pueden permitir que los beneficiarios documenten en un plan escrito sus servicios de asistencia lingüística, y el modo en que los empleados y las personas con conocimientos limitados del idioma inglés pueden acceder a esos servicios. A pesar de estas ventajas, ciertos beneficiarios del HHS, como por ejemplo, aquellos que atienden a muy pocas personas con conocimientos limitados del idioma inglés o que tienen recursos muy limitados, pueden decidir no desarrollar un plan escrito de esta naturaleza. Sin embargo, la ausencia de un plan escrito no exime de la obligación, dispuesta en el Título VI, de asegurar un acceso significativo al programa o las actividades del beneficiario para las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Por consiguiente, en caso de que un beneficiario decida no desarrollar un plan escrito, puede considerar algún modo alternativo y razonable de exponer cómo brinda un acceso significativo en cumplimiento del Título VI. Las entidades que tienen contacto asiduo con personas con conocimientos limitados del idioma inglés, como escuelas, organizaciones religiosas, grupos comunitarios y grupos que trabajan con nuevos inmigrantes, pueden aportar información valiosa incluso en las etapas iniciales de este proceso de planificación. Los siguientes cinco pasos pueden resultar de utilidad a los beneficiarios que decidan desarrollar un plan de implementación escrito, ya que suelen formar parte de cualquier plan de implementación efectivo. (1) Identificar los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés que necesitan asistencia lingüística Los primeros dos factores del análisis de cuatro factores requieren una evaluación del número o la proporción de individuos con conocimientos limitados del idioma inglés elegibles para recibir los servicios y la frecuencia del contacto. Del mismo modo, este paso del plan de implementación requiere que los beneficiarios identifiquen a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés con quienes están en contacto. Una forma de determinar el idioma adecuado para la comunicación es el uso de tarjetas de identificación del idioma (o tarjetas "Yo hablo"), que invitan a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés a identificar sus necesidades lingüísticas ante el personal. Dichas tarjetas pueden decir, por ejemplo, "Yo hablo español" tanto en inglés como en español, "Yo hablo vietnamita" en inglés y vietnamita, etc. Para reducir los costos del cumplimiento, el gobierno federal ha puesto un conjunto de estas tarjetas en Internet. Las tarjetas "Yo hablo" de la Oficina de Censo pueden buscarse y descargarse en http://www.usdoj.gov/crt/cor/13166.htm, y también puede accederse a ellas en www.lep.gov. Si se lleva un registro de las interacciones con los miembros del público, puede incluirse allí el idioma que habla la persona con conocimientos limitados del idioma inglés. Además de ayudar a los empleados a identificar el idioma que hablan las personas con conocimientos limitados del idioma inglés con quienes entran en contacto, este proceso ayudará en las futuras aplicaciones de los primeros dos factores del análisis de cuatro factores. Asimismo, la colocación de carteles en los idiomas más frecuentes para notificar a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés que disponen de asistencia lingüística los animará a identificarse. (2) Medidas de asistencia lingüística Un plan efectivo para personas con conocimientos limitados del idioma inglés probablemente incluirá información sobre las formas en que se prestará asistencia lingüística. Por ejemplo, los beneficiarios pueden incluir información sobre al menos los siguientes factores:
(3) Capacitar al personal Un plan eficaz para personas con conocimientos limitados del idioma inglés incluirá seguramente un proceso para identificar a los empleados que deban ser capacitados sobre el plan del beneficiario, un proceso para capacitarlos y la identificación de los resultados de la capacitación. El personal debe conocer sus obligaciones de ofrecer un acceso significativo a la información y los servicios a todas las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Un plan eficaz puede incluir capacitación para garantizar que:
Los beneficiarios pueden incluir esta capacitación como parte de la orientación para nuevos empleados. Puede ser importante tomar medidas razonables para asegurarse que todos los empleados que estén en contacto con el público tengan una capacitación adecuada. Los beneficiarios tienen libertad de elección en cuanto a la manera en que proporcionan la capacitación. Cuanto más frecuente sea el contacto con las personas con conocimientos limitados del idioma inglés, mayor será la necesidad de una capacitación intensiva. El personal que no tiene contacto con personas con conocimientos limitados del idioma inglés, o tiene un contacto poco frecuente, sólo debe estar al tanto de la existencia del plan. Sin embargo, el personal gerencial debe estar plenamente informado del plan y comprenderlo, aun cuando no interactúe regularmente con personas con conocimientos limitados del idioma inglés, para poder remarcar su importancia y asegurar su implementación por parte de los empleados. (4) Notificar a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés Un plan eficaz para personas con conocimientos limitados del idioma inglés puede incluir una descripción del proceso por el cual se notifica sobre los servicios disponibles a las personas a las que está dirigido o, en caso de que exista un área de servicio, que residan en dicha área de servicio y tengan derecho a recibir esos servicios. Una vez que el beneficiario haya decidido, basándose en el análisis de los cuatro factores, que prestará servicios lingüísticos, es importante que informe a estas personas que sus servicios están disponibles y que son gratuitos. Los beneficiarios deben dar aviso en un idioma que el destinatario pueda comprender. Para hacerlo, pueden tomar alguna de las siguientes medidas:
(5) Controlar y actualizar el plan para personas con conocimientos limitados del idioma inglés Un plan eficaz para personas con conocimientos limitados del idioma inglés debe incluir un proceso para que el beneficiario controle la implementación del plan y lo actualice según sea necesario. Por ejemplo, puede ser apropiado determinar regularmente si es necesario poner a disposición de las personas con conocimientos limitados del idioma inglés nuevos documentos, programas, servicios y actividades; asimismo, los beneficiarios pueden decidir notificar sobre cualquier cambio en los servicios al público destinatario y a los empleados. Además, los cambios demográficos y de los tipos de servicios u otras necesidades pueden requerir una reevaluación anual del plan. En sitios donde la demografía, los servicios y las necesidades son menos variables, la reevaluación puede hacerse con menos frecuencia. Una buena manera de evaluar el plan es solicitar la opinión de la comunidad. En sus análisis, los beneficiarios pueden considerar los cambios que se produzcan en:
Además de estos cinco elementos, los planes eficaces establecen objetivos claros y asignan responsabilidades gerenciales. Algunos beneficiarios también pueden considerar la posibilidad de que la comunidad brinde su opinión y participe en la planificación. VIII. Cumplimiento voluntario El objetivo del Título VI y de las medidas para hacerlo respetar es lograr el cumplimiento voluntario. La Oficina para los Derechos Civiles del HHS asegura el cumplimiento y la implementación del requisito de ofrecer un acceso significativo a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés mediante los procedimientos identificados en las disposiciones del Título VI. Estos procedimientos incluyen la investigación de quejas, el control del cumplimiento, esfuerzos para asegurar el cumplimiento voluntario y asistencia técnica. La Oficina para los Derechos Civiles y el Departamento en su conjunto tienen la responsabilidad de asegurar que los beneficiarios de asistencia financiera del HHS cumplan con las obligaciones estipuladas bajo el Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964. El HHS está convencido de que sus beneficiarios desean cumplir con sus obligaciones, aunque es posible que algunos no estén informados sobre lo que se espera de ellos o no conozcan los recursos disponibles que pueden ayudarlos a cumplir con dichas obligaciones. Por consiguiente, el HHS se compromete a brindar la información necesaria a los beneficiarios y a responder a sus inquietudes. A través de la Administración sobre los Niños y las Familias, la Administración sobre la Calidad de la Atención de la Salud y la Investigación, la Administración sobre el Envejecimiento, los centros de servicios Medicare y Medicaid, la Administración de Recursos y Servicios de la Salud, la Oficina para los Derechos Civiles y la Oficina de Salud de las Minorías, el HHS ofrece distintos tipos de asistencia técnica para ayudar a los beneficiarios a prestar sus servicios a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Esta asistencia técnica incluye formularios y documentos traducidos, capacitación e información sobre las mejores prácticas y subsidios y fondos para servicios orientados a personas con conocimientos limitados del idioma inglés. El HHS ofrece también una variedad de servicios a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés que acuden al Departamento, incluyendo asistencia lingüística oral, como servicios de interpretación telefónica e intérpretes, traducción de materiales escritos y sitios web en idiomas extranjeros. Asimismo, el HHS trabaja junto con representantes de las agencias de salud y servicio social locales y estatales, las organizaciones de dichas agencias, las asociaciones de hospitales, las asociaciones médicas y odontológicas y las organizaciones de atención administrada de la salud para identificar e intercambiar planes modelo, ejemplos de mejores prácticas, enfoques para la reducción de costos e información sobre otros recursos disponibles, y para estimular a estas organizaciones para que capaciten a sus miembros sobre estas cuestiones. El HHS sigue examinando las formas en que puede compartir con sus beneficiarios las medidas de asistencia lingüística, recursos, enfoques para la reducción de costos y otra información y conocimientos desarrollados para sus propios programas y actividades federales, y recibe comentarios y sugerencias sobre estos aspectos. A través del contacto directo y de su sitio web, www.hhs/gov/ocr, la Oficina para los Derechos Civiles, junto con otros componentes del HHS, ofrece asistencia técnica para ayudar a sus beneficiarios a comprender y cumplir con las obligaciones establecidas bajo el Título VI, y asiste tanto a los beneficiarios como al público identificando los recursos que ofrece la oficina y otros componentes del HHS que facilitan el cumplimiento de las disposiciones del Título VI relativas a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Se puede acceder a esta información y a otra información útil en www.lep.gov. Conforme a las disposiciones del Título VI, el HHS realizará una investigación cuando reciba una queja, informe u otra información que indique el posible incumplimiento del Título VI o sus disposiciones. Si, como resultado de la investigación, se determina que el beneficiario cumple con dichas disposiciones, el HHS le enviará una notificación escrita, incluyendo las razones de esa determinación. Sin embargo, si, luego de la investigación de un caso, se determina que existe un incumplimiento, el HHS deberá informar al beneficiario a través de una Carta de Conclusiones que defina las áreas de incumplimiento y las medidas que deben tomarse para revertirlo. El propósito del HHS es asegurar el cumplimiento voluntario por medios informales. Si el problema no puede resolverse de manera informal, el HHS deberá asegurar el cumplimiento cancelando la asignación de fondos federales una vez que el beneficiario haya tenido la oportunidad de declarar ante una audiencia administrativa y/o remitiendo el caso al DOJ para obtener un desagravio por mandato judicial o aplicar otros procedimientos de ejecución. El HHS se compromete a asegurar el cumplimiento voluntario y ofrece asistencia técnica a los beneficiarios en todas las etapas de una investigación. A tal fin, propone plazos razonables para el cumplimiento y orienta a los beneficiarios en la búsqueda de métodos rentables para asegurar el cumplimiento. El principal interés del HHS cuando determina el cumplimiento con las disposiciones del Título VI es asegurarse de que las políticas y procedimientos del beneficiario brinden a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés un acceso significativo a sus programas y actividades. Si bien todos los beneficiarios deben esforzarse por desarrollar sistemas que aseguren el acceso de los individuos con conocimientos limitados del idioma inglés, el HHS reconoce que la implementación de un sistema global para atender a estas personas es un proceso gradual y que el sistema evolucionará con el tiempo una vez que se implemente y sea reevaluado en forma periódica. Cuando los beneficiarios tomen medidas razonables para ofrecer a estas personas un acceso significativo a los programas y actividades financiados con fondos federales, el HHS favorecerá los pasos intermedios que se apliquen en conformidad con esta Guía y que, como parte de un plan o calendario de implementación más amplio, contribuyan a lograr que el sistema de prestación de servicios ofrezca pleno acceso a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés. Esta consideración no exime del cumplimiento del Título VI, pero reconoce que el cumplimiento total en todas las áreas de las actividades de un beneficiario y para todos los grupos lingüísticos minoritarios puede requerir una serie de medidas de implementación aplicadas a lo largo del tiempo. De todos modos, al desarrollar un plan en distintas etapas, los beneficiarios del HHS deben asegurarse en primer lugar de brindar una asistencia adecuada a las poblaciones con conocimientos limitados del idioma inglés más numerosas o respecto de actividades que tienen un impacto significativo sobre su salud, seguridad, derechos legales o subsistencia. Se recomienda a los beneficiarios hacer constar por escrito sus esfuerzos por ofrecer a las personas con conocimientos limitados del idioma inglés un acceso significativo a los programas y actividades financiados con fondos federales. Versión no oficial del documento actualmente en el Registro Federal. La versión oficial estará en este sitio web después de ser publicado en el Registro Federal. Last revised: December 19, 2007 |
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